Fachbeiträge & Kommentare zu Dienstreise

Benutzt der Arbeitnehmer seinen Privatwagen für Dienstfahrten, kann ihm der Arbeitgeber einen Unfallschaden am Privatwagen steuerfrei ersetzen, der durch einen Verkehrsunfall auf der Dienstfahrt entstanden ist.[1] Hat der Arbeitnehmer zur Absicherung von Unfallschäden am Privatwagen eine Kaskoversicherung abgeschlossen, ist für die steuerliche Behandlung der vom Arbeitgeber ...mehr

Die Steuerbefreiung der vom Arbeitgeber ersetzten Reisekosten setzt voraus, dass der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber Art und Anlass der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg aufzeichnet. Bei Benutzung eines arbeitnehmereigenen Pkw ist darüber hinaus die Anzahl der gefahrenen Kilometer anzugeben. Aufzeichnung im Lohnkonto Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber ...mehr

Der Wert der Mahlzeit wird nur dann mit dem amtlichen Sachbezugswert und nicht mit dem ausgewiesenen Verrechnungswert angesetzt, wenn tatsächlich Mahlzeiten abgegeben werden, für jede Mahlzeit lediglich eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen wird, der Verrechnungswert der Essenmarke den Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigt und die Essenmarken nicht an Arbeit...mehr

Für jede Mahlzeit darf lediglich eine Essenmarke arbeitstäglich in Zahlung genommen werden. Deren Verrechnungswert darf den amtlichen Sachbezugswert für Kantinenmahlzeiten um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigen, für 2026 also nicht mehr als 7,67 EUR (2025: 7,50 EUR). Infographic Hierzu hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit festzuhalten, z. B. bei ...mehr

Unter Co-Working-Spaces sind flexible Arbeitsplätze zu verstehen, die der Arbeitgeber extern in angemieteten Räumen zur Verfügung stellt. Sie dienen insbesondere solchen Arbeitnehmern als Arbeitsplatz, die keine Möglichkeit für eine Verrichtung ihrer Tätigkeit in häuslicher Arbeit haben und eine Fahrt zum möglichen Arbeitsort in der Firma beim Arbeitgeber aufgrund der Entfer...mehr

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR brutto, handelt es sich um eine übliche Bewirtung. Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegung...mehr

Arbeitnehmer, die ihre Tätigkeit nahezu ausschließlich auf Fahrzeugen ausüben, fallen ebenfalls unter den Reisekostenbegriff der beruflichen Auswärtstätigkeit. Auch wenn sie keine erste Tätigkeitsstätte im Betrieb begründen, gelten für ihre Auswärtstätigkeiten auf Fahrzeugen dieselben Reisekostenregelungen wie bei Arbeitnehmern, die am jeweiligen Betriebssitz eine erste Täti...mehr

Die 3-Monatsfrist beginnt mit der Begründung der doppelten Haushaltsführung, also wenn der Arbeitnehmer seine Tätigkeit am auswärtigen Beschäftigungsort aufgenommen und eine Zweitwohnung bezogen hat. Praxis-Beispiel 3-Monatsfrist beginnt mit Bezug der Zweitwohnung Der Arbeitnehmer hat zum 1.11. des Vorjahres eine auswärtige Arbeitsstelle angetreten, ab 1.1 des aktuellen Jahres...mehr

Überblick Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Nach der Reisekostendefinition sind ausschließlich Mehraufwendungen begünstigt, die durch eine berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und einer ortsg...mehr

Sachverhalt Eine Lkw-Fahrerin ist an 6 Tagen je Woche mit Nachtfahrten von abends bis morgens unterwegs. Abends fährt sie von der Wohnung zum Lkw-Depot, übernimmt den Lkw, fährt ihre Tour und stellt das Fahrzeug morgens wieder im Depot ab. Anschließend fährt sie zur Wohnung. Mit den nachfolgenden Zeiten ist sie von ihrer Wohnung abwesend.mehr

Eine gesetzlich einschneidende Änderung gilt für die Fahrtkosten bei bestimmten Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte.[1] Anordnung des dauerhaften Sammel- bzw. Treffpunktorts durch den Arbeitgeber Arbeitnehmer, die keine erste Tätigkeitsstätte haben, aufgrund Anweisung des Arbeitgebers aber dauerhaft denselben Ort aufsuchen müssen, um von dort typischerweise die arbeitstä...mehr

Nach Ablauf von 48 Monaten einer Reisekostentätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort im Inland gilt eine Obergrenze von 1.000 EUR pro Monat. Die 48-Monatsfrist ist nicht zu prüfen, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an 2 Tagen wöchentlich aufgesucht wird, da eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur dann vorliegt, wenn der Arbeitnehmer mit ei...mehr

Durch Zeitablauf kann keine erste Tätigkeitsstätte begründet werden. Sachverhalte, in denen längerfristige vorübergehende Auswärtstätigkeiten nach Ablauf von 3 Monaten zur doppelten Haushaltsführung werden, sind dadurch ausgeschlossen. Unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer beim Arbeitgeber eine erste Tätigkeitsstätte hat, bestimmt sich für die gesamte Dauer der beruflichen A...mehr

Werden die Mitglieder einer Schiffsbesatzung während einer Schiffsreise vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, sind nach den aktuell geltenden Reisekostenvorschriften die Verpflegungspauschalen zu kürzen. Dabei ist es unerheblich, ob der geldwerte Vorteil aus der arbeitgeberseitigen Mahlzeitengestellung zum Arbeitslohn zählt. Dasselbe gilt, wenn sich das Sc...mehr

Bei einer Auslandstätigkeit gelten in den ersten 3 Monaten für Verpflegungsmehraufwendungen und Unterkunftskosten die Auslandspauschalen. Nach Ablauf des 3-Monatszeitraums können Unterkunftskosten ohne Einzelnachweis mit 40 % des Auslandsübernachtungsgelds steuerfrei erstattet werden (aber: der Werbungskostenabzug kann nur mit Einzelnachweis erfolgen). Kein Werbungskostenabzu...mehr

Sachverhalt Ein Monteur, der in Hannover wohnt, ist seit Juli des Vorjahres (und voraussichtlich noch bis Ende des nächsten Jahres) auf Montage in Hamburg eingesetzt. Eine Arbeitgeberzuordnung zum Betrieb ist nicht erfolgt. Unter der Woche übernachtet er in einer Pension zum Preis von 25 EUR je Nacht (ohne Frühstück), die in 10 km Entfernung von der Arbeitsstätte liegt. Am Fre...mehr

Sachverhalt Nach unternehmensinternen Regelungen erhalten Mitarbeiter bei Auswärtstätigkeiten für Fahrten mit dem eigenen Pkw einen Fahrtkostenersatz von 0,50 EUR je gefahrenen Kilometer. Verpflegungspauschalen werden hingegen nicht gewährt. Es liegt eine Reisekostenabrechnung vor, nach der ein Mitarbeiter am Montag um 6:00 Uhr seine Wohnung verlassen hat und zu einer berufli...mehr

Erhält der Arbeitnehmer im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung von seinem Arbeitgeber unentgeltliche Mahlzeiten, ist zu unterscheiden zwischen der Übergangszeit von 3 Monaten seit Begründung der doppelten Haushaltsführung und der Folgezeit, für die am Ort der ersten Tätigkeitsstätte keine Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich angesetzt werden dürfen. Für die ersten 3 Mo...mehr

Unter den Reisekostenbegriff fallen auch Arbeitnehmer, die bei ihrer individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten eingesetzt werden. Hierunter sind Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte zu verstehen.[1] Entscheidend für das Vorliegen einer begünstigten Auswärtstätigkeit ist, dass der Arbeitnehmer bei seiner konkreten Arbei...mehr

Die Beschränkung der ersten Tätigkeitsstätte auf ortsfeste Einrichtungen bedeutet nicht, dass der Personenkreis der ausschließlich auf Fahrzeugen eingesetzten Arbeitnehmer keine Reisekosten erhalten kann. Entscheidend für das Vorliegen einer begünstigten Auswärtstätigkeit ist, dass der Arbeitnehmer bei seiner konkreten Arbeitsausübung nicht an einer ersten Tätigkeitsstätte t...mehr

Bei einer mehrtägigen Auslandsreise richtet sich das jeweilige Auslandstagegeld nach dem Land, das der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Liegt dieser Ort im Inland, weil es sich um den Rückreisetag einer mehrtägigen Auslandsreise handelt, ergibt sich das zutreffende Auslandstagegeld nach den für eintägige Reisen geltenden Regeln. Für Rückreisetage ist also a...mehr

Aufwendungen, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind, können nach dem Wortlaut des Gesetzes in tatsächlicher Höhe angesetzt werden. Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können dem Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei erstattet werden. Das gilt auch, wenn er in Bahn oder Flugzeug die 1. Klasse benutzt und für bestimmte Fahrte...mehr

Mahlzeiten aus besonderem Anlass sind gegeben, wenn sie unmittelbar durch den Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt eingeräumt werden. Dazu zählt auch die besondere Arbeitgeberbewirtung im weiteren Sinne, die auf Veranlassung des Arbeitgebers durch einen Dritten erfolgt.[1] Für die lohnsteuerliche Erfassung und Bewertung solcher Bewirtungsleistungen sind 3 Fallgruppen zu ...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nach Frankreich. Er besucht dort Gebiete außerhalb der Großstädte und legt folgende Übernachtungsrechnungen zur Erstattung vor: 1. Übernachtung: 95 EUR sowie ein zusätzlich berechnetes Frühstück für 10 EUR 2. Übernachtung: 106 EUR mit Hinweis "einschließlich Frühstück" 3. Übernachtun...mehr

Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet. Für die Frage, welches Land der Flugreise während einer mehrtägigen Auslandsreise vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht wird, ist deshalb auf den Zeitpunkt der Landung abzustellen; Zwischenlandungen bleiben hierbei unberücksichtigt. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als 2 Kalende...mehr

Als Übernachtungskosten können die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung steuerfrei gezahlt werden. Während bei einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Ort eine 3-Monatsfrist für den Ansatz der Verpflegungspauschalen gilt, dürfen Übernachtungskosten zeitlich unbegre...mehr

Freifahrten und Freiflüge zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind steuerfrei, wenn der Arbeitnehmer sie erhält als Sammelbeförderung oder zu einer so gut wie ausschließlich beruflich veranlassten vorübergehenden Auswärtstätigkeit[1] oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung als wöchentliche Familienheimfahrten. In diesen Fällen ist auch die kostenlose oder verbil...mehr

In Fällen der Arbeitnehmerüberlassung liegt nur dann eine begünstigte berufliche Auswärtstätigkeit vor, wenn durch die Tätigkeit für den Entleiher am auswärtigen Einsatzort keine erste Tätigkeitsstätte begründet wird. Nach den dargestellten Abgrenzungskriterien ist dies immer dann der Fall, wenn der konkrete Arbeitnehmerüberlassungsvertrag befristet auf einen Zeitraum von lä...mehr

Überschreitet die Bewirtungsleistung bei beruflichen Auswärtstätigkeiten den Betrag von 60 EUR brutto pro Arbeitnehmer, ist von einer unüblichen Beköstigung auszugehen, die mit dem tatsächlichen Wert lohnsteuerpflichtig ist.[1] Bei solchen unüblichen Mahlzeiten wird unterstellt, dass es sich um Belohnungsessen handelt. Der Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte ist deshalb aus...mehr

Die Beschränkung der ersten Tätigkeitsstätte auf ortsfeste Einrichtungen bedeutet nicht, dass der Personenkreis der ausschließlich auf Fahrzeugen eingesetzten Arbeitnehmer vom Reisekostenansatz ausgeschlossen ist. Entscheidend für das Vorliegen einer begünstigten Auswärtstätigkeit ist, dass der Arbeitnehmer bei seiner konkreten Arbeitsausübung nicht an seiner ersten Tätigkeit...mehr

Erhält der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltliche Verpflegung von seinem Arbeitgeber, gilt eine weitere Bescheinigungspflicht.[1] Damit das Finanzamt eine eventuelle Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Einkommensteuerveranlagung erkennen kann, ist im Lohnkonto und in Zeile 2 der Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe M einzutragen....mehr

Um eine Gleichstellung langfristiger beruflicher Auswärtstätigkeiten mit der doppelten Haushaltsführung für den Bereich der Unterbringungskosten zu erreichen, führt der Gesetzgeber nach Ablauf von 48 Monaten einer Reisekostentätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort im Inland eine Begrenzung der steuerlich begünstigten Unterbringungskosten ein. Es gilt dieselbe Oberg...mehr

Fährt ein Arbeitnehmer von seiner Wohnung immer zu einem gleichbleibenden Treffpunkt, von wo aus er z. B. im Rahmen einer Fahrgemeinschaft oder Sammelbeförderung zu der jeweiligen Einsatzstelle mitgenommen wird, sind Besonderheiten zu beachten. Einschränkung bei den Fahrtkosten zu Sammel- bzw. Treffpunkten Arbeitnehmer, die keine erste Tätigkeitsstätte haben, aufgrund Anweisun...mehr

Seit 2014 dürfen Arbeitnehmer, die keine erste Tätigkeitsstätte haben, aber aufgrund einer Anweisung des Arbeitgebers dauerhaft denselben Ort aufsuchen müssen, um von dort typischerweise die arbeitstägliche berufliche Tätigkeit aufzunehmen, für diese Fahrten nur noch die Entfernungspauschale anwenden.[1] Die Fahrten von Zuhause zum arbeitsrechtlich festgelegten Ort der tägli...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer reist am Montag um 20:00 Uhr zu einer beruflichen Auswärtstätigkeit von seiner Wohnung in Berlin nach Brüssel. Er erreicht Belgien um 2:00 Uhr. Am Dienstag ist er den ganzen Tag in Brüssel tätig. Am Mittwoch reist er zu einem weiteren Geschäftstermin um 8:00 Uhr nach Amsterdam. Er erreicht Amsterdam um 14:00 Uhr. Dort ist er bis Donnerstag um 13:...mehr

Für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2026, der dem Arbeitnehmer auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen ist, ist ein amtliches Muster vorgegeben.[1] Abweichungen vom amtlichen Muster sind zulässig, wenn sämtliche Angaben in unveränderter Reihenfolge erhalten bleiben und der Ausdruck in Format und Aufbau dem bekannt gemachten Muster entspricht. I...mehr

Die nachteilige gesetzliche Fiktion der Entfernungspauschale erfasst in gleicher Weise die arbeitstäglichen Fahrten in ein weiträumiges Arbeitsgebiet. Als erste Tätigkeitsstätte kommt nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines Konzernunternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten infrage. Der Arbeitnehmer ist aber bezüglich seiner Einsätz...mehr

Die Reisekostendefinition ist untrennbar mit der Prüfung der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers verbunden. Nur wenn die tatsächliche Arbeitsstätte nicht zugleich auch die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers darstellt, können Reisekosten gewährt werden. Die erste Tätigkeitsstätte entscheidet darüber, ob der jeweilige berufliche Einsatz eine unter die Reisekosten fal...mehr

Die 2-Tage-Regel geht von einer klassischen 5-Tagewoche aus. Bei Teilzeitkräften können deshalb auch weniger als 3 Auswärtstage am selben Einsatzort die 3-Monatsfrist in Gang setzen. Entscheidend ist, dass die Außendienst-Tage gegenüber den Innendienst-Tagen überwiegen. Bei einer 3-Tagewoche reichen demzufolge bereits 2 Auswärtstage an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ...mehr

Sachverhalt Ein Arbeitnehmer unternimmt mit der Bahn eine 2-tägige Reise nach München. Die Übernachtung in München zum Preis von 90 EUR zuzüglich 20 EUR Frühstück hat er selbst gebucht. Der Mitarbeiter legt die Rechnung, die auf die Firma ausgestellt ist, zusammen mit den Bahnfahrkarten i. H. v. 196 EUR zur Erstattung vor. Die Reisekostenordnung des Unternehmens sieht eine Ü...mehr

Wird der Arbeitnehmer nach den vorstehend dargestellten Grundsätzen während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, ist nach der gesetzlichen Regelung zu unterscheiden zwischen einer üblichen Arbeitgeberbewirtung und einem Belohnungsessen. Die Üblichkeitsgrenze liegt bei 60 EUR. Die 60-EUR-Grenze ist als Bruttobetrag inkl. Mehrwertsteuer zu ...mehr

Sachverhalt Ein Bauarbeiter ist seit mehr als einem Jahr auf einer Großbaustelle eingesetzt, die voraussichtlich zum Ende des nächsten Jahres abgeschlossen wird. Die Baustelle ist 25 km vom Firmensitz und 40 km vom Wohnort des Mitarbeiters entfernt. Er verlässt regelmäßig um 7 Uhr die Wohnung und kehrt dorthin gegen 18 Uhr zurück. Zum Firmensitz kommt er nur zu besonderen An...mehr

Sachverhalt Während einer Fachmesse lädt der Geschäftsführer eines Unternehmens seine 4 Abteilungsleiter zum Mittagessen in das Messerestaurant ein. Die Gesamtrechnung für das Mittagessen der 4 Abteilungsleiter und des Geschäftsführers beläuft sich auf 180 EUR einschließlich Umsatzsteuer. Der Geschäftsführer bittet um Erstattung der getragenen Aufwendungen und darum, evtl. lo...mehr

Wie bisher ist der Werbungskostenabzug von Unterbringungskosten nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer die Kosten durch entsprechende Rechnungsbelege nachweist. Der verlangte Einzelnachweis der angefallenen Aufwendungen gilt sowohl für Inlands- als auch für Auslandsübernachtungen. Hinweis Übernachtungspauschalen steuerfrei erstattungsfähig Im Rahmen der Reisekostenerstattung kann...mehr

Die Regelungen zu Essenmarken und Kantinenmahlzeiten gelten in gleicher Weise, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer an deren Stelle einen arbeitsrechtlichen Anspruch auf einen arbeitstäglichen Zuschuss zu Mahlzeiten einräumt.[1] Auch in diesem Fall ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen (202...mehr

Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit grundsätzlich die gleichen Beträge steuerfrei erstatten, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen könnte. Der Umfang der Steuerfreiheit der Reisekostenvergütungen ist an die Höhe der als Werbungskosten abziehbaren Beträge geknüpft. Im Folgenden werden daher ausschließlich d...mehr

Ohne Einzelnachweis dürfen anstelle der tatsächlich pro Kilometer nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug auch pauschale Kilometersätze angesetzt werden, die sich an der jeweils aktuellen Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) orientieren. Hiernach kann der Arbeitnehmer folgende Pauschalbeträge in Anspruch nehmen:mehr

Treffpunktfahrten sind keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, sondern fallen unter den Reisekostenbegriff der beruflichen Auswärtstätigkeit. Der gleichbleibende Treffpunkt erfüllt nicht die Voraussetzungen einer "betrieblichen Einrichtung" i. S. d. Arbeitsstättenbegriffs. Keine Fiktion einer ersten Tätigkeitsstätte Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte ...mehr

In den Fällen, in denen die Rückreise nach einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit über 24 Uhr hinaus andauert, ist für den Tag des Beginns der Rückreise wegen der 24-stündigen Abwesenheit die volle Verpflegungspauschale von 28 EUR zu gewähren. Der Tag der Ankunft an der Wohnung oder am Arbeitgeberbetrieb ist der Abreisetag für den eine Verpflegungspauschale von 14 EUR für diese...mehr

Die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen erfolgt für alle Arten von Auswärtstätigkeiten nach einheitlichen Regeln. Der steuerfreie Arbeitgeberersatz bzw. Werbungskostenabzug im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit ist nur in Form von Pauschbeträgen zulässig. Die Einzelabrechnung nach Belegen ist steuerlich ausgeschlossen.mehr