Die E-Mail-Flut in der Berufswelt ist weiterhin groß. Auch WhatsApp-Nachrichten sind verbreitet. So sind Beschäftigten überall und immer erreichbar. Allerdings sollte die zeitliche Flexibilität begrenzt sein.
Der Umgang mit Laptop, Smartphone oder Tablet macht flexibel und mobil, kann aber auch psychisch belasten und krank machen. Für Unternehmen ist es im Rahmen des Arbeitsschutzes notwendig, die digitale arbeitsbezogene Erreichbarkeit zu regeln. Nur so lassen sich viele Beschäftigte auf Dauer vor dem digitalen Overkill schützen. Die branchenübergreifende Checkliste zur Gestaltung digitaler arbeitsbezogener Erreichbarkeit des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft e. V. (ifaa) hilft dabei.
Digitaler Arbeitsschutz erfordert eine zeitgemäße Organisation
Die digitale Welt verlangt erfordert von den Unternehmen eine zeitgemäße Organisation der Arbeit. Und mit Blick auf die Gesundheit erfordern die Möglichkeiten der räumlichen und zeitlichen Flexibilität von den Mitarbeitern vor allem Eigenverantwortung und Selbststeuerung. Führungskräfte müssen außerdem dafür sensibilisiert werden, Handlungsbedarf rechtzeitig zu erkennen.
Checkliste führt zu transparenten und verbindlichen Regeln
Mit Hilfe der praxisnahen Checkliste können Betriebe und Beschäftigte gemeinsam regeln, wann und wie eine digitale arbeitsbezogene Erreichbarkeit erforderlich und gewünscht ist. Dafür ist es wichtig, dass es
- transparente und verbindliche Regeln gibt und
- die Erwartungen an Führungskräfte und Beschäftigte klar formuliert sind.
Checkliste ist klar und übersichtlich aufgebaut
In der Checkliste können die vier Handlungsfelder Organisation, Kommunikation, Führung und Beschäftigte bewertet werden. Mit dem angehängten Maßnahmenplan lassen sich Ziele für eine Verbesserung festhalten. Dazu liefern Hinweise in der Checkliste Anregungen.
Führungskräfte sensibilisieren und schulen
Bei den Fragen zur Führung ist z. B. zu beurteilen, ob für Führungskräfte Schulungen zur Gestaltung der digitalen arbeitsbezogenen Erreichbarkeit notwendig sind. Welche Schulungen u. a. darunter zu verstehen sind, steht im Hinweis daneben:
- Arbeitsrecht,
- Datenschutz,
- Eigendisziplin,
- Selbstmanagement,
- Schutz vor Überforderung,
- Zeitmanagement sowie
- Reflexion des eigenen Führungsverhaltens.
Diese praktischen Tipps lassen sich sofort umsetzen
Die Hinweise bieten auch praktische Tipps, die für Entlastung sorgen können und die sich sofort umsetzen lassen.
- Regeln Sie, ob E-Mails am Wochenende, an Feiertagen und an Arbeitstagen z. B. zwischen 20:00 und 07:00 Uhr versandt bzw. weitergeleitet werden müssen.
- Führen Sie folgende Regel ein: Interne E-Mails sind am Anfang des Betreffs mit einem „A“ zu kennzeichnen, wenn eine Antwort erwartet wird und mit einem „I“, wenn damit nur informiert wird.