Fachbeiträge & Kommentare zu Entgeltabrechnung

In der Renten- und Arbeitslosenversicherung sind Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft (AG) in Beschäftigungen für das Unternehmen, dessen Vorstand sie angehören, nicht rentenversicherungspflichtig und arbeitslosenversicherungsfrei.[1] Konzernunternehmen i. S. d. § 18 AktG gelten dabei als ein Unternehmen. Vorstandsmitglieder einer AG sind jedoch in Beschäftigungen au... mehr

Sachverhalt In der Kantine des Arbeitgebers werden im Februar insgesamt 2.300 Mittagsmahlzeiten kostenpflichtig ausgegeben. Es wurde ein einheitlicher Preis festgelegt. Die Arbeitnehmer zahlen pro Mahlzeit 2,50 EUR. Wie ist der geldwerte Vorteil zu abzurechnen? Ergebnis Da dieser Preis den Sachbezugswert von 4,57 EUR unterschreitet, ist ein geldwerter Vorteil pro Mahlzeit von 2... mehr

Vor Aufnahme einer Beschäftigung ist zu berücksichtigen, dass das hieraus erzielte Entgelt ggf. zur Kürzung oder zum Wegfall einer Sozialleistung führen kann. Entgeltersatzleistungen unterliegen dem Progressionsvorbehalt Bezieher von Entgeltersatzleistungen wie Arbeitslosen-, Eltern- oder Übergangsgeld, die von einer geringfügig entlohnten Beschäftigung zu einer Beschäftigung ... mehr

Die Berechnung des geldwerten Vorteils bei unentgeltlicher oder verbilligter Überlassung eines Dienstwagens [1] für private Zwecke beschränkt sich auf 2 Bewertungsverfahren: 1-%-Methode[2] oder Fahrtenbuch-Methode.[3] mehr

Überblick Für die Auszahlung des Insolvenzgeldes ist ausschließlich die Bundesagentur für Arbeit zuständig. Dementsprechend haben die Arbeitsagenturen und nicht etwa der Arbeitgeber die mit den Entgeltersatzleistungen zusammenhängenden betragsmäßigen Bescheinigungspflichten zu erfüllen. Etwas anderes gilt für spätere Zahlungen des Insolvenzverwalters an die Bundesagentur für... mehr

Bei der versicherungsrechtlichen Beurteilung von mehrfachbeschäftigten Studenten sind einige Besonderheiten zu beachten. Bei der Beurteilung der Versicherungspflicht werden mehrere gleichzeitig ausgeübte Werkstudentenbeschäftigungen (20-Stunden-Grenze) zusammengerechnet. Das gilt in der Folge auch für die Entgelte. Betroffen ist – bei Geltung des Werkstudentenprivilegs – nur... mehr

Bei Kommanditgesellschaften (KG) ist zwischen Komplementären und Kommanditisten zu unterscheiden. Komplementäre sind Vollhafter und stehen in keinem Fall in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis zur Gesellschaft. Die Beschäftigung ist daher niemals versicherungspflichtig. Kommanditisten, die als Angestellte (auch als Geschäftsführer) oder Arbeiter im Betrieb einer KG gegen... mehr

Im Fall der Insolvenz eines Arbeitgebers ist der Treuhänder/Insolvenzverwalter verpflichtet, bisher gebildetes Entgeltguthaben möglichst kurzfristig an den Arbeitnehmer auszuzahlen. Das Wertguthaben ist nur insoweit beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, als davon Beiträge entrichtet werden. Die Beiträge werden mit den Beiträgen des Monats fällig, der dem Monat folgt, in dem di... mehr

Die beanstandeten Sachverhalte werden dem Arbeitgeber bzw. dem für die Entgeltabrechnung verantwortlichen Mitarbeiter in einer Schlussbesprechung mitgeteilt. Die Schlussbesprechung gilt als Anhörung i. S. v. § 24 SGB X. Der Arbeitgeber wird hierbei auch auf die Möglichkeiten und die Konsequenzen der Aussetzung der Vollziehung des Beitragsbescheids durch den Rentenversicherun... mehr

Voraussetzung für den Fortbestand des versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses bei Insolvenz des Arbeitgebers ist, dass der Arbeitnehmer dienstbereit ist. Diese Dienstbereitschaft und damit Versicherungspflicht kann in der Regel nicht mehr angenommen werden, wenn der Arbeitnehmer eine anderweitige Erwerbstätigkeit aufgenommen hat. Die Versicherungspflicht aufgrun... mehr

Ebenfalls mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, innerhalb von 6 Wochen, sind geringfügig entlohnte oder kurzfristige Beschäftigungen bei der Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See in Essen anzumelden. Für die geringfügig entlohnte Beschäftigung ist der Personengruppenschlüssel "109" bzw. für die kurzfristige Beschäftigung der Personengru... mehr

Es ist jeweils das gezahlte beitragspflichtige Arbeitsentgelt der letzten Monate bis frühestens 3 Monate vor dem Rentenbeginn zu bescheinigen. Zuvor bereits gemeldetes Entgelt ist nicht erneut zu übermitteln. Die Sondermeldung hat eine Funktion ähnlich einer Jahresmeldung für einen verkürzten Teilzeitraum anstelle eines ganzen Kalenderjahres. Praxis-Beispiel Meldezeitraum der... mehr

Arbeitgeber und Zahlstellen, die das vereinfachte Nachweisverfahren in der betrieblichen Praxis genutzt haben, sind verpflichtet mit dem Ab-Datum 1.7.2025, eine Anmeldung über das Datenaustauschverfahren Beitragsdifferenzierung für die soziale Pflegeversicherung durchzuführen. Die Meldung musste spätestens bis zur Entgeltabrechnung Dezember 2025 erfolgen.[1] Die Bestandsmeld... mehr

Für Personalrabatte liegt eine besonders günstige Bewertungsmethode vor. Bei den Waren oder Dienstleistungen ist der Wert des Sachbezugs mit dem um 4 % geminderten Endpreis anzusetzen (Bewertungsabschlag), zu dem der Arbeitgeber oder der dem Abgabeort nächstansässige Abnehmer die Waren oder Dienstleistungen fremden Endverbrauchern anbietet. Maßgebend sind die Endpreise einsc... mehr

Der geldwerte Vorteil, der dem Arbeitnehmer durch die Überlassung eines Dienstwagens durch den Arbeitgeber entsteht, kann für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber pauschal mit 15 % besteuert werden. Ein weiterer Vorteil dieser Besteuerungsart liegt darin, dass hier keine Sozialabgaben anfallen.[1] Hinweis Höheres Pauschalierungsvolumen ab 2... mehr

Der Arbeitgeber ist u. a. für die erforderlichen Meldungen zur Sozialversicherung verantwortlich. Im Insolvenzfall gilt der Insolvenzverwalter als Arbeitgeber für die von ihm weiterbeschäftigten bzw. von der Arbeit freigestellten oder von ihm neu eingestellten Arbeitnehmer. In die Entgeltmeldung (Abmeldung bzw. Jahresmeldung) ist für jeden Beschäftigten "das beitragspflichtige Ar... mehr

Für die Erstattung der Beiträge ist grundsätzlich die Einzugsstelle (Krankenkasse) zuständig.[1] Der Anspruch auf die Beitragsrückzahlung steht demjenigen zu, der die Beiträge getragen hat. Das sind in aller Regel der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer. Die Erstattung der zu Unrecht entrichteten Beiträge muss vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer beantragt werden; ein gemeinsamer A... mehr

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, der zuständigen Annahmestelle der Krankenkasse[1] bestimmte Informationen über die bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer zu melden.[2] Diese Meldepflicht und die im Verlauf einer Beschäftigung meldepflichtigen Tatbestände ergeben sich aus § 28a SGB IV sowie den Bestimmungen der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung.[3] Abfrage der zustän... mehr

Der Arbeitgeber oder der Insolvenzverwalter hat in Fällen freigestellter Arbeitnehmer mit dem Tag vor dem lnsolvenztag eine Abmeldung (Abgabegrund "71") vorzunehmen. In diese Abmeldung ist das (bisher noch nicht gemeldete) beitragspflichtige Arbeitsentgelt einzutragen, das bis zu diesem Tag gezahlt worden ist, zuzüglich des noch nicht ausgezahlten Arbeitsentgelts, unabhängig... mehr

Mit dem Insolvenztag ist der Arbeitnehmer neu anzumelden (Abgabegrund "10"). In die spätere Abmeldung (Abgabegrund "30") ist das tatsächlich erzielte beitragspflichtige Arbeitsentgelt einzutragen. Sofern der Arbeitnehmer vor dem rechtlichen Ende des Beschäftigungsverhältnisses freigestellt wird, gelten die Ausführungen zu den freigestellten Arbeitnehmern[1] mit der Maßgabe, ... mehr

Der Arbeitgeber hat bei Beendigung der versicherungspflichtigen Beschäftigung den Arbeitnehmer mit der nächsten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach ihrem Ende, mit dem Grund "30" bei der zuständigen Krankenkasse abzumelden.[1] Praxis-Beispiel Meldedaten bei Beschäftigungsende Ein Arbeitnehmer beendet zum 31.1. seine Beschäftigung. Der Arbeitgeber ha... mehr

Bei Mitgliedern berufsständischer Versorgungswerke, die von der Rentenversicherungspflicht befreit worden sind und eine geringfügig entlohnte Beschäftigung aufnehmen, gilt bei Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit Folgendes: Die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht greift nicht "automatisch". Auch wenn die geringfügig entlohnte Beschäftigung in einem Kammerberu... mehr

Berichtigungen von Entgeltabrechnungszeiträumen im laufenden Kalenderjahr können in einem späteren Beitragsnachweis für dasselbe Kalenderjahr einfließen. Ein Korrektur-Beitragsnachweis ist also grundsätzlich nicht abzugeben. Wichtig Korrektur-Beitragsnachweise sind grundsätzlich nicht erforderlich Korrektur-Beitragsnachweise sind auch dann nicht abzugeben, wenn nach Ermittlung... mehr

Bei einer Betriebsprüfung muss gewährleistet werden, dass jederzeit ohne zeitlichen Verzug ein Zugriff auf die Daten möglich ist. Ebenfalls muss jede Form der Abrechnung und der vorgenommenen Beurteilung während einer Betriebsprüfung innerhalb angemessener Zeit prüfbar sein. Dies muss sowohl durch die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle (fallweise Prüfung) als auch des Ab... mehr

Neben der beschriebenen grundsätzlichen Zuständigkeit haben sowohl die Rentenversicherungsträger sowie die Bundesagentur für Arbeit mit den Krankenkassen eine Vereinbarung[1] getroffen, dass die Krankenkassen die Erstattung der Renten- bzw. Arbeitslosenversicherungsbeiträge grundsätzlich übernehmen. Unabhängig von dieser Vereinbarung ist in bestimmten Fällen entweder der Ren... mehr

Für Meldungen von Änderungen gelten die Meldefristen für die Anmeldung. Demnach sind die Meldungen mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Eintritt des jeweiligen Tatbestands zu melden. Entsprechende Meldefristen gelten für eine Anmeldung eines Beschäftigungsverhältnisses, das sich an ein Berufsausbildungsverhältnis anschließt, und f... mehr

Bei maschinellen Entgeltabrechnungsprogrammen werden die Meldungen von der genutzten Software automatisch erzeugt und im Standard XML über den Kommunikationsserver an die Annahmestellen der Krankenkassen übermittelt. Programme zur maschinellen Entgeltabrechnung müssen systemgeprüft sein, d. h. die gesetzlichen Vorgaben zur Entgeltermittlung, Beitragsberechnung, Erstellung un... mehr

Sachverhalt Zwischen einem 100-prozentigen Gesellschafter und Geschäftsführer einer GmbH und der GmbH als Arbeitgeber bestehen folgende Vereinbarungen: Geschäftsführergehalt beträgt 4.000 EUR monatlich, unentgeltliche Gestellung eines Firmenwagens zur privaten Nutzung. Der Brutto-Listenpreis des Firmenwagens beträgt 48.595 EUR. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigke... mehr

Bestehen infolge einer Vereinbarung über flexible Arbeitszeitregelungen bei Insolvenz des Arbeitgebers Wertguthaben, so ist nur das Arbeitsentgelt gesondert zu melden, von dem tatsächlich Beiträge zur Rentenversicherung entrichtet wurden.[1] Als Meldezeitraum sind der Kalendermonat und das Jahr der Beitragszahlung anzugeben. Wurde aus Vereinfachungsgründen der Beitragssatz d... mehr

Beträgt die wöchentliche Arbeitszeit während der Vorlesungszeit nicht mehr als 20 Stunden, ist – unabhängig von der Höhe des Arbeitsentgelts – von einer Nebenbeschäftigung auszugehen. Diese ist aufgrund des Werkstudentenprivilegs kranken-, pflege- und arbeitslosenversicherungsfrei. Dies gilt auch für unbefristete Beschäftigungen.[1] mehr

Überblick Zum Jahreswechsel fallen in der Entgeltabrechnung einige Arbeiten turnusmüßig jedes Jahr an. Dazu zählen z. B. die Jahresmeldungen. Besondere Konstellationen können sich dabei ergeben, soweit die Beschäftigung nicht ganzjährig bestand oder unterbrochen wurde. Außerdem sind Arbeitgeber und Betriebe am Ende eines Kalenderjahres verpflichtet festzustellen, ob die Mitar... mehr

Überblick Eine wesentliche Grundlage für die haftungsfreie Lohnsteuerermittlung ist die zutreffende Bestimmung des Lohnzahlungszeitraums und des Lohnabrechnungszeitraums. Nur dadurch kann der Arbeitgeber, insbesondere bei Abschlagszahlungen oder Teillohnzahlungen, zwischen der gesetzlich vorgeschriebenen tageweisen oder monatlichen Lohnsteuerberechnung unterscheiden, sowie d... mehr

In der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung wird bei Personen, die Kurzarbeitergeld beziehen, für die Bildung der SV-Luft als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt neben dem tatsächlichen Arbeitsentgelt ein fiktives Entgelt i. H. v. 80 % des Unterschiedsbetrags zwischen dem Sollentgelt und dem Istentgelt nach § 106 SGB III zugrunde gelegt.[1] In der Arbeitslosenversicherung... mehr

Die Steuerfreiheit der Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit für alle arbeitsrechtlich möglichen Zuschläge ist einheitlich wie folgt begrenzt: für Nachtarbeit auf 25 %, für Sonntagsarbeit auf 50 % – vorbehaltlich der Nrn. 3 u. 4, für Arbeit am 31.12. ab 14 Uhr und an gesetzlichen Feiertagen auf 125 % – vorbehaltlich der Nr. 4, für Arbeit am 24.12. ab 14 Uhr, am 25. und 26.12. sowie ... mehr

Für die Besteuerung von betrieblich veranlassten Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen übernimmt § 37b Abs. 2 EStG die Pauschalierungsgrundsätze des Absatzes 1 (für Nichtarbeitnehmer). Rabatte an Arbeitnehmer verbundener Unternehmen fallen unter § 37b Abs. 1 EStG, da diese aus der Sicht des Zuwendenden Nichtarbeitnehmer sind.[1] Nicht von der Vorschrif... mehr

Bei Einmalzahlungen entsteht die Beitragspflicht grundsätzlich mit dem Zufluss. Das Zuflussprinzip gilt allerdings nicht, soweit die Einmalzahlung nur wegen der Insolvenz des Arbeitgebers nicht ausgezahlt wurde[1]. Zum einmalig gezahlten Arbeitsentgelt zählt in diesem Sinne nur solches, für das im Rahmen des Insolvenzgeldanspruchs Pflichtbeiträge geltend gemacht werden könne... mehr

Die DRV Bund führt für die Zwecke der Betriebsprüfung ein Dateisystem mit den maßgebenden Daten zum Arbeitgeber und der Zahl der Beschäftigten. Anhand dieser Datei werden die zu prüfenden Betriebe selektiert. Die Prüfungen nach § 28p Abs. 1, Abs. 1a SGB IV und § 166 Abs. 2 SGB VII werden bei den Arbeitgebern und den Abrechnungsstellen vorgenommen, die im Auftrag des Arbeitge... mehr

Sachverhalt Eine Bank gewährt ihrem Arbeitnehmer am 30.12.2025 ein Darlehen von 30.000 EUR zu einem Zinssatz von 2 %. Der marktübliche Zinssatz beträgt (angenommen) 5,27 %. Das Darlehen ist in monatlichen Raten zu 500 EUR zurückzuzahlen. Die Raten zzgl. Zinsen sollen am Monatsletzten mit der Entgeltabrechnung verrechnet werden. Die Tilgung beginnt am 31.1.2026. Wie hoch ist d... mehr

Bei verbilligter Überlassung einer Wohnung ist im Normalfall nur der Unterschiedsbetrag zwischen dem nach Anwendung des Bewertungsabschlags auf 2/3 gekürzten ortsüblichen Mietwert und der vom Arbeitnehmer gezahlten Miete lohnsteuerpflichtig. Dies gilt jedoch nur, wenn der Unterschiedsbetrag mehr als 50 EUR monatlich beträgt, da geldwerte Vorteile bis zur Sachbezugsfreigrenze... mehr

Alleinerziehenden wird für das erste Kind ein Steuerentlastungsbetrag von 4.260 EUR pro Jahr gewährt.[1] Der Freibetrag für das erste Kind (Lohnsteuerabzugsmerkmal) wird im Lohnsteuerabzugsverfahren durch die Steuerklasse II berücksichtigt.[2] Erhöhungsbetrag für weitere Kinder im Ermäßigungsverfahren Für jedes weitere Kind[3] erhöht sich der Entlastungsbetrag um 240 EUR jährl... mehr

Beruht eine Beitragsnachforderung auf einem Verstoß gegen Mindestentgeltsätze, die in allgemeinverbindlichen bzw. aufgrund einer Rechtsverordnung nach § 7 AEntG maßgeblichen Tarifverträgen festgelegt sind, ist in jedem Einzelfall zu prüfen, ob Vorsatz oder bedingter Vorsatz vorliegt.[1] Dies hätte zur Konsequenz, dass Säumniszuschläge entweder erhoben oder auch nicht erhoben... mehr

Die beiden Formen der geringfügigen Beschäftigung, die geringfügig entlohnte Beschäftigung und die kurzfristige Beschäftigung, unterscheiden sich hinsichtlich ihrer arbeitsvertraglichen Ausgestaltung grundsätzlich voneinander. Bei der geringfügig entlohnten Beschäftigung ist lediglich der Maximalverdienst bedeutsam, die Beschäftigungsdauer spielt hingegen keine Rolle. Bei der... mehr

Werden die Zeitgrenzen einer kurzfristigen Beschäftigung überschritten und erzielt der Ferienjobber ein regelmäßiges monatliches Arbeitsentgelt bis zur Höhe der Geringfügigkeitsgrenze von 603 EUR, kommt eine geringfügig entlohnte Beschäftigung (Minijob) in Betracht. Der Arbeitnehmer ist versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Sofern keine Befr... mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer heiratet im September und möchte seine Steuerklasse wechseln. Er erhält ein Gehalt von 3.030 EUR und hatte bisher Steuerklasse I, keine Kinder, 9 % Kirchensteuer. Seine Ehepartnerin verdient 2.970 EUR brutto und hatte bisher ebenfalls die Steuerklasse I, keine Kinder, keine Kirchensteuer. Für beide wird zur Ermittlung der Lohnsteuer ein Zusatzbei... mehr

Arbeitnehmer, die erstmals ins Berufsleben eintreten und deren Entgelt bei Beschäftigungsbeginn über der Jahresarbeitsentgeltgrenze liegt, sind sofort krankenversicherungsfrei. Praxis-Beispiel Berufsanfänger ist sofort versicherungsfrei – Beitrittsrecht besteht Eine Betriebswirtin (M.A.) nimmt im Anschluss an ihr Studium zum 1.7.2026 erstmalig eine Beschäftigung auf. Als Perso... mehr

Wird eine selbstständige Tätigkeit neben einer vollschichtig ausgeübten Beschäftigung als Arbeitnehmer betrieben, spricht das gegen die Hauptberuflichkeit der selbstständigen Tätigkeit. Dabei spielt die Höhe des Entgelts keine Rolle. In diesen Fällen ist davon auszugehen, dass neben der vollschichtigen Beschäftigung für eine als hauptberuflich geltende Selbstständigkeit kein... mehr

Sachverhalt Am 1.7.2025 erhält ein Arbeitnehmer ein zinsloses Darlehen von 13.000 EUR. Die Rückzahlung erfolgt in monatlichen Raten von 100 EUR. Die Raten sollen direkt bei der Entgeltabrechnung abgezogen werden. Die Tilgung beginnt mit der Gehaltszahlung am 31.7.2025. Die Vergabe von Darlehen gehört nicht zum Geschäftszweck des Arbeitgebers. Ab wann ist der Zinsvorteil lohns... mehr

Eine Sonderstellung nehmen Zuschläge ein, die für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit gezahlt werden (SFN-Zuschläge). Solche Zeitzuschläge für ungünstige Arbeitszeiten können bis zu bestimmten Höchstbeträgen steuerfrei bleiben.[1] Für die Steuerbefreiung ist eine zusätzliche Lohnzahlung erforderlich. Deshalb sind nur die Zuschläge steuerfrei, die ne... mehr

Arbeitgeber sind verpflichtet, auf Anforderung des Rentenversicherungsträgers, eine "Gesonderte Meldung" über die beitragspflichtigen Einnahmen frühestens 3 Monate vor Rentenbeginn zu erstatten. Die Aufforderung zur Meldung erfolgt elektronisch durch den Rentenversicherungsträger. Aus den Angaben in der "Gesonderten Meldung" errechnet der Rentenversicherungsträger bei Anträg... mehr

Wird das Beschäftigungsverhältnis in dem auf das Ende der Entgeltfortzahlung folgenden Kalendermonat aufgelöst, so sind folgende Meldungen abzugeben: für den Zeitpunkt des letzten Tages der Zahlung von Entgelt eine Unterbrechungsmeldung, die das bis dahin für das betreffende Kalenderjahr noch nicht gemeldete Entgelt erfasst, für den Zeitpunkt des Endes der Beschäftigung eine A... mehr