Fachbeiträge & Kommentare zu GoBD

2.1. Welche Aspekte in Bezug auf die Aufbewahrung ergeben sich im Zusammenhang mit einer E-Rechnung? Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Abs. 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat, sofern eine steuerrechtliche Relevanz der Rechnung nicht eine längere Aufbewahrung erforderlich macht (z. B. aufgrund eines Vorsteuer...mehr

Ordnungssystem: Jede Rechnung wird im Zuge der Nachverarbeitung in einem festgelegten, nachvollziehbaren Ordnungssystem abgelegt, um eine jederzeitige Auffindbarkeit zu gewährleisten. Als Indexsystem kann ein numerisches, alphabetisches oder alphanumerisches System verwendet werden. Aufbewahrungssystematik: Die Rechnungen werden nach einem klaren System aufbewahrt, das zum Be...mehr

Wenn bei der Verbuchung die digitale Rechnung mit dem Buchungssatz verknüpft und die Buchung festgeschrieben wird, diese Rechnung im E-Rechnungsformat vom Lieferanten an den Mandanten übersandt und anschließend vom Mandanten an den Steuerberater übermittelt wurde, gelten die nachstehenden Erwägungen. Um eine GoBD-konforme Archivierung zu erreichen, muss bei einer elektronisc...mehr

Prüfung der Aufbewahrungsfristen: Die Löschung digitaler Archivbestände erfolgt nicht vor Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfristen. Dabei werden die Besonderheiten bei der Aufbewahrung von Dokumenten im Zusammenhang mit Anlagevermögen beachtet (siehe GoBD, Rz. 81). Autorisation und Durchführung: Die Löschung muss ausschließlich von den dafür zuständigen Mitarbeitern autor...mehr

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs sind in elektronischer Form unveränderbar aufzubewahren. Soweit eine E-Mail jedoch ausschließlich als reines Transportmittel (analog dem Briefumschlag) dient, um die angehängte elektronische Rechnung zu übermitteln, ist diese grundsätzlich nicht zusätzlich aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht...mehr

Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Abs. 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat, sofern eine steuerrechtliche Relevanz der Rechnung nicht eine längere Aufbewahrung erforderlich macht (z. B. aufgrund eines Vorsteuerberichtigungszeitraums von zehn Jahren bei Grundstücken und Gebäuden). Der strukturierte Teil einer ...mehr

Ja. Beim Versand und Empfang von E-Rechnungen sollten zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die gewährleisten, dass eine E-Rechnung nicht abgefangen und manipuliert werden kann bzw. dass die DSGVO eingehalten wird. Als vorteilhaft können sich Plattformlösungen erweisen. Die Versandart E-Mail sollte daher bis zur Einführung einer Übermittlungspflicht der E-Rechnung an die F...mehr

Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) wurde in Deutschland zum 1. Januar 2025 die elektronische Rechnung für inländische B2B-Rechnungen verpflichtend eingeführt. Seitdem gilt für alle Unternehmen in Deutschland eine gesetzliche Empfangspflicht für elektronische Rechnungen. Die Ausstellung von E-Rechnungen ist im Jahr 2026 noch freiwillig. Ab dem 1. Januar 202...mehr

Regelmäßiger Abruf: E-Rechnungen werden regelmäßig abgerufen, entweder per E-Mail, über ein spezielles E-Mail-Postfach, eine elektronische Schnittstelle, einen zentralen Speicherort oder ein Internetportal. Der Abruf sollte täglich oder mehrmals täglich erfolgen. Dokumentation: Der Abruf und Eingang der E-Rechnungen wird dokumentiert, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleist...mehr

Eymann, Von der Inbox ins Prüfungszimmer – wenn Bits zu Belegen werden – Teil 1 — E-Mails zwischen Aufbewahrungspflicht, Vorlagegrenzen und digitaler Betriebsprüfung, Ubg 11/2025, S. 650; Eymann, Von der Inbox ins Prüfungszimmer – wenn Bits zu Belegen werden – Teil 2, Ubg 12/2025, S. 704; Echterfeld, GoBD-konforme Verfahrensdokumentation in der Praxis – Aufbau, Umsetzung und...mehr

Eggert, Bilanzierung bei Abfindung ausscheidender Gesellschafter – Handelsbilanz – IDW RS FAB 7, WP-Praxis 12/2025, S. 419; Arendt/Siegel, Aufzeichnungspflicht von Trinkgeldern an Arbeitnehmer – Ein Überblick mit Fokus auf die Gastronomie, DStR 28/2025, S. 1565; Bramburger/Schwirkslies, Buchführung – Richtig abgrenzen und steuerlich ansetzen – Aus- und Fortbildungskosten, b+...mehr

Appelt/Ertl, E-Rechnung als Prüfungsnachweis – Mögliche Auswirkungen auf die Planung der Abschlussprüfung und den Prozess "Einkauf" aus Sicht des Abschlussprüfers, BC 10/2025, S. 448; Baumgartner/Holle, Rechnung und Vorsteuerabzug in der Praxis – Häufige Fehlerquellen und sichere Gestaltungen, BBK 18/2025, S. 817; Lamprecht, Neues und Ergänzendes zur E-Rechnung und den GoBD ...mehr

Boxberg/Seidler, BB 2025, 2923-2927, Going Concern – wesentliche Neuerungen des ISA 570 (Revised 2024), BB 50/2025, S. 2923; Ebeling/Häsner, Umgang mit handelsrechtlichen Distanzierungstend...mehr

Vgl. Nr. 1.14 des AEAO zu § 146a. Aufgrund des Risikos des Verlusts der Daten (z.B. aufgrund eines Diebstahls oder Defekts der TSE) sind die Daten einer TSE regelmäßig zu sichern (vgl. Rz. 103 ff GoBD).mehr

Eine Kasse ohne entsprechende TSE-Anbindungsmöglichkeit darf ab dem 1. Januar 2020 nicht mehr in den Verkehr gebracht werden. Wenn eine TSE-Anbindungsmöglichkeit besteht, der Steuerpflichtige diese aber nicht nutzt, ist das nicht das Risiko des Herstellers. Verantwortlich für den ordnungsgemäßen Einsatz der TSE ist der Steuerpflichtige (vgl. Tz. 21 der GoBD).mehr

Im Fall eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus einem Produktivsystem darf von einer Aufbewahrung bislang verwendeter Hard- und Software nur dann abgesehen werden, wenn eine maschinelle Auswertbarkeit der Daten nebst Stammdaten und Verknüpfungen durch das neue oder ein anderes System uneingeschränkt gewährleistet ...mehr

Die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO ist grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig. Eine Ausnahme kann gelten, sofern die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO als Teil der Verfahrensdokumentation nach Rz. 151 ff der GoBD verwendet wird. In diesem Fall ist sie gemäß § 147 Absatz 1 Nummer 1 AO in Verbindung mit § 147 Absatz 3 Satz 1 AO zehn Jahre aufzubewahren.mehr

2.2.1 Welche Daten gehören zu den "steuerrelevanten Daten"? Die Finanzverwaltung gibt keine Definition von sog. "steuerrelevanten Daten". Sofern in einem der genannten Systeme Daten mit Belegfunktion anfallen, die einzeln oder in Summe Niederschlag in der Buchführung finden, kann von einer Aufbewahrungspflicht ausgegangen werden. Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Bü...mehr

Hierzu ist eine Einzelfallbetrachtung notwendig, d. h. von welchem System auf welches System die Migration durchgeführt wird. Dabei sind Softwareherstellervorgaben und die mit dem/den Softwarehersteller(n) getroffenen vertraglichen Regelungen zu beachten.mehr

Wie lange müssen welche Unterlagen im Handels- und Steuerrecht aufbewahrt werden? Es ist nach den aufzubewahrenden Unterlagen zu differenzieren. Die Aufbewahrungsfristen betragen zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständ...mehr

Die Finanzverwaltung gibt keine Definition von sog. "steuerrelevanten Daten". Sofern in einem der genannten Systeme Daten mit Belegfunktion anfallen, die einzeln oder in Summe Niederschlag in der Buchführung finden, kann von einer Aufbewahrungspflicht ausgegangen werden. Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen ...mehr

Nein. Der reine Ausdruck einmal in elektronischer Form vorliegender Dokumente entspricht nicht den Vorgaben der GoBD. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewahrung, S. 101mehr

Im Grundsatz ist diese Frage mit "ja" zu beantworten. Mit den GoBD vom 28. November 2019 (Rz. 55) lässt das BMF erstmals zu, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle kurzzeitig gemeinsam im Kassenbuch festgehalten werden können. Es ist eine Regelung, die Kleinunternehmer entlasten soll, da dies in der bisherigen Praxis ohnehin schon vorzufinden ist. Jedoch muss eine Trennung n...mehr

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind entsprechend den GoBD in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient die E-Mail jedoch lediglich als Transportmittel und enthält keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so fällt die E-Mail selbst – in Analogie zum Briefumschlag – auch nicht unter die Aufbewa...mehr

Die Gemeinsamen Grundsätze (GG) nach § 9a BVV für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV i. d. F. vom 1. April 2022 enthalten sozialversicherungsrechtliche Spezialregelungen. Diese beziehen sich jedoch insbesondere auf das Vorhalten und die Vorlage von Unterlagen bei Prüfungen durch die Sozialversicherungsbehörden. Sie ersetzen die GoBD ni...mehr

Die Aufbewahrung der konvertierten Version ist nach der Neufassung der GoBD vom 28. November 2019 ausreichend, soweit keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wurde, bei der Konvertierung keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt werden...mehr

Steuerlich relevante Belege fallen unter Unterlagen nach § 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO. Diese können grundsätzlich in digitaler Form aufbewahrt werden, wenn dies in GoBD-konformer Weise erfolgt. Die BStBK bietet hier eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen an. Bei Vorliegen und Einhaltung der in der Muster-Verfahrensdokumentation beschriebenen Pro...mehr

Neben den Daten in Form von Datensätzen und den elektronischen Dokumenten sind auch alle zur maschinellen Auswertung der Daten und elektronischen Dokumente sowie im Rahmen des Datenzugriffs notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewahrung, S. 92mehr

Ja, die Anforderungen machen keinen Unterschied zwischen maschinell auswertbaren Daten und sonstigen elektronischen Daten. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewahrung, S. 101mehr

Implementierung automatischer Funktionen, welche die Doppelerfassung verhindern (z. B.: Durch die Definition des Indexfeldes "Rechnungsnummer" als "unique" im Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird darauf hingewiesen, dass mehrere Dokumente mit der gleichen Rechnungsnummer erfasst wurden, bspw. bei gescannter und kommentierter gescannter Eingangsrechnung). Implementierung von ...mehr

Ist die auf den Originaldokumenten verwendete Farbe aus Sicht der Rechnungslegung von Bedeutung (z. B. Minusbeträge in rot), so sind diese mit Farbscannern zu erfassen und farbig zu archivieren. Beim Einsatz einer Foto App ist dies grundsätzlich durch die Grundeinstellung "Farbe" gewährleistet. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewah...mehr

Völlig losgelöst von IT- und datenbasierten Fragestellungen sollte zunächst darauf abgestellt werden, den sachlichen Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen anhand der unternehmensspezifischen Besonderheiten auszuloten (inhaltliche Sichtweise). Über eine Art "IT-Übersetzung" sind daran anschließend die betroffenen DV-Systeme und Formate zu identifizieren, die den inne...mehr

Es gibt keine allgemeinverbindliche Liste der steuerrelevanten Daten und Dokumente. Die Gründe dafür liegen zum einen in der Vielzahl unterschiedlicher Systeme in den heutigen, heterogenen IT-Landschaften, zum anderen aber auch im unternehmensspezifischen Einsatz der betrieblichen Hard- und Software. Hilfestellung gibt die AWV-Veröffentlichung "Aufbewahrungspflichten und -fr...mehr

Grundsätzlich sind im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Sie müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Das gilt ni...mehr

Bei der Vorgabe der inhaltlichen Übereinstimmung ist auf die aufbewahrungspflichtigen Inhalte abzustellen. Ausgenommen davon sind insbesondere (sofern ihnen keine Beweisfunktion zum Nachweis der Echtheit zukommt): Formatierungsinformationen wie Layout, Zeichensätze, Schriftfarbe; Hintergrundbilder und andere grafische Gestaltungselemente bei intern erstellten Dokumenten; Firmen...mehr

Dies erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit laut GoBD nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten. Entsprechend erfordert dies ergänzende Maßnahmen, wie z. B. eine Kombination aus regelmäßigen Sicherungen, Zugriffsschutzmechanismen, Kopien auf nur einmal beschreibbaren Datenträgern, Entzug von Schreibrechte...mehr

Bei elektronischen Belegen kann eine laufende Nummerierung auch automatisch vergeben werden. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewahrung, S. 120mehr

Nach der Konvertierung in ein Inhouse-Format sind grundsätzlich beide Versionen (die ursprüngliche und die konvertierte Fassung) aufzubewahren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten. Die konvertierte Version ist als solche zu kennzeichnen. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewahrung, S. 133mehr

Sofern nicht mehr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten übernommen werden, ist eine Aufbewahrung in Form von Datenextrakten, Reports oder Druckdateien unzulässig. GoBD-Leitfaden der AWV, Version 2.2 - Abschnitt: 4.1 Anforderungen an die Aufbewahrung, S. 133mehr

Im Ausland entstandene/empfangene Belege (GoBD vom 14. Juli 2025, Rn. 130): § 146 Abs. 2 AO steht einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland). Verbringung von Papierbelegen zur Ers...mehr

Grundsätzlich ja, denn die Anforderung an die Bereitstellung von originär elektronischen Daten bezieht sich auf alle Systeme, nicht nur beispielsweise auf die Systeme, mit denen die Daten Eingang ins Unternehmen finden. Allerdings sind in standardisierten, automatisierten Systemen nicht alle Daten aufbewahrungspflichtig, die während der einzelnen Verarbeitungsschritte und in...mehr

Seit dem 1. Januar 2017 muss sichergestellt sein, dass alle "Kassendaten (Einzelaufzeichnungen)" während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar gemacht werden können. Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl I 2016, 3152) hat der Gesetzgeber neue Anforderungen an...mehr

Die Unveränderbarkeit lässt sich hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger), softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) wie auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleisten; insbesondere sind auch Kombinationen davon mögli...mehr

In Papier erstellte und unterzeichnete Abschlüsse müssen im Original, das heißt in Papierform (siehe Frage 4) aufbewahrt werden. Digitale Exemplare können lediglich ergänzend erstellt werden, stellen aber nicht das Original dar. Das Erfordernis der eigenhändigen Unterschrift (auf Papier) besteht nur noch in Ausnahmefällen, z. B. bei nicht elektronischer Übermittlung der ESt-E...mehr

Unterlagen nach § 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO können grundsätzlich in digitaler Form aufbewahrt werden, wenn dies in GoBD-konformer Weise erfolgt. Die BStBK bietet hier eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen. Bei Vorliegen und Einhaltung der in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Prozesse ist die Vernichtung von gescannten Papierunterlagen ...mehr

Für elektronische Rechnungen gilt eine spezielle Regelung, wonach eine Aufbewahrung im übrigen Gemeinschaftsgebiet voraussetzt, dass eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet ist. Dabei hat der Unternehmer dem Finanzamt den jeweiligen Aufbewahrungsort mitzuteilen. Ein Antrag und dessen Bewilligu...mehr

PDF/A (ISO 19005) ist das am weitesten verbreitete Format für die revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente. Es garantiert Unveränderbarkeit: Keine externen Verweise oder eingebettete Skripte. Langzeitlesbarkeit: Alle Ressourcen (Schriften, Bilder, Metadaten) sind eingebettet. Plattformunabhängigkeit: Lesbar auf allen Systemen, auch in Jahrzehnten noch. (siehe auch: Empf...mehr

Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. In der Regel handelt es sich um eine Kombination aus mehreren Ordnungskriterien. Es muss sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter jederzeit in die Lage versetzt ist, innerhalb angemessener Zeit zu prü...mehr

2.2.21 Wie ist Unveränderbarkeit grundsätzlich herzustellen? Die Unveränderbarkeit lässt sich hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger), softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) wie auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gew...mehr

Für E-Mails bedeutet der Grundsatz der Ordnung, dass diese mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein sollten. Eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall muss möglich sein. Hierbei müssen die weiteren Ordnungsmäßigkeitsanforderungen (bspw. Vollständigkeit, Unveränderbarkeit) ebenfalls erfüllt werden. Um sich der Anforderung an die geor...mehr