Forderungsmanagement: Prakt... / 3.1 Das außergerichtliche Mahnverfahren: Vom persönlichen Besuch zur Mahnung

Normalerweise mahnt der Unternehmer bzw. dessen Personal den säumigen Kunden selbst, sei es telefonisch, schriftlich oder persönlich. Mahnungen sollten individuell auf den Kunden zugeschnitten und kundenfreundlich sein. Ein persönlicher Besuch bei einer hohen Forderung und Nähe des Standorts des Kunden kann eine größere Wirkung als eine schriftliche Mahnung haben. Oft steckt hinter säumigen Zahlungen auch Unzufriedenheit über die gelieferte Ware, was in einem persönlichen Gespräch geklärt werden kann. Dann kann man das Gesprächsergebnis mit neuem Zahlungsziel schriftlich nachreichen als Beweis für den Verzug.

Mehrere Mahnstufen sind in der Praxis üblich, aber nicht zwingend. Mehr als 3 Mahnstufen machen den Unternehmer unglaubwürdig. Zahlt der Schuldner auf mehrere Mahnschreiben nicht, muss der Gläubiger laut Ansicht einiger Gerichte den Rechtsweg beschreiten. Die Grenze ist grundsätzlich bei 2 Mahnschreiben zu ziehen. Erstellt der Gläubiger weitere Mahnschreiben, können diese Kosten nicht mehr als "erforderlich" angesehen werden. Gesetzliche Vorschriften über Mahnintervalle und die Anzahl von außergerichtlichen Mahnungen gibt es nicht. Schriftliche Mahnungen unmittelbar nach Überschreitung des Fälligkeitsdatums machen nicht immer Sinn, weil sich diese u. U. mit der Zahlung überschneiden. Bittet der Gläubiger den Schuldner um Mitteilung, ob er seine Haftung dem Grunde nach anerkenne, so gilt das nicht als Mahnung.

Wird der Kunde gemahnt, kommt dieser spätestens jetzt in Verzug. Dann kann und sollte der Unternehmer in jedem Fall Verzugszinsen verlangen. Die gesetzlichen Zinsen ergeben sich aus § 288 Abs. 1 und 2 BGB. Der Basiszinssatz orientiert sich am jeweiligen Leitzinssatz der Europäischen Zentralbank und ändert sich jeweils zum 1.1. und 1.7. eines Kalenderjahres.

Der aktuelle gültige Leitzinssatz ist auf einer speziellen Internet-Seite ersichtlich (./. 0,88 % seit 1.7.2020) und es können die angefallenen und künftigen Zinsen automatisch und leicht berechnet werden.

Aber auch Mahnkosten können nach Verzug gefordert werden. In der Praxis werden 5 bis 10 EUR pro Mahnung von den meisten Gerichten nicht beanstandet. Der Gläubiger kann aber auch bei Eintritt des Verzugs eine Pauschale von 40 EUR vom Schuldner verlangen, wenn dieser kein Verbraucher ist. Dies gilt auch, wenn es sich bei der Entgeltforderung um eine Abschlagszahlung oder sonstige Ratenzahlung handelt. Umgekehrt gilt: Ist der Verbraucher Gläubiger und der Unternehmer Schuldner (z. B. bei der Rückabwicklung eines Online-Kaufs), steht auch dem Verbraucher die Pauschale von 40 EUR zu, sobald der Unternehmer in Verzug gerät. Vereinbarungen, die diese Pauschale ausschließen, sind unwirksam, wenn sie im Voraus geschlossen worden sind. Die Pauschale ist aber auf einen geschuldeten Schadensersatz (Kosten der eigenen Rechtsverfolgung) anzurechnen. So kann die Verzugskostenpauschale nicht neben dem Anspruch auf Erstattung vorgerichtlicher Anwaltskosten geltend gemacht werden.

 
Wichtig

Mahnungen verhindern die Verjährung nicht

Mahnungen – mündlich oder schriftlich – können die Verjährung niemals verhindern. Zahlt der Kunde nach Erhalt einer Mahnung eine Rate, hat dies den Vorteil, dass die Verjährung unterbrochen wird und ab der Zahlung erneut 3 Jahre laufen, ohne dass die Forderung verjährt.

Auch wenn der Schuldner um Stundung bittet oder die Forderung anerkennt, wird die Verjährung unterbrochen.

Sinnvolle Vorgehensweise in der Praxis seitens des Gläubigers bei offener Zahlung:

  • Schritt 1: Höfliche Zahlungserinnerung an den Kunden mit neuer Fristsetzung unter Hinweis auf den (spätestens dann eintretenden) Verzug.
  • Schritt 2: Deutliche Mahnung mit Fristsetzung unter Androhung gerichtlicher Schritte, Mitteilung der Mahngebühren (oder u. U. Pauschale von 40 EUR gem. § 288 Abs. 5 BGB) und Aufstellung der bereits entstandenen und künftigen Verzugszinsen, falls Zahlung trotz Erinnerung ausbleibt.
  • Schritt 3: Bei weiterem Zahlungsverzug wahlweise Abgabe an Anwalt oder Inkassobüro nebst Rechnung und Mahnschreiben.
 
Hinweis

Inkassobüro darf von privatem Schuldner keine höheren Kosten als ein Anwalt verlangen

Für außergerichtliche Inkassodienstleistungen, die eine nicht titulierte Forderung betreffen, regelt § 4 Abs. 5 Satz 1 RDEG, dass Auftraggeber (Gläubiger) eines Inkassobüros (= registrierte Person nach § 10 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 RDG) die Erstattung der Inkassokosten von einer Privatperson nur in Höhe der einem Rechtsanwalt zustehenden Vergütung nach dem RVG verlangen können. Mit dem ersten Mahnschreiben fällt damit maximal eine Geschäftsgebühr nach Nr. 2300 VV RVG von 0,5 bis 1,3 an. Der Gegenstandswert entspricht der geltend gemachten Forderung.

Ein Inkassounternehmen darf in ihrem Aufforderungsschreiben neben der Erwähnung ihrer Beauftragung und der Zitierung der §§ 280, 286 BGB nicht auch eine 1,3 Geschäftsgebühr gem. § 4 Abs. 5 RDGEG i. V. m. Nr. 2300 VV RVG bzw. 7022 VV RVG erwähnen, da dies ein Verstoß gegen § 11a RDG i. V. m. § 4 Abs. 5 RDGEG ist.

Gerät der Schuldner in ...

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