Fachbeiträge & Kommentare zu Elektronische Rechnung

Rechnungsentwurf: Der Erstellung einer E-Rechnung geht in der Regel ein Rechnungsentwurf voraus. Formate: Die E-Rechnung kann in verschiedenen Formaten gemäß EN 16931 des CEN (Comité Européen de Normalisation, Europäisches Komitee für Normung) erstellt werden, unter anderem: ZUGFeRD-Format, Peppol BIS Billing, XRechnung (sowohl B2G als auch B2B), Factur-X (französisches Äquivalen...mehr

Bis zum 30. Juni 2030 ist es regelmäßig für die Kontrollfunktion der Rechnung ausreichend, wenn in einer E-Rechnung über eine Bauleistung im strukturierten Teil nur Summen nach den einzelnen Gewerken enthalten sind, wenn aus einer – menschenlesbaren – Anlage eine detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis (z. B. nach dem GAEB-Standard) ersichtlich ist, auf di...mehr

Als E-Rechnung gelten nur Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format gem. EN 16931, das maschinell verarbeitet werden kann (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Vers. 2.0).[1] Andere Formate wie z. B. PDF, Word oder gescannte Rechnungen gelten künftig als "sonstige Rechnungen" und erfüllen nicht die Anforderungen. Das strukturierte elektronische Format muss entweder ...mehr

3.1. Wie werden der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen sichergestellt? Regelmäßiger Abruf: E-Rechnungen werden regelmäßig abgerufen, entweder per E-Mail, über ein spezielles E-Mail-Postfach, eine elektronische Schnittstelle, einen zentralen Speicherort oder ein Internetportal. Der Abruf sollte täglich oder mehrmals täglich erfolgen. Dokumentation: Der Abruf und Eing...mehr

4.1. Auf welcher Grundlage basiert die inhaltliche Erstellung einer E-Rechnung? Datenquelle: Die inhaltliche Erstellung der E-Rechnung (Rechnungsentwurf) erfolgt auf Grundlage von Daten aus dem Warenwirtschaftssystem oder manuell erfasster Daten. Daraus wird im Fakturierungssystem der Rechnungsentwurf unter Berücksichtigung der aktuellen Stammdaten, insbesondere der Geschäfts...mehr

Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) wurde in Deutschland zum 1. Januar 2025 die elektronische Rechnung für inländische B2B-Rechnungen verpflichtend eingeführt. Seitdem gilt für alle Unternehmen in Deutschland eine gesetzliche Empfangspflicht für elektronische Rechnungen. Die Ausstellung von E-Rechnungen ist im Jahr 2026 noch freiwillig. Ab dem 1. Januar 202...mehr

Präambel Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) wurde in Deutschland zum 1. Januar 2025 die elektronische Rechnung für inländische B2B-Rechnungen verpflichtend eingeführt. Seitdem gilt für alle Unternehmen in Deutschland eine gesetzliche Empfangspflicht für elektronische Rechnungen. Die Ausstellung von E-Rechnungen ist im Jahr 2026 noch freiwillig. Ab dem 1. Ja...mehr

1.1. Wie sind die Stufen der Einführung? Die erste Stufe betrifft die Einführung obligatorischer Versand- und Empfangspflichten unter Einsatz eines konkreten Formats (EN 16931) zwischen Unternehmen in Deutschland, aber noch ohne Vorgabe von Übermittlungswegen. Die zweite Stufe soll als USt-Meldesystem auf Basis von E-Rechnungen über registrierte E-Rechnungsplattformen ausgest...mehr

Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Abs. 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat, sofern eine steuerrechtliche Relevanz der Rechnung nicht eine längere Aufbewahrung erforderlich macht (z. B. aufgrund eines Vorsteuerberichtigungszeitraums von zehn Jahren bei Grundstücken und Gebäuden). Der strukturierte Teil einer ...mehr

Barzahlungen: Für bar bezahlte Leistungen, für die eine E-Rechnungsstellungspflicht besteht, kann zunächst eine sonstige Rechnung (z. B. in Form eines Kassenbelegs) ausgestellt werden, die nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt wird. Alternativ kann auch direkt vor Ort eine E-Rechnung erstellt und zugestellt werden. Dabei müssen jedoch gegebenenfalls auch die Anforder...mehr

Die erste Stufe betrifft die Einführung obligatorischer Versand- und Empfangspflichten unter Einsatz eines konkreten Formats (EN 16931) zwischen Unternehmen in Deutschland, aber noch ohne Vorgabe von Übermittlungswegen. Die zweite Stufe soll als USt-Meldesystem auf Basis von E-Rechnungen über registrierte E-Rechnungsplattformen ausgestaltet sein und voraussichtlich ab 1. Jul...mehr

Identifikation von Mängeln/schriftliche Beanstandung: Zunächst wird überprüft, ob die empfangene Rechnung formelle und/oder materielle Mängel aufweist. Wenn dies der Fall ist, erfolgt eine Beanstandung der Rechnung beim Aussteller. Diese Beanstandung sollte klar und präzise formuliert sein. Inhalt der Beanstandung: Die Beanstandung sollte folgende Informationen enthalten: Grun...mehr

Positive Rechnungseingangsprüfung/Kontierung/Indexierung: Vor der Kontierung muss die Rechnungseingangsprüfung positiv abgeschlossen sein. Dies stellt sicher, dass die Rechnung formell und materiell korrekt ist. Nach der erfolgreichen Prüfung erfolgt die Kontierung der E-Rechnung. Hierbei handelt es sich um die Festlegung der relevanten Konten für Eingangs- und Ausgangsumsät...mehr

Anzahlungen: Mit dem E-Rechnungs-Element "Invoice type code" (BT-3) lassen sich durch Verwendung des Codes 386 (Prepayment invoice) grds. Anzahlungsrechnungen darstellen. Aktuell ist dieser Code für die XRechnung nicht vorgesehen, die Verwendung dieses Codes führt zu einem Warnhinweis. Besser ist es daher (wie für normale Rechnungen), den Code 380 (Commercial invoice) zu ver...mehr

Die Pflicht gilt für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen mit B2B-Umsätzen im Inland, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.[1] Darüber hinaus sind von den Pflichten Kleinunternehmer[2] und Kleinbetragsrechnungen[3] sowie Fahrausweise[4] ausgenommen.mehr

Änderungen der erstmaligen Dauer-E-Rechnung müssen erfolgen, wenn sich die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben ändern (z. B. bei Mieterhöhungen).[1] Berichtigungen müssen im gesetzlich vorgeschriebenen strukturierten Format erfolgen. Die Übermittlung fehlender oder unzutreffender Angaben in anderer als in strukturierter elektronischer Form ist ausgeschlossen. Die Berichti...mehr

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet mit dem Formatfehler, dem Geschäftsregelfehler und dem inhaltlichen Fehler zwischen drei Fehlerkategorien. Formatfehler: Ein Formatfehler[1] liegt immer dann vor, wenn eine E-Rechnung nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder in den Fällen des § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG keine richtige ...mehr

Ziel der Prüfung [1]: E-Rechnungen sind im Rahmen einer geeigneten Validierungsanwendung auf die unter 4. genannten Fehler zu prüfen. Formatfehler und Geschäftsregelfehler können durch eine geeignete Validierungsanwendung aufgedeckt werden. Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung...mehr

Ordnungssystem: Jede Rechnung wird im Zuge der Nachverarbeitung in einem festgelegten, nachvollziehbaren Ordnungssystem abgelegt, um eine jederzeitige Auffindbarkeit zu gewährleisten. Als Indexsystem kann ein numerisches, alphabetisches oder alphanumerisches System verwendet werden. Aufbewahrungssystematik: Die Rechnungen werden nach einem klaren System aufbewahrt, das zum Be...mehr

2.1. Welche Aspekte in Bezug auf die Aufbewahrung ergeben sich im Zusammenhang mit einer E-Rechnung? Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Abs. 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat, sofern eine steuerrechtliche Relevanz der Rechnung nicht eine längere Aufbewahrung erforderlich macht (z. B. aufgrund eines Vorsteuer...mehr

Prüfung der Aufbewahrungsfristen: Die Löschung digitaler Archivbestände erfolgt nicht vor Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfristen. Dabei werden die Besonderheiten bei der Aufbewahrung von Dokumenten im Zusammenhang mit Anlagevermögen beachtet (siehe GoBD, Rz. 81). Autorisation und Durchführung: Die Löschung muss ausschließlich von den dafür zuständigen Mitarbeitern autor...mehr

Rz. 9 Die Rechnung spielt bei der als Mehrwertsteuer ausgestalteten Umsatzsteuer eine herausragende Rolle. Auf allen Umsatzstufen, die vor dem Absatz in den Endverbrauch liegen, ist sie das Instrument für die Vermittlung des Vorsteuerabzugs auf den nachfolgenden Umsatzstufen und damit für die Neutralisierung der Steuer im Unternehmensbereich, der vor dem Absatz an den Endver...mehr

Rz. 3 Neben den gesetzlichen Krankenkassen können folgende Stellen eine elektronische Gesundheitskarte oder digitale Identität ausgeben (Satz 1):mehr

Der elektronische Versand einer Rechnung per E-Mail birgt die Gefahr einer Manipulation des Rechnungsinhalts. Ob und inwieweit dies möglich ist, ist eine Frage der Versandart und der Organisation des Rechnungsversands. a) EDI-Rechnung und Rechnungsplattformen Mittels einer EDI-Rechnung können Rechnungsdaten zwischen Geschäftspartnern (B2B) unter Verwendung standardisierter ele...mehr

Die E-Mail ist ein beliebtes Mittel, um Umsatzsteuerrechnungen – meist als PDF-Anhang – zu versenden. Die Schnelligkeit des Versands, die Akzeptanz im Geschäftsverkehr und die Gewohnheit der Nutzer führen dazu, dass gut organisierte Kriminelle hier ein neues Betätigungsfeld entdeckt haben. Der folgende Beitrag soll den Blick dafür schärfen, welche Gefahren drohen. Anhand der...mehr

Der Versand von Umsatzsteuer-Rechnungen im PDF-Format als E-Mail-Anhang hat sich am Markt durchgesetzt. Fast jeder Kunde bzw. jedes Unternehmen verfügt über eine E-Mail-Adresse, die bei Anbahnung des Vertragsverhältnisses standardmäßig abgefragt wird. Die Weiterverarbeitung der (angehängten) PDF-Rechnung bereitet keine Schwierigkeiten und ist eingeübt. Der Versand an Privatk...mehr

Mittels einer EDI-Rechnung können Rechnungsdaten zwischen Geschäftspartnern (B2B) unter Verwendung standardisierter elektronischer Dateiformate ausgetauscht werden. Die Rechnungsdaten werden im EDI-System über ein sicheres Protokoll an den Empfänger gesendet. Die Nachricht wird entschlüsselt, gespeichert und in das ERP-System des Empfängers eingepflegt. Dieser Prozess erfolg...mehr

Der Gesetzgeber hat in § 14 Abs. 3 UStG Maßnahmen vorgesehen, um den Rechtsverkehr vor inhaltlich unrichtigen Rechnungen zu schützen. § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG bestimmt, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihrer Lesbarkeit gewährleistet werden müssen. "Echtheit der Herkunft" bedeutet nach dem Gesetzeswortlaut die Sicherheit der Ide...mehr

Nachrichtenprogramme (sog. Messenger) haben mit den Smartphones eine weite Verbreitung erfahren. Es ist inzwischen Standard geworden, der eigentlichen Textnachricht Anhänge unterschiedlichster Art – und damit auch Rechnungen – beifügen zu können. Eine Reihe von Messengern bietet auch die sog. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die es gewährleistet, dass die Daten der jeweiligen N...mehr

Erstmals seit 2025 ist eine gesonderte Regelung über die Inhalte einer Rechnung in § 34a UStDV mit aufgenommen worden, die die Kleinunternehmer betrifft. Für die im Inland ausgeführten, aber aufgrund der Kleinunternehmerbesteuerung steuerfreien, Umsätze muss eine Rechnung ausgestellt werden, die die folgenden Angaben enthält: Den vollständigen Namen und die vollständige Ansch...mehr

Führt ein Unternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung aus, ist er grundsätzlich berechtigt, eine Rechnung auszustellen.[1] Unter den folgenden Voraussetzungen ist der Unternehmer darüber hinaus verpflichtet, eine Rechnung auszustellen: Der Unternehmer führt eine Lieferung oder sonstige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische...mehr

Für Dauerrechnungen bestehen keine besonderen gesetzlichen Anforderungen. Eine Dauerrechnung muss deshalb dieselben Angaben enthalten wie eine Einzelrechnung. Bei Erstellung einer Dauerrechnung als E-Rechnung müssen die notwendigen Rechnungsbestandteile im strukturierten Teil der Rechnung enthalten sein. Damit muss der leistende Unternehmer die folgenden Punkte in der Rechnu...mehr

Begriff Als Dauerrechnungen werden Rechnungen bezeichnet, die regelmäßig über einen festgelegten Zeitabschnitt (z. B. Kalenderjahr) ausgestellt werden. Mit einer Dauerrechnung kann sowohl der leistende Unternehmer seine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung erfüllen, als auch der Leistungsempfänger aufgrund einer vorliegenden Rechnung den Vorsteuerabzug geltend machen...mehr

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland sind Vorsteuern auch dann nicht abziehbar, wenn sie unter den Reisekostenbegriff fallen. Bei grenzüberschreitenden Reisen kann der Arbeitgeber aus den seinen Arbeitnehmern ersetzten Reisekosten oder der Unternehmer aus den Betriebsausgaben für seine eigenen Geschäftsreisen Vorsteuern für den auf das Inland entfallenden Teil der Reise in An...mehr

Für elektronische Rechnungen gilt eine spezielle Regelung, wonach eine Aufbewahrung im übrigen Gemeinschaftsgebiet voraussetzt, dass eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet ist. Dabei hat der Unternehmer dem Finanzamt den jeweiligen Aufbewahrungsort mitzuteilen. Ein Antrag und dessen Bewilligu...mehr

Die portugiesischen Gesetze verlangen nicht, dass die fortgeschrittenen elektronischen Signaturen auf den elektronischen Rechnungen auf qualifizierten Zertifikaten beruhen müssen. Die technischen Bedingungen zur Ausgabe, Aufbewahrung und Archivierung der elektronischen Rechnungen sind im Decreto-Lei Nr. 196/2007 vom 15.5.2007 aufgeführt. Ab 1.1.2019 müssen Rechnungen bei Lei...mehr

Ab dem 7.11.2021 gilt nach dem Regierungserlass Nr. 8/2021: Die Möglichkeit der Nutzung des nationalen RO-Systems für elektronische Rechnungen in Beziehungen zwischen einem Wirtschaftsteilnehmer einerseits und öffentlichen Auftraggebern oder Auftraggebern andererseits (Business to Government (B2G)-Beziehungen). Sobald sich ein Betreiber für die Nutzung des Systems entschieden...mehr

Elektronische Rechnungen sind zulässig. Für Rechnungen mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur ist nicht vorgeschrieben, dass die Signatur auf einem qualifizierten Zertifikat beruhen oder von einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt sein muss. Bei Rechnungen, die im Wege des elektronischen Datenaustauschs versandt werden, ist kein zusätzliches zusammenfa...mehr

Abgesehen von den Fällen, in denen obligatorisch eine Rechnung zu erteilen ist (Leistungen von Unternehmern an andere Unternehmer und juristische Personen, Versandhandel, Lieferungen neuer Fahrzeuge und Anzahlungen) muss jeder Unternehmer mit Ausnahme der Unternehmer, die nur unecht steuerfreie (nicht zum Vorsteuerabzug berechtigende) Umsätze tätigen, Kleinunternehmer, pauschal...mehr

Die Rechnung muss mit einer Signatur versehen ist, die den Erfordernissen des § 2 Z 3 lit a bis d Signaturgesetz entspricht und auf einem Zertifikat eines Zertifizierungsdiensteanbieters im Sinne des Signaturgesetzes beruht. Unternehmer, die Lieferungen und sonstige Leistungen an Einrichtungen des Bundes erbringen, dürfen ab 1.1.2014 nur noch strukturierte elektronische Rech...mehr

Rechnungen, die die o.g. Angaben enthalten, werden als Rechnungen für Steuerzwecke behandelt und können bei Einverständnis des Kunden auf elektronischem Wege übermittelt werden, sofern Echtheit und Richtigkeit gemäß den maltesischen Rechtsvorschriften über elektronische Signaturen und etwaige Vorgaben der Steuerverwaltung gewährleistet sind und die Steuerverwaltung zustimmt....mehr

Allgemeine Informationen zur Rechnungserteilung finden sich in den guidelines des National Tax Board Nr. 1731/40/2003. Sie können von der website www.vero.fi abgerufen werden. Unternehmer müssen immer Rechnungen ausstellen, wenn sie Leistungen an einen anderen Unternehmer oder eine nicht steuerpflichtige juristische Person erbringen. Das gilt auch für steuerfreie Leistungen ...mehr

Elektronische Rechnungen sind zulässig, sofern der Kunde einverstanden ist und die Rechnung gemäß den Vorschriften für elektronische Signaturen geprüft wird oder Echtheit und Richtigkeit der Rechnung gemäß Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gewährleistet sind. Rechnungen gemäß den Vorschriften für elektronische Signaturen...mehr

Steuerpflichtige, die elektronische Rechnungen versenden und ausstellen, müssen die Steuerbehörde im Voraus darüber informieren. Es sind Unterlagen vorzulegen, die eine vollständige Beschreibung des elektronischen Buchführungssystems enthalten. Insbesondere müssen beschrieben sein: elektronische Lösungen (Design, Struktur und Verfahrensschritte); Untersysteme und Dateien (Inha...mehr

Rechnungen können in Papierform oder, sofern der Empfänger damit einverstanden ist, auf elektronischem Wege übermittelt werden. Elektronisch übermittelte Rechnungen werden unter der Voraussetzung als Rechnungen akzeptiert, dass die Echtheit ihrer Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet werden, entweder durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder d...mehr

Rechnungen in Papierform sind in Slowenien aufzubewahren. Für elektronische Rechnungen gelten besondere Bestimmungen: Sie dürfen von Steuerpflichtigen auch außerhalb Sloweniens aufbewahrt werden (dann ist der Aufbewahrungsort mitzuteilen). Bewahrt ein in Slowenien ansässiger Steuerpflichtiger Rechnungen, die elektronisch von ihm oder an ihn ausgestellt wurden, in einem ander...mehr

Seit 1.1.2018 mussten alle Unternehmer (und nicht wie vorher lediglich Groß- und Mittelgroßunternehmen) ihre Erklärungen elektronisch abgeben. Es waren sichere elektronische Signaturen, elektronische Datenaustauschsysteme (EDI) und sonstige durch die IT-Abteilung des Finanzministeriums genehmigte elektronische Systeme erforderlich. Die MwSt-Erklärungen konnten entweder elekt...mehr

Die Vorschriften über die Rechnungstellung befinden sich im Mehrwertsteuergesetz und den Änderungen in dieser Sache, die sich aus dem Decreto-Lei Nr. 256/2003 vom 21.10.2003 ergeben. Im Decreto-Lei Nr. 196/2007 vom 15.5.2007 sind die technischen Bedingungen für die Erstellung, Aufbewahrung und Archivierung der elektronischen Rechnungen geregelt. In der Durchführungsverordnun...mehr

Elektronische Rechnungen sind zulässig, sofern der Leistungsempfänger damit einverstanden ist. Die Verwendung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur oder des EDI-Verfahrens ist nicht erforderlich. Ab dem 1.7.2025 gilt eine atypische Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung, bei der Unternehmen, die im nationalen Unternehmensregister als Empfänger elektronischer R...mehr

Jeder Unternehmer, der Umsätze bewirkt, ist zur Rechnungserteilung verpflichtet. Rechnungen sind sofort zum Zeitpunkt des Umsatzes auszustellen, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen bis zum 15. Tag des auf die Lieferung folgenden Monats. Vereinfachte Rechnungsangaben gelten für Rechnungen bis 400 EUR (ab 24.5.2019; vorher: 100 EUR). Die Mindestangaben in den vereinfachten...mehr