Dipl.-Finanzwirt Wilhelm Krudewig
Es macht nur dann Sinn, die tatsächlichen Kosten anzusetzen, wenn der Umfang der betrieblichen Fahrten hoch ist. Außerdem kann der Unternehmer die tatsächlichen Kosten nur ansetzen, wenn der Arbeitnehmer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt.
Welche Angaben im Fahrtenbuch gemacht werden müssen
Dabei sind die dienstlich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken gesondert und laufend im Fahrtenbuch nachzuweisen. Für dienstliche Fahrten sind grundsätzlich die folgenden Angaben erforderlich:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
- Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,
- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.
Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Die Führung des Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen. Anstelle des Fahrtenbuchs kann ein Fahrtenschreiber eingesetzt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen.
Der private Nutzungswert ist der Anteil an den Gesamtkosten des Kraftwagens, der dem Verhältnis der Privatfahrten zur Gesamtfahrtstrecke entspricht. Die insgesamt durch das Kraftfahrzeug entstehenden Aufwendungen (Gesamtkosten) sind als Summe der Nettoaufwendungen zuzüglich Umsatzsteuer zu ermitteln.
Ermittlung der Gesamtkosten
Zu den Gesamtkosten gehören nur solche Kosten,
- die dazu bestimmt sind, unmittelbar dem Halten und dem Betrieb des Kraftfahrzeugs zu dienen und
- die im Zusammenhang mit seiner Nutzung typischerweise entstehen.
Absetzungen für Abnutzung (AfA) sind stets in die Gesamtkosten einzubeziehen; ihnen sind die tatsächlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten...
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