Fachbeiträge & Kommentare zu Datenaustausch

Rz. 2 Die Vorschrift bestimmt die Bundesagentur für Arbeit als den für die Arbeitsförderung zuständigen Leistungsträger und eröffnet weitere Möglichkeiten zur Übernahme und Übertragung zusätzlicher Aufgaben und den Eingang von Kooperationen. Die Regelung erfasst nicht die Trägerschaft der Bundesagentur für Arbeit für die Grundsicherung für Arbeitsuchende, diese ist in § 6 SG...mehr

So mancher Datenaustausch zwischen den Abteilungen eines Unternehmens ist tägliche Praxis und wird nicht mehr als abteilungsübergreifende Schnittstelle erkannt. Beispiele dafür sind: Kundendaten werden sowohl im Verkauf als auch in der Debitorenbuchhaltung genutzt. Lieferantendaten werden sowohl im Einkauf als auch in der Kreditorenbuchhaltung verwendet. Anlagendaten werden sow...mehr

1.1 Vorteile digitaler Schnittstellen Warum ist es für den Buchhalter so interessant, die für seine Arbeit notwendigen Daten digital aus den anderen Unternehmensbereichen und von externen Partnern zu erhalten? Digitale Daten können automatisch verarbeitet werden. Das erspart der Buchhaltung manuelle Erfassungsarbeit in wesentlichem Umfang. Gleichzeitig wird die Verbuchung so ...mehr

Eine Vorreiterrolle in der Digitalisierung von Abläufen im kaufmännischen Bereich übernehmen die Banken. Sie haben die Möglichkeiten der digitalen Entwicklung früh erkannt und immer versucht, ihre Kunden mitzunehmen. Das hat jeder Buchhalter erfahren, privat und in den Bankangelegenheiten am Arbeitsplatz. Analoge Abläufe bieten viele Banken nicht mehr an oder nur zu horrende...mehr

Wichtige externe Kontakte unterhält die Buchhaltung auch zu Beratern und Wirtschaftsprüfern. Für deren Arbeit werden umfangreiche Informationen aus der Buchhaltung an die Partner geschickt (GuV, Berichte, Bestandslisten, Bestandsbewegungen, Kontoauszüge, Kreditverträge usw.). Dafür wird bereits heute in den meisten Buchhaltungen die digitale Kommunikation verwendet, allerdin...mehr

Zusammenfassung Überblick Schnittstellen zwischen der Buchhaltung und der Materialwirtschaft, dem Vertrieb oder dem Personalwesen hat es schon immer gegeben. Diese analogen Schnittstellen werden in der Digitalisierung durch digitale Übergaben ersetzt. Um einen solchen Eingriff von außerhalb der kontrollierten Buchungsprogramme zu beherrschen, sind definierte Schnittstellen no...mehr

Der Datenaustausch zwischen verschiedenen Unternehmen oder dem Unternehmen und externen Partnern wie Banken, Behörden, Beratern oder Dienstleistern ist zum Standard geworden. Das beste Beispiel sind die Banken, die alle Abläufe in hohem Maße digitalisiert haben. Wer daran als Kunde einer Bank nicht teilnehmen will, wird keine Bank mehr finden, die mit ihm zusammenarbeitet. G...mehr

Interne Schnittstellen verstecken sich in der unternehmensweit genutzten Software. Die Anpassung an den digitalen Datenaustausch mit den anderen Unternehmensbereichen wird durch die vorgegebenen Abläufe in der Anwendung auch für die Buchhaltung erzwungen. Bei externen digitale Schnittstellen ist die Situation meist anders. Die Vorteile stellen sich nicht von selbst ein. Eben...mehr

In der Buchhaltung werden sensible Daten verarbeitet und gespeichert. Schon immer wurden Anstrengungen unternommen, diese Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Das war mit geringem Aufwand möglich, solange die Buchhaltung nicht digital in andere Abläufe eingebunden war. Durch die enge digitale Zusammenarbeit mit den anderen Bereichen im Unternehmen, z. B. als int...mehr

Wie jede Veränderung, wie jede Investition haben auch externe digitale Schnittstellen in der Buchhaltung Vor- und Nachteile. Diese gilt es zu kennen, um die Chancen zu nutzen und um die Risiken minimieren zu können. 5.1 Vorteile der digitalen externen Schnittstellen In der Buchhaltung führen Veränderungen nicht automatisch zu Vorteilen, die monetär gemessen werden können. Das ...mehr

Bei jeder digitalen Verarbeitung kann es zu technisch bedingten Fehlern kommen. Erwartete Konten sind z. B. nicht da, Grenzwerte werden überschritten oder ein auf der digitalen Eingangsrechnung angegebener Artikel ist im eigenen Artikelstamm nicht angelegt. Diese Fehler werden von der Schnittstelle erkannt und protokolliert. Fehlerprotokolle müssen regelmäßig geprüft und abg...mehr

Da es Schnittstellen zu den unterschiedlichsten Fachbereichen im Unternehmen gibt, gibt es auch unterschiedlichste Möglichkeiten und Problembereiche. Inhalt und Umfang der Daten, der Zeitpunkt und die Art der Nutzung sind individuell an die Aufgabe angepasst. Daher müssen alle Bereiche, die interne Schnittstellen möglich erscheinen lassen, separat untersucht werden. 2.1 Faktu...mehr

Die Daten aus einer Schnittstelle müssen in Umfang und Inhalt immer korrekt sein, um das Arbeitsergebnis der Buchhaltung nicht zu gefährden. Eine regelmäßige Kontrolle aller Schnittstellen zum Rechnungswesen ist notwendig, vor allem bei unternehmensfremden Datenlieferanten. 4.1 Fehlerprotokolle müssen geprüft werden Bei jeder digitalen Verarbeitung kann es zu technisch bedingt...mehr

Es muss sichergestellt sein, dass vollständig alle Ergebnisse im abgebenden Bereich über die Schnittstelle an die Buchhaltung weitergegeben werden. Dazu kann z. B. die Anzahl der Objekte (z. B. Ausgangsrechnungen) festgestellt und auf beiden Seiten der Schnittstelle abgeglichen werden. Oder es werden Summen miteinander verglichen, beispielsweise die Summe aller Lohn- und Geh...mehr

Warum ist es für den Buchhalter so interessant, die für seine Arbeit notwendigen Daten digital aus den anderen Unternehmensbereichen und von externen Partnern zu erhalten? Digitale Daten können automatisch verarbeitet werden. Das erspart der Buchhaltung manuelle Erfassungsarbeit in wesentlichem Umfang. Gleichzeitig wird die Verbuchung so schnell erledigt, dass gegenüber der ...mehr

Die App-Stores von Google und Apple sind voll von Anwendungen für mobile Endgeräte, die auf den Daten und Abläufen verbreiteter Buchhaltungsanwendungen z. B. von SAP oder Microsoft Navision aufbauen. Diese stammen zum Teil von den Softwareherstellern selbst oder von selbstständig agierenden Programmierern. Meist bieten sie einen zusätzlichen und für bestimmte Endgeräte optim...mehr

Die digitalen Schnittstellen in der Buchhaltung müssen in die digitalen Anwendungen der Buchhaltung eingebettet werden. Wenn ausgehende Daten traditionell erstellt und nur für die Schnittstelle digitalisiert werden, dann entsteht zusätzlicher Aufwand. Wenn empfangene digitale Daten in das alte System manuell eingegeben werden, dann wird ein wichtiger Vorteil verschenkt. Digi...mehr

Die Richtlinien für externe digitale Schnittstellen schreiben die Möglichkeit zur Kontrolle der Daten in der Schnittstelle vor. Dabei wird zunächst die Kontrolle durch die IT gewährleistet. Die Techniker können sehr detailliert die Technik prüfen (z. B. Verbindungszeiten, Belastung, Wahl eines Dienstleisters, Daten). So entsteht ein technisches Protokoll über die Arbeit der ...mehr

Um die Risiken der IT-Schnittstellen zur Buchhaltung möglichst gering zu halten, muss der Buchhalter auf einige grundsätzliche Anforderungen bestehen. Die Zuverlässigkeit jeder Schnittstelle, also deren Verfügbarkeit und Funktionalität, muss permanent nachgewiesen werden. Das ist die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung. Die Korrektheit der Ergebnisse muss regelmäßig ...mehr

Überblick Schnittstellen zwischen der Buchhaltung und der Materialwirtschaft, dem Vertrieb oder dem Personalwesen hat es schon immer gegeben. Diese analogen Schnittstellen werden in der Digitalisierung durch digitale Übergaben ersetzt. Um einen solchen Eingriff von außerhalb der kontrollierten Buchungsprogramme zu beherrschen, sind definierte Schnittstellen notwendig. Das gi...mehr

Schwierig ist es, die korrekte Verbuchung der Daten in der Buchhaltung zu kontrollieren. Das richtige Konto, die richtige Aufteilung der Buchungen muss regelmäßig manuell geprüft werden. Dazu werden die Buchungen aus einer Schnittstelle in eigenen Buchungsjournalen zusammengefasst. Diese werden in Stichproben geprüft. Je mehr positive Erfahrungen mit der Schnittstelle gemach...mehr

Die Rechnungsprüfung ist eine Aufgabe, die mehrere Schnittstellen verlangt. Außerdem spielt die Einordnung des Vorgangs in unterschiedliche Verantwortungsbereiche eine Rolle. Liegt die Verantwortung bei der Buchhaltung, dann entstehen Schnittstellen zum Einkauf und zur Logistik. Wenn nicht, gibt es nur eine Schnittstelle der Buchhaltung zur Rechnungsprüfung. Dort werden die ...mehr

Selbstverständlich tauschen die Nebenbücher in der Buchhaltung Informationen mit dem Hauptbuch aus. Die Übertragung der Debitorendaten in die Forderungen oder der Kreditorendaten in die Verbindlichkeiten wird nicht als Schnittstelle erkannt. Dieser Ablauf ist bereits Standard. Anders sieht es aus bei der automatischen Übernahme von Rechnungsdaten in die Anlagenbuchhaltung. Ge...mehr

Jede Bewegung von Rohstoffen, Materialien oder Fertigwaren hat neben der Mengenkomponente auch einen Wert. Dieser wird in der Buchhaltung zu Bestandsveränderungen und Materialverbrauch. Jede Ein- und Auslagerung in den Büchern nachzuvollziehen ist allein aufgrund der großen Anzahl von Buchungen fast unmöglich. Die automatische Verbuchung der Lagerbewegungen erfolgt über eine...mehr

Die digitale Ausgangsrechnung wird beim Rechnungsempfänger zur digitalen Eingangsrechnung. Die Kreditorenbuchhaltung kann diese über die vorhandenen digitalen Kommunikationswege erhalten. Hinweis Steuerrechtliche Vorschriften Für digitale Eingangsrechnungen gelten die gleichen Regeln wie für analoge Rechnungen, damit sie als Dokument für den Vorsteuerabzug und die Kostenverbuc...mehr

In der Buchhaltung führen Veränderungen nicht automatisch zu Vorteilen, die monetär gemessen werden können. Das ist nur dann signifikant der Fall, wenn Arbeitszeit eingespart wird oder wenn externe Dienstleister nicht mehr benötigt werden. Das gilt auch für viele der folgenden Vorteile, deren Geldwert geschätzt werden muss: Bei der Verwendung digitaler Schnittstellen kann gru...mehr

Um die Zuverlässigkeit der Schnittstellen zu erhöhen, hilft es, Richtlinien für deren Schaffung aufzustellen. Nicht immer werden alle Forderungen umzusetzen sein. Je mehr bei der Auswahl der Parameter für eine Schnittstelle berücksichtigt werden kann, desto erfolgreicher wird sie sein: Der Partner auf der anderen Seite der digitalen externen Schnittstelle muss ein wesentliche...mehr

Zur richtigen Nutzung der externen Schnittstelle gehört es auch, diese mit der notwendigen Vorsicht zu verwenden. Die Einrichtung der Schnittstelle erfolgt zum Schutz vor Missbrauch mit Verschlüsselung und Berechtigungssystem. Die dafür notwendigen Schlüssel und Passwörter werden von den beteiligten Menschen verwaltet. Diese müssen lernen, zuverlässig damit umzugehen, etwa h...mehr

Die Bedeutung digitaler Schnittstellen wächst mit rasanter Geschwindigkeit. Industrie 4.0 setzt voraus, dass Daten nicht nur kaufmännisch und nicht nur innerhalb des Unternehmens ausgetauscht werden. Das Lieferkettencontrolling funktioniert nur dann optimal, wenn Informationen innerhalb der Kette schnell und zuverlässig ausgetauscht werden können. Der Staat mit den unterschi...mehr

Für eine hohe Verfügbarkeit müssen zum einen technische Vorkehrungen wie Notstromversorgungen oder Backup-Verbindungen sorgen. Der Speicherort der Daten, die gerade über die Schnittstelle ausgetauscht werden, spielt eine Rolle. Immer öfter werden Cloud-Lösungen eingesetzt, die anders geschützt werden müssen als eigene Systeme. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die Sc...mehr

Der Erfolg einer Schnittstelle, auf der Daten in die Buchhaltung hinein gelangen, hängt im hohen Maße von der Qualität der zugrundeliegenden Daten ab. Diese kann regelmäßig durch eigene Prüfprogramme kontrolliert werden. Dazu wird der Datenbestand feldweise auf Plausibilität geprüft. Preise müssen z. B. zwischen minimalen und maximalen Werten liegen, der Umsatz eines Kunden ...mehr

Die Verbuchung der Personalkosten ist wenig umfangreich, wenn es nur um die Buchhaltung geht. In der Praxis vervielfacht sich der Aufwand jedoch, weil die Buchhaltung eine Servicefunktion für die Kostenrechnung wahrnimmt, indem sie Buchungen kostenstellengenau erledigt. Darum muss jede Buchung mit Personalkosten für jede Kostenstelle erfolgen, die Gesamtsumme muss aufgeteilt...mehr

Unternehmen mit großem Anlagevermögen haben auch hohe Instandhaltungskosten. Diese korrekt auf Maschinen und Kostenstellen zu verteilen, ist Aufgabe der Kostenrechnung. Die Buchhaltung hat an diesem Punkt wieder die Rolle des Empfängers und Prüfers der Daten. Um die dabei entstehende Arbeit zu minimieren, wird eine Schnittstelle zwischen der Instandhaltung und der Buchhaltun...mehr

Aus dem Teststadium heraus gekommen sind digitale Schnittstellen zu Kunden und Lieferanten, über welche die Partner an der Bearbeitung der offenen Posten beteiligt werden. Wer Lieferant von großen Konzernen oder Handelshäusern ist, mag vielleicht schon darauf angesprochen worden sein, den Zahlungstermin in der Buchhaltung des Kunden selbst zu bestimmen. Selbstverständlich ge...mehr

Der Staat bietet seinen Bürgern und Unternehmen viele Online-Dienste an. Im gewerblichen Bereich kommt es darüber hinaus immer öfter zum Zwang, digitale Schnittstellen zu nutzen, z. B. für regelmäßige statistische Meldungen oder für bestimmte Anträge. Besonders aktiv sind die Finanzbehörden, die durch zunehmende Vorschriften zur digitalen Kommunikation die Digitalisierung vo...mehr

Die Risiken in der Nutzung der digitalen Technik sind in der öffentlichen Wahrnehmung durch Sicherheitsbedenken geprägt. Diese zu lösen, ist Aufgabe der IT, sicher auch in Zusammenhang mit den Menschen, die sich entsprechend sicher verhalten müssen. Darüber hinaus gibt es spezielle Risiken, die in der Buchhaltung bei der Nutzung vor allem externer digitaler Schnittstellen be...mehr

Über digitale Schnittstellen verschickt die Buchhaltung Daten an Partner innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Gleichzeitig erhält sie von diesen digitale Daten, die ebenso digital in der Buchhaltung weiterverarbeitet werden. Die Qualität der Arbeitsergebnisse in der Buchhaltung basiert auf der Qualität der hier eingesetzten Daten. Damit bestimmt der Partner, wie exakt u...mehr

Eine bewährte Schnittstelle bildet die Integration der Daten, die bei der Fakturierung entstehen. Bei jeder Ausgangsrechnung fallen Buchungen an, die Erlöse, Umsatzsteuer, Erlösschmälerungen usw. betreffen. Sie können in die Debitorenbuchhaltung integriert werden, ohne dass manuelle Arbeit anfällt. Die Schnittstelle von der Fakturierung in die Buchhaltung ist seit vielen Jahr...mehr

Eine immer weitere Verbreitung finden die digitalen Schnittstellen, über die Ausgangsrechnungen an die Kunden geschickt werden. Das Unternehmen spart dadurch den Druck der analogen Rechnungen und deren Versand. Die Rechnung ist schneller beim Kunden und wird dadurch eventuell auch schneller bezahlt. Das Einsparpotenzial bzgl. den Kosten auch in der Buchhaltung ist groß, vor ...mehr

Rz. 60 Die Vorschrift des § 14 Abs. 3 UStG in der ab dem 1.1.2025 geltenden Fassung des Wachstumschancengesetzes v. 27.3.2024[1] hat einerseits die zuvor wortlautidentische Regelung über die Gewährleistung der Echtheit der Herkunft der Rechnung, der Unversehrtheit ihres Inhaltes und ihre Lesbarkeit aus § 14 Abs. 1 S. 2 bis 6 UStG in § 14 Abs. 3 S. 1 bis 5 UStG unverändert üb...mehr

Rz. 43 Zu der mWv 1.1.2025 normierten Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung i. S. d. § 14 Abs. 1 S. 3 UStG (vgl. Rz. 23) gelten allerdings im Rahmen des Transformationsprozesses während der Einführungsphase nach § 27 Abs. 38 UStG verschiedene Übergangsregelungen, nach denen der Rechnungsaussteller unter bestimmten Voraussetzungen dennoch eine sonstige Rechnung i. S....mehr

Rz. 68 Aufgrund der Verpflichtung aus § 5b EStG hat der Stpfl. bestimmte Unterlagen nach einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz vorzulegen (Rz. 42 a. E. und Rz. 52). Rz. 69 Die Finanzverwaltung benennt Anforderungen, die der Stpfl. hierbei zu erfüllen hat. Vergleichbar mit einem Formular wird eine Vorlage definiert, die der Stpfl. mit Daten bestücken muss. Er hat dabei die ...mehr

Rz. 23 Ab dem 1.1.2025 wird durch § 14 Abs. 1 S. 3 UStG n. F. der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Zukünftig liegt eine elektronische Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (sog. E-Rechnung). Das strukturierte elektronis...mehr

Mit der E-Rechnung kommt eine weitere Aufgabe auf Unternehmer zu. Die E-Rechnungen sind nach den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) zu archivieren.[30] Dies bedeutet, dass alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätze, elektronischen Do...mehr

Kommentar Die Finanzverwaltung hat ihren Erlass zur Berücksichtigung der sog. Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzugsverfahren überarbeitet und an aktuelle Gesetzesänderungen angepasst. Die Neuerungen gelten ab 2026. Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzug Die Aufwendungen für die Alters- und Krankheitsvorsorge werden beim Lohnsteuerabzug pauschal berücksichtigt. Die beim Lohnsteue...mehr

Das Verfahren ist relativ einfach: Nach der Registrierung der beteiligten Parteien und der Einrichtung eines Datenraums kann die eine Verfahrenspartei Daten und Informationen in den entsprechenden Datenraum der Steuercloud einstellen. Die andere Partei kann diese anschließend von dort herunterladen. Die Steuerclouds der Finanzverwaltungen ermöglichen einen Datenaustausch zwis...mehr

Schrifttum: Aue, Telekommunikationsüberwachung bei Steuerhinterziehung, PStR 2010, 81; Bär, Telekommunikationsüberwachung und andere verdeckte Ermittlungsmaßnahmen, MMR 2008, 215; Beukelmann, Die Neuregelung der Telekommunikationsüberwachung, NJW Spezial 2008, 88; Beukelmann, Sicherung von Verkehrsdaten – Quick-Freeze, NJW-Spezial 2024, 312; Blechschmidt, Quellen-TKÜ und Onli...mehr

Die Digitalisierung gilt als ein zentraler Hebel für die Umsetzung der Verordnung, insbesondere im Hinblick auf den verpflichtenden digitalen Produktpass (DPP). Die Analyse der vier Fallstudien zeigt, dass Unternehmen derzeit in sehr unterschiedlichen Reifegraden auf die Einführung eines DPP vorbereitet sind. Hilti ist im industriellen B2B-Kontext am weitesten fortgeschritte...mehr

Rechnungen können vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch übermittelt werden. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein. Dies durch Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur, durch Übermittlung der Rechnung per elektronischen Datenaustausch (EDI) oder durch ein innerbetri...mehr

Rechnungen können in elektronischer Form ausgestellt, versendet und aufbewahrt werden – unter der Voraussetzung, dass die Echtheit ihrer Herkunft und die Unversehrtheit ihres Inhalts durch eine sichere elektronische Signatur im Sinne von Art. 3 Punkt 2 des Gesetzes vom 18.9.2001 über die elektronische Signatur (Gesetzblatt Nr. 130, Pos. 1450, mit späteren Änderungen), die mit...mehr