Fachbeiträge & Kommentare zu Verpflegungspauschale

Sachverhalt Ein Mitarbeiter besucht aus beruflichem Anlass eine Fachmesse, die nur 3 km von seiner Privatwohnung entfernt stattfindet. Er reist mit dem eigenen Pkw direkt von seiner Wohnung an und kehrt auch unmittelbar nach dem Messebesuch dorthin zurück. Die Abwesenheitszeit beträgt 9 Stunden. Nach den Reiserichtlinien des Unternehmens hat der Mitarbeiter wegen der kurzen E...mehr

Bei der Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen muss der Arbeitgeber ebenfalls nicht prüfen, ob der Ansatz von Pauschbeträgen zu einer unzutreffenden Besteuerung führt. Der Arbeitnehmer hat einen Rechtsanspruch auf die Steuerfreiheit im Rahmen der gesetzlichen Verpflegungspauschalen.[1]mehr

Der Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei der doppelten Haushaltsführung ist an die steuerlichen Reisekostenpauschalen geknüpft.[1] Bei Ansatz der Pauschalen ist eine unzutreffende Besteuerung nicht zu prüfen.[2] Es gelten damit für die doppelte Haushaltsführung insbesondere zeitlich gestaffelte Verpflegungspauschalen von 28 EUR bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens...mehr

Sachverhalt Arbeitnehmer Heiner Heilig ist Ingenieur für Brückenbauten. Am 1.1.2026 unternimmt er eine 6-monatige Dienstreise nach Brasilia (Hauptstadt Brasiliens). Die Verpflegungspauschale für Brasilia bei 24-stündiger Abwesenheit beträgt 51 EUR je Kalendertag. Welche Möglichkeiten für die Reisekostenerstattung an den Arbeitnehmer gibt es? Ergebnis Variante 1: klassisches Er...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit in die USA mit folgendem Verlauf: Montag: 8:00 Uhr Flug von Düsseldorf nach New York, Ankunft am Mittag Mittwoch: Flug von New York nach Washington Donnerstag: Flug von Washington nach Boston Samstag: Rückflug von Boston nach Düsseldorf, Ankunft um 22:00 Uhr am Flughafen (Ankunft Wohn...mehr

Liegt die auswärtige Tätigkeitsstätte im Ausland, werden innerhalb der 3-Monatsfrist Verpflegungskosten in Höhe der für das jeweilige Land maßgebenden Auslandstagegelder anerkannt. Bei Familienheimfahrten sind für den Tag der Heimfahrt und für den Tag der Rückfahrt zur Tätigkeitsstätte die anteiligen Auslandstagegelder anzusetzen, unabhängig von der Abwesenheitszeit vom eigen...mehr

Für jeden Kalendertag, an dem eine Fahrtätigkeit ausgeübt wird, werden für Verpflegungskosten die steuerfreien Pauschalen anerkannt. Dabei kommt es allein auf die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung (ggf. der ersten Tätig...mehr

4.3.1 2-stufige Verpflegungspauschalen Die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen für berufliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ist nur in Form von zeitlich gestaffelten Pauschbeträgen zulässig. Ein Einzelnachweis der Verpflegungskosten durch Rechnungsbelege ist ausgeschlossen. Es gilt eine 2-stufige Staffelun...mehr

Eine bedeutsame Rechtsänderung durch das gesetzliche Reisekostenrecht ergibt sich, wenn der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber verpflegt wird. An dem bisherigen System, dass die Arbeitgeberbewirtung durch den Ansatz eines geldwerten Vorteils erfasst wird und im Gegenzug die lohnsteuerlichen Verpflegungspauschbeträge vom Arbeitnehm...mehr

Rz. 97 Zum Verpflegungsmehraufwand wird auf die Ausführungen zu Rdn 91 verwiesen.mehr

Schließen sich mehrere Auswärtstätigkeiten ohne zwischenzeitliche "Berührung" des Arbeitgeberbetriebs oder der Wohnung nahtlos aneinander an, ist die Verpflegungspauschale für 24-stündige Abwesenheit zu gewähren, wenn die Gesamtabwesenheitsdauer länger als 24 Stunden beträgt. Bei den Reise-Zwischentagen handelt es sich nicht um An- oder Abreisetage mit 14 EUR Verpflegungspau...mehr

Verpflegungsmehraufwendungen bei beruflichen Auswärtstätigkeiten, die der Arbeitgeber über die steuerfreien Verpflegungspauschalen hinaus erstattet, können mit einem Steuersatz von 25 % pauschal besteuert werden. Die Pauschalbesteuerung ist beschränkt auf 100 % des Betrags, der dem Betrag entspricht, der für die jeweilige Auswärtstätigkeit steuerfrei erstattet werden kann.[1...mehr

Erhält der Arbeitnehmer im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung von seinem Arbeitgeber unentgeltliche Mahlzeiten, ist zu unterscheiden zwischen der Übergangszeit von 3 Monaten seit Begründung der doppelten Haushaltsführung und der Folgezeit, für die am Ort der ersten Tätigkeitsstätte keine Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich angesetzt werden dürfen. Für die ersten 3 Mo...mehr

Sachverhalt Eine Lkw-Fahrerin verlässt am Sonntag um 21:00 Uhr ihre Wohnung. Um 22:00 Uhr startet sie auf dem Betriebshof ihren Lkw und kehrt am Samstag um 05:00 Uhr dorthin zurück. Nachfolgende Ziele steuert sie dazwischen an: Sonntag, 22:00 Uhr: Start am Betriebshof; Montag, 2:00 Uhr: Grenzübertritt nach Belgien, Ablade- und Ladestellen in Belgien. Dienstag: Ablade- und Lades...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer reist am Montag um 20:00 Uhr zu einer beruflichen Auswärtstätigkeit von seiner Wohnung in Berlin nach Brüssel. Er erreicht Belgien um 2:00 Uhr. Am Dienstag ist er den ganzen Tag in Brüssel tätig. Am Mittwoch reist er zu einem weiteren Geschäftstermin um 8:00 Uhr nach Amsterdam. Er erreicht Amsterdam um 14:00 Uhr. Dort ist er bis Donnerstag um 13:...mehr

7.1 Verpflegungspauschalen für die ersten 3 Monate Der Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei der doppelten Haushaltsführung ist an die steuerlichen Reisekostenpauschalen geknüpft.[1] Bei Ansatz der Pauschalen ist eine unzutreffende Besteuerung nicht zu prüfen.[2] Es gelten damit für die doppelte Haushaltsführung insbesondere zeitlich gestaffelte Verpflegungspauschalen vo...mehr

Der Werbungskostenabzug von Verpflegungsmehraufwendungen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort ist auf einen Zeitraum von längstens 3 Monaten begrenzt.[1] Die 3-Monatsfrist gilt für alle Formen von Auswärtstätigkeiten – auch für Tätigkeiten an wechselnden Einsatzstellen. Gründe der Unterbrechung sind irrelevant Eine Unterbrechung d...mehr

Die 3-Monatsfrist, die den Reisekostenansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei einer längeren Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort auf einen Zeitraum von längstens 3 Monaten begrenzt, hat nur Gültigkeit, wenn der Arbeitnehmer an mehr als 2 Tagen wöchentlich den auswärtigen Tätigkeitsort aufsucht.[1] Die 2-Tage-Regelung bewirkt, dass dieselbe Auswärtst...mehr

In den Fällen, in denen die Rückreise nach einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit über 24 Uhr hinaus andauert, ist für den Tag des Beginns der Rückreise wegen der 24-stündigen Abwesenheit die volle Verpflegungspauschale von 28 EUR zu gewähren. Der Tag der Ankunft an der Wohnung oder am Arbeitgeberbetrieb ist der Abreisetag für den eine Verpflegungspauschale von 14 EUR für diese...mehr

Zahlt der Arbeitnehmer für die gewährte Mahlzeit ein Entgelt (verbilligte Verpflegung), mindert dieses den von der Verpflegungspauschale abzuziehenden Kürzungsbetrag (Kürzung der Kürzung). Der Zuzahlungsbetrag bezieht sich jeweils auf eine konkrete Mahlzeit. Dies bedeutet, dass bei einer Zuzahlung des Arbeitnehmers für eine bestimmte unter mehreren gewährten Mahlzeiten eine Ü...mehr

Sachverhalt Ein Berufskraftfahrer startet, ohne zu übernachten, am Montag um 20:00 Uhr eine Tour im Inland, die am Dienstag um 4:30 Uhr beendet wird. Das Fahrzeug wird am Betriebssitz übernommen und dort später wieder abgestellt. Am gleichen Tag muss er zusätzlich von 18:00 Uhr bis 22:15 Uhr noch eine Auslieferung vornehmen. Alle Zeiten gelten von und bis zur Wohnung. Die ge...mehr

Sachverhalt Eine Lkw-Fahrerin ist an 6 Tagen je Woche mit Nachtfahrten von abends bis morgens unterwegs. Abends fährt sie von der Wohnung zum Lkw-Depot, übernimmt den Lkw, fährt ihre Tour und stellt das Fahrzeug morgens wieder im Depot ab. Anschließend fährt sie zur Wohnung. Mit den nachfolgenden Zeiten ist sie von ihrer Wohnung abwesend.mehr

Rz. 91 Nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 EStG kann der RA nicht die gesamten Kosten für die Verpflegung abrechnen, wenn er außerhalb seiner Wohnung oder des Kanzleisitzes beruflich tätig ist. Er ist beschränkt auf die Pauschalen, die sich nach § 9 Abs. 4a EStG ergeben: Der RA kann sich diese Beträge erstatten lassen. Die Pauschalen stellen Betriebsausgaben dar und sind auf einem sep...mehr

Ein Zusammenrechnen der Abwesenheitszeiten ist in bestimmten Fällen auch für Auswärtstätigkeiten zulässig, die sich ohne Übernachtung auf 2 Tage verteilen. Die sog. Mitternachtsregelung wird beibehalten und gesetzlich festgeschrieben.[1] Die zutreffende Verpflegungspauschale bestimmt sich bei Kalendertag übergreifenden Arbeiten nicht nach dem einzelnen Kalendertag, sondern d...mehr

Erhält der Arbeitnehmer im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung von seinem Arbeitgeber unentgeltliche Mahlzeiten, ist zu unterscheiden zwischen der Übergangszeit von 3 Monaten seit Begründung der doppelten Haushaltsführung und der Folgezeit, für die am Ort der ersten Tätigkeitsstätte keine Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich abgezogen werden dürfen. Für die ersten 3 M...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer unternimmt eine einwöchige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nach Oslo. Er legt die Strecke mit einem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Leihwagen zurück. Von Kiel nach Oslo benutzt der Arbeitnehmer die Fähre. Verlauf der Reise: Montag: 9:00 Uhr Abfahrt von zu Hause; 14:00 Uhr Abfahrt in Kiel mit der Fähre Dienstag: 9:30 Uhr Ankunft in ...mehr

Werden die steuerfreien Reisekostenvergütungen durch Zusammenrechnung der Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen mit Fahrtkostenvergütungen und Übernachtungskostenvergütungen ermittelt, ist es aus Vereinfachungsgründen zulässig, den Betrag, der den steuerfreien Reisekostenbetrag übersteigt, einheitlich als Vergütung für Verpflegungsmehraufwendungen zu behandeln. Dies g...mehr

Auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt.[1] Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab ...mehr

Werden die Mitglieder einer Schiffsbesatzung während einer Schiffsreise vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, sind nach den aktuell geltenden Reisekostenvorschriften die Verpflegungspauschalen zu kürzen. Dabei ist es unerheblich, ob der geldwerte Vorteil aus der arbeitgeberseitigen Mahlzeitengestellung zum Arbeitslohn zählt. Dasselbe gilt, wenn sich das Sc...mehr

Sachverhalt Nach unternehmensinternen Regelungen erhalten Mitarbeiter bei Auswärtstätigkeiten für Fahrten mit dem eigenen Pkw einen Fahrtkostenersatz von 0,50 EUR je gefahrenen Kilometer. Verpflegungspauschalen werden hingegen nicht gewährt. Es liegt eine Reisekostenabrechnung vor, nach der ein Mitarbeiter am Montag um 6:00 Uhr seine Wohnung verlassen hat und zu einer berufli...mehr

Die gesetzliche 3-Monatsfrist für den Abzug der Verpflegungspauschalen findet bei einer Fahrtätigkeit keine Anwendung – auch nicht, wenn sie auf einem Schiff ausgeübt wird. Die Begrenzung durch die 3-Monatsfrist gilt nur für Tätigkeiten an einer ortsfesten Einrichtung.[1] Fahrtätigkeiten nehmen aus diesem Grund eine Sonderstellung ein. Hier kann sich der Arbeitnehmer auch ni...mehr

Sachverhalt Ein Außendienstmitarbeiter hat folgenden vom Arbeitgeber festgelegten Tagesablauf: Gegen 8:15 Uhr fährt er mit seinem Pkw 10 km in die Firma, wo er seine Tagesaufträge erhält. Von dort aus beginnt er gegen 9 Uhr mit seiner Außendiensttätigkeit. Um 16:45 Uhr trifft er regelmäßig wieder in der Firma ein, wo er die abgerechneten Aufträge an die Buchhaltung weitergibt...mehr

Die 3-Monatsfrist beginnt mit der Begründung der doppelten Haushaltsführung, also wenn der Arbeitnehmer seine Tätigkeit am auswärtigen Beschäftigungsort aufgenommen und eine Zweitwohnung bezogen hat. Praxis-Beispiel 3-Monatsfrist beginnt mit Bezug der Zweitwohnung Der Arbeitnehmer hat zum 1.11. des Vorjahres eine auswärtige Arbeitsstelle angetreten, ab 1.1 des aktuellen Jahres...mehr

Die Verwaltung sieht für die Höhe der maßgebenden Verpflegungspauschbeträge bei Auslandsreisen mit Schiffen besondere Regelungen vor:[1] Für Tage ohne Ein- bzw. Ausschiffung sind die für Luxemburg geltenden Tagegelder anzusetzen, sofern das Schiff einer ausländischen Reederei gehört. Bei Schiffen unter deutscher Flagge (Schiffe der Bundes- und der Handelsmarine) sind für Tage ...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer führt seit etwas mehr als einem Jahr einen beruflich veranlassten doppelten Haushalt in Freiburg. Dort bewohnt er ein kleines Apartment zum Preis von 600 EUR monatlich. Am Wochenende fährt er mit dem Pkw zu seiner Familie nach Stuttgart (200 Kilometer). Vom Arbeitgeber werden sowohl die Übernachtungskosten wie auch die Familienheimfahrten – wie in...mehr

Sachverhalt Ein Abteilungsleiter fliegt am Mittwoch zu einer Fachtagung nach Hamburg, bei der er selbst einen Vortrag hält. Die Tagung dauert bis Freitagnachmittag. Am Samstag besucht er noch Freunde in Hamburg und fliegt am Sonntag zurück. Der Rückflug am Freitagnachmittag hätte dasselbe gekostet wie am Sonntag. Er legt die Rechnung für den Flug über 400 EUR, die Hotelrechnu...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer ist seit April vorübergehend in Mannheim eingesetzt (voraussichtlich bis zum Ende des Jahres). Er fährt täglich mit dem eigenen Pkw von seinem Wohnort zur 80 km entfernten Einsatzstelle. Übernachtungen finden nicht statt. Der Arbeitnehmer fährt jeweils gegen 7:00 Uhr von seiner Wohnung zum Kunden und kehrt gegen 18:00 Uhr nach Hause zurück. Nach ei...mehr

Weist die Hotelrechnung nur einen einheitlichen Gesamtbetrag für Unterkunft und Verpflegung aus, muss der auf die Verpflegung entfallende Betrag geschätzt werden. Die Kosten für die Verpflegung sind nur in Höhe der Verpflegungspauschbeträge begünstigt, während die verbleibenden Kosten der Übernachtung in tatsächlicher Höhe Reisekosten sind. Pauschale Kürzung bei Gesamtpreis f...mehr

Ein Kumulieren der beiden gesetzlich festgelegten Zusammenrechnungsregelungen (für mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Tag bzw. für Kalendertag übergreifende Arbeiten) ist nicht zulässig. Der Arbeitgeber hat aber ein Wahlrecht zwischen Kalendertag bezogener Addition der einzelnen Abwesenheitszeiten oder Addition der Kalendertag übergreifenden Addition der Abwesenheitszeiten.[1...mehr

Sachverhalt Ein Berufskraftfahrer im Fernverkehr verlässt am Sonntag um 21:00 Uhr seine Wohnung und fährt zum Betriebshof des Arbeitgebers, um dort den beladenen Lkw zu übernehmen. Um 22:00 Uhr beginnt er eine mehrtägige Auswärtstätigkeit im Inland und kehrt am Mittwoch wieder zum Betriebshof zurück. Sonntag, 21:00 Uhr: Verlassen der Wohnung zur vorgegebenen Tour. Montag: Abla...mehr

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit bis zur Höhe der gesetzlichen Verpflegungspauschalen von 14 EUR oder 28 EUR bzw. der Auslandstagegelder steuerfrei ersetzen.[1] Die Summe der steuerfrei gezahlten Verpflegungszuschüsse muss der Arbeitgeber grundsätzlich in Nummer 20 der Lohnsteuerbescheinigung aufnehmen. Hat ...mehr

Sachverhalt Ein in München wohnender Monteur ist seit Januar auf Montage in Österreich. Unter der Woche übernachtet er in einem angemieteten 1-Zimmer-Appartement für 300 EUR monatlich. Am Freitag fährt er regelmäßig übers Wochenende mit dem Pkw 200 km zu seiner Familie nach Hause, dort kommt er gegen 19:30 Uhr an. Sonntags fährt er um 19:00 Uhr wieder von zu Hause zur Bauste...mehr

Sachverhalt Eine Vertriebsmitarbeiterin unternimmt mit der Bahn eine 2-tägige Dienstreise durch Norddeutschland. Die Fahrtkosten wurden bereits im Rahmen des Großkundenabonnements des Arbeitgebers mit der Bahn abgerechnet. Die Mitarbeiterin legt mit ihrer Reisekostenabrechnung eine Hotelrechnung vor, die auf das Unternehmen ausgestellt ist. In der Rechnung ist neben einer Über...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer unternimmt mit der Bahn eine 2-tägige Reise nach München. Die Übernachtung in München zum Preis von 90 EUR zuzüglich 20 EUR Frühstück hat er selbst gebucht. Der Mitarbeiter legt die Rechnung, die auf die Firma ausgestellt ist, zusammen mit den Bahnfahrkarten i. H. v. 196 EUR zur Erstattung vor. Die Reisekostenordnung des Unternehmens sieht eine Ü...mehr

Nach Ablauf der 3-Monatsfrist ist der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen für die Tätigkeit an der ersten Tätigkeitsstätte ausgeschlossen. Die doppelte Haushaltsführung stellt keine berufliche Auswärtstätigkeit dar, sondern ist gerade dadurch gekennzeichnet, dass der Arbeitnehmer am auswärtigen Beschäftigungsort (= außerhalb des Ortes seiner Hauptwohnung) seine erste Täti...mehr

Sachverhalt Ein Berufskraftfahrer verlässt am Sonntag um 23:00 Uhr seine Wohnung und fährt zum Betriebshof. Dort übernimmt er einen Lkw und kehrt am Dienstag um 18:00 Uhr in seine Wohnung zurück. Während der gesamten Fahrzeit hat er die Bundesrepublik nicht verlassen. Spesen zahlt der Arbeitgeber nicht. Lediglich eine Nebenkostenpauschale von arbeitstäglich 9 EUR wird vom Ar...mehr

Die nachteilige gesetzliche Fiktion der Entfernungspauschale erfasst in gleicher Weise die arbeitstäglichen Fahrten in ein weiträumiges Arbeitsgebiet. Als erste Tätigkeitsstätte kommt nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines Konzernunternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten infrage. Der Arbeitnehmer ist aber bezüglich seiner Einsätz...mehr

Wird dem Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt eine übliche Mahlzeit (bis 60 EUR) von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten zur Verfügung gestellt, ist für diesen geldwerten Vorteil der amtliche Sachbezugswert anzusetzen, wenn eine Kürzung der Verpflegungspauschalen ausscheidet. Die Sachbezugsbest...mehr

Ebenso weiterhin zu beachten ist das von der Rechtsprechung aufgestellte Kriterium, wonach eine Auswärtstätigkeit nur dann langfristig im Sinne der 3-Monatsfrist ist, wenn der berufliche Einsatz an dieser Tätigkeitsstätte im Vergleich zur Arbeit im Betrieb, Büro oder sonstigen ersten Tätigkeitsstätten sich zeitlich und inhaltlich nicht als untergeordnet, sondern zumindest al...mehr

Erhält der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltliche Verpflegung von seinem Arbeitgeber, gilt eine weitere Bescheinigungspflicht.[1] Damit das Finanzamt eine eventuelle Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Einkommensteuerveranlagung erkennen kann, ist im Lohnkonto und in Zeile 2 der Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe M einzutragen....mehr