Fachbeiträge & Kommentare zu Entgeltabrechnung

Bei Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit wird die Einkommensteuer durch Abzug vom Arbeitslohn erhoben (Lohnsteuer), soweit der Arbeitslohn von einem Arbeitgeber gezahlt wird, der im Inland einen Wohnsitz, seinen gewöhnlichen Aufenthalt, seine Geschäftsleitung, seinen Sitz, eine Betriebsstätte oder einen ständigen Vertreter[1] hat (inländischer Arbeitgeber) oder einem Dritt... mehr

Schüler und Studenten, die einen Ferienjob annehmen, sind Arbeitnehmer. Ihr Arbeitslohn unterliegt entsprechend dem Lohnzahlungszeitraum dem Lohnsteuerabzug, auch wenn auf das gesamte Kalenderjahr gesehen keine Steuer anfällt. Die während des Jahres bezahlten Steuerabzugsbeträge können nach Ablauf des Jahres im Rahmen einer Antragsveranlagung zur Einkommensteuer erstattet we... mehr

Der weisungsgebundene Geschäftsführer einer GmbH und Co. KG steht grundsätzlich in einem sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigungsverhältnis. Er ist jedoch nicht versicherungspflichtig, wenn er innerhalb der GmbH einen maßgeblichen Einfluss hat (z. B. durch eine 50 %ige Beteiligung) und die GmbH ebenfalls die Geschicke der KG maßgeblich bestimmen kann.[1] Der Gesetzgeber ... mehr

Aus steuerlicher Sicht werden Studenten als Arbeitnehmer tätig, unabhängig davon, ob sie der entgeltlichen Beschäftigung neben dem Studium oder während der Semesterferien nachgehen. Für den Lohnsteuerabzug gelten die allgemeinen Grundsätze. Dies gilt anders als bei der Sozialversicherung auch für sog. Praktika. Allerdings ist bei einem (in der Studien- oder Prüfungsordnung) ... mehr

Sachverhalt Ein Unternehmen hat keine eigene Kantine. Allerdings befindet sich in unmittelbarer Nähe zur Firma eine Gaststätte, in der viele der Mitarbeiter zu Mittag essen. Zur weiteren Umsatzsteigerung hat der Gastwirt angeboten, die Mitarbeiter zu einem Pauschalpreis von 5,50 EUR je Mittagessen zu verköstigen. Seitdem können die Mitarbeiter auf Wunsch Essenszuschüsse für ... mehr

Die Zahlung von Saison-Kurzarbeitergeld ist nur in Betrieben zulässig, in denen mindestens ein Arbeitnehmer beschäftigt ist. Als Betrieb im Sinne der Regelung gilt auch eine Betriebsabteilung.[1] Die Gleichstellung der Betriebsabteilung mit dem Betrieb bedeutet, dass baugewerbliche Betriebsabteilungen in fachfremden Betrieben grundsätzlich in das Saison-Kurzarbeitergeld einbe... mehr

Bei Bezug von Kurzarbeitergeld[1] oder Saison-Kurzarbeitergeld bleibt in der gesetzlichen Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung das tatsächlich (noch) erzielte Bruttoarbeitsentgelt (Kurzlohn) Grundlage für die Berechnung der Beiträge.[2] Diese Beiträge sind grundsätzlich je zur Hälfte vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer zu tragen. Für die Beiträge zur Krank... mehr

Der jeweils geringere dieser Beträge ist die Beitragsberechnungsgrundlage, also das beitragspflichtige Arbeitsentgelt. Die Berechnungsgrundlage ist für den Fall des Eintritts eines Störfalls fortzuschreiben. Gilt für das Wertguthaben ein bestimmter Wertmaßstab, ist dieser bei jeder Bewertung des Wertguthabens anzuwenden. Beispielhaft gilt der Wertmaßstab bei Bindung von Entg... mehr

Kommt es aufgrund besonderer Bestimmungen in einzelnen Versicherungszweigen zur Versicherungsfreiheit, so wirkt sich dies zunächst bei der Berechnung des Übergangsbereichsentgelts nicht aus. Die Anwendung des Übergangsbereichs setzt also nicht voraus, dass in jedem Versicherungszweig Versicherungspflicht besteht. Besteht in einzelnen Zweigen der Sozialversicherung Versicherun... mehr

Für die Berechnung der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherungsbeiträge bei Bezug von Kurzarbeitergeld[1] ist für das infolge des Arbeitsausfalls entgangene Arbeitsentgelt ein fiktives Arbeitsentgelt in Höhe von 80 % des Unterschiedsbetrags zwischen dem Soll-Entgelt und dem Ist-Entgelt[2] als Bemessungsgrundlage anzusetzen. Daneben wird auch das tatsächlich erzielte Arbeits... mehr

Lohnsteuerlich ergeben sich bei unbezahltem Urlaub eines Arbeitnehmers keine Besonderheiten. Wichtig ist, dass aufgrund des unbezahlten Urlaubs kein Teillohnzahlungszeitraum [1] entsteht. Solange das Dienstverhältnis fortbesteht, wird der Lohnzahlungszeitraum auch nicht unterbrochen, dann sind auch solche in den Lohnzahlungszeitraum fallende Arbeitstage mitzuzählen, für die d... mehr

Es gibt eine Unterscheidung des Arbeitsentgelts in laufende und einmalige Einnahmen. Diese Unterscheidung ist für die Feststellung notwendig, welchem Lohnabrechnungszeitraum das Arbeitsentgelt zugeordnet wird. Ebenso führen leistungsrechtliche Besonderheiten zu dieser Differenzierung. Laufende Einnahmen sind regelmäßig wiederkehrende Bezüge, auf die der Versicherte in der Reg... mehr

Freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherte Beschäftigte, die nur wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze[1] versicherungsfrei sind, erhalten von ihrem Arbeitgeber einen Beitragszuschuss.[2] Sinkt das Arbeitsentgelt unter die Jahresarbeitsentgeltgrenze, tritt Krankenversicherungspflicht ein. Dies gilt nicht für Arbeitnehmer, die das 55. Lebensj... mehr

Bei Kurzarbeit ist für die Beitragsberechnung und -tragung zwischen dem tatsächlich erzielten Bruttoarbeitsentgelt und dem Kurzarbeitergeld zu unterscheiden: Für das tatsächlich (noch) erzielte Bruttoarbeitsentgelt (den sog. Kurzlohn) gelten die allgemeinen Regelungen zur Sozialversicherungspflicht, d. h. die Beiträge sind grundsätzlich zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehme... mehr

Wird der steuerfreie Betrag (ab 1.1.2026: jährlich 3.300 EUR, monatlich 275 EUR) allerdings überschritten, ist zu prüfen, ob es sich um eine sozialversicherungsfreie geringfügig entlohnte Beschäftigung handelt. Dies ist grundsätzlich dann der Fall, wenn das regelmäßige Arbeitsentgelt 603 EUR monatlich nicht übersteigt. Insgesamt ergibt sich also eine Entgeltgrenze von 878 EU... mehr

Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer typischerweise nur an wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug tätig wird, d. h. sie kann gerade auch bei solchen Arbeit... mehr

Wurde ein Insolvenzverfahren über das Vermögen des Arbeitgebers beantragt oder bereits eröffnet[1], besteht das sozialversicherungsrechtliche Beschäftigungsverhältnis fort. Damit besteht auch die Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung grundsätzlich bis zum Ablauf der für das Arbeitsverhältnis maßgebenden gesetzlichen oder tariflic... mehr

Säumniszuschläge fallen auch während eines Insolvenzverfahrens an.[1] Daher sind auch für die Zeit nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens Säumniszuschläge zu erheben. Bei Überschuldung des Betriebs kann der Insolvenzverwalter einen Antrag auf Erlass der Säumniszuschläge stellen. Nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens entstehende Säumniszuschläge auf vor diesem Zeitpunkt begrü... mehr

Die Befreiung gilt aber erst dann als erteilt, wenn die zuständige Einzugsstelle (Minijob-Zentrale) nicht innerhalb eines Monats nach Eingang der Meldung des Arbeitgebers dem Befreiungsantrag des Beschäftigten widerspricht. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, wird die Befreiung rückwirkend vom Beginn des Monats wirksam, in dem der Befreiungsantrag des Beschäftigten dem Arbeitg... mehr

Die zeitliche Zuordnung einer Einmalzahlung ist wichtig, weil die anteiligen Beitragsbemessungsgrenzen bis zum Ablauf des Zuordnungsmonats zu ermitteln sind[1] und die Berechnung der Beiträge[2] zu den einzelnen Versicherungszweigen vom Zuordnungsmonat abhängig ist. Grundsätzlich ist eine Einmalzahlung dem Monat zuzuordnen, in dem sie gezahlt wird.[3] Bei der Zuordnung kommt es... mehr

Für die Beitragszahlung bei mehreren versicherungspflichtigen Beschäftigungen gilt für alle Beschäftigungen zusammen die jeweilige Beitragsbemessungsgrenze. Übersteigt das Entgelt aus allen versicherungspflichtigen Beschäftigungen die Beitragsbemessungsgrenze(n), zahlt der einzelne Arbeitgeber nur anteilige Beiträge.[1] Für die Ermittlung des beitragspflichtigen Entgelts aus... mehr

Bei der versicherungs- und beitragsrechtlichen Beurteilung von Auszubildenden, die mehrere Beschäftigungen ausüben, sind Besonderheiten zu beachten. So ist die Regelung des Übergangsbereichs ausdrücklich nicht für Auszubildende anzuwenden. Das gilt aber nicht für eine weitere nebenher ausgeübte, versicherungspflichtige Beschäftigung, soweit es sich dabei nicht ebenfalls um e... mehr

Das an einen Steuerpflichtigen gezahlte Saison-Kurzarbeitergeld ist als Entgeltersatzleistung der Arbeitsförderung steuerfrei.[1] Es unterliegt jedoch dem Progressionsvorbehalt. mehr

In Fällen, in denen der Arbeitnehmer bereits vor dem Insolvenztag von der Arbeit freigestellt wird, besteht das sozialversicherungsrechtliche Beschäftigungsverhältnis – längstens bis zur Aufnahme einer Beschäftigung bei einem Arbeitgeber – fort. Das Beschäftigungsverhältnis und seine daraus folgende Versicherungspflicht enden auch nicht dadurch, dass der Arbeitnehmer zugleich... mehr

Eine Barlohnumwandlung in Vergütungsbestandteile, für die gesetzlich ein Zusätzlichkeitserfordernis besteht, ist steuerlich nicht anzuerkennen.[1] Mit einem solchen Zusätzlichkeitserfordernis sind folgende Vergünstigungen bzw. Pauschalierungen u. a. verbunden: Arbeitgeberzuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverke... mehr

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger vertreten daher die Auffassung, dass in den in Insolvenzfällen abzugebenden Entgeltmeldungen für den gesamten maßgeblichen Beschäftigungszeitraum als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt der Betrag anzugeben ist, von dem Beiträge zu zahlen waren, und zwar sowohl für Zeiträume bis zum Tag vor dem Insolvenztag als auch für ... mehr

Seit dem 1.1.2024 sind zusätzlich zur Unterbrechungsmeldung der Beginn und das Ende einer Elternzeit für (freiwillig) gesetzlich krankenversicherte Personen gesondert zu melden. Hinweis Privatversicherte und Minijobber Für Privatversicherte und Minijobber besteht keine Pflicht zur Abgabe der Elternzeit-Meldungen. Der Beginn ist mit dem Abgabegrund "17" und das Ende mit dem Abga... mehr

Sachverhalt Zwischen einem 100-prozentigen Gesellschafter und Geschäftsführer einer GmbH und der GmbH als Arbeitgeber besteht folgende Vereinbarung: Gehalt des Geschäftsführers: 4.000 EUR monatlich, Zuschuss zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung: 50 % der monatlich zu zahlenden Versicherungsprämie (private Krankenversicherung 280 EUR, Pflegeversicherung 40 EUR), Basissc... mehr

Bei den Meldungen kann die Betriebsnummer des insolventen Arbeitgebers verwendet werden. In diesen Fällen ist in die Abmeldung zum Tag vor der Eröffnung des Insolvenzverfahrens der Abgabegrund "33" und in die Anmeldung zum Insolvenztag der Abgabegrund "13" einzutragen. Es steht dem Insolvenzverwalter auch frei, für das Verfahren eine neue Betriebsnummer zu beantragen; in die... mehr

Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen.[1] Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer beschränkt oder unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist. Der Begriff "Lohnkonto" ist irreführend: Darunter ist nicht das buchhalterische Konto "Löhne" zu verstehen, sondern mit diesem Begriff werden vielmehr insgesamt die Aufzeichnungs... mehr

Kann das Finanzamt dem Antrag des Arbeitnehmers nicht oder nicht in vollem Umfang entsprechen, muss es einen schriftlichen Ablehnungsbescheid erteilen. Der Arbeitnehmer kann hiergegen innerhalb eines Monats Einspruch einlegen. Im Übrigen ist der für die Steuerbescheide geltende gerichtliche Finanzrechtsweg gegeben. Allerdings ist zu beachten, dass nach Ablauf des Kalenderjah... mehr

Wird anstelle eines monatlichen Versorgungsbezugs eine Kapitalauszahlung oder Abfindung an den Versorgungsempfänger gezahlt, handelt es sich um einen sonstigen Bezug.[1] Für die Ermittlung der Freibeträge für Versorgungsbezüge ist das Jahr des Versorgungsbeginns zugrunde zu legen, die Zwölftelungsregelung ist für diesen sonstigen Bezug nicht anzuwenden. Bemessungsgrundlage i... mehr

Die Abgrenzung der Arbeitnehmereigenschaft bei Nebentätigkeiten orientiert sich an denselben Merkmalen wie bei Aushilfen.[1] mehr

In einem Sammellohnkonto können bestimmte Teile des Arbeitslohns für mehrere Arbeitnehmer gemeinsam – außerhalb des für sie geführten individuellen Lohnkontos – aufgezeichnet werden. Dies ist dann vorteilhaft bzw. erforderlich, wenn der auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallende Teil des Bezugs nur schwer zu ermitteln ist. Dafür kommen z. B. in Betracht die pauschale Nacherhe... mehr

Der Arbeitgeber oder die für die Entgeltabrechnung beauftragte Stelle muss einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel kostenlos zur Verfügung stellen.[1] Die dem Arbeitgeber im Rahmen von Betriebsprüfungen entstehenden Kosten werden nicht ersetzt. Dies gilt auch im Hinblick auf einen eventuellen Verdienstausfall. Praxis-Tipp Gemeinsame Prüfun... mehr

Für die weiterbeschäftigten bzw. neu eingestellten Arbeitnehmer besteht bzw. beginnt das sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis, trotz der Insolvenz. In diesen Fällen ist mit dem Tag vor der Eröffnung des Insolvenzverfahrens eine Abmeldung (Abgabegrund "30") vorzunehmen. In diese Abmeldung ist das (bisher noch nicht gemeldete) beitragspflichtige Arbeitsentgel... mehr

Die Beitragspflicht zur Sozialversicherung und die Fälligkeit der zu leistenden Arbeitnehmerbeiträge entsteht unabhängig davon, ob und wann das Arbeitsentgelt für diesen Zeitraum an die Arbeitnehmer tatsächlich ausbezahlt wurde.[1] mehr

Sachverhalt Ein Arbeitgeber gewährt seinem Arbeitnehmer am 30.9.2025 ein Darlehen über 20.000 EUR für private Zwecke (nicht Wohnungsbau) zu einem Zinssatz von 1,0 %. Das Darlehen ist in monatlichen Raten von 500 EUR zzgl. 1,0 % Zinsen zurückzuzahlen. Die Zins- und Tilgungsraten sollen am Monatsletzten mit der Entgeltabrechnung verrechnet werden. Die Tilgung beginnt am 30.10.... mehr

Bei Darlehen an Mitarbeiter von Banken oder anderen Arbeitgebern, die Darlehen überwiegend auch an fremde Dritte gewähren, erfolgt die Bewertung grundsätzlich nach der Rabattfreibetragsregelung.[1] Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber Darlehen gleicher Art und – mit Ausnahme des Zinssatzes – zu gleichen Konditionen (insbesondere hinsichtlich Laufzeit, Dauer der Zinsfestle... mehr

Wird ein Nettoarbeitsentgelt vereinbart, gelten als Arbeitsentgelt die Einnahmen des Beschäftigten einschließlich der darauf entfallenden Steuern und der seinem gesetzlichen Anteil entsprechenden Beiträge zur Sozialversicherung.[1] Somit zählen auch der Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung und der Krankenkassen-Zusatzbeitrag nach § 242 SGB V zum Arbeitsentg... mehr

Die Jahresmeldung für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung ist mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens bis zum 15.2. des Folgejahres an die zuständige Krankenkasse zu erstatten. Die für die Unfallversicherung abzugebende Jahresmeldung ist bis zum 16.2. des Folgejahres abzugeben. Hinweis Verlängerung der Meldefrist Fallen die Meldefristen au... mehr

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Kraftfahrzeug (Kfz) unentgeltlich zur privaten Nutzung, so ist der darin liegende Sachbezug als geldwerter Vorteil beitragspflichtig. Die in § 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV getroffenen Regelungen verweisen ausdrücklich auf das Steuerrecht. Deswegen wird der geldwerte Vorteil nach den Vorschriften des Steuerrechts[1] ermittelt.[2] Dies gi... mehr

Überblick Als Störfall werden Ereignisse bezeichnet, die dazu führen, dass das bei flexibler Arbeitszeit oder in der Altersteilzeit angesparte Wertguthaben nicht in der Freistellungsphase ausgezahlt und damit nicht mehr zweckentsprechend verwendet werden kann. Beispielhaft treten Störfälle bei Beendigung der Beschäftigung durch Kündigung oder durch den Tod des Arbeitnehmers ... mehr

Bei Eintritt eines Insolvenzereignisses (Eröffnung des Insolvenzverfahrens, Abweisung des Antrages auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens mangels Masse, vollständige Beendigung der Betriebstätigkeit ohne Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens) im Laufe eines Kalendermonats sind die Gesamtsozialversicherungsbeiträge dieses Monats für die Zeit bis zum Vortag des Insolve... mehr

Ist der Ferienjob zusammen mit den im Laufe des Kalenderjahres bereits ausgeübten kurzfristigen Beschäftigungen auf längstens 3 Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt, kann dieser im Rahmen einer kurzfristigen Beschäftigung ausgeübt werden. Die Höhe des gezahlten Arbeitsentgelts ist für die versicherungsrechtliche Beurteilung einer kurzfristigen Beschäftigung grundsätzlich nich... mehr

Im Rahmen eines nebenberuflichen ehrenamtlichen Ferienjobs können der Übungsleiterfreibetrag oder die Ehrenamtspauschale Anwendung finden. Seit 2026 beträgt der Übungsleiterfreibetrag 3.300 EUR jährlich bzw. 275 EUR monatlich und die Ehrenamtspauschale 960 EUR jährlich bzw. 80 EUR monatlich. Diese steuerfreien Einnahmen sind nicht dem sozialversicherungsrechtlichen Arbeitsentgel... mehr

Die Regelungen zu Essenmarken und Kantinenmahlzeiten gelten in gleicher Weise, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer an deren Stelle einen arbeitsrechtlichen Anspruch auf einen arbeitstäglichen Zuschuss zu Mahlzeiten einräumt.[1] Auch in diesem Fall ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen (202... mehr

Unterjährig erfolgt die steuerliche Berücksichtigung von Kindern im Rahmen des Familienleistungsausgleichs[1] durch das Kindergeld.[2] Bei einer Veranlagung zur Einkommensteuer wird geprüft, ob sich durch Berücksichtigung der Freibeträge für Kinder eine höhere Steuerentlastung ergibt. Kinderfreibetrag Im Jahr 2026 beträgt der Freibetrag für das sächliche Existenzminimum eines ... mehr

Seit 1.1.2024 ist der Beginn der Elternzeit mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen, zu melden. Die Pflicht zur Meldung einer Elternzeit ist ein Novum, da erstmalig im Arbeitgeber-Meldeverfahren der Beginn und das Ende einer Fehlzeit zu melden ist und nicht wie bislang die Fehlzeit als Meldetatbestand allein eine DEÜV-Unterbrechungsmeldu... mehr

Sachverhalt Ein Möbelhaus ermöglicht allen Arbeitnehmern den Einkauf eigener Waren bis zur Höhe des Rabattfreibetrages von 1.080 EUR im Jahr. Ein Arbeitnehmer sucht sich aus der Produktpalette seines Arbeitgebers ein Möbelstück aus. Der im Möbelhaus angegebene Endpreis hierfür beträgt 2.500 EUR. Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren eine Zuzahlung von 1.000 EUR. Was sind d... mehr