Buchführung: Rechtsgrundlagen und Aufbau / 2.2.2 Handelsrechtliche Grundsätze ...

Dipl.-Betriebsw. (FH) Silvia Bach

Rz. 38

Richtigkeit und Willkürfreiheit

Der Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit^{^[1]} verlangt die richtige Verbuchung der Geschäftsvorfälle in sachlicher und wertmäßiger Hinsicht. Die notwendige Übereinstimmung von Buchung und Geschäftsvorfall ist erfüllt, wenn der zugrunde liegende Tatbestand dem Buchungssatz sowie den Belegen vollständig entspricht.^{^[2]} Die (kontenmäßige) Abbildung des Geschäftsvorfalles muss sowohl den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen als auch den rechtlichen Vorschriften genügen.^{^[3]}

Willkürfreiheit bedeutet, dass der Buchführungspflichtige bei Schätzungen keine Werte ansetzen darf, die er selber nicht für zutreffend hält. Bei unklarem Sachverhalt muss der Geschäftsvorfall als "ungeklärter Posten" dokumentiert werden.^{^[4]}

Rz. 39

Vollständigkeit

Zur sog. materiellen Ordnungsmäßigkeit gehört neben dem oben beschriebenen Grundsatz der Richtigkeit der Grundsatz der Vollständigkeit.^{^[5]} Der Grundsatz bedeutet zum einen, dass alle Vorgänge, die das Vermögen oder den Erfolg des Unternehmens wertmäßig oder strukturell verändern, erfasst werden müssen.^{^[6]} Grundsätzlich gilt die Einzelaufzeichnungspflicht für jeden einzelnen Geschäftsvorfall. Von der Aufzeichnungspflicht darf nur dann abgewichen werden, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich (unzumutbar) ist, die einzelnen Geschäftsvorgänge aufzuzeichnen. Diese Unzumutbarkeit hat der Steuerpflichtige nachzuweisen.^{^[7]}

Die lückenlose Erfassung aller Geschäftsvorfälle ist bei DV-Systemen durch technische und organisatorische Kontrollen sicherzustellen. Ebenso darf ein Vorgang nicht mehrfach aufgezeichnet werden.^{^[8]}

Die Nicht-Buchung buchungspflichtiger Vorgänge ist demnach ebenso unzulässig wie die Buchung fingierter Geschäftsvorfälle.^{^[9]} In DV-Systemen darf die Erfassung eines tatsächlichen Geschäftsvorfalles nicht unterdrückt werden.^{^[10]}

Zum anderen bedeutet der Grundsatz der Vollständigkeit für den einzelnen Geschäftsvorfall, dass dieser vollständig mit allen notwendigen Angaben wie Buchungsdatum, Belegnummer, Buchungssatz und Buchungstext dokumentiert werden muss.^{^[11]}

Rz. 40

Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit (Ordnung)

Neben der materiellen Ordnungsmäßigkeit ist die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verpflichtend. Diese gibt vor, dass die Buchführung so klar und übersichtlich beschaffen sein muss, dass ein sachverständiger Dritter sie ohne Schwierigkeiten übersehen kann und die Aufzeichnungen somit jederzeit nachprüfbar sind.^{^[12]} Der Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit^{^[13]} verlangt, dass die buchhalterischen Aufzeichnungen nach einem festgelegten und nachvollziehbaren System vorgenommen werden, wobei jede sinnvolle Ordnung diesen Ansprüchen genügt.^{^[14]}

Im System der doppelten Buchführung müssen die Geschäftsvorfälle sachlich geordnet nach Konten (sog. Kontenfunktion, vgl. Rz. 52) verarbeitet werden, sodass daraus eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung dargestellt werden kann, die innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens gewährleistet. Dabei müssen verschiedenartige Vorgänge getrennt aufgezeichnet werden (z. B. bare und unbare Geschäfte).^{^[15]}

Rz. 41

Stetigkeit

Der in § 265 Abs. 1 HGB^{^[16]} kodifizierte Grundsatz der Stetigkeit verfolgt den Zweck, dass die Buchführung bzw. die aus ihr entwickelten Abschlüsse zweier oder mehrerer verschiedener Perioden untereinander vergleichbar sind. Deshalb sind innerhalb des gewählten Kontenrahmens Ergänzungen, Streichungen, Zusammenfassungen oder Differenzierungen nur zulässig, wenn gleichzeitig über die Abweichung informiert wird.^{^[17]}

Rz. 42

Sicherung von Richtigkeit, Vollständigkeit, Klarheit und Stetigkeit

Der Grundsatz der Sicherung von Richtigkeit, Vollständigkeit, Klarheit und Stetigkeit verlangt

die Verwendung einer "lebenden Sprache",^{^[18]}
die allgemeine Verständlichkeit von verwendeten Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbolen,^{^[19]}
eine zeitgerechte Buchung^{^[20]} sowie
die Feststellbarkeit des Inhalts und des Zeitpunkts nachträglicher Änderungen bzw. die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen.^{^[21]}

Die kodifizierte Verpflichtung zur Verwendung einer lebenden Sprache^{^[22]} ermöglicht dem Kaufmann die Verwendung einer Fremdsprache. Dies erscheint z. B. bei einem internationalen Abschlussadressatenkreis sinnvoll. Gemäß § 146 Abs. 3 Satz 2 AO ist der Finanzverwaltung auf Aufforderung eine Übersetzung in die deutsche Sprache zu liefern.

Nach Graf ist eine willkürliche Sprachwahl ohne sachliche Gründe jedoch abzulehnen.^{^[23]}

Eine zeitgerechte Buchung bedeutet grundsätzlich eine unmittelbare Erfassung. Werden die Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern periodenweise verbucht, muss u. a. durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt sein, dass die Belege bis zu Ihrer Erfassung nicht verloren gehen (zeitnahe/tägliche Erfassung in elektronischen Grundbuchaufzeichnungen, Nummerierung, Ablage etc.).^{^[24]}