Fachbeiträge & Kommentare zu Dienstreise

Mietet der Unternehmer für die gesamte Geschäftsreise oder für den Aufenthalt vor Ort einen Leihwagen, zieht er die gesamten Aufwendungen als Betriebsausgaben ab. Eine geringfügige private Nutzung ist unschädlich. Nur wenn er den Leihwagen für umfangreichere Privatfahrten nutzt, muss er die Kosten für den Leihwagen aufteilen.mehr

Hat sich der Unternehmer an einem Tag in mehreren Ländern aufgehalten, für die unterschiedlich hohe Pauschbeträge gelten, setzt er immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat an, in dem er sich zuletzt aufgehalten hat. Das gilt auch dann, wenn er sich an diesem Tag überwiegend im Inland aufgehalten hat.[1] Praxis-Beispiel Reisen durch mehrere Länder: Letzter Aufenthalt...mehr

Das Finanzamt verlangt bei Auslandssachverhalten generell eine erhöhte Mitwirkung aller Betroffenen. Ohne die Mitwirkung des Unternehmers betrachtet das Finanzamt seine Aufwendungen als Kosten der privaten Lebensführung, die steuerlich nicht abziehbar sind. Der Grund, aus dem eine Geschäftsreise unternommen wird, sollte daher immer dokumentiert werden. Das Finanzamt prüft be...mehr

Der Unternehmer kann bei in- und ausländischen Übernachtungen immer nur die ihm tatsächlich entstandenen Aufwendungen geltend machen. Die Übernachtungspauschale von 20 EUR gilt nicht für den Unternehmer, sondern nur dann, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten ohne Nachweis erstattet. Der Unternehmer muss seine Unterbringung am Reiseziel durch Rechnu...mehr

Führt der Unternehmer einen konkreten Auftrag aus, z. B. den Einkauf oder die Auslieferung von Waren oder die Reparatur von Maschinen, liegt der betriebliche Anlass klar auf der Hand. Wenn er aber Geschäftsbeziehungen auf- und ausbaut, sollte er Folgendes tun: den Verlauf der einzelnen Reisetage möglichst genau beschreiben, angeben, welche geschäftlichen Angelegenheiten er am ...mehr

Hotelbetriebe sind verpflichtet, Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen auch getrennt voneinander auszuweisen. In der Zeit vom 1.7.2020 bis 31.12.2022 und ab 1.1.2026 unterliegen Übernachtungskosten und Verpflegungskosten ohne Getränke dem ermäßigten Steuersatz. Umsatzsteuerlich ist insofern keine Differenzierung erforderlich. Allerdings unterliegen die Getränke, die ...mehr

Die Verpflegungsmehraufwendungen können nur in Höhe der Pauschalen als Werbungskosten geltend gemacht werden. Der Werbungskostenabzug wird gekürzt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) eine Mahlzeit erhält. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale (bei einem Aufenthalt im Ausland von der ausländischen Verp...mehr

Zahlt der Arbeitnehmer für die Mahlzeit ein Entgelt, mindert dieses Entgelt den geldwerten Vorteil. Es ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn die Zahlung des Arbeitnehmers die Höhe des Sachbezugswerts erreicht oder überschreitet (Wert 2026: 2,37 EUR pro Frühstück und 4,57 EUR pro Mittagessen bzw. Abendessen). Der Arbeitnehmer darf den Betrag, den er über den Sachbezugs...mehr

Auch wenn der Arbeitgeber die Kosten übernimmt, ist nicht jede auswärtige Tätigkeit betrieblich bedingt. Nimmt der Arbeitnehmer z. B. an einer Gruppenreise mit Geschäftsfreunden seines Arbeitgebers teil, ist die Teilnahme betrieblich bedingt, wenn er mit der Organisation und Durchführung der Reise beauftragt worden ist. Ist das der Fall, wendet der Arbeitgeber seinem Arbeitn...mehr

Gemischte Aufwendungen können nur dann aufgeteilt werden, wenn der betriebliche bzw. berufliche Anteil der Aufwendungen mindestens 10 % beträgt. Liegt der betriebliche bzw. berufliche Anteil unter 10 %, dürfen die allgemeinen Kosten nicht aufgeteilt und als Betriebsausgaben abgezogen werden. Bei der umgekehrten Situation, bei der die private Mitveranlassung unter 10 % liegt,...mehr

Wird während einer Auslandsreise ausschließlich ein ausländischer Staat aufgesucht, können die Reisekostensätze für das jeweilige Land unmittelbar aus der Tabelle abgelesen werden. Die Auslandstagegelder sind nicht nur nach Ländern gegliedert, daneben sind für besonders teure Städte, z. B. Paris (Frankreich) oder Neu Delhi (Indien), eigene Spesensätze festgelegt. Wenn einzel...mehr

Beauftragt der Unternehmer seinen Arbeitnehmer, für ihn einen beruflichen Termin wahrzunehmen, darf der Arbeitgeber auch die Fahrtkosten immer zu 100 % lohnsteuerfrei erstatten. Daran ändert sich nichts, wenn der Arbeitnehmer den beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet.[1] Es spielt keine Rolle, ob der private Teil der...mehr

Der Unternehmer kann eine Betriebsveranstaltung mit einer Betriebsversammlung oder einer Geschäftsreise kombinieren. In diesem Fall sind die Aufwendungen nach dem Verhältnis der Zeitanteile aufzuteilen.[1] Die Aufwendungen, die auf die Betriebsversammlung bzw. Geschäftsreise entfallen, werden getrennt erfasst und haben keine Auswirkung auf den Höchstbetrag von 110 EUR. Praxi...mehr

Die Auslandssätze für Verpflegung und Unterbringung, die am Ende dieses Beitrags wiedergegeben werden, finden unabhängig davon Anwendung, ob die Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers im Ausland eine Dienstreise, eine Einsatzwechseltätigkeit oder eine Fahrtätigkeit darstellt. Im Einzelnen sind folgende Anwendungsbereiche zu unterscheiden: Der Werbungskostenabzug beim Arbeitnehme...mehr

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland sind Vorsteuern auch dann nicht abziehbar, wenn sie unter den Reisekostenbegriff fallen. Bei grenzüberschreitenden Reisen kann der Arbeitgeber aus den seinen Arbeitnehmern ersetzten Reisekosten oder der Unternehmer aus den Betriebsausgaben für seine eigenen Geschäftsreisen Vorsteuern für den auf das Inland entfallenden Teil der Reise in An...mehr

Bei dienstlichen Reisen ins Ausland kann der Arbeitnehmer nicht mehr zwischen Auslandspauschbeträgen und dem Einzelnachweis wählen. Der Arbeitnehmer muss wie bei Inlandsreisen die im Ausland anfallenden Übernachtungskosten durch geeignete Belege nachweisen. Der Abzug Auslandsübernachtungsgelder bei den Werbungskosten ist nicht zulässig. Die in Spalte 3 der Übersicht aufgefüh...mehr

Überblick Die gesetzliche Festlegung der steuerlichen Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen umfasst auch berufliche Auswärtstätigkeiten, die im Ausland ausgeübt werden (§ 9 Abs. 4a EStG). Für die steuerliche Behandlung von Auslandsreisen gelten dieselben Grundsätze wie für inländische Dienstreisen. Die Regelungen machen keinen Unterschied zwischen inländischen un...mehr

Unternimmt ein Arbeitnehmer eine gemischte Geschäftsreise, ist wie folgt zu unterscheiden: Der Arbeitnehmer unternimmt die Geschäftsreise auf Anordnung seines Arbeitgebers, der auch die Kosten der Geschäftsreise übernimmt. Der Arbeitnehmer unternimmt eine Geschäftsreise außerhalb seiner Arbeitszeit und trägt die Aufwendungen selbst. Er kann seine beruflichen Aufwendungen als W...mehr

Wie der Verpflegungsaufwand während einer Geschäftsreise abgerechnet wird, liegt im Ermessen des Arbeitgebers und wird von den Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Die Unternehmen selbst legen fest, ob der Arbeitnehmer kostenlose Mahlzeiten erhält, einen Eigenanteil übernehmen muss, z. B. i. H. d. Sachbezugswerts oder eines festen Betrags, die steuerlich zulässige Verpflegun...mehr

Abfindungen wegen einer vom Arbeitgeber veranlassten oder gerichtlich ausgesprochenen Auflösung des Dienstverhältnisses sind seit dem 1.1.2006 vollständig steuerpflichtig. Arbeitgeberleistungen aufgrund von Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten gehören nicht zum Arbeitslohn. Bewirkt z. B. die fehlerhafte Lohnsteuerbescheinigung durch den Arbeitgeber, dass der Arbeitnehmer...mehr

Übernimmt der Arbeitgeber die Aufwendungen für eine gemischte Dienstreise, handelt es sich bei ihm insgesamt um Betriebsausgaben. Wesentlich ist jedoch, wie die Aufwendungen beim Arbeitnehmer zu behandeln sind. Lt. BFH[1] sind die Aufwendungen beim Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, soweit sie auf den betriebsfunktionalen Teil der Reise entfallen und lohnste...mehr

Bei Personen- oder Gesundheitsschäden haftet der Arbeitgeber aufgrund seiner Haftungsbeschränkung in der gesetzlichen Unfallversicherung[1] grundsätzlich nur bei Vorsatz. Deshalb gehören vom Arbeitgeber zusätzlich zu den Leistungen aus der gesetzlichen Unfallversicherung gezahlte Beträge für Personen- oder Gesundheitsschäden wegen eines Betriebsunfalls grundsätzlich nicht zu...mehr

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Reisekosten (Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen), die bei einer Betriebsveranstaltung anfallen, zusätzlich (über die 110-EUR-Grenze hinaus) steuerfrei erstatten, wenn die Veranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, der Arbeitnehmer wegen der Betriebsveranstaltung an...mehr

Sucht der Unternehmer mehrere Betriebsstätten auf, ist die erste Betriebsstätte (entsprechend der Regelung, die für Arbeitnehmer gilt) anhand quantitativer Merkmale zu bestimmen. Entsprechend den Regelungen des § 9 Abs. 4 EStG ist von einer ersten Betriebsstätte auszugehen, wenn es sich um eine Tätigkeitsstätte handelt, die der Unternehmer typischerweise, arbeitstäglich oder p...mehr

Es handelt sich um gemischte Aufwendungen, wenn sie sowohl privat als auch betrieblich veranlasst sind. Abziehbar ist nur der betriebliche bzw. berufliche Teil der Aufwendungen. Um die Aufwendungen aufteilen zu können, muss der Unternehmer einen plausiblen Aufteilungsmaßstab finden: Bei gemischten Reisen können die Aufwendungen nach Zeitanteilen aufgeteilt werden und bei Veran...mehr

Sucht der Unternehmer mehrere Betriebsstätten auf, ist die erste Betriebsstätte anhand quantitativer Merkmale zu bestimmen. Entsprechend den Regelungen des § 9 Abs. 4 EStG ist von einer ersten Betriebsstätte auszugehen, wenn es sich um eine Tätigkeitsstätte handelt, die der Unternehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Woche an 2 vollen Arbeitstagen oder mindestens zu 1/3 d...mehr

Erhält der Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit übliche Mahlzeiten (Gesamtwert bis 60 EUR) vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten, und ist hierfür ein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Werbungskosten hat. Im Rahmen der 60-EUR-Grenze ist die Arbeitgeberbewirtung mit dem amtlichen Sachbezugswe...mehr

Verbindet der Unternehmer seine Geschäftsreise mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt, liegen 2 unterschiedliche Reiseabschnitte vor. Die Aufwendungen können aufgeteilt werden. Bei gemischt veranlassten Reisen ist aufgrund des BFH-Beschlusses vom 21.9.2009[1] Folgendes zu beachten: Die ausschließlich betrieblichen Kosten, z. B. die Kongressgebühren, werd...mehr

Nach dem BMF-Schreiben vom 23.12.2014 [1] sind die lohnsteuerlichen Regelungen zu den Reisekosten bei Unternehmern sinngemäß anzuwenden. Zu den Reisekosten gehören die Fahrtkosten, Mehraufwendungen für Verpflegung, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Mehraufwendungen für Verpflegung sind nur dann als Betriebsausgaben abziehbar, wenn der Unternehmer vorübergehend außerhalb v...mehr

Die Länderübersicht macht deutlich, dass zeitlich gestaffelte Auslandstagegelder zu beachten sind. Die Zweistufigkeit der Verpflegungspauschbeträge gilt auch hinsichtlich der Auslandstagegelder. Die Auslandsreisekosten für Verpflegung berechnen sich mit von 120 % und 80 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz.[1] Die Höhe der steuerlichen Verpflegungssätze ...mehr

Ein Unternehmer aus Meckenheim hat eine Betriebsstätte in Bonn (Entfernung: 20 km). Außerdem unterhält er noch im 120 km entfernten Gelsenkirchen eine 2. Betriebsstätte. Er fährt mit seinem Firmenwagen (Bruttolistenpreis 30.000 EUR) an 200 Tagen im Jahr zur 20 km entfernten Betriebsstätte. An 2 Tagen im Monat (insgesamt an 24 Tagen im Jahr) fährt er zur 120 km entfernten Bet...mehr

Ein Arbeitnehmer unternimmt eine 3-tägige Geschäftsreise. Der Arbeitgeber zahlt die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für den Zwischentag hat der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und auch bezahlt. Der Arbeitgeber zahlt seinem Arbeitnehmer zusätzlich die steuerfreien Verpflegungspauschalen und die Verpflegungspauschalen, ...mehr

Aufwendungen für Auswärtstätigkeiten sind als Betriebsausgaben abziehbar, wenn und soweit sie betrieblich bzw. beruflich veranlasst sind. Es ist erforderlich, die berufliche Veranlassung der Aufwendungen im Einzelnen umfassend darzulegen. Das gilt natürlich auch dann, wenn nur ein Teil der Aufwendungen als beruflich veranlasst eingestuft werden kann. Unterschiedliche Reiseab...mehr

Die Tabelle[1] macht deutlich, dass Auslandseinsätze nicht nur nach einzelnen Ländern gegliedert sind, sondern für besonders teure Städte gesonderte Beträge festgelegt sind. Soweit einzelne Länder in der Tabelle nicht genannt sind, ist das für Luxemburg geltende Tage- und Übernachtungsgeld anzusetzen. Sind Übersee und Außengebiete eines Landes nicht gesondert aufgeführt, gilt...mehr

Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung (2026 2,37 EUR pro Frühstück, 4,57 EUR pro Mittagessen bzw. Abendessen) als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt. Der Ansatz als Arbeitslohn unterbleibt ...mehr

Rz. 1 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 > Auswärtstätigkeit (Dienstreisen): Zuschüsse des ArbG zu den Aufwendungen des ArbN sind iRv § 3 Nr 13, 16 EStG steuerfrei, wenn sie zu den > Reisekosten gehören. Steuerfrei bleibt ein Fahrtkostenersatz iHd Aufwendungen für > Öffentliche Verkehrsmittel oder – bei Benutzung des ArbN-eigenen (privaten) Kraftfahrzeugs – idR der amtliche Km-Satz ...mehr

Rz. 1 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Soweit der > Arbeitnehmer ein vom > Arbeitgeber gestelltes Flugzeug privat nutzt, gehört der geldwerte Vorteil zum > Arbeitslohn. Die Bewertung des Vorteils folgt § 8 Abs 2 Satz 1 EStG; zum "üblichen Endpreis" am Abgabeort > Sachbezüge Rz 38 ff. Hat der ArbG das Flugzeug gechartert, sind uE die (anteiligen) Selbstkosten (Charterkosten) des Ar...mehr

Rz. 1 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Der früher genutzte Begriff der ‚Fahrtätigkeit’ ist mit der Reisekostenreform 2014 zusammen mit ‚Dienstreisen’ und ‚Einsatzwechseltätigkeit’ im Begriff der beruflich veranlassten > Auswärtstätigkeit aufgegangen. Er lässt sich aber auch heute noch anwenden und betrifft > Arbeitnehmer mit einer fahrzeuggebundenen Tätigkeit, die keiner ortsfeste...mehr

Rz. 1 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Aufwendungen für ein Fahrrad, besonders die AfA und Reparaturkosten, sind > Werbungskosten , soweit das Fahrrad für berufliche Fahrten benutzt wird (> Rz 2). Ist das Fahrrad ein > Arbeitsmittel , weil es so gut wie ausschließlich zu beruflichen Zwecken genutzt wird (zB für Personal einer > Wach- und Schließgesellschaft oder für > Kuriere im Sta...mehr

Rz. 115 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 § 14 Abs 1 BUKG sieht vor, dass die besonderen Bedürfnisse bei Auslandsumzügen in einer besonderen VO geregelt werden. Ebenso wie das BUKG für Inlandsumzüge (> Rz 57 ff) gibt die AUV bei Auslandsumzügen den für den Abzug von WK von ArbN im öffentlichen und privaten Dienst maßgebenden Rahmen vor (> Rz 3, 45). Sie gilt für Umzüge vom > Inland...mehr

Rz. 57 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Im Regelfall erkennt das FA ohne Darlegung der beruflichen Veranlassung die dem ArbN erwachsenen Umzugskosten als WK bis zur Höhe der Vergütungen an, die das BUKG und die AUV – mit Ausnahme der §§ 19 und 21 AUV – vorsehen (> Anh 12.1 und 12.2). Rz. 58 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Soweit das BUKG/die AUV keinen Kostennachweis fordert, genügt es,...mehr

Rz. 1 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Entschädigung, die eine > Öffentliche Kasse an staatliche Forstbedienstete zahlt, sind gemäß § 3 Nr 12 Satz 1 oder 2 EStG steuerfrei (FinMin BB vom 10.06.1996 – 36-S 2253–1/96, DB 1996, 2056; FinMin MV vom 14.07.1994 – 310-S 2332–52/94, FR 1994, 549; > Aufwandsentschädigungen ). Die Besoldung der in Privatforsten Beschäftigten richtet sich im ...mehr

Rz. 1 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Die Angehörigen der freiwilligen Feuerwehren verrichten ihren Dienst im > Ehrenamt, soweit Kräfte nicht hauptberuflich beschäftigt werden. Während der Dauer der Teilnahme an Einsätzen, Übungen und Lehrgängen entfällt für den ehrenamtlichen Angehörigen der freiwilligen Feuerwehr die Pflicht zur Arbeitsleistung. Der ArbG zahlt regelmäßig für di...mehr

Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Im Fall von in einem Hafengebiet arbeitenden Personen findet sich Rechtsprechung vor allem zur Frage, ob diese (normalerweise) einer beruflich veranlassten > Auswärtstätigkeit nachgehen. Soweit Entscheidungen zur Rechtslage vor 2014 ergangen sind, scheinen diese uE auf die heutige Situation nicht direkt übertragbar. Genannt werden können: > Einsatzw...mehr

Rz. 1 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Die Republik Finnland (Hauptstadt: Helsinki; Amtssprachen: Finnisch und Schwedisch) ist ein Staat in Nordeuropa. Finnland grenzt im Norden an > Norwegen, im Osten an > Russland, im Süden an die Ostsee und im Westen an > Schweden. Es gilt das DBA vom 19.02.2016 (BGBl 2017 II, 466 = BStBl 2017 I, 1527), welches durch Bekanntmachung vom 02.11.201...mehr

Rn. 93 Stand: EL 187 – ET: 02/2026 Bei zeitlich zusammenhängenden Aufenthalten von mehr als sechs Monaten liegt nach § 9 S 2 AO stets ein gewöhnlicher Aufenthalt vor. Dabei verlangt § 9 S 2 AO lediglich den Aufenthalt im Geltungsbereich der AO, dh im Inland. Demzufolge ist es ausreichend, wenn sich der StPfl während der sechsmonatigen Frist irgendwo im Gebiet der Bundesrepubl...mehr

Rn. 87 Stand: EL 187 – ET: 02/2026 Die unbeschränkte StPfl im Inland kann auch durch den gewöhnlichen Aufenthalt begründet werden. Die Formulierung "gewöhnlich" ist hier gleichbedeutend mit "dauernd", wobei jedoch keine ununterbrochene Anwesenheit erforderlich ist (BFH v 30.08.1989, I R 215/85, BStBl II 1989, 956). Der gewöhnliche Aufenthalt ist dann für die Begründung der unb...mehr

Rz. 1 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Die zum fliegenden Personal der Luftverkehrsgesellschaften gehörenden Personen – > Piloten und Bordpersonal wie > Stewards/Stewardessen und > Purser – sind regelmäßig > Arbeitnehmer; arbeitsrechtlich gilt dies entsprechend (vgl BAG vom 16.03.1994 – 5 AZR 447/92, DB 1994, 2504). Soweit im Einzelfall ausnahmsweise nicht von einem Dienstverhältn...mehr

Rz. 15 Stand: EL 145 – ET: 02/2026 Dienstkleidung, die nach der staatlichen Dienstkleidungsordnung für Forstbeamte vorgeschrieben und als Dienstkleidungs- und Uniformteile dauerhaft gekennzeichnet sind, gehören zur typischen Berufskleidung (EFG 1987, 552); das gilt aber nicht für einen Lodenmantel (BFH 179, 403 = BStBl 1996 II, 202; H 3.31 LStH). Zahlungen an die Forstkleider...mehr

Stand: EL 145 – ET: 02/2026 vom 21. Dezember 2006 (BGBl. I S. 3385), zuletzt geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 27. November 2023 (BGBl. 2023 I Nr. 328) § 1 Dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt nicht zuzurechnende Zuwendungen (1) 1Dem Arbeitsentgelt sind nicht zuzurechnen:mehr