Digitalisierung im Rechnungswesen: Hohe Datenqualität – ... / 2 Was sind typische Ursachen für mangelhafte Datenqualität

Die Ursachen für schlechte Datenqualität in den Abteilungen des Rechnungswesens sind vielfältig. In erster Linie hängt sie vom grundlegenden Qualitätsverständnis des jeweiligen Unternehmens ab, das in der Unternehmenskultur verankert ist. Betriebe, die aufgrund ihrer Kultur und ihres Geschäftsmodells ein hohes Qualitätsbewusstsein aufweisen müssen, werden i. d. R. eine höhere Datenqualität in ihrem Rechnungswesen haben als Unternehmen, bei denen die Produktqualität nicht im Fokus steht. Des Weiteren ist – wie so oft – die Haltung der Geschäftsleitung ein wichtiger Treiber für eine gute Datenqualität. Darüber hinaus gibt es noch weitere, praxisrelevante Ursachen für eine mangelhafte Datenqualität.

2.1 Fehlerursache Infrastruktur

Die technische Infrastruktur der Rechnungswesen-Systeme ist insbesondere in kleineren Unternehmen eine häufige Ursache für mangelhafte Datenqualität. Einmal eingerichtet werden die Systeme nur noch im Einzelfall angefasst und wenn, dann nur "drüber-installiert" und "drauf-optimiert". Im Laufe der Jahre sind die Systeme dann überinstalliert und mit (unnötigen) Zusatzmodulen und -funktionen überhäuft. Die Folge sind häufige Datentransformationen und -migrationen sowie holprige Datenschnittstellen, die bei unsauberer Durchführung unweigerlich zu Fehlern und Datenqualitätsproblemen führen.

2.2 Fehlerursache Arbeitsabläufe

Eine weitere Ursache ist in den häufig eingestaubten oder fehlerhaften Arbeitsabläufen zu finden. Unzureichende Prozesse, von der Datenerfassung bis zur Datenverarbeitung und Datenausgabe, führen regelmäßig zu Fehlern und unzureichender Datenqualität. Für die Datenqualität besonders nachteilig sind – zumindest für die wesentlichen Datensätze – fehlende oder holprige Prüfprozesse. Laufen die Arbeitsabläufe und mit ihnen die Daten und Verantwortlichkeiten noch über verschiedene Abteilungen, beispielswei...