Fachbeiträge & Kommentare zu Elektronische Rechnung

Die E-Rechnung ist nicht mehr nur ein Zukunftsthema. Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für Rechnungsaussteller laufen die Übergangsregelungen stufenweise aus. Spätestens jetzt sollten Unternehmen prüfen, ob ihre Buchhaltungs-, ERP- und Rechnungsprozesse E-Rechnungen sicher empfangen, erstellen, prüfen, freigeben und GoBD-konfor... mehr

Die E-Rechnung ist nicht mehr nur ein Zukunftsthema. Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für Rechnungsaussteller laufen die Übergangsregelungen stufenweise aus. Spätestens jetzt sollten Unternehmen prüfen, ob ihre Buchhaltungs-, ERP- und Rechnungsprozesse E-Rechnungen sicher empfangen, erstellen, prüfen, freigeben und GoBD-konfor... mehr

Rz. 120 Der objektive Tatbestand des § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG wird verwirklicht, wenn in den in § 14b Abs. 1 S. 1 UStG genannten Fällen, auch i. V. m. S. 4 dieser Regelung, ein dort bezeichnetes Doppel oder eine dort bezeichnete Rechnung nicht oder nicht mindestens 8 Jahre aufbewahrt wird.[1] Die diesen Tatbestand ausfüllende Vorschrift des § 14b Abs. 1 UStG hat folgenden Wor... mehr

Rz. 1 Die Vorschrift des § 26a UStG wurde in seiner ersten Fassung durch das Umsatzsteuer-Binnenmarktgesetz [1] mit Wirkung ab dem 1.1.1993 in das UStG eingefügt. Bereits vorher existierte ein § 26a im UStG, diese Regelung hatte aber Sondervorschriften im Verhältnis zur ehemaligen DDR zum Inhalt, die im Zusammenhang mit der Schaffung der Wirtschafts-, Währungs- und Sozialunio... mehr

Rz. 101 Der objektive Tatbestand des § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG wird verwirklicht, wenn in den in § 14 Abs. 2 S. 2 UStG [1] genannten Fällen auf die Ausstellung einer Rechnung verzichtet wird. In diesen Fällen legt das Gesetz dem Leistenden eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung auf, deren Verletzung kann durch einen speziellen Bußgeldtatbestand sanktioniert werden. D... mehr

Das Datenzugriffsrecht im Rahmen der Lohnsteuer-Nachschau wird erweitert, sodass Amtsträger künftig auch elektronisch gespeicherte Lohn- und Gehaltsunterlagen einsehen können. Bei Bedarf darf dafür auch das jeweilige Datenverarbeitungssystem des Unternehmens genutzt werden. Die Regelung schließt ausdrücklich auch E-Rechnungen gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ein. Gilt ab dem 1.1... mehr

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Keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht insbesondere bei Rechnungen an Privatpersonen, bei diversen steuerfreien Umsätzen, bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR, bei Fahrausweisen sowie bei Leistungen von Kleinunternehmern. Für die praktische Umsetzung sollten diese Fälle im System als Ausnahmen umgesetzt werden. Wichtig ist dabei, dass freiwillige E-Rechnung... mehr

Praxis-Tipp Betroffenheit jetzt konkret prüfen Unternehmen, die noch nicht vollständig umgestellt haben, sollten jetzt nicht mehr nur die rechtliche Betroffenheit prüfen. Erforderlich ist eine konkrete Prozessaufnahme: Welche Ausgangsrechnungen fallen ab 2027 unter die E-Rechnungspflicht? Welche Eingangsrechnungen kommen bereits als E-Rechnung? Welche Systeme können strukturi... mehr

Für die praktische Umsetzung sollten Unternehmer zunächst die betroffenen Ausgangsumsätze identifizieren. Relevant sind vor allem steuerbare inländische B2B-Umsätze, bei denen der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind und keine Ausnahme greift. Für die Umsetzung empfiehlt sich eine einfache Prüflogik im Rechnungsprozess: Wird über eine Liefer... mehr

Die Übergangsregelungen betreffen nur die Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen. Der Empfang von E-Rechnungen muss bereits seit dem 1.1.2025 möglich sein. Für die Ausgangsseite sind insbesondere folgende Fristen relevant: Bis zum 31.12.2026: Alle Rechnungsaussteller können für Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 noch sonstige Rechnungen verwenden. Papierrechnungen sind o... mehr

2.1 Was ist eine E-Rechnung? Praxis-Tipp Betroffenheit jetzt konkret prüfen Unternehmen, die noch nicht vollständig umgestellt haben, sollten jetzt nicht mehr nur die rechtliche Betroffenheit prüfen. Erforderlich ist eine konkrete Prozessaufnahme: Welche Ausgangsrechnungen fallen ab 2027 unter die E-Rechnungspflicht? Welche Eingangsrechnungen kommen bereits als E-Rechnung? Wel... mehr

Die Umstellung auf die E-Rechnung sollte als bereichsübergreifendes Projekt organisiert werden. Unternehmen, die noch nicht vollständig umgestellt haben, sollten mindestens die folgenden Schritte umsetzen: 1. Projektverantwortung festlegen: Es gilt zu bestimmen, wer die Umstellung fachlich und technisch verantwortet. Beteiligt werden sollten regelmäßig Buchhaltung, Steuerabte... mehr

Von der Pflicht zur Erteilung von E-Rechnungen sind sog. Kleinbetragsrechnungen [1] bis zu einem Gesamtbetrag von 250 EUR und auch Fahrausweise [2] von der Pflicht zur Erteilung von E-Rechnungen ausgenommen. Praxis-Beispiel Kleinbetragsrechnungen Unternehmer A aus Köln betankt seinen Firmenwagen für dienstliche Zwecke an der Tankstelle des B in Bonn. Der Gesamtbetrag beträgt 120... mehr

Überblick Die E-Rechnung ist nicht mehr nur ein Zukunftsthema. Seit dem 1.1.2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für Rechnungsaussteller laufen die Übergangsregelungen stufenweise aus. Spätestens jetzt sollten Unternehmen prüfen, ob ihre Buchhaltungs-, ERP- und Rechnungsprozesse E-Rechnungen sicher empfangen, erstellen, prüfen, freigeben und GoB... mehr

Hybride Formate: Bei ZUGFeRD und anderen hybriden Formaten darf nicht allein der menschenlesbare PDF-Teil geprüft werden. Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz. Weichen XML-Datensatz und PDF-Bildteil voneinander ab, gehen die Daten des strukturierten Teils vor. Enthält der Bildteil abweichende Rechnungsangaben ist zusätzlich zu prüfen, ob der Bildteil als weitere sonst... mehr

Hier geht's zur Checkliste zur Beurteilung der E-Rechnungspflicht Viele Unternehmen haben zwar bereits ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen eingerichtet. Für eine rechtssichere und effiziente Umsetzung reicht das jedoch meist nicht aus. Entscheidend ist, dass die E-Rechnungen nicht nur eingehen, sondern auch gelesen, geprüft, freigegeben, verbucht und in ihrer... mehr

Unternehmen, die noch nicht vollständig auf die E-Rechnung vorbereitet sind, sollten bis zum 1.1.2027 insbesondere folgende Punkte erledigen: Betroffene Ausgangsumsätze identifizieren Prüfen, ob die Umsatzgrenze von 800.000 EUR für die verlängerte Übergangsregelung relevant ist E-Rechnungsrelevante Kunden und Geschäftsvorfälle identifizieren Zentrales Empfangspostfach oder ander... mehr

Zusammenfassung Überblick Die E-Rechnung ist nicht mehr nur ein Zukunftsthema. Seit dem 1.1.2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für Rechnungsaussteller laufen die Übergangsregelungen stufenweise aus. Spätestens jetzt sollten Unternehmen prüfen, ob ihre Buchhaltungs-, ERP- und Rechnungsprozesse E-Rechnungen sicher empfangen, erstellen, prüfen, fr... mehr

In der Praxis stehen vor allem XRechnung und ZUGFeRD im Vordergrund. XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format. ZUGFeRD verbindet einen strukturierten XML-Datensatz mit einem menschenlesbaren PDF-Bildteil; dies gilt ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei hybriden Formaten ist für umsatzsteuerliche Zwecke der strukturierte Teil maßgeblich. ... mehr

Keine Buchung ohne Beleg! So heißt die wichtigste Buchhalterregel. Das heißt aber auch, dass Belege, die ihren Weg in die Buchhaltung nicht finden, auch nicht gebucht werden können. Jede Rechnung, die ins Haus kommt, muss auf sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft werden. Entspricht die gelieferte Ware der bestellten? Stimmt der berechnete Preis mit dem vereinbarten ü... mehr

Rechnungen können nach den Bedingungen des belgischen Rechts elektronisch übermittelt werden. Dies setzt u. a. voraus, dass die Rechnungen unveränderlich sind und ihr Inhalt erhalten bleibt. Die Rechnungen müssen mit einer elektronischen Signatur versehen sein. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur beruhend auf einem qualifizierten Zertifikat ist nicht erforderlich. S... mehr

Jeder Unternehmer, der Umsätze bewirkt, ist zur Rechnungserteilung verpflichtet. Rechnungen sind sofort zum Zeitpunkt des Umsatzes auszustellen, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen bis zum 15. Tag des auf die Lieferung folgenden Monats. Vereinfachte Rechnungsangaben gelten für Rechnungen bis 400 EUR (ab 24.5.2019; vorher: 100 EUR). Die Mindestangaben in den vereinfachten... mehr

Vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers ist die elektronische Übermittlung einer Rechnung mit jeglichem Verfahren zulässig. Ab dem 1.1.2018 müssen Rechnungen bei Ausfuhrlieferungen im sog. nichtkommerziellen Reiseverkehr mit einem Rechnungsbetrag von mehr als 154,94 EUR elektronisch erzeugt werden. Ab 1.1.2019 müssen Rechnungen und berichtigte Rechnungen bei Ums... mehr

Rz. 297 Obwohl ein spezieller Buchnachweis für den Vorsteuerabzug nicht gefordert wird, ist der Unternehmer nach § 22 UStG verpflichtet, zur Festsetzung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung[1] Aufzeichnungen zu machen. Für den Vorsteuerabzug müssen nach § 22 Abs. 2 Nr. 5 bis 9 UStG folgende Angaben aus den Aufzeichnungen zu ersehen sein: Praxis-Beispiel die Entgelte... mehr

Rz. 42 Um den ordnungsgemäßen Abzug zu ermöglichen, hat der Gesetzgeber in § 14 Abs. UStG angeordnet, dass ein Unternehmer, der Umsätze an einen anderen Unternehmer ausführt, verpflichtet ist, Rechnungen innerhalb von sechs Monaten auszustellen, in denen die Steuer gesondert ausgewiesen ist. Seit der Neufassung des § 14 UStG ab dem 1.1.2025 muss die Rechnung gem. § 14 Abs. ... mehr

Rz. 65 Der Vorsteuerbetrag muss dem Unternehmer aufgrund von Lieferungen oder sonstigen Leistungen berechnet worden sein. Der Gesetzgeber konnte davon ausgehen, dass grundsätzlich nur für steuerpflichtige Lieferungen oder sonstige Leistungen[1] Rechnungen mit Steuerausweis gem. § 14 Abs. 4 UStG erteilt werden. Nach dem Sinn und Zweck des § 15 UStG berechtigen nur Steuerbeträ... mehr

Zusammenfassung Überblick 2026 ist das letzte Übergangsjahr vor der E-Rechnung-Versandpflicht. Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz ihre inländischen B2B-Rechnungen strukturiert versenden, ab dem 1.1.2028 gilt das für alle. Parallel hat die EU mit dem ViDA-Paket den Fahrplan bis 2035 abgesteckt, inklusive digitaler Meldepflichten ab Juli... mehr

Die Empfangspflicht gilt bereits. Seit dem 1.1.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten können. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das den § 14 UStG neu gefasst hat. Was vielen noch bevorsteht, ist die Pflicht zur Ausstellung. Der Stufenplan nach § 27 Abs. 38 UStG sieht vor: Bis 31.12.2026: Papier-... mehr

Für die Finanzabteilung ist der Kern nicht die Pflicht, sondern ihre Nebenwirkung. Jahrelang scheiterte KI in der Buchhaltung an schlechter Datenqualität. OCR auf gescannten Belegen war fehleranfällig, die Software musste raten, ob die Zahl 19 das Datum oder der Steuersatz ist. Mit der E-Rechnung ändert sich die Ausgangslage grundlegend. Eine XRechnung ist kein Bild, sondern ... mehr

Die E-Rechnung ist die unspektakuläre Pflicht mit der größten Hebelwirkung. Sie zwingt Unternehmen, ihre Daten zu strukturieren, und schafft damit unbeabsichtigt die Grundlage, auf der KI im Rechnungswesen erst funktioniert. ViDA verlängert diese Logik bis 2035 und macht die strukturierte Rechnung zum europäischen Standard. Wer 2026 nur die Mindestpflicht erfüllt, also empfan... mehr

Die nationale Pflicht ist nur die erste Stufe. Das EU-Paket VAT in the Digital Age, kurz ViDA, wurde am 11.3.2025 verabschiedet und wird bis 2035 stufenweise umgesetzt. Die Kommission hat am 22.5.2026 das ViDA-Arbeitsprogramm für 2026 veröffentlicht. Der zentrale Schritt: Ab dem 1.7.2030 unterliegen grenzüberschreitende B2B-Umsätze den Digital Reporting Requirements. Die E-Re... mehr

Überblick 2026 ist das letzte Übergangsjahr vor der E-Rechnung-Versandpflicht. Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz ihre inländischen B2B-Rechnungen strukturiert versenden, ab dem 1.1.2028 gilt das für alle. Parallel hat die EU mit dem ViDA-Paket den Fahrplan bis 2035 abgesteckt, inklusive digitaler Meldepflichten ab Juli 2030. Für das ... mehr

2026 ist das Jahr, um die Datenbasis zu legen. Fünf Schritte sind entscheidend: Eingangskanal und Validierung. Sorgen Sie dafür, dass eingehende ZUGFeRD- und XRechnungen automatisch gegen die Norm EN 16931 validiert und strukturiert weiterverarbeitet werden, statt nur in einem Postfach zu landen. Stammdaten bereinigen. Doppelte Kreditoren wie Mueller GmbH und Müller GmbH führe... mehr

Rz. 109 Für die Wirksamkeit einer Vergütungsrechnung sind zwei verschiedene Aspekte zu unterscheiden. Zum einen geht es um die Frage, unter welchen Voraussetzungen die Rechnung gegenüber dem Zahlungspflichtigen zivilrechtlich wirksam ist, und zum anderen besteht das Problem, dass die Rechnung bestimmte steuerrechtliche Vorgaben erfüllen muss, damit der Zahlungspflichtige – w... mehr

Problemüberblick Im Fall verlangt ein Wohnungseigentümer Auskunft, die Übersendung von Verwaltungsunterlagen und hilfsweise eine Einsichtnahme. Auskunft Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist verpflichtet, einem Wohnungseigentümer umfassend in Bezug auf die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums Auskunft zu erteilen. Auskünfte unterstützen die Wohnungseigentümer in de... mehr

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Überblick Das Zahlungsverhalten von privaten und gewerblichen Schuldnern, bedingt durch deren eigene bestehende Überschuldung oder drohende Zahlungsunfähigkeit, ist ein wesentlicher Grund für die finanziellen Schwierigkeiten von vielen Unternehmen. Unternehmer selbst machen allerdings auch oft Fehler, sei es bei Beginn der Vertragsbeziehung, bei der Rechnungsstellung oder im... mehr

Folgende Maßnahmen sind auch für den Kleinbetrieb/Handwerker leicht und ohne (großen) Kostenaufwand umsetzbar: Der erste Blick bei Auftragsangeboten sollte dem Telefonbuch (übers Internet) gelten. Sind dort keine Eintragungen zur Adresse oder nur Handy-Nummern vorhanden, ist Vorsicht geboten. Das Internet ist ebenfalls hilfreich, zumindest bei Firmenkunden über deren Homepage ... mehr

Bei einer Umsatzsteuer-Nachschau dürfen die gespeicherten Daten über Unterlagen, die bei einer Umsatzsteuer-Nachschau vorzulegen sind und die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden, auf Verlangen des Prüfers eingesehen werden. Soweit erforderlich, kann hierfür auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers vom Prüfer genutzt werden. Das gilt auch für e... mehr

Rz. 74x Stand: 6/01 – 02/2025 Sofern nach § 14 Abs. 2 S. 2 UStG unter Beachtung der Übergangsreglungen (§ 27 Abs. 38 UStG) eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, erfüllt nur eine solche dem Grunde nach die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG. Eine sonstige Rechnung erfüllt in diesen Fällen nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnun... mehr

Rz. 63 Stand: 6/01 – 02/2025 § 14 Abs. 1 S. 2–4 UStG benennt allgemein die Anforderungen an Rechnungen, die für elektronische Rechnungen gleichermaßen gelten wie für Papierrechnungen. Demnach müssen gewährleistet werden: die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung (vgl. Abschn. 14.4. Abs. 3 S. 1 UStAE). Rz. 64 Stand: 6/01 – 02/20... mehr

Rz. 72 Stand: 6/01 – 02/2025 Rechnungen, ob in Papierform oder in elektronischer Form, unterliegen den Aufbewahrungsregelungen des § 14b UStG. Demnach sind Rechnungen acht Jahre (bis zum 31.12.2024: zehn Jahre; vgl. § 14 Rz. 9a) aufzubewahren (vgl. die Kommentierung zu § 14b UStG) und unterliegt ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht als Ordnungswidrigkeit den Bußgeldvors... mehr

Rz. 160a Stand: 6/01 – 02/2025 Der Rechnungsaussteller kann ausgestellte E-Rechnungen berichtigen. Für eine Rechnungsberichtigung gelten nach § 31 Abs. 5 S. 3 UStDV die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 UStG. Daher muss die Berichtigung einer E-Rechnung ebenfalls in der für diese vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps) erf... mehr

2.4.3.1 Allgemeines Rz. 74a Stand: 6/01 – 02/2025 Die Einführung eines elektronischen Meldesystems wurde bereits im Koalitionsvertrag 2021 der Bundesregierung angekündigt. Durch Beschluss vom 25.07.2023 (ABl. EU Nr. L 118, 42 vom 27.07.2023) wurde Deutschland ermächtigt, eine von Art. 218 und 232 MwStSystRL abweichende Sondermaßnahme einzuführen und damit im Inland ansässige U... mehr

2.4.2.1 Allgemeines Rz. 58 Stand: 6/01 – 02/2025 Durch Art. 5 Nr. 1 Buchst. a und b des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 (Gesetz vom 01.11.2011, BGBl I 2011, 2131) wurden § 14 Abs. 1 und 3 UStG neu formuliert. Art. 5 trat nach Art. 18 Abs. 3 StVereinfG rückwirkend zum 01.07.2011 in Kraft. § 27 Abs. 18 UStG i. d. F. des StVereinfG 2011 regelt, dass die Neufassung auf alle Rech... mehr