Fachbeiträge & Kommentare zu Entgeltabrechnung

2.1 Bewertung mit Sachbezugswert Der amtliche Sachbezugswert gilt auch für arbeitstägliche Mahlzeiten, die Arbeitnehmer außerhalb des Betriebs in einer nicht vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung erhalten, wenn der Arbeitgeber aufgrund vertraglicher Vereinbarungen mit dem Betreiber der Kantine oder Gaststätte Barzuschüsse oder ... mehr

4.1 Pauschsteuersatz von 25 % Der dem Arbeitnehmer durch die kostenlose oder verbilligte Abgabe von Mahlzeiten im Betrieb oder durch die Zahlung von Essenszuschüssen entstehende Vorteil gehört zum Arbeitslohn im Lohnsteuerrecht und damit auch zum Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung. Ein Vorteil entsteht grundsätzlich nur, wenn der Arbeitnehmer für die Mahlzeit eine... mehr

Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer zur üblichen Beköstigung von seinem Arbeitgeber (im weiteren Sinne) anlässlich oder während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit erhält, oder welche die Voraussetzungen einer doppelten Haushaltsführung erfüllen, sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Seit 2014 gilt dies nur noch dann, wenn der Arbeitnehmer für diesen Reisetag keine Verp... mehr

Die Bewertung der Überlassung von Mahlzeiten mit den amtlichen Sachbezugswerten ist davon abhängig, dass sie der Arbeitgeber zur arbeitstäglichen Beköstigung seiner Arbeitnehmer abgibt. Erfolgt die Verpflegung nur ausnahmsweise, kann gleichwohl auch bei besonderen Anlässen eine Entlohnung damit beabsichtigt sein. Beispiele sind steuerpflichtige Betriebsveranstaltungen oder auf... mehr

1 Mahlzeiten im Betrieb Für Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer arbeitstäglich kostenlos oder verbilligt im Betrieb einnehmen kann, bestimmt die Sozialversicherungsentgeltverordnung für den Lohnsteuerabzug bindend den Ansatz mit dem amtlichen Sachbezugswert. Er beträgt 2026 für ein Mittag- oder Abendessen einheitlich für alle Bundesländer 4,57 EUR (2025: 4,40 EUR).[1] Nach dem be... mehr

Sind die genannten Voraussetzungen erfüllt, überschreitet insbesondere der Wert der Essenmarke nicht die maßgebende Obergrenze, ist die Abgabe arbeitstäglicher Mahlzeiten außerhalb des Betriebs in einer Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung den Kantinenessen gleichgestellt. Die Mahlzeit darf dann weiterhin mit dem amtlichen Sachbezugswert als steuerpflichtiger Sachbezug... mehr

Gelten die Essenmarken für den Bezug von Mahlzeiten in einer vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, so ist der Wert der Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Der Wert der Essenmarken ist für die Besteuerung ohne Bedeutung; lohnsteuerpflichtig ist stets der Sachbezugswert bzw. der um die Zahlung des Arbeitnehmers geminderte Sachbezugswert. mehr

Es ist in jedem Fall zu prüfen, ob eine Abgabe aufwendiger Speisen und Getränke vorliegt, mit denen eine Belohnungsabsicht verfolgt wird. Auch bei Vorliegen eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes ist deshalb für die Steuerfreiheit erforderlich, dass der Wert der abgegebenen Speisen und Getränke pro Ereignis und Arbeitnehmer 60 EUR nicht überschreitet.[1] Praxis-Beispiel Ste... mehr

Der amtliche Sachbezugswert gilt auch für arbeitstägliche Mahlzeiten, die Arbeitnehmer außerhalb des Betriebs in einer nicht vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung erhalten, wenn der Arbeitgeber aufgrund vertraglicher Vereinbarungen mit dem Betreiber der Kantine oder Gaststätte Barzuschüsse oder Sachleistungen, z. B. in Form de... mehr

Gibt der Arbeitgeber Essenmarken oder Essenschecks für den Bezug von Mahlzeiten aus, sind folgende Fallgestaltungen zu unterscheiden.[1] 3.1 Essenmarken für unternehmenseigene Kantine Gelten die Essenmarken für den Bezug von Mahlzeiten in einer vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, so ist der Wert der Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Der Wert der Ess... mehr

Hierzu gehören Speisen und Getränke, die aus Gründen des Arbeitsablaufs unentgeltlich überlassen werden und sich damit als notwendige Begleiterscheinung der mit dem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz erfolgten Zielsetzung erweisen. Außergewöhnlich sind nur solche Arbeitseinsätze, die einen vorhersehbaren oder ohne Aufschub zu erledigenden Arbeitsanfall betreffen. Nicht begünst... mehr

Überblick Zum Arbeitslohn rechnet das Gesetz neben den Barbezügen Einnahmen, die dem Arbeitnehmer in Form von Sachbezügen zufließen. Gewährt ein Arbeitgeber arbeitstäglich unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten, liegt darin ein geldwerter Vorteil. Von diesem ist Lohnsteuer einzubehalten. Für die Bewertung ist dabei zu unterscheiden zwischen Mahlzeiten, die zur arbeitstägl... mehr

Der Arbeitgeber hat die von der Gaststätte, dem Restaurant und dergleichen eingelösten Essenmarken zurückzufordern und als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren. Hiervon kann abgesehen werden, wenn die Mahlzeiten abgebende Einrichtung über die Essenmarken mit dem Arbeitgeber abrechnet und stattdessen die Abrechnungen vom Arbeitgeber aufbewahrt werden. Aus diesen muss sich ergeben... mehr

Die amtlichen Sachbezugswerte für die arbeitstägliche Mahlzeit gelten auch für Arbeitnehmer, die im Hotel- und Gaststättengewerbe beschäftigt sind. Voraussetzung ist jedoch, dass die Arbeitnehmer nicht die gleichen Mahlzeiten erhalten, die auch den Gaststättenbesuchern angeboten werden. Die Speisen müssen also für die Arbeitnehmer besonders zubereitet werden. Erhalten die Arb... mehr

Gibt der Arbeitgeber für die arbeitstägliche Mahlzeit Essenmarken aus, welche in einer vom Arbeitgeber nicht selbst betriebenen Kantine eingelöst werden können, und sind die in den Lohnsteuer-Richtlinien verlangten Voraussetzungen für außerbetriebliche Mahlzeiten erfüllt und beträgt insbesondere der Verrechnungswert der Essenmarke nicht mehr als 7,67 EUR, so ist ebenfalls de... mehr

Der dem Arbeitnehmer durch die kostenlose oder verbilligte Abgabe von Mahlzeiten im Betrieb oder durch die Zahlung von Essenszuschüssen entstehende Vorteil gehört zum Arbeitslohn im Lohnsteuerrecht und damit auch zum Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung. Ein Vorteil entsteht grundsätzlich nur, wenn der Arbeitnehmer für die Mahlzeit einen Betrag zahlt, der unter dem... mehr

Mahlzeiten aus besonderem Anlass sind nicht nur gegeben, wenn sie unmittelbar durch den Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt eingeräumt werden.[1] Die nachfolgenden Ausführungen gelten auch für die besondere Arbeitgeberbewirtung im weiteren Sinne, die auf Veranlassung des Arbeitgebers durch einen Dritten erfolgt. Entscheidend ist, dass die Aufwendungen vom Arbeitgeber die... mehr

Steuerfrei bleiben nur Speisen, die sich als notwendige Begleiterscheinung der mit dem Arbeitseinsatz verfolgten Zielsetzung erweisen. Begünstigt sind deshalb nur Arbeitnehmerbewirtungen während des Arbeitseinsatzes. Mahlzeiten, die im Anschluss an den Arbeitseinsatz in einer Gaststätte gewährt werden, können dagegen stets nur als Entlohnung für die geleistete Zusatzarbeit v... mehr

Für Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer arbeitstäglich kostenlos oder verbilligt im Betrieb einnehmen kann, bestimmt die Sozialversicherungsentgeltverordnung für den Lohnsteuerabzug bindend den Ansatz mit dem amtlichen Sachbezugswert. Er beträgt 2026 für ein Mittag- oder Abendessen einheitlich für alle Bundesländer 4,57 EUR (2025: 4,40 EUR).[1] Nach dem beim Arbeitslohn maßgeben... mehr

Begriff Lohn- und Gehaltskonten werden in der Lohnbuchhaltung geführt. Die Lohnbuchhaltung besteht aus Konten für jeden einzelnen Mitarbeiter. Die Führung dieser Konten ist eine gesetzliche Pflicht und hat zunächst nichts mit den in der Finanzbuchhaltung geführten Konten zu tun. Die aus der monatlichen Lohnabrechnung stammenden Daten sind zusammengefasst in die Finanzbuchhal... mehr

Bei jeder Lohnabrechnung ist im Lohnkonto Folgendes aufzuzeichnen: der Tag der Lohnzahlung und der Lohnzahlungszeitraum; der Großbuchstaben U bei Wegfall des Arbeitslohns für mindestens 5 aufeinanderfolgende Arbeitstage; der Arbeitslohn, getrennt nach Barlohn und Sachbezügen, und die davon einbehaltene Lohnsteuer. Dabei sind die Sachbezüge einzeln zu bezeichnen – unter Angabe d... mehr

Erhält ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber Essensgutscheine oder Restaurantschecks, die von einer Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung für arbeitstägliche Mahlzeiten in Zahlung genommen werden, ist eine Gleichstellung mit den Kantinenessen nur zulässig, wenn neben den vertraglichen Beziehungen die folgenden weiteren Punkte erfüllt sind.[1] Nur Abgabe von Mahlzeiten ... mehr

Etwas anderes gilt, wenn die Leistungen des Arbeitgebers an den Betreiber der fremden Kantine oder bei Mahlzeiten außerhalb des Betriebs an die Gaststätte u. a. ausschließlich aus Barzuschüssen in Form von Essenmarken bestehen, deren Verrechnungswert 7,67 EUR nicht übersteigt. In diesen Fällen ist der Besteuerung der Wert der Essenmarke zugrunde zu legen, höchstens aber der ... mehr

Bei Kantinenmahlzeiten kann der steuerpflichtige Vorteil anstatt einer Einzelermittlung auch mit dem Durchschnittswert pauschal versteuert werden. Die vereinfachte Berechnung erfolgt in folgenden Schritten: Ermittlung des durchschnittlichen Arbeitnehmer-Entgelts für die Mahlzeiten: mehr

Häufig ist die Gewährung von Essenmarken zum Bezug von Mahlzeiten in Gaststätten und vergleichbaren Einrichtungen an die Bezahlung eines Entgelts geknüpft oder mit der Vereinbarung eines Barlohnverzichts durch den Arbeitnehmer verbunden. In diesem Fall unterliegt nur der entsprechend gekürzte Barlohn dem Lohnsteuerabzug, wenn durch Abänderung des Arbeitsvertrags der Arbeitne... mehr

Die vorstehenden Regelungen zu Kantinenmahlzeiten und Essenmarken gelten in gleicher Weise, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer an deren Stelle einen arbeitsrechtlichen Anspruch auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten einräumt. Auch in diesem Fall ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem amtlichen Sachbezugswert zu erfassen... mehr

In der Finanzbuchhaltung sind 2 Methoden zur Verbuchung von Löhnen/Gehältern zulässig: die Netto- und die Bruttomethode. 3.1 Lohn- und Gehaltsbuchung nach der Nettomethode Nach der Nettomethode werden die einzelnen Lohn-/Gehaltsbestandteile jeweils bei Zahlung eingebucht. Diese Methode ist nur für Firmen mit sehr wenigen Mitarbeitern mit überschaubaren Lohnbuchungen ohne Beson... mehr

2.1 Grunddaten des Lohnkontos Die Pflicht zur Führung von Lohnkonten ergibt sich zunächst aus dem Steuerrecht[1], andererseits verlangt auch das Sozialversicherungsrecht in § 28f SGB IV ausdrücklich, Aufzeichnungen und Nachweise für jeden einzelnen Arbeitnehmer zu führen. Dabei sind für jeden Arbeitnehmer einerseits die Stammdaten (persönliche, lohnsteuerrechtliche, sozialver... mehr

Bei der Bruttoverbuchung werden sämtliche Lohnbuchungen zeitnah jeweils zum Monatsletzten gebucht. Es werden einerseits Personalaufwendungen auf der Soll-Seite und sämtliche Verbindlichkeiten im Rahmen der Lohnbuchhaltung sowie ggf. verrechnete Sachbezüge auf der Haben-Seite des Buchungsbelegs gebucht. Für die betriebswirtschaftliche Auswertung werden so, unabhängig von den ... mehr

Auf den Lohnkonten werden sämtliche Bezüge der Arbeitnehmer monatlich dokumentiert. Dazu gehören bspw. Löhne und Gehälter, Sachbezüge, vermögenswirksame Leistungen, Zuschüsse und Entgeltumwandlungen zur betrieblichen Altersvorsorge, Zulagen, pauschal versteuerte Leistungen wie z. B. Erholungsbeihilfen, (alte) Direktversicherungen, Fahrtkostenzuschüsse, steuerfreie Bezüge. Vo... mehr

Nach der Nettomethode werden die einzelnen Lohn-/Gehaltsbestandteile jeweils bei Zahlung eingebucht. Diese Methode ist nur für Firmen mit sehr wenigen Mitarbeitern mit überschaubaren Lohnbuchungen ohne Besonderheiten zu empfehlen. Außerdem ist auf Abgrenzungsbuchungen zum Jahreswechsel zu achten: Lohnsteuer, die bis zum 10.1. des Folgejahres fällig war und gezahlt wurde, ist... mehr

Die Pflicht zur Führung von Lohnkonten ergibt sich zunächst aus dem Steuerrecht[1], andererseits verlangt auch das Sozialversicherungsrecht in § 28f SGB IV ausdrücklich, Aufzeichnungen und Nachweise für jeden einzelnen Arbeitnehmer zu führen. Dabei sind für jeden Arbeitnehmer einerseits die Stammdaten (persönliche, lohnsteuerrechtliche, sozialversicherungsrechtliche und arbe... mehr

Die Entfernungspauschale ist bei Arbeitnehmern (also auch für GmbH-Gesellschafter, die Arbeitnehmer ihrer GmbH sind) nur für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen. Wichtig Es kann nur eine Tätigkeitsstätte "erste Tätigkeitsstätte" sein Arbeitnehmer können (bezogen auf das jeweilige Beschäftigungsverhältnis) nur eine erste Tätigkeitsstätte haben.[1] Al... mehr

Bei den Schadensersatzansprüchen ist zwischen der Verletzung der Hauptleistungspflichten und den Nebenpflichtverletzungen zu unterscheiden. Die Nichtleistung lässt zunächst nur den Entgeltanspruch des Arbeitnehmers entfallen, begründet aber nicht automatisch einen Schadensersatzanspruch. Schadensersatz wegen der Schlechterfüllung der Hauptleistungspflicht kommt in Betracht, ... mehr

Rz. 7 Es besteht keine Pflicht des Arbeitgebers, den Urlaub von sich aus festzusetzen. Nach langjähriger Rechtsprechung des BAG musste der Arbeitnehmer auch nicht auf die Möglichkeit der Geltendmachung hingewiesen werden.[1] Der EuGH hatte in der Vergangenheit nationale Regelungen, die den Verlust des Urlaubsanspruchs am Ende eines Bezugszeitraums oder eines Übertragungszeitr... mehr

Unternehmer Huber veranstaltet im Jahr 2026 mit seinen 5 Arbeitnehmern einen 2-tägigen Betriebsausflug. Die Fahrtkosten und die Kosten für Unterkunft und Verpflegung betragen pro Person 200 EUR. Für die 5 Arbeitnehmer und Herrn Huber sind somit insgesamt Aufwendungen i. H. v. (6 × 200 EUR =) 1.200 EUR entstanden. Die 200 EUR, die auf ihn selbst entfallen, bucht er auf das Kon... mehr

Der Höchstbetrag von 110 EUR gilt pro Arbeitnehmer, auch wenn der Ehegatte und die Kinder des Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen. Überschreiten die Kosten, die insgesamt auf den Arbeitnehmer, seinen Ehegatten und seine Kinder entfallen, den Höchstbetrag 110 EUR, muss der übersteigende Betrag als Arbeitslohn versteuert werden. D. h., 110 EUR werden als st... mehr

Wie der Verpflegungsaufwand während einer Geschäftsreise abgerechnet wird, liegt im Ermessen des Arbeitgebers und wird von den Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Die Unternehmen selbst legen fest, ob der Arbeitnehmer kostenlose Mahlzeiten erhält, einen Eigenanteil übernehmen muss, z. B. i. H. d. Sachbezugswerts oder eines festen Betrags, die steuerlich zulässige Verpflegun... mehr

Der Unternehmer zieht seine Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung immer als Betriebsausgaben ab. Er wendet seinen Arbeitnehmern aber einen geldwerten Vorteil zu, der bei den Arbeitnehmern als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen ist, wenn er mehr als 2 Betriebsveranstaltungen im Jahr durchführt (ab der 3. Veranstaltung) oder soweit der Betrag von 110 EUR pro Arbeitn... mehr

Eine Betriebsveranstaltung (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Betriebsjubiläum usw.) liegt im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Das gilt auch bei Kapitalgesellschaften, z. B. bei einer GmbH oder einer UG haftungsbeschränkt. Liegen die entsprechenden Voraussetzungen vor, dann sind die Zuwendungen bei den Arbeitnehmern nicht als Arbeitslohn zu erfass... mehr

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Tz. 26 Stand: EL 147 – ET: 02/2026 Über die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht muss der Arbeitgeber die Minijob-Zentrale im Rahmen des DEÜV-Meldeverfahrens oder per maschinelle Ausfüllhilfe (sv.net) informieren. Eine Befreiung gleich zu Beschäftigungsbeginn kann nur greifen, wenn der Minijob-Zentrale diese Meldung zusammen mit der ersten Entgeltabrechnung spätestens... mehr

Tz. 99 Stand: EL 147 – ET: 02/2026 Bislang waren die Unfallversicherungsdaten durch den Datenbaustein Unfallversicherung (DBUV) an die originäre DEÜV-Entgeltmeldung angekoppelt. Dieses Verfahren wurde zum 01.01.2016 umgestellt. Seit 2016 müssen Arbeitgeber die für die Unfallversicherung maßgeblichen Daten in einer besonderen UV-Jahresmeldung je Arbeitnehmer abgeben. Hierzu wu... mehr

Stand: EL 145 – ET: 02/2026 vom 21. Dezember 2006 (BGBl. I S. 3385), zuletzt geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 27. November 2023 (BGBl. 2023 I Nr. 328) § 1 Dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt nicht zuzurechnende Zuwendungen (1) 1Dem Arbeitsentgelt sind nicht zuzurechnen: mehr

Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Fachassistentin bzw Fachassistent Lohn und Gehalt ist ein Berufstitel im Bereich des Lohnwesens, der seit dem Jahr 2014 bei den Steuerberaterkammern (> Berufskammern) erlangt werden kann. Schwerpunkte der diesbezüglichen Fortbildung bilden die Bereiche Steuerrecht, > Sozialversicherung sowie Prozesse der Entgeltabrechnung mit zugehörigen arbeitsrec... mehr

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Tz. 135 Stand: EL 147 – ET: 02/2026 Mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung des Folgejahres, müssen Arbeitgeber für ihre Beschäftigten erstmals den Zeitraum der Beschäftigung im vergangenen Jahr und die Höhe des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts – unter Berücksichtigung der Beitragsbemessungsgrenze in der Renten- und Arbeitslosenversicherung – melden. Ab dem 01.01.2017 e... mehr