Fachbeiträge & Kommentare zu Geschäftsreise

Sachverhalt Arbeitnehmer Heiner Heilig ist Ingenieur für Brückenbauten. Am 1.1.2025 unternimmt er eine 6-monatige Dienstreise nach Brasilia (Hauptstadt Brasiliens). Die Verpflegungspauschale für Brasilia bei 24-stündiger Abwesenheit beträgt 51 EUR je Kalendertag. Welche Möglichkeiten für die Reisekostenerstattung an den Arbeitnehmer gibt es? Ergebnis Variante 1: klassisches Er...mehr

Sachverhalt Im letzten Jahr hat ein Mitarbeiter 3 Aufträge für denselben Kunden ausgeführt. Die befristeten Verträge für die voneinander unabhängigen Aufträge wurden einzeln, im Abstand von mehreren Monaten und mit verschiedenen Vertretern des Auftraggebers geschlossen. Der letzte Auftrag wird voraussichtlich dieses Jahr abgeschlossen sein. Der Arbeitgeber hat keine erste Tä...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer unternimmt eine einwöchige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nach Oslo. Er legt die Strecke mit einem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Leihwagen zurück. Von Kiel nach Oslo benutzt der Arbeitnehmer die Fähre. Verlauf der Reise: Montag: 9:00 Uhr Abfahrt von zu Hause; 14:00 Uhr Abfahrt in Kiel mit der Fähre Dienstag: 9:30 Uhr Ankunft in ...mehr

Erhält der Arbeitnehmer im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung von seinem Arbeitgeber unentgeltliche Mahlzeiten, ist zu unterscheiden zwischen der Übergangszeit von 3 Monaten seit Begründung der doppelten Haushaltsführung und der Folgezeit, für die am Ort der ersten Tätigkeitsstätte keine Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich abgezogen werden dürfen. Für die ersten 3 M...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. Er erreicht Kopenhagen um 23:00 Uhr. Die Übernachtungen mit Frühstück wurden vom Arbeitgeb...mehr

Verpflegungsmehraufwendungen bei beruflichen Auswärtstätigkeiten, die der Arbeitgeber über die steuerfreien Verpflegungspauschalen hinaus erstattet, können mit einem Steuersatz von 25 % pauschal besteuert werden. Die Pauschalbesteuerung ist beschränkt auf 100 % des Betrags, der dem Betrag entspricht, der für die jeweilige Auswärtstätigkeit steuerfrei erstattet werden kann.[1...mehr

Begriff Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen verköstigt werden. Bewirtet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer, stellt der sich dadurch ergebende Vorteil als Sachbezug steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, wenn die Bewirtung im weitesten Sinne als Ertrag bzw. Gegenleistung für die individuelle Arbeitskraft des Arbeitnehmers anzusehen ist und keine Kürzung der als Reisekosten a...mehr

Sachverhalt Eine Arbeitnehmerin unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit mit Kundenbesuchen in Madrid und Sevilla. In beiden Städten hat sie Bekannte, bei denen sie übernachtet. Sie beantragt die Erstattung von Reisekostenpauschalen für je 2 Übernachtungen in Madrid und Sevilla. Der Arbeitgeber erstattet die steuerlich höchstmöglichen Beträge. Welche...mehr

Sachverhalt Ein Monteur, der in Hannover wohnt, ist seit Juli des Vorjahres (und voraussichtlich noch bis Ende des nächsten Jahres) auf Montage in Hamburg eingesetzt. Eine Arbeitgeberzuordnung zum Betrieb ist nicht erfolgt. Unter der Woche übernachtet er in einer Pension zum Preis von 25 EUR je Nacht (ohne Frühstück), die in 10 Kilometer Entfernung von der Arbeitsstätte liegt...mehr

Sachverhalt Nach unternehmensinternen Regelungen erhalten Mitarbeiter bei Auswärtstätigkeiten für Fahrten mit dem eigenen Pkw einen Fahrtkostenersatz von 0,50 EUR je gefahrenen Kilometer. Verpflegungspauschalen werden hingegen nicht gewährt. Es liegt eine Reisekostenabrechnung vor, nach der ein Mitarbeiter am Montag um 6:00 Uhr seine Wohnung verlassen hat und zu einer berufli...mehr

Die 3-Monatsfrist beginnt mit der Begründung der doppelten Haushaltsführung, also wenn der Arbeitnehmer seine Tätigkeit am auswärtigen Beschäftigungsort aufgenommen und eine Zweitwohnung bezogen hat. Praxis-Beispiel 3-Monatsfrist beginnt mit Bezug der Zweitwohnung Der Arbeitnehmer hat zum 1.11. des Vorjahres eine auswärtige Arbeitsstelle angetreten, ab 1.1 des aktuellen Jahres...mehr

Erhält der Arbeitnehmer im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung von seinem Arbeitgeber unentgeltliche Mahlzeiten, ist zu unterscheiden zwischen der Übergangszeit von 3 Monaten seit Begründung der doppelten Haushaltsführung und der Folgezeit, für die am Ort der ersten Tätigkeitsstätte keine Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich angesetzt werden dürfen. Für die ersten 3 Mo...mehr

Bei einer mehrtägigen Auslandsreise richtet sich das jeweilige Auslandstagegeld nach dem Land, das der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Liegt dieser Ort im Inland, weil es sich um den Rückreisetag einer mehrtägigen Auslandsreise handelt, ergibt sich das zutreffende Auslandstagegeld nach den für eintägige Reisen geltenden Regeln. Für Rückreisetage ist also a...mehr

Arbeitnehmer, die ihre Tätigkeit nahezu ausschließlich auf Fahrzeugen ausüben, fallen ebenfalls unter den Reisekostenbegriff der beruflichen Auswärtstätigkeit. Auch wenn sie keine erste Tätigkeitsstätte im Betrieb begründen, gelten für ihre Auswärtstätigkeiten auf Fahrzeugen dieselben Reisekostenregelungen wie bei Arbeitnehmern, die am jeweiligen Betriebssitz eine erste Täti...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nach Frankreich. Er besucht dort Gebiete außerhalb der Großstädte und legt folgende Übernachtungsrechnungen zur Erstattung vor: 1. Übernachtung: 95 EUR sowie ein zusätzlich berechnetes Frühstück für 10 EUR 2. Übernachtung: 106 EUR mit Hinweis "einschließlich Frühstück" 3. Übernachtun...mehr

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR brutto, handelt es sich um eine übliche Bewirtung. Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegung...mehr

Mahlzeiten aus besonderem Anlass sind gegeben, wenn sie unmittelbar durch den Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt eingeräumt werden. Dazu zählt auch die besondere Arbeitgeberbewirtung im weiteren Sinne, die auf Veranlassung des Arbeitgebers durch einen Dritten erfolgt.[1] Für die lohnsteuerliche Erfassung und Bewertung solcher Bewirtungsleistungen sind 3 Fallgruppen zu ...mehr

Sachverhalt Eine Lkw-Fahrerin ist an 6 Tagen je Woche mit Nachtfahrten von abends bis morgens unterwegs. Abends fährt sie von der Wohnung zum Lkw-Depot, übernimmt den Lkw, fährt ihre Tour und stellt das Fahrzeug morgens wieder im Depot ab. Anschließend fährt sie zur Wohnung. Mit den nachfolgenden Zeiten ist sie von ihrer Wohnung abwesend.mehr

Durch Zeitablauf kann keine erste Tätigkeitsstätte begründet werden. Sachverhalte, in denen längerfristige vorübergehende Auswärtstätigkeiten nach Ablauf von 3 Monaten zur doppelten Haushaltsführung werden, sind dadurch ausgeschlossen. Unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer beim Arbeitgeber eine erste Tätigkeitsstätte hat, bestimmt sich für die gesamte Dauer der beruflichen A...mehr

Rz. 119 Die Nichtzulassungsbeschwerde hatte Erfolg und führt gemäß § 544 Abs. 7 ZPO zur Aufhebung des angegriffenen Urteils und zur Zurückverweisung des Rechtsstreits an das Berufungsgericht. Das Berufungsgericht war unter entscheidungserheblichem Verstoß gegen Art. 103 Abs. 1 GG zu der Annahme gelangt, dass der Abschluss der Aufhebungsvereinbarung den Zurechnungszusammenhan...mehr

Rz. 83 § 8 Abs. 4 Satz 2 TzBfG nennt als betrieblichen Grund die wesentliche Beeinträchtigung von Organisation oder Arbeitsablauf. Da Organisation und Arbeitsabläufe i. d. R. miteinander verbunden sind, ist eine Trennung meist nicht möglich.[1] Arbeitsablauf meint nach der Gesetzesbegründung den technischen Arbeitsablauf.[2] Rz. 84 Eine wesentliche Beeinträchtigung der Organi...mehr

Sachverhalt Ein Bauarbeiter ist seit mehr als einem Jahr auf einer Großbaustelle eingesetzt, die voraussichtlich zum Ende des nächsten Jahres abgeschlossen wird. Die Baustelle ist 25 Kilometer vom Firmensitz und 40 Kilometer vom Wohnort des Mitarbeiters entfernt. Er verlässt regelmäßig um 7 Uhr die Wohnung und kehrt dorthin gegen 18 Uhr zurück. Zum Firmensitz kommt er nur zu...mehr

Sachverhalt Während einer Fachmesse lädt der Geschäftsführer eines Unternehmens seine 4 Abteilungsleiter zum Mittagessen in das Messerestaurant ein. Die Gesamtrechnung für das Mittagessen der 4 Abteilungsleiter und des Geschäftsführers beläuft sich auf 180 EUR einschließlich Umsatzsteuer. Der Geschäftsführer bittet um Erstattung der getragenen Aufwendungen und darum, evtl. lo...mehr

Wird der Arbeitnehmer nach den vorstehend dargestellten Grundsätzen während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, ist nach der gesetzlichen Regelung zu unterscheiden zwischen einer üblichen Arbeitgeberbewirtung und einem Belohnungsessen. Die Üblichkeitsgrenze liegt bei 60 EUR. Die 60-EUR-Grenze ist als Bruttobetrag inkl. Mehrwertsteuer zu ...mehr

Eine doppelte Haushaltsführung setzt voraus, dass der Arbeitnehmer an seiner dauerhaft bzw. zumindest längerfristig angelegten auswärtigen ersten Tätigkeitsstätte eine Zweitwohnung bezieht. Der Bezug einer auswärtigen Unterkunft bei Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte, die bei ihrer individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise an ständig wechselnden Tätigkeitsstä...mehr

Freifahrten und Freiflüge zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind steuerfrei, wenn der Arbeitnehmer sie erhält als Sammelbeförderung oder zu einer so gut wie ausschließlich beruflich veranlassten vorübergehenden Auswärtstätigkeit[1] oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung als wöchentliche Familienheimfahrten. In diesen Fällen ist auch die kostenlose oder verbil...mehr

Nach Ablauf der 3-Monatsfrist ist der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen für die Tätigkeit an der ersten Tätigkeitsstätte ausgeschlossen. Die doppelte Haushaltsführung stellt keine berufliche Auswärtstätigkeit dar, sondern ist gerade dadurch gekennzeichnet, dass der Arbeitnehmer am auswärtigen Beschäftigungsort (= außerhalb des Ortes seiner Hauptwohnung) seine erste Täti...mehr

Überschreitet die Bewirtungsleistung bei beruflichen Auswärtstätigkeiten den Betrag von 60 EUR brutto pro Arbeitnehmer, ist von einer unüblichen Beköstigung auszugehen, die mit dem tatsächlichen Wert lohnsteuerpflichtig ist.[1] Bei solchen unüblichen Mahlzeiten wird unterstellt, dass es sich um Belohnungsessen handelt. Der Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte ist deshalb aus...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer reist 2025 am Montag um 20:00 Uhr zu einer beruflichen Auswärtstätigkeit von seiner Wohnung in Berlin nach Brüssel. Er erreicht Belgien um 2:00 Uhr. Am Dienstag ist er den ganzen Tag in Brüssel tätig. Am Mittwoch reist er zu einem weiteren Geschäftstermin um 8:00 Uhr nach Amsterdam. Er erreicht Amsterdam um 14:00 Uhr. Dort ist er bis Donnerstag u...mehr

Erhält der Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit übliche Mahlzeiten (Gesamtwert bis 60 EUR) vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten gestellt, ist hierfür ein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand hat. Im Rahmen der 60-EUR-Grenze ist die Arbeitnehmerbewirtung mit dem amtliche...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer unternimmt mit der Bahn eine 2-tägige Reise nach München. Die Übernachtung in München zum Preis von 90 EUR zuzüglich 20 EUR Frühstück hat er selbst gebucht. Der Mitarbeiter legt die Rechnung, die auf die Firma ausgestellt ist, zusammen mit den Bahnfahrkarten i. H. v. 196 EUR zur Erstattung vor. Die Reisekostenordnung des Unternehmens sieht eine Ü...mehr

Sachverhalt Eine Vertriebsmitarbeiterin unternimmt mit der Bahn eine 2-tägige Dienstreise durch Norddeutschland. Die Fahrtkosten wurden bereits im Rahmen des Großkundenabonnements des Arbeitgebers mit der Bahn abgerechnet. Die Mitarbeiterin legt mit ihrer Reisekostenabrechnung eine Hotelrechnung vor, die auf das Unternehmen ausgestellt ist. In der Rechnung ist neben einer Über...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitgeber ohne eigene Kantine hat mit dem Pächter der Nachbarkantine eine Vereinbarung getroffen, nach der jeder Mitarbeiter täglich einen (digitalen) Essensgutschein für ein Mittagessen in der dortigen Kantine im Wert von 2 EUR erhält. Der Durchschnittspreis der dort angebotenen Essen – Menü 1 zum Preis von 3,50 EUR bzw. Menü 2 zum Preis von 4,50 EUR – lie...mehr

Sachverhalt Ein Berufskraftfahrer startet, ohne zu übernachten, am Montag um 20:00 Uhr eine Tour im Inland, die am Dienstag um 4:30 Uhr beendet wird. Am gleichen Tag muss er zusätzlich von 18:00 Uhr bis 22:15 Uhr noch eine Auslieferung vornehmen. Alle Zeiten gelten von und bis zur Wohnung. Die gesetzlich vorgeschriebene Lenkpause und die Ruhezeiten werden eingehalten. In welc...mehr

Eine Unterbrechung der Tätigkeit am auswärtigen Beschäftigungsort aus privaten Gründen (z. B. wegen Urlaub oder Krankheit) hat genauso Einfluss auf die 3-Monatsfrist wie eine Unterbrechung der Tätigkeit aus betrieblichen Gründen. Beides führt zu einem Neubeginn der 3-Monatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens 4 Wochen gedauert hat.[1] Auf den Grund der Unterbrechung – be...mehr

Seit 2014 ist der Ausbildungsbetrieb bei einer dualen Ausbildung die erste Tätigkeitsstätte des Auszubildenden, wenn dies der Ausbildungsbetrieb ausdrücklich festlegt (arbeitsrechtliche Zuordnung). Fahrtkosten zur Berufsschule können dann nach den Dienstreisegrundsätzen vom Arbeitgeber erstattet werden. Weist der Ausbildungsbetrieb dem Auszubildenden keine erste Tätigkeitsst...mehr

Sachverhalt Ein Berufskraftfahrer im Fernverkehr verlässt am Sonntag um 21:00 Uhr seine Wohnung und fährt zum Betriebshof des Arbeitgebers, um dort den beladenen Lkw zu übernehmen. Um 22:00 Uhr beginnt er eine mehrtägige Auswärtstätigkeit im Inland und kehrt am Mittwoch wieder zum Betriebshof zurück. Sonntag, 21:00 Uhr: Verlassen der Wohnung zur vorgegebenen Tour. Montag: Abla...mehr

Sachverhalt Ein in München wohnender Monteur ist seit Januar auf Montage in Österreich. Unter der Woche übernachtet er in einem angemieteten 1-Zimmer-Appartement für 300 EUR monatlich. Am Freitag fährt er regelmäßig übers Wochenende mit dem Pkw 200 km zu seiner Familie nach Hause, dort kommt er gegen 19:30 Uhr an. Sonntags fährt er um 19:00 Uhr wieder von zu Hause zur Bauste...mehr

Bei eintägigen Auslandsreisen ist der Pauschbetrag für den letzten Tätigkeitsort im Ausland anzusetzen. Werden während einer eintägigen Auslandsreise mehrere Tätigkeitsstätten in verschiedenen Ländern aufgesucht, ist der Pauschbetrag für das Land der letzten ausländischen Tätigkeitsstätte maßgeblich. Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgef...mehr

Umfasst die Hotelrechnung für die Übernachtung auch das Frühstück, müssen die auf die Verpflegung entfallenden Kosten herausgerechnet werden. Die Kosten für das Frühstück sind mit 20 % des für den Unterkunftsort bei einer 24-stündigen Abwesenheit maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegung anzusetzen.[1] Die Kürzungsregelungen für In- und Auslandsreisen sind vereinheitlicht wo...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit in die USA mit folgendem Verlauf: Montag: 8:00 Uhr Flug von Düsseldorf nach New York, Ankunft am Mittag Mittwoch: Flug von New York nach Washington Donnerstag: Flug von Washington nach Boston Samstag: Rückflug von Boston nach Düsseldorf, Ankunft um 22:00 Uhr am Flughafen (Ankunft Wohn...mehr

Sachverhalt Ein Mitarbeiter nimmt an einem halbtägigen auswärtigen Seminar mit Mittagessen teil und ist 6 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend. Für die Fahrt zum Seminar nutzt er seinen privaten Pkw und könnte für die entstandenen Fahrtkosten eine Erstattung i. H. v. 30 EUR (2 x 50 km x 0,30 EUR je Kilometer) von seinem Arbeitgeber beanspruchen....mehr

Sachverhalt Ein Busfahrer im öffentlichen Personennahverkehr soll ein Fahrzeug immer an wechselnden Stellen im Stadtgebiet übernehmen und mindestens einmal wöchentlich die Kasse abrechnen. Die Kassenabrechnung erfolgt in der Geschäftsstelle oder einem Betriebshof. Dort werden auch die Personalakten geführt, zudem sind Krank- und Urlaubsmeldungen hier abzugeben oder hierhin z...mehr

Sachverhalt Eine Lkw-Fahrerin arbeitet Teilzeit und ist typischerweise jeden Dienstag und Donnerstag von 20:00 Uhr bis 4:00 Uhr des Folgetags beruflich unterwegs. In dieser Zeit legt sie regelmäßig auch die gesetzlich vorgeschriebene Lenkpause von 45 Minuten ein. Ihre Wohnung verlässt sie um 19:45 Uhr und kehrt um 4:20 Uhr dorthin zurück. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt ni...mehr

Sachverhalt Ein Kundendienstmonteur fährt mit seinem eigenen Pkw jeweils montags gegen 7:30 Uhr zunächst in die Firma. Dort holt er den firmeneigenen Werkstattwagen ab und stellt seine Wochentour zusammen. Er verlässt die Firma erst gegen 10 Uhr. Am Freitagmittag beendet er gegen 15 Uhr seine Außendiensttätigkeit, indem er in der Firma seine Aufträge abrechnet und an die Buc...mehr

Sachverhalt Ein Monteur ist von Beginn seines Dienstverhältnisses an bis auf Weiteres auf Montage bei einem Kunden eingesetzt. Der Betrieb des Kunden ist 20 Kilometer vom Wohnort des Mitarbeiters entfernt. Die Strecke dorthin legt er mit dem eigenen Pkw zurück. Er verlässt regelmäßig um 7 Uhr die Wohnung und kehrt dorthin gegen 18 Uhr zurück. Zum Firmensitz kommt der Mitarbe...mehr

Überblick Arbeitnehmer, die aus beruflichem Anlass einen doppelten Haushalt begründet haben, um nicht täglich von ihrem Beschäftigungsort zum Wohnort zurückkehren zu müssen, können ihre notwendigen Mehraufwendungen für Verpflegung, Unterkunft und Familienheimfahrten als Werbungskosten geltend machen. In gleicher Höhe können diese Mehraufwendungen auch vom Arbeitgeber steuerf...mehr

Überblick Der Begriff Bewirtungskosten ist in steuerlicher Hinsicht durch 2 Themenbereiche gekennzeichnet. Für Arbeitnehmer ist die Frage von Bedeutung, in welchen Fällen die Teilnahme an einer betrieblichen Bewirtung zu einem lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil führt. Aus Sicht des Arbeitgebers ist dagegen die Ausgabenseite von Interesse. Er muss wissen, unter welchen ...mehr

Der dem Arbeitnehmer durch die kostenlose oder verbilligte Abgabe von Mahlzeiten im Betrieb oder durch die Zahlung von Essenszuschüssen entstehende Vorteil gehört zum Arbeitslohn im Lohnsteuerrecht und damit auch zum Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung. Ein Vorteil entsteht grundsätzlich nur, wenn der Arbeitnehmer für die Mahlzeit einen Betrag zahlt, der unter dem...mehr

Ein beruflicher Anlass für eine doppelte Haushaltsführung liegt regelmäßig vor, wenn ein Arbeitnehmer mit eigenem Hausstand an einem anderen Ort eine Beschäftigung aufnimmt und dort eine Zweitwohnung bezieht, weil er von seinem Arbeitgeber versetzt oder längerfristig abgeordnet wurde, den Arbeitgeber gewechselt oder erstmals ein Arbeitsverhältnis begründet hat. Hinzukommen mu...mehr