Fachbeiträge & Kommentare zu Elektronische Rechnung

Rz. 297 Obwohl ein spezieller Buchnachweis für den Vorsteuerabzug nicht gefordert wird, ist der Unternehmer nach § 22 UStG verpflichtet, zur Festsetzung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung[1] Aufzeichnungen zu machen. Für den Vorsteuerabzug müssen nach § 22 Abs. 2 Nr. 5 bis 9 UStG folgende Angaben aus den Aufzeichnungen zu ersehen sein: Praxis-Beispiel die Entgelte...mehr

Rz. 42 Um den ordnungsgemäßen Abzug zu ermöglichen, hat der Gesetzgeber in § 14 Abs. UStG angeordnet, dass ein Unternehmer, der Umsätze an einen anderen Unternehmer ausführt, verpflichtet ist, Rechnungen innerhalb von sechs Monaten auszustellen, in denen die Steuer gesondert ausgewiesen ist. Seit der Neufassung des § 14 UStG ab dem 1.1.2025 muss die Rechnung gem. § 14 Abs. ...mehr

Rz. 65 Der Vorsteuerbetrag muss dem Unternehmer aufgrund von Lieferungen oder sonstigen Leistungen berechnet worden sein. Der Gesetzgeber konnte davon ausgehen, dass grundsätzlich nur für steuerpflichtige Lieferungen oder sonstige Leistungen[1] Rechnungen mit Steuerausweis gem. § 14 Abs. 4 UStG erteilt werden. Nach dem Sinn und Zweck des § 15 UStG berechtigen nur Steuerbeträ...mehr

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Eingangskanal für ZUGFeRD und XRechnung produktiv, nicht nur als E-Mail-Postfach. Automatische Validierung gegen EN 16931 etabliert. Kreditoren- und Debitorenstammdaten bereinigt. E-Rechnungen GoBD-konform und revisionssicher archiviert, zehn Jahre. Integration in ERP und Finanzbuchhaltung für strukturierte Weiterverarbeitung. Versandprozess für 2027 getestet, 800.000-EUR-Schwell...mehr

Zusammenfassung Überblick 2026 ist das letzte Übergangsjahr vor der E-Rechnung-Versandpflicht. Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz ihre inländischen B2B-Rechnungen strukturiert versenden, ab dem 1.1.2028 gilt das für alle. Parallel hat die EU mit dem ViDA-Paket den Fahrplan bis 2035 abgesteckt, inklusive digitaler Meldepflichten ab Juli...mehr

Die Empfangspflicht gilt bereits. Seit dem 1.1.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten können. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das den § 14 UStG neu gefasst hat. Was vielen noch bevorsteht, ist die Pflicht zur Ausstellung. Der Stufenplan nach § 27 Abs. 38 UStG sieht vor: Bis 31.12.2026: Papier-...mehr

BMF, Schreiben v. 15.10.2024, III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I 2024, 1320. kostenlose-erechnung.de und weitere, Versandpflicht ab 1. Januar 2027 (über 800.000 Euro) und ab 1. Januar 2028 (alle), Februar bis April 2026. Europäische Kommission, VAT in the Digital Age, Paket vom 11. März 2025, ViDA-Arbeitsprogramm 2026 vom 22. Mai 2026, DRR ab 1. Juli 2030. vatcalc, übera...mehr

Für die Finanzabteilung ist der Kern nicht die Pflicht, sondern ihre Nebenwirkung. Jahrelang scheiterte KI in der Buchhaltung an schlechter Datenqualität. OCR auf gescannten Belegen war fehleranfällig, die Software musste raten, ob die Zahl 19 das Datum oder der Steuersatz ist. Mit der E-Rechnung ändert sich die Ausgangslage grundlegend. Eine XRechnung ist kein Bild, sondern ...mehr

Die E-Rechnung ist die unspektakuläre Pflicht mit der größten Hebelwirkung. Sie zwingt Unternehmen, ihre Daten zu strukturieren, und schafft damit unbeabsichtigt die Grundlage, auf der KI im Rechnungswesen erst funktioniert. ViDA verlängert diese Logik bis 2035 und macht die strukturierte Rechnung zum europäischen Standard. Wer 2026 nur die Mindestpflicht erfüllt, also empfan...mehr

Die nationale Pflicht ist nur die erste Stufe. Das EU-Paket VAT in the Digital Age, kurz ViDA, wurde am 11.3.2025 verabschiedet und wird bis 2035 stufenweise umgesetzt. Die Kommission hat am 22.5.2026 das ViDA-Arbeitsprogramm für 2026 veröffentlicht. Der zentrale Schritt: Ab dem 1.7.2030 unterliegen grenzüberschreitende B2B-Umsätze den Digital Reporting Requirements. Die E-Re...mehr

Überblick 2026 ist das letzte Übergangsjahr vor der E-Rechnung-Versandpflicht. Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz ihre inländischen B2B-Rechnungen strukturiert versenden, ab dem 1.1.2028 gilt das für alle. Parallel hat die EU mit dem ViDA-Paket den Fahrplan bis 2035 abgesteckt, inklusive digitaler Meldepflichten ab Juli 2030. Für das ...mehr

2026 ist das Jahr, um die Datenbasis zu legen. Fünf Schritte sind entscheidend: Eingangskanal und Validierung. Sorgen Sie dafür, dass eingehende ZUGFeRD- und XRechnungen automatisch gegen die Norm EN 16931 validiert und strukturiert weiterverarbeitet werden, statt nur in einem Postfach zu landen. Stammdaten bereinigen. Doppelte Kreditoren wie Mueller GmbH und Müller GmbH führe...mehr

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Überblick Das Zahlungsverhalten von privaten und gewerblichen Schuldnern, bedingt durch deren eigene bestehende Überschuldung oder drohende Zahlungsunfähigkeit, ist ein wesentlicher Grund für die finanziellen Schwierigkeiten von vielen Unternehmen. Unternehmer selbst machen allerdings auch oft Fehler, sei es bei Beginn der Vertragsbeziehung, bei der Rechnungsstellung oder im...mehr

Folgende Maßnahmen sind auch für den Kleinbetrieb/Handwerker leicht und ohne (großen) Kostenaufwand umsetzbar: Der erste Blick bei Auftragsangeboten sollte dem Telefonbuch (übers Internet) gelten. Sind dort keine Eintragungen zur Adresse oder nur Handy-Nummern vorhanden, ist Vorsicht geboten. Das Internet ist ebenfalls hilfreich, zumindest bei Firmenkunden über deren Homepage ...mehr

Bei einer Umsatzsteuer-Nachschau dürfen die gespeicherten Daten über Unterlagen, die bei einer Umsatzsteuer-Nachschau vorzulegen sind und die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden, auf Verlangen des Prüfers eingesehen werden. Soweit erforderlich, kann hierfür auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers vom Prüfer genutzt werden. Das gilt auch für e...mehr

Keine Buchung ohne Beleg! So heißt die wichtigste Buchhalterregel. Das heißt aber auch, dass Belege, die ihren Weg in die Buchhaltung nicht finden, auch nicht gebucht werden können. Jede Rechnung, die ins Haus kommt, muss auf sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft werden. Entspricht die gelieferte Ware der bestellten? Stimmt der berechnete Preis mit dem vereinbarten ü...mehr

Rz. 74x Stand: 6/01 – 02/2025 Sofern nach § 14 Abs. 2 S. 2 UStG unter Beachtung der Übergangsreglungen (§ 27 Abs. 38 UStG) eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, erfüllt nur eine solche dem Grunde nach die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG. Eine sonstige Rechnung erfüllt in diesen Fällen nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnun...mehr

Rz. 63 Stand: 6/01 – 02/2025 § 14 Abs. 1 S. 2–4 UStG benennt allgemein die Anforderungen an Rechnungen, die für elektronische Rechnungen gleichermaßen gelten wie für Papierrechnungen. Demnach müssen gewährleistet werden: die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung (vgl. Abschn. 14.4. Abs. 3 S. 1 UStAE). Rz. 64 Stand: 6/01 – 02/20...mehr

Rz. 72 Stand: 6/01 – 02/2025 Rechnungen, ob in Papierform oder in elektronischer Form, unterliegen den Aufbewahrungsregelungen des § 14b UStG. Demnach sind Rechnungen acht Jahre (bis zum 31.12.2024: zehn Jahre; vgl. § 14 Rz. 9a) aufzubewahren (vgl. die Kommentierung zu § 14b UStG) und unterliegt ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht als Ordnungswidrigkeit den Bußgeldvors...mehr

Rz. 160a Stand: 6/01 – 02/2025 Der Rechnungsaussteller kann ausgestellte E-Rechnungen berichtigen. Für eine Rechnungsberichtigung gelten nach § 31 Abs. 5 S. 3 UStDV die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 UStG. Daher muss die Berichtigung einer E-Rechnung ebenfalls in der für diese vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps) erf...mehr

2.4.3.1 Allgemeines Rz. 74a Stand: 6/01 – 02/2025 Die Einführung eines elektronischen Meldesystems wurde bereits im Koalitionsvertrag 2021 der Bundesregierung angekündigt. Durch Beschluss vom 25.07.2023 (ABl. EU Nr. L 118, 42 vom 27.07.2023) wurde Deutschland ermächtigt, eine von Art. 218 und 232 MwStSystRL abweichende Sondermaßnahme einzuführen und damit im Inland ansässige U...mehr

2.4.2.1 Allgemeines Rz. 58 Stand: 6/01 – 02/2025 Durch Art. 5 Nr. 1 Buchst. a und b des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 (Gesetz vom 01.11.2011, BGBl I 2011, 2131) wurden § 14 Abs. 1 und 3 UStG neu formuliert. Art. 5 trat nach Art. 18 Abs. 3 StVereinfG rückwirkend zum 01.07.2011 in Kraft. § 27 Abs. 18 UStG i. d. F. des StVereinfG 2011 regelt, dass die Neufassung auf alle Rech...mehr

Alvermann/Wollweber, Der Anspruch auf Erteilung einer USt-Identifikationsnummer, UStB 2009, 261. Bachstein, Die EU-konforme Rechnung?, IWB 2013, 144. Becker, Stellungnahme zu den Schlussanträgen des Generalanwalts in den Rechtssachen "Geissel" und "Butin", MwStR 2017, 610 ff. Becker, Hat die Rechnung als Voraussetzung des Vorsteuerabzugs ausgedient? Auswirkungen der EuGH-Urteil...mehr

Rz. 76 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Als Rechnung gilt auch eine auf elektronischem Weg ausgestellte und übermittelte Rechnung, wobei eine schriftliche Zustimmung des Rechnungsempfängers über eine solche Übermittlungsart bestehen muss. Rz. 77 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Der Rechnungsaussteller muss die Echtheit der Herkunft, die Lesbarkeit und Vollständigkeit des Inhalts gewährleis...mehr

Rz. 88 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Elektronische Rechnungen sind seit 1. Januar 2013 Papierrechnungen gleichgestellt. Es ist zulässig, dass Rechnungen vom Leistenden in beliebigem Dateiformat (z. B. pdf, doc, xls, xml) ausgestellt und in beliebiger elektronischer Form (z. B. per E-Mail oder als Anhang hierzu, Web-Download) an den Leistungsempfänger übermittelt werden. Rz. 89 St...mehr

Rz. 74g Stand: 6/01 – 02/2025 Auf der Grundlage der aktuellen Fassung der MwStSystRL ist in § 14 UStG bislang der Vorrang der Papierrechnung vor der E-Rechnung geregelt. Ausstellung und Empfang einer E-Rechnung sind nur vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers möglich. Die obligatorische Verwendung der E-Rechnung ist Voraussetzung für die zu einem späteren Zeitpunkt einzuf...mehr

Rz. 95 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Als Rechnung gilt auch eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung, sofern der Empfänger zustimmt. Voraussetzung ist, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung folgenderweise gewährleistet sind: durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren; mit qualifizierter elektronischer Signatur; m...mehr

2.4.1 Rechtsentwicklung 2.4.1.1 Allgemeines Rz. 53 Stand: 6/01 – 02/2025 Bis zum 31.12.2024 waren Rechnungen nach § 14 Abs. 1 S. 2 UStG a. F. auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Wege zu übermitteln. Mit der Neufassung des § 14 Abs. 1 S. 2 UStG zum 01.01.2025 kann eine Rechnung als elektronische Rechnung oder als sonstige Rechnung überm...mehr

Literatur Connemann/Meyer-Burow, VAT in the Digital Age – ViDA/Vorschläge der Europäischen Kommission v. 8.12.2022 zur Modernisierung des Mehrwertsteuerrechts und Eindämmung des Mehrwertsteuerbetrugs, NWB 2023, 2284. Deutsche Steuer-Gewerkschaft, E-Rechnung: eine wirksame Maßnahme zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug?/Digitales Meldesystem geplant, DSTG-Magazin 7/8 2023, 16. E...mehr

Rz. 66 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Als Rechnung gilt auch eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung. Der Empfänger muss dem Empfang dieser Rechnung zustimmen. Um derartige Rechnungen ausstellen zu können, muss die Integrität und Authentizität der elektronischen Nachricht sichergestellt werden, und aus den Nachrichten müssen der Ort und Zeit der Versendung bzw. des Empf...mehr

Rz. 91 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Der Steuerbeleg kann mit der Zustimmung der Person, für die die Leistung erbracht wird, auch in elektronischer Form ausgestellt werden. Dabei gilt als ein Beleg in elektronischer Form jeder Beleg, der elektronisch erstellt und empfangen wird und nicht mehr nur solche, die mit einer garantierten, auf qualifiziertem Zertifikat basierenden elekt...mehr

Connemann/Meyer-Burow, VAT in the Digital Age – ViDA/Vorschläge der Europäischen Kommission v. 8.12.2022 zur Modernisierung des Mehrwertsteuerrechts und Eindämmung des Mehrwertsteuerbetrugs, NWB 2023, 2284. Deutsche Steuer-Gewerkschaft, E-Rechnung: eine wirksame Maßnahme zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug?/Digitales Meldesystem geplant, DSTG-Magazin 7/8 2023, 16. Eggers/Sch...mehr

Achatz Länderanhang Österreich Bader §§ 19, 19a, 22, 23, 23a, 24 Birgel §§ 1, 3g Brochhaus §§ 14, 14a bis 14c Djedović Länderanhang Kroatien Fábryová Länderanhang Slowakei Frotscher §§ 4 Nr. 12, 14, 16 bis 18, 21 bis 24 und 29, 17 Fuisting § 15a Geiger Länderanhang Schweiz Gottschlich Länderanhang Vereinigtes Königreich Grobbel §§ 13c, 27b Gurtner Länderanhang Österreich Hammler §§ 3c, 4 Nr. 4c, 18i...mehr

Rz. 58 Stand: 6/01 – 02/2025 Durch Art. 5 Nr. 1 Buchst. a und b des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 (Gesetz vom 01.11.2011, BGBl I 2011, 2131) wurden § 14 Abs. 1 und 3 UStG neu formuliert. Art. 5 trat nach Art. 18 Abs. 3 StVereinfG rückwirkend zum 01.07.2011 in Kraft. § 27 Abs. 18 UStG i. d. F. des StVereinfG 2011 regelt, dass die Neufassung auf alle Rechnungen über Umsätze...mehr

Rz. 39a Stand: 6/01 – 02/2025 Durch Art. 23 Nr. 1 Buchst. b des Wachstumschancengesetzes (vgl. Rz. 7c) wurde § 14 Abs. 2 UStG m. W. z. 01.01.2025 neu gefasst (vgl. Rz. 12a). Als wesentlicher Kernpunkt der Neuregelung wurde die obligatorische Verwendung einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (inländische B2B-Umsätze) eingefüh...mehr

Rz. 74a Stand: 6/01 – 02/2025 Die Einführung eines elektronischen Meldesystems wurde bereits im Koalitionsvertrag 2021 der Bundesregierung angekündigt. Durch Beschluss vom 25.07.2023 (ABl. EU Nr. L 118, 42 vom 27.07.2023) wurde Deutschland ermächtigt, eine von Art. 218 und 232 MwStSystRL abweichende Sondermaßnahme einzuführen und damit im Inland ansässige Unternehmer für ihre...mehr

Rz. 74c Stand: 6/01 – 02/2025 Mit dem Wachstumschancengesetz wurde § 14 UStG wie folgt geändert: Neufassung des Absatz 1 Satz 2 bis 8: „Eine Rechnung kann als elektronische Rechnung oder vorbehaltlich des Absatzes 2 als sonstige Rechnung übermittelt werden. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt ...mehr

Rz. 25 Stand: 06/03 – 07/2025 Nach § 27 Abs. 38 UStG n. F. gilt für die Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung eine gestaffelte Übergangsregelung (s. o., Abschn. 5). Anders ist dies auf der Eingangsseite! Ab dem 01.01.2025 ist die Entgegennahme einer E-Rechnung für alle inländischen Unternehmer verpflichtend. Wenn der Rechnungsaussteller sich für die Verwendung einer elektro...mehr

Rz. 71 Stand: 6/01 – 02/2025 Zu elektronischen Rechnungen bei Gutschriften, Ausstellung durch Dritte, Anzahlungsrechnungen und Fahrausweisen vgl. Abschn. 14.4. Abs. 10, 11 UStAE.mehr

Rz. 74 Stand: 6/01 – 02/2025 Ausweislich der Gesetzesbegründung (vgl. BT-Drucks. 17/5125 vom 21.03.2011, 53) darf die Reduzierung der Anforderungen an elektronische Rechnungen nicht einseitig zu Lasten einer effektiven Steuerbetrugsbekämpfung gehen. Daher ergänzt das StVereinfG 2011 § 27b Abs. 2 UStG um die Sätze 2 und 3. Demnach kann bei einer Umsatzsteuer-Nachschau auch auf...mehr

Rz. 13 Stand: 6/01 – 02/2025 Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung lesbar sein (§ 14b Abs. 1 S. 2 UStG). Durch das StVereinfG 2011 wurde § 14b Abs. 1 S. 2 UStG neu formuliert und verweist auf § 14 Abs. 3 S. 1 UStG (bis 31.12.2024 § 14 Abs. 1 S. 2 UStG). Erforderlich ist daher, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Le...mehr

Rz. 53 Stand: 6/01 – 02/2025 Bis zum 31.12.2024 waren Rechnungen nach § 14 Abs. 1 S. 2 UStG a. F. auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Wege zu übermitteln. Mit der Neufassung des § 14 Abs. 1 S. 2 UStG zum 01.01.2025 kann eine Rechnung als elektronische Rechnung oder als sonstige Rechnung übermittelt werden. Die Ausstellung von sonstig...mehr

Rz. 6 Stand: 06/03 – 07/2025 Ein Inkrafttreten erst in den Jahren 2030/2033 wollte die Bundesregierung nicht abwarten und hatte sich daher auf eine vorzeitige Einführung eines deutschen bundesweiten einheitlichen Meldesystems zur Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen verständigt. Rz. 7 Stand: 06/03 – 07/2025 Dazu hatte zunächst das BMF dem Gesetzgeber als ersten ...mehr

Rz. 73 Stand: 6/01 – 02/2025 Nach § 14 Abs. 1 S. 7 UStG sind Rechnungen auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Wortgleich fand sich diese Formulierung bislang in § 14 Abs. 1 S. 2 UStG a. F. Der Empfänger hat demnach auch im Anwendungsbereich der Neufassung Anspruch auf eine Rechnung in Papierform und kann einer elektronischen ...mehr