Die E-Mail-Flut nervt. Was hilft ist mehr Struktur im E-Mail-Postfach, z. B. durch Ordner.
Und entlasten Sie Ihre Kollegen: Terminieren Sie Ihre erhoffte E-Mail-Antwort, benennen Sie im Betreff kurz, um was es geht, und schreiben Sie E-Mails, die klar auf den Punkt kommen. Das Prinzip “Konzentration” hilft auch bei der Auswahl des Verteilers.
Gemeinsame E-Mail-Regeln im Team
Die E-Mail ist wichtigstes Kommunikationsmittel, aber auch größter Produktivitätskiller. Denn die E-Mail-Kommunikation im Unternehmen beeinträchtigt massiv die Effizienz.
Untersuchungen sprechen von bis zu 20 Stunden vernichteter Arbeitszeit pro Woche. Gemeinsame E-Mail-Regeln im Team helfen, unnötige Belastungen durch E-Mail-Flut zu verringern.
Hilfreich sind klare Absprachen, z. B. zu den Fragen:
- Wie können wir den E-Mail-Verkehr innerhalb unserer Abteilung auf ein nützliches, aber begrenztes Maß reduzieren?
- Welche Rundmails, Meeting-Protokolle und Memos sollte wer lesen und vor allem wer nicht?
- In welchem Zeitraum ist ein Mitarbeiter verpflichtet, bestimmte Emails zu bearbeiten?
Bringen Sie mehr Struktur in Ihr digitales Postfach
Für den täglichen Kampf gegen den überquellenden Posteingang hat z. B. Microsoft Outlook noch ein paar einfache aber äußerst wirkungsvolle Einstellungen auf Lager.
Unter „Datei > Optionen > E-Mail > Nachrichteneingang“ bringen Sie Outlook ganz einfach zum Schweigen: Entfernen Sie die Häkchen bei „Sound wiedergeben“ und „Desktopbenachrichtigung anzeigen“ und schon genießen Sie einen stillen Posteingang und werden konzentrierter arbeiten.
Der E-Mail-Flut grundsätzlich vorbeugen
Das wohl erfolgreichste Prinzip ist, wie bei der Müllvermeidung, die grundsätzliche Vorbeugung der Emailüberflutung. Dazu gibt es verschiedene Maßnahmen, z. B.:
- Absprache, dass man nicht in zu vielen Fällen in „cc“ gesetzt wird.
- Legen Sie sich im eigenen Email-Account einen Ordner für alle Emails an, die Sie nur als „cc“ erhalten haben.
- Seien großzügig beim Löschen.
Wichtig: Alle Maßnahmen sollten im Team abgestimmt werden. Und, seien Sie als Vorgesetzter Vorbild, um gemeinsam der Informationsflut Herr zu werden.