Zusammenfassung

 
Überblick

Da Gesellschafter-Geschäftsführer den Gewinn der GmbH über die Höhe ihrer Vergütungen steuern können, prüft die Finanzverwaltung die Anstellungsverträge auf formale Richtigkeit und die Gehälter auf Angemessenheit. Werden die Anforderungen der Rechtsprechung und Finanzverwaltung nicht erfüllt, droht eine verdeckte Gewinnausschüttung. Buchhalterisch nehmen Gesellschafter-Geschäftsführer – sieht man einmal von einer zunehmenden Zahl an Sonderkonten ab – die gleiche Stellung ein wie "normale" Arbeitnehmer der GmbH.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die formalen Anforderungen der Finanzverwaltung beruhen ebenso wie die zur Angemessenheit auf zahlreichen Entscheidungen des BFH. Dagegen ist die verdeckte Gewinnausschüttung in § 8 Abs. 3 Satz 2 KStG geregelt.

1 Buchhalterische und steuerliche Behandlung des Geschäftsführergehalts

1.1 Die Behandlung der Gehälter bei der GmbH

Grundsätzlich können Gesellschafter-Geschäftsführer die gleichen Vergütungselemente beziehen wie die übrigen Arbeitnehmer der GmbH, also insbesondere monatliches Gehalt, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Tantiemen, Versorgungszusagen, betriebsübliche Sozialleistungen, Überlassung eines Firmenwagens zur Privatnutzung sowie unentgeltliche Privatnutzung betrieblicher PC und Telekommunikationsgeräte.

Vorsicht ist dagegen bei steuerfreien Vergütungen für Feiertags-, Sonntags- und Nachtarbeit (Überstundenvergütungen) geboten, da diese von Rechtsprechung und Finanzverwaltung nur im Ausnahmefall anerkannt werden. Selbst wenn ein solcher Ausnahmefall vorliegt, führt die gleichzeitige Gewährung einer Tantieme dazu, dass die Überstundenvergütung als verdeckte Gewinnausschüttung eingestuft wird.

Die steuerliche und buchhalterische Behandlung der Geschäftsführerbezüge entspricht grundsätzlich der von Gehältern der übrigen Arbeitnehmer. So muss die GmbH von diesen Bezügen Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag sowie – je nach Status des Geschäftsführers – Sozialversicherungsbeiträge einbehalten und an das Finanzamt bzw. die Krankenkasse abführen.

Allerdings wird das Geschäftsführergehalt auf einem besonderen Aufwandskonto gebucht:

  • Gesellschafter-Geschäftsführer: Konto 6024 (SKR 04) bzw. Konto 4124 (SKR 03);
  • Fremdgeschäftsführer: Konto 6027 (SKR 04) bzw. Konto 4127 (SKR 03).

Gleiches gilt für Aufwendungen für die Altersversorgung von Geschäftsführern, allerdings gibt es insoweit kein besonderes Konto für Fremdgeschäftsführer. Daher sind diese Aufwendungen wie folgt zu buchen:

  • Gesellschafter-Geschäftsführer: Konto 6149 (SKR 04) bzw. Konto 4166 (SKR 03);
  • Fremdgeschäftsführer: Konto 6140 (SKR 04) bzw. Konto 4165 (SKR 03).

Weiterhin sind folgende Sonderkonten für Gesellschafter-Geschäftsführer im Zusammenhang mit Gehaltsbuchungen zu beachten:

  • Tantiemen an Gesellschafter-Geschäftsführer: Konto 6026 (SKR 04) bzw. Konto 4126 (SKR 03);
  • Freiwillige Zuwendungen an Gesellschafter-Geschäftsführer: Konto 6067 (SKR 04) bzw. Konto 4147 (SKR 03);
  • Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Gesellschafter-Geschäftsführer: Konto 6073 (SKR 04) bzw. 4153 (SKR 03);
  • pauschale Steuern für Gesellschafter-Geschäftsführer: Konto 6037 (SKR 04) bzw. Konto 4196 (SKR 03);
  • Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen für Gesellschafter-Geschäftsführer: Konto 6077 (SKR 04) bzw. 4157 (SKR 03).

Vorausgesetzt, das Gehalt genügt den formalen Anforderungen der Finanzverwaltung an Vereinbarungen der GmbH mit Gesellschafter-Geschäftsführern und ist der Höhe nach angemessen, ist es bei der GmbH als Betriebsausgabe abzugsfähig. Das Gehalt mindert damit das körperschaftsteuerpflichtige Einkommen und den Gewerbeertrag der GmbH.

 
Praxis-Tipp

Kriterien für die Selbstständigkeit des GmbH-Geschäftsführers

Geschäftsführer müssen nicht auf der Grundlage eines Anstellungsvertrags als Arbeitnehmer für die GmbH tätig werden, sondern können gegenüber der GmbH auch als Selbstständige auftreten.[1] Im letzteren Fall erhalten sie von der GmbH kein laufendes Gehalt, sondern schreiben Rechnungen über die von ihnen erbrachten Leistungen unter Ausweis von Umsatzsteuer, sofern sie die Kleinunternehmergrenze von 17.500 EUR nach § 19 UStG überschreiten oder zur Umsatzsteuer optieren.

Allerdings setzt die selbstständige Tätigkeit für die GmbH voraus, dass die folgenden Merkmale nicht vorliegen:[2]

  • persönliche Abhängigkeit,
  • Weisungsgebundenheit hinsichtlich Ort, Zeit und Inhalt der Tätigkeit,
  • feste Arbeitszeiten,
  • Ausübung der Tätigkeit gleichbleibend an einem bestimmten Ort,
  • feste Bezüge,
  • Urlaubsanspruch,
  • Anspruch auf sonstige Sozialleistungen,
  • Fortzahlung der Bezüge im Krankheitsfall,
  • Überstundenvergütung,
  • zeitlicher Umfang der Dienstleistungen,
  • Unselbstständigkeit in Organisation und Durchführung der Tätigkeit,
  • kein Unternehmerrisiko,
  • keine Unternehmerinitiative,
  • kein Kapitaleinsatz,
  • keine Pflicht zur Beschaffung von Arbeitsmitteln,
  • Notwendigkeit der engen ständigen Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern,
  • Eingliederung in den Betrieb,
  • Schulden der Arbeitskraft und nicht eines Arbeitserfolgs,
  • Ausführung von einfachen Tätigkeiten, bei denen eine Weisungsabhängigkeit die Regel ist.

Die Selbstständigkeit eines Geschäft...

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