Fachbeiträge & Kommentare zu GoBD

Ausstellung von Rechnungen, Angabe von Rechnungspflichtangaben in anderen Amtssprachen der EU: Für bestimmte Rechnungsangaben können nach § 14 und § 14a UStG anstelle der deutschen Begriffe auch Formulierungen verwendet werden, die in anderen Amtssprachen für die Rechnungsangaben nach Art. 226 MwStSystRL der jeweiligen Sprachfassung verwendet werden. Das BMF gibt hierzu eine...mehr

Appelt/Ertl, E-Rechnung als Prüfungsnachweis – Mögliche Auswirkungen auf die Planung der Abschlussprüfung und den Prozess "Einkauf" aus Sicht des Abschlussprüfers, BC 10/2025, S. 448; Baumgartner/Holle, Rechnung und Vorsteuerabzug in der Praxis – Häufige Fehlerquellen und sichere Gestaltungen, BBK 18/2025, S. 817; Lamprecht, Neues und Ergänzendes zur E-Rechnung und den GoBD ...mehr

Für Unterhaltungsgeräte, das sind Spielautomaten ohne Gewinnmöglichkeit, gibt es derzeit keine gesetzliche Verpflichtung, nach der diese Geräte eine genormte VDAI-Schnittstelle zur Erzeugung eines Auslesestreifens vorweisen müssen (VDAI = Verband der Deutschen Automatenindustrie e. V.). Eine Vielzahl der Unterhaltungsgeräte verfügt jedoch bereits über eine entsprechende tech...mehr

Inwieweit die verschärften Anforderungen des sog. "Kassengesetzes" auf Geldspielgeräte und andere Automaten anwendbar sind, ist derzeit immer noch strittig. Nach aktuellem Stand der Kassensicherungsverordnung [1] gehören Geldgewinnspielgeräte nicht zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen i. S. d. § 146a AO. Dies hat zur Folge, dass die für die Zeit seit 2020 geforderte ze...mehr

Überblick Dieser Beitrag informiert über die Besonderheiten bei der Kassenführung, die Spielhallenbetreiber und Automatenaufsteller beachten müssen. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 140, § 141, § 146 Abs. 1, Abs. 2c u. Abs. 5, § 146a Abs. 1, § 147 Abs. 1, Abs. 2 u. Abs. 6, § 158 Abs. 1, § 200a Abgabenordnung (AO) § 8 Nr. 1 GewStG § 13, § 20 Verordnung über Spielgeräte...mehr

Geldspielgeräte sind nach den Ausführungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)[1] Bestandteile des betrieblichen Datenverarbeitungssystems. Da mit Geldspielgeräten Bareinnahmen aufgezeichnet werden, gehören sie vergleichbar den Registrierkassen unstrittig z...mehr

Eine mit einer elektronischen Registrierkasse vergleichbare Journaldatenaufzeichnung ist nach Herstellerangaben mit der aktuellen Gerätegeneration möglich. Für den Aufsteller besteht keine Möglichkeit, seine (Alt-) Geräte, die bislang nur zu Tagessalden zusammengefasste Umsätze aufzeichnen, – sofern noch in Gebrauch – technisch nachzurüsten. Gemäß den rechtlichen Anforderunge...mehr

Auch Spielhallenbetreiber und Automatenaufsteller müssen gem. den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)[1] ihr Datenverarbeitungssystem in einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation beschreiben. Diese muss verständlich und für einen sachverständige...mehr

Bei einem Geldspielgerät werden die Vorgänge durch ein elektronisches Zählwerk erfasst. Diese Daten werden im sog. VDAI-Protokoll (Verband der Deutschen Automatenindustrie e. V.) gespeichert (sog. "Kassenstreifen") und können über eine Schnittstelle mit entsprechenden Lesegeräten ausgelesen werden. Sind digitale Daten vorhanden, ist es nicht zulässig diese zu löschen und stat...mehr

Als Warenautomaten werden Geräte bezeichnet, mit denen (Heiß- und Kalt-) Getränke, Süßigkeiten, Snacks und sonstige Lebensmittel verkauft werden. Der Kunde bezahlt mit Bargeld oder je nach Gerät mit einer Bankkarte. In Deutschland werden über 600.000 Warenautomaten betrieben, mit denen ein Umsatz von über 3,3 Mrd. EUR erzielt wird. Moderne Automaten verfügen über eine elektro...mehr

Steuerliche Bemessungsgrundlage ist der nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums mittels Zählwerk ermittelte Kasseninhalt abzüglich der darin enthaltenen Umsatzsteuer. Bei Geldspielgeräten mit Gewinnmöglichkeit wird auf den Auslesestreifen ein Saldo (1) und ein Saldo (2) dargestellt. Die Salden werden nach folgendem Schema ermittelt: Entwicklung von Saldo (1) und Saldo (2)mehr

Die auf dem "langen Ausdruck" befindlichen Statistikdaten gehören zu den sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.[1] Sie geben u. a. Aufschluss über die Veränderungen im Bestand der Röhren bzw. Hopper und zeichnen damit steuerlich bedeutsame Beträge auf. Diese für die Besteuerung zweifellos relevanten Daten werden oft fälschlicherweise als Statistikdaten bezeichnet, we...mehr

Überblick Der Arbeitgeber muss vom Arbeitslohn die Lohnsteuer und die übrigen Abzugsbeträge einbehalten und an das Finanzamt bzw. den Beitrag zur Sozialversicherung an die Krankenkasse abführen. Die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Steuerabzugsbeträge wird vom Finanzamt überprüft. Im Fall einer Lohnsteuer-Außenprüfung besteht insbesondere für den Arbeitgeber eine...mehr

Zulässig ist auch die Nachweisführung durch ein elektronisches Fahrtenbuch, das alle Fahrten automatisch mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst. Der Arbeitnehmer muss den dienstlichen Reisezweck bzw. den besuchten Geschäftspartner persönlich ergänzen. Es gelten dem Grundsatz nach dieselben Regeln wie für handschriftlich geführte Fahrtenbücher.[1] Auch beim elektronis...mehr

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das J...mehr

Überblick Dieser Beitrag informiert darüber, welche Besonderheiten es bei der Kassenführung in der bargeldintensiven Gastronomiebranche gibt, z. B. wie sich die Betriebsprüfung in diesem Bereich gewandelt hat, weshalb die offene Ladenkasse noch genutzt werden kann oder was hinsichtlich von Bewirtungsbelegen beachtet werden muss. Außerdem wird auf die Einzelaufzeichnungspflic...mehr

Rz. 28 Der Buchführungspflichtige hat die freie Wahl hinsichtlich des gewählten Buchführungssystems.[1] Allerdings muss es sich zumindest um eine kaufmännische Buchführung also um die "einfache" oder "doppelte" Buchführung, handeln, die eine Gewinnermittlung zulässt. Die "kameralistische" Buchführung, die im Wesentlichen nur einen Nachweis der Einnahmen und Ausgaben darstell...mehr

Rz. 37 Die Finanzbehörde hat, wenn Unterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 AO mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, gem. § 147 Abs. 6 AO das Recht, die Buchführung des Stpfl. durch Datenzugriff zu prüfen.[1] Diese Prüfungsmethode ist mit der Einführung neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung getreten und heute nahezu als der Normalfall anzusehen.[2]...mehr

Rz. 11 Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen aufzubewahren.[1] Rein private Unterlagen[2] sind also nicht aufzubewahren, es sei denn, die Sonderbestimmung des § 147a AO [3] greift ein. Unterlagen i. S. ...mehr

Rz. 1 § 147 AO ist eine besondere Ordnungsvorschrift für die Aufbewahrung von Buchführungs- und Aufzeichnungsunterlagen. Die entsprechende Vorgängerbestimmung war § 162 Abs. 8 und 9 RAO.[1] Die Pflicht zur Aufbewahrung ist notwendiger Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht[2], da anderenfalls deren Zweck, einen Überblick über die Geschäftsvorfälle, die Ertrag...mehr

Rz. 4 Nach § 146 Abs. 1 S. 1 AO sind Buchungen und Aufzeichnungen vollständig vorzunehmen.[1] Die Vorschrift kodifiziert damit einen wesentlichen Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung.[2] Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen aus dem Buchführungswerk lückenlos[3] ersichtlich und verfolgbar sein. Es dürfen keine Geschäftsvorfälle fehlen, auch nicht, wenn sie erfolgsneutral sind....mehr

Rz. 28 Durch § 147 Abs. 2 AO wird der technischen Entwicklung auf dem Gebiet der Datenverarbeitung auch für das Gebiet der Aufbewahrung Rechnung getragen. Die Beweiskraft der gespeicherten oder verfilmten Unterlagen[1] wird durch diese Vorschrift gesetzlich anerkannt. Hierdurch wird den Unternehmen, insbesondere bei umfangreichem Anfall von Geschäftsunterlagen, eine Möglichk...mehr

Rz. 22 Dem Erfordernis der "geordneten" Buchung ist genügt, wenn die Geschäftsvorfälle nicht nach der Zeitfolge gebucht oder abgelegt werden[1], sondern irgendein sinnvolles Ordnungsmerkmal gewählt wird.[2] Hierdurch wird insbesondere Raum für die DV-gestützte Buchführung[3] geschaffen.[4] Gewahrt werden muss jedoch der Grundsatz der Übersichtlichkeit[5], wonach ein sachvers...mehr

Rz. 26 Auch § 146 Abs. 4 AO konkretisiert den Grundsatz der Übersichtlichkeit.[1] Buchungen oder Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.[2] Für das Handelsrecht ergibt sich dieser Grundsatz aus § 239 Abs. 3 HGB. Bei einer manuellen Buchung oder Aufzeichnung sind demgemäß Radierungen, Durchstreich...mehr

Rz. 25 Die Aufbewahrung der Unterlagen hat geordnet zu erfolgen.[1] Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Ausreichend ist jede sich aus den Belangen des Unternehmens ergebende Systematik, sodass – folgend aus dem Grundsatz der Übersichtlichkeit[2] – ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit die für die Überprüfung erforderlichen Belege und Geschäftspapi...mehr

Rz. 1 § 146 AO konkretisiert die steuerrechtlichen Anforderungen an die Führung von Büchern und sonstigen Aufzeichnungen. Die Regelung geht im Wesentlichen zurück auf § 162 RAO.[1] Die letzten wesentlichen Änderungen der Bestimmung sind durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016[2] und das Jahressteuergesetz 2020 v. 21.12.20...mehr

Rz. 19 Sonstige Unterlagen sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO nur insoweit aufzubewahren, als sie steuerlich von Bedeutung sind, also Aussagen oder Teilaussagen über steuerlich relevante Vorgänge enthalten[1], insbesondere zu Kontrollzwecken dienen können (s. Rz. 1). Im Zusammenhang mit der aufzubewahrenden Geschäftskorrespondenz (s. Rz. 16) und den Buchungsbelegen (s. Rz. 17) ...mehr

Rz. 12 Die allgemeine Zeitdifferenz galt auch für die Buchung der Bargeschäfte. § 146 Abs. 1 S. 2 AO a. F. bestimmte lediglich, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden sollen.[1] Nach dem ausdrücklichen Wortlaut handelte es sich um eine Sollvorschrift. Das Gesetz brachte damit zum Ausdruck, dass nicht in jedem Fall das tägliche Festhalten für eine...mehr

Rz. 7 Nach § 146 Abs. 1 S. 1 AO sind die Buchungen zudem zeitgerecht vorzunehmen, um die Übersichtlichkeit der Buchführung[1] zu sichern. Gleiches gilt nach § 239 Abs. 2 HGB.[2] Jede Buchung muss dabei in zeitlich möglichst nahem Abstand an den Geschäftsvorfall erfolgen.[3] Dieses Erfordernis hat verschiedene Zielrichtungen: Zum einen sollen Geschäftsvorfälle buchmäßig nicht ...mehr

Rz. 8 Welche zeitliche Differenz zwischen Geschäftsvorfall und Buchung bzw. bei der DV-gestützten Buchführung der Erfassung noch gerechtfertigt erscheint, richtet sich nach den Verhältnissen des Einzelfalls[1], insbesondere nach dem Zweck der zeitnahen Buchung, bezogen auf den jeweiligen Geschäftsvorfall[2], aber auch nach der technischen Organisation der Buchführung und nac...mehr

Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst (oder ein Dritter in seinem Namen oder für seine Rechnung) ausgestellt oder erhalten hat, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist[1] beträgt 8 Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahrs.[2] Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die gesetzlichen Anforderungen an Echtheit der ...mehr

Das Schreiben stellt klar, dass elektronische, digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und Eigenbelege anerkannt werden, sofern sie ordnungsgemäß signiert und unveränderbar aufbewahrt werden. Eigenbelege müssen zeitnah erstellt oder ergänzt und eindeutig mit der jeweiligen Bewirtungsrechnung verknüpft werden. Zudem muss das erstellte Dokument oder die Ergänzung der...mehr

Seit dem 1.1.2025 ist die Nutzung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) vorgeschrieben (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes). Bestimmte Rechnungen wiederum sind ausgenommen, beispielsweise Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR Gesamtbetrag (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Das el...mehr

Das BMF ersetzte mit BMF-Schreiben v. 6.3.2025 (BStBl 2025 I S. 658) sein bisheriges Anwendungsschreiben zur Behandlung von Kryptowerten v. 10.5.2022 (BStBl 2022 I S. 668). Neu aufgenommen wurden insbesondere Regelungen zu Aufzeichnungs- und Erklärungspflichten (u. a. Anforderungen an von Steuerpflichtigen zu erbringende Nachweise, Anforderungen an die Dokumentation von Hand...mehr

Eine Buchführung ist ordnungsmäßig, wenn die für die kaufmännische Buchführung erforderlichen Bücher geführt werden, die Bücher förmlich in Ordnung sind und der Inhalt sachlich richtig ist.[1] Ein bestimmtes Buchführungssystem ist nicht vorgeschrieben; allerdings muss bei Kaufleuten die Buchführung den Grundsätzen der doppelten Buchführung entsprechen.[2] Im Übrigen muss die...mehr

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Solange der Unternehmer keiner gesetzlichen Buchführungspflicht (§ 238 HGB; §§ 140, 141 AO, auch ausländische Vorschriften lt. BFH, Urteil v. 20.4.2021, IV R 3/20, BFH/NV 2021 S. 1256) unterliegt oder nicht freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann er zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Buchführung wählen und somit auch freiwillig Bücher führen. Einze...mehr

Der Wunsch, Massendaten platzsparend und fälschungssicher über die komplette Zeit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten, ist nicht neu. Einige, auf Archivierung von Daten spezialisierte Unternehmen stellen Apotheken im Auftrag von Pharmagroßhändlern die angesammelten steuerlich relevanten Daten auf einer Archiv-CD/-DVD zur Verfügung. Dabei handelt es sich um Daten,...mehr

Die Ausführungen des BMF zur Aufbewahrung von E-Rechnungen fallen schon im Einführungsschreiben v. 15.10.2024 recht knapp aus (Tz. 60, 61) und wurden zudem durch das zweite Anwendungsschreiben v. 15.10.2025 nochmals verkürzt und angepasst: Grundsätzlich gilt umsatzsteuerlich, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung 8 Jahre aufbewahren muss (§ 14b A...mehr

Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt, dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von E...mehr

Überblick Worauf bei der Kassenführung von Apotheken besonders geachtet werden muss, damit sie betriebsprüfungsfest geführt wird, zeigt dieser Beitrag. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 140, § 146 Abs. 1, § 146b Abs. 1, § 147 Abs. 1 u. Abs. 6 Abgabenordnung (AO) § 22 Umsatzsteuergesetz (UStG) Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.1...mehr

Auch Apotheker haben das Recht, Auskünfte über Dinge, die ihnen ihre Kunden anvertraut haben oder die im Rahmen der Geschäftstätigkeit bekannt geworden sind, gegenüber den Finanzbehörden zu verweigern.[1] Sie dürfen auch die Vorlage von Unterlagen verweigern, aus denen sich entsprechende personenbezogene Daten ihrer Kunden ergeben. Gemeint sind neben der Identität der einzel...mehr

Das BMF 2025 ist ab dem Zeitpunkt seiner Veröffentlichung im Bundessteuerblatt I auf alle offenen Fälle anzuwenden. Es gibt eine Nichtbeanstandungsregelung für Kursbestimmungen. Kursbestimmungen nach den bisherigen Vorgaben sowie abweichende Aufzeichnungen außerhalb der GoBD-Regelungen werden für Veranlagungszeiträume bis einschließlich 2024 nicht beanstandet. Beraterhinweis ...mehr

Das BMF-Schreiben v. 11.3.2024[1] weist ausdrücklich darauf hin, dass die mithilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen die Voraussetzungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)[2] erfüllen müssen. Soweit die komplette Speic...mehr

Überblick Dieser Beitrag informiert über die Besonderheiten bei der Kassenführung, die Inhaber von Taxibetrieben und Mietwagenunternehmen kennen und beachten müssen. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 145 Abs. 1, § 146a Abs. 1 u. Abs. 2, § 146b Abs. 1 u. Abs. 2, § 147 Abs. 1 u. Abs. 3 Abgabenordnung (AO) § 3 Nr. 51 Einkommensteuergesetz (EStG) § 4 Nr. 17b, § 12 Abs. 2, ...mehr

Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)[1] ist das betriebliche Datenverarbeitungssystem in einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die auch für Dritte verständlich abzufassende Beschreibung und Erläuterung des Datenverarbeitungsverfahrensablauf...mehr

Bereits in der Antike kannte man Geräte zur Fahrpreisermittlung. Eine mit zahlreichen Kugeln versehene Zahnradkonstruktion soll der Überlieferung zufolge immer nach einer bestimmten Wegstrecke eine Kugel in eine spezielle Vorrichtung abgegeben haben. Die zurückgelegte Strecke ergab sich danach aus der Anzahl der im Gefäß gelandeten Kugeln. Erste "moderne" Fahrpreisanzeiger wu...mehr

ISO-zertifizierte Audit-Trails, GoBD-konforme Archivierung und Vier-Augen-Prinzip sind in modernen Lösungen vorkonfiguriert. Prüfer können sämtliche Schritte chronologisch nachvollziehen, ohne Ordner zu wälzen. Zudem lösen integrierte Prüfregeln automatisch Alarme bei Unregelmäßigkeiten (etwa doppelte IBANs oder Rechnungsnummern) aus. Was gestern Wochen an Prüfungsvorbereitu...mehr

Welches Schmerzfeld hat die höchste Priorität? (z. B. Kreditorenprozess, Planung, Zahlungsfluss) Gibt es bereits Systeme, die integriert werden müssen? (ERP, Lohnbuchhaltung, CRM) Welche regulatorischen Anforderungen gelten? (GoBD, CSRD, Steuerrecht) Wie technologisch affin ist die Belegschaft? (Ein Tool ist nur so gut wie seine Nutzer)mehr

KMU wachsen oft in Sprüngen: neue Länder, weitere Produktlinien oder Standorte, zusätzliche Gesellschaften. In der manuell geprägten Welt skaliert die Finance-Organisation über Köpfe. Automatisierte Systeme hingegen skalieren technisch: Ob 100 oder 1.000 Buchungen – die Datenbank performt gleich. Damit bleibt das Team klein, die Prozesse schlank und die Fixkosten planbar.mehr