Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

Die Verantwortung für die Erfüllung der Buchführungspflicht trifft bei einem Einzelunternehmen den Unternehmer, einer GbR oder OHG sämtliche Gesellschafter, einer KG oder GmbH & Co. KG den Komplementär, Sonderbetriebsvermögen eines Mitunternehmers einer Personengesellschaft die Personengesellschaft,[1] einer atypischen stillen Gesellschaft allein den Geschäftsinhaber, nicht den s... mehr

Die handelsrechtliche und damit auch die steuerrechtliche Buchführungspflicht beginnt mit der Aufnahme der Tätigkeit durch den Istkaufmann; mit der Eintragung in das Handelsregister durch den Kannkaufmann; mit dem Überschreiten der Größenkriterien nach § 241a HGB; bei einer Vorgründungsgesellschaft, sobald ein Handelsgewerbe betrieben wird; bei einer Vorgesellschaft mit dem erste... mehr

Ist Buchführungspflicht gegeben, bedeutet dies, dass eine Vielzahl handels- und steuerrechtlicher Vorschriften eingehalten werden müssen. Nach den §§ 238 ff. HGB ist es erforderlich, alle Geschäftsvorfälle laufend und systematisch aufzuzeichnen, wobei allerdings kein bestimmtes Buchführungssystem vorgeschrieben ist, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten, die Auf... mehr

Grundsätzlich ist jeder Kaufmann nach § 238 HGB dazu verpflichtet, Bücher zu führen und darin seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Ob ein Unternehmer Kaufmann in diesem Sinne ist, richtet sich nach den §§ 1 ff. HGB. Diese Vorschriften unterscheiden folgende Kaufmannstypen: Istkaufleute, d. ... mehr

§ 19 UStG in der aktuellen Fassung sieht ein "Nichterheben der Umsatzsteuer" für im Inland und in den Gebieten i.S.v. § 1 Abs. 3 UStG ansässige sog. Kleinunternehmer vor, wenn zum einen deren Gesamtumsatz im Vorjahr den Betrag i.H.v. 22.000 EUR nicht überstiegen hat und zum anderen der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich den Betrag i.H.v. 50.000 EUR nicht ... mehr

Für umsatzsteuerliche Zwecke sind insbesondere die umsatzsteuerrelevanten Risikofelder des betreffenden Unternehmens in den Blick zu nehmen. Wie bereits geschildert, bedeutet dies zunächst relevante Geschäftsvorfälle zu kennen, zu identifizieren und einer Bewertung zuzuführen. Hierfür ist entscheidend, dass sichergestellt wird, dass die dafür verantwortlichen (Steuer-)Funktio... mehr

Rz. 79 Im sonstigen betrieblichen Bereich außerhalb von § 15 EStG ist nach dem Gesetzeswortlaut die Vorschrift des § 15a "entsprechend" anzuwenden. Es soll innerhalb der 3 betrieblichen Einkunftsarten daher nach den gleichen Grundsätzen vorgegangen werden. Das erscheint auf den ersten Blick verständlich und notwendig, bringt für die Praxis indessen eine Reihe von Schwierigke... mehr

Rz. 65 Unabhängig von der Höhe des Gesamtumsatzes kann einem Unternehmer nach § 20 S. 1 Nr. 2 UStG die Berechnung der USt nach vereinnahmten Entgelten gestattet werden, wenn er von der Verpflichtung, Bücher zu führen und aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen regelmäßig Abschlüsse zu machen, nach § 148 AO befreit ist. Rz. 66 Nach § 148 AO können die Finanzbehörden "Erleichteru... mehr

Rz. 83 § 20 S. 1 Nr. 3 UStG zielt darauf ab, einen steuerrechtlichen Gleichklang zwischen ertragsteuerrechtlichen und umsatzsteuerrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften herzustellen. Freiberuflich Tätige werden – soweit sie nicht nach anderen Gesetzen zur Führung von Büchern verpflichtet sind – regelmäßig ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG (Überschuss der Betriebseinnahmen übe... mehr

Rz. 76 § 20 S. 1 Nr. 3 UStG ermöglicht es Angehörigen der freien Berufe nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG, sich ebenfalls die Berechnung der USt nach vereinnahmten Entgelten gestatten zu lassen. Die Möglichkeit nach § 20 S. 1 Nr. 3 UStG ergibt sich unabhängig von der Höhe der erzielten Umsätze des Unternehmers. Unerheblich ist dabei, ob die freiberufliche Tätigkeit einzeln oder al... mehr

Rz. 9 In dem ersten deutschen UStG folgte die Berechnung der USt dem Prinzip der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten, auf Antrag war als Ausnahmeregelung eine Berechnung der USt nach vereinbarten Entgelten möglich. Nach dem UStG v. 26.7.1918 [1] hatte der Steuerpflichtige eine Steuererklärung über den Gesamtbetrag der von ihm vereinnahmten Entgelte abzugeben. In der Fort... mehr

Rz. 1 Wird im Inland eine Lieferung oder eine sonstige Leistung steuerbar und steuerpflichtig ausgeführt, muss festgelegt werden, wer von den Vertragsparteien die USt schuldet und wann die geschuldete USt gegenüber dem FA angemeldet und abgeführt werden muss. Grundsätzlich kennt das UStG zwei verschiedene Methoden der Entstehung der USt. Durch in den letzten Jahren immer wei... mehr

Tz. 9 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Maßgebende Vorschriften für die Buchführungspflicht nach Steuerrecht sind die §§ 140 und 141 AO (Anhang 1b). § 140 AO (Anhang 1b) regelt, falls jemand nach anderen Gesetzen Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichten zu erfüllen hat, dass dies auch für die Besteuerung verpflichtend ist. Währenddessen regelt § 141 AO (Anhang 1b), dass gewerblich... mehr

Tz. 10 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Unterhält ein als gemeinnützig anerkannter Verein Zweckbetriebe und steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe, die für sich betrachtet die Kaufmannseigenschaft besitzen, besteht in Bezug auf diese Geschäftsbetriebe Buchführungspflicht. Diese Buchführungspflicht ist dann auch für das Steuerrecht maßgebend. mehr

Tz. 11 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Die Vorschrift des § 141 AO (Anhang 1b) betrifft demnach zunächst all die Fälle, in denen keine Verpflichtung zur Führung entsprechender Bücher nach handelsrechtlichen Vorgaben besteht. § 141 (Anhang 1b) AO stellt vielmehr die Fälle fest, in denen die Finanzverwaltung steuerbegünstigte Körperschaften, so auch Vereine, zur Buchführung verpfli... mehr

Tz. 5 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Nach § 238 Abs. 1 HGB (Anhang 12g) ist jeder Kaufmann verpflichtet Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen. Was ein Kaufmann ist, bestimmt sich wiederum nach dem HGB und zwar nach dem § 1 HGB. Kaufmann ist daher jeder, wer ein Han... mehr

Tz. 28 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Mängel bei den Buchführungspflichten können zur Gefährdung der Gemeinnützigkeit führen, da wie ausgeführt der Nachweis über die ordnungsgemäße Aufzeichnung zu erbringen ist. Es sei denn, den Verband/Verein trifft am Vorliegen der Mängel kein Verschulden. Im Einzelnen sind daher folgende Mängel bei den Buchführungspflichten zu vermeiden: Die Au... mehr

I. Allgemeines Tz. 1 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Gemeinnützige Vereine haben ihren Nachweis darüber, dass ihre tatsächliche Geschäftsführung den Erfordernissen der Gemeinnützigkeit entspricht, durch ordnungsgemäße Aufzeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben zu erbringen (§ 63 Abs. 3 AO, Anhang 1b). Der AEAO stellt hierzu klar, dass darunter Aufstellungen der Einnahmen und ... mehr

Tz. 24 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Mit einem Wechsel von der Gewinnermittlungsart durch Einnahmen-Überschussrechnung zur Buchführungspflicht ergeben sich auch Auswirkungen auf die steuerliche Gewinnermittlung. Wenn das Finanzamt zum 01.01. zur Buchführungspflicht aufgefordert hat, liegt insoweit ein Wechsel der Gewinnermittlungsart von der Einnahmen-Überschussrechnung zur Bila... mehr

1. Allgemeines Tz. 20 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Man unterscheidet das kaufmännische und kameralistische Buchführungssystem. Für die kaufmännische Buchführung gibt es zwei Buchführungssysteme: die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung. 2. Einfache Buchführung Tz. 21 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Das Wesen der einfachen Buchführung ist dadurch gekennzeichnet, dass nur diej... mehr

Tz. 1 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Gemeinnützige Vereine haben ihren Nachweis darüber, dass ihre tatsächliche Geschäftsführung den Erfordernissen der Gemeinnützigkeit entspricht, durch ordnungsgemäße Aufzeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben zu erbringen (§ 63 Abs. 3 AO, Anhang 1b). Der AEAO stellt hierzu klar, dass darunter Aufstellungen der Einnahmen und Ausgaben, Täti... mehr

Tz. 17 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Betragen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für ein Wirtschaftsgut des beweglichen abnutzbaren Anlagevermögens ohne Umsatzsteuer nicht mehr als 800 EUR (bis einschließlich 2017: 410 EUR), kann der für das Wirtschaftsgut aufgewendete Betrag im Jahr der Anschaffung oder Herstellung in vollem Umfang als Betriebsausgabe abgesetzt werden u... mehr

Tz. 20 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Man unterscheidet das kaufmännische und kameralistische Buchführungssystem. Für die kaufmännische Buchführung gibt es zwei Buchführungssysteme: die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung. mehr

Tz. 2 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Der steuerneutrale (ideelle) Tätigkeitsbereich einer steuerbegünstigten Zwecken dienenden Körperschaft ist grundsätzlich steuerlich ohne Bedeutung. In dem ideellen Bereich werden unmittelbar die satzungsmäßigen (steuerbegünstigten) Zwecke verfolgt. Zu den Einnahmen des ideellen Bereichs zählen beispielsweise bei einem Verein die Mitgliedsbeitr... mehr

Tz. 22 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Die doppelte Buchführung erfasst alle Geschäftsvorfälle nicht nur in zeitlicher, sondern auch in sachlicher Ordnung. D.h., alle Vorgänge werden nach ihrer Vermögens- und Erfolgsauswirkung erfasst. Diese Erfassung erfolgt zum einen in der Bilanz und zum anderen in der Gewinn- und Verlustrechnung. Dies bewirkt: alle Geschäftsvorfälle werden in ... mehr

Tz. 21 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Das Wesen der einfachen Buchführung ist dadurch gekennzeichnet, dass nur diejenigen Geschäftsvorfälle buchmäßig festzuhalten sind, die aus Kontroll- und Inventargründen unbedingt benötigt werden. Es werden lediglich Bestandskonten und keine Erfolgskonten geführt. Die einfache Buchführung sieht für die zeitliche Reihenfolge der Geschäftsvorfä... mehr

Tz. 25 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Aus diesem Grund ist der laufende Gewinn durch Zu- und Abrechnungen zu ermitteln. Gesetzlich sind hierzu keine ausdrücklichen Regelungen vorgesehen, jedoch sieht R 4.6 EStR entsprechende Anweisungen vor, da die Gewinnermittlungen nach §§ 4 Abs. 1 bzw. 5 EStG (Anhang 10) und nach § 4 Abs. 3 EStG (Anhang 10) (Einnahmen-Überschussrechnung) zu u... mehr

Tz. 26 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Hier ist zu berücksichtigen, dass der handelsbilanziell ermittelte Überschuss nicht der für das Steuerrecht maßgebende Überschuss ist, d. h. Gewinn und Verlust sind im Rahmen der Gewinnermittlung zu korrigieren. Nicht abziehbare Aufwendungen wie z. B. die Körperschaftsteuer oder die Hälfte der Aufsichtsratsvergütungen sind hinzuzurechnen, st... mehr

Tz. 18 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Zum Wareneingangsbuch s. "Aufzeichnungspflichten (Auswertungen SKR 099/SKR 049)" Tz. 65. mehr

Tz. 13 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Wie ausgeführt, muss die die Buchführung einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Vermögenslage des Unternehmens (hier: des Verbandes, Vereins) vermitteln. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Oberster Grundsatz für eine ordnungsgemäße Buchführung ist somit also die Klarheit und... mehr

Tz. 25 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Der Vordruck "Anlage EÜR" ist (ab dem VZ 2011) in elektronischer Form an das für den Verein zuständige Finanzamt zu übermitteln (§ 60 Abs. 4 EStDV, Anhang 11). Früher (d. h. bis einschl. VZ 2016) hat die Finanzverwaltung bei kleineren Unternehmen nicht beanstandet, wenn diese bei Betriebseinnahmen von weniger als 17 500 EUR keine elektronisch... mehr

Tz. 5 Stand: EL 137 – ET: 06/2024 Gewinn i. S. v. § 4 Abs. 3 EStG (Anhang 10) ist bei den Einkunftsarten Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb, selbständige Arbeit der Überschuss, der sich durch Gegenüberstellung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben in dem betreffenden Kalenderjahr ergibt. Dieser Grundsatz wird aber durch eine Vielzahl von Ausnahmeregelungen, die in den... mehr

Tz. 145 Stand: EL 114 – ET: 06/2024 Die Diskussion zum Einlagekonto bei Stiftungen bzw der Einlagenrückgewähr bei Leistungen von Stiftungen wurde bisher recht ergebnisorientiert geführt. Es gilt einerseits eine Doppelbelastung von ESt und ErbSt zu vermeiden und andererseits eine Belastungsgleichheit zwischen Stiftungen/Destinatären und Kap-Ges/AE herzustellen. Für beide Absic... mehr

Rn. 22 Stand: EL 42 – ET: 05/2024 Die Buchführungspflicht einer AG beginnt mit ihrem ersten buchungspflichtigen Geschäftsvorfall. I.d.R. dürfte dies die Aktienübernahme durch die Gesellschaftsgründer sein. Obwohl die AG erst mit ihrer Eintragung in das Handelsregister als juristische Person entstanden ist, findet durch die Regelungen des § 29 AktG bereits auf die Vor-AG Aktie... mehr

1. Grundlagen Rn. 4 Stand: EL 42 – ET: 05/2024 Die Buchführungspflicht ergibt sich für die AG als Kaufmann gemäß § 3 AktG i. V. m. § 6 Abs. 1 bereits aus den Vorschriften der §§ 238ff. Entsprechend verhält es sich für KGaA (vgl. § 278 Abs. 3 AktG) und dualistisch wie monistisch strukturierte SE (vgl. Art. 9 Abs. 1 lit. c) ii) der SE-VO (EG) Nr. 2157/2001 vom 08.10.2001 (ABl. E... mehr

Rn. 24 Stand: EL 42 – ET: 05/2024 Verantwortliches Organ für die Erfüllung der Buchführungspflicht ist der Vorstand. Durch § 94 AktG werden hierdurch auch stellvertretende Vorstandsmitglieder erfasst. § 91 Abs. 1 AktG stellt die Gesamtverantwortung des Vorstands für die Erfüllung der Buchführungspflicht klar (vgl. Hüffer-AktG (2024), § 91, Rn. 2). Betont wird diese öffentlich... mehr

Rn. 40 Stand: EL 42 – ET: 05/2024 Auf die dargestellte zwingende Verpflichtung zur Einhaltung der Buchführungspflicht für den Vorstand wird ebenso erneut hingewiesen (vgl. HdR-E, AktG § 91, Rn. 24) wie auf die verbleibende Verantwortung des Vorstands im Delegationsfall. Strafrechtlich bleibt der gesetzlich zur Buchführung Verpflichtete verantwortlich, wenn eine Delegation vor... mehr

Rn. 4 Stand: EL 42 – ET: 05/2024 Die Buchführungspflicht ergibt sich für die AG als Kaufmann gemäß § 3 AktG i. V. m. § 6 Abs. 1 bereits aus den Vorschriften der §§ 238ff. Entsprechend verhält es sich für KGaA (vgl. § 278 Abs. 3 AktG) und dualistisch wie monistisch strukturierte SE (vgl. Art. 9 Abs. 1 lit. c) ii) der SE-VO (EG) Nr. 2157/2001 vom 08.10.2001 (ABl. EG, L 294/1ff.... mehr

Rn. 7 Stand: EL 42 – ET: 05/2024 Im Vergleich zu § 91 Abs. 1 AktG spricht § 41 GmbHG von einer ordnungsmäßigen Buchführung, deren Führung Aufgabe der Geschäftsführer ist. Ein inhaltlicher Unterschied kann hieraus nicht gefolgert werden, weshalb zur Auslegung des § 91 AktG auch auf die einschlägige Kommentarliteratur zu § 41 GmbHG in diesem Bereich verwiesen werden kann (vgl. ... mehr

Rn. 15 Stand: EL 42 – ET: 05/2024 Ergänzend soll hier die Fragestellung betrachtet werden, ob eine AG als zur Konzern-RL verpflichtetes MU eine eigenständige Konzernbuchführung einzurichten hat, m.a.W., ob der Umfang der erforderlichen Handelsbücher verpflichtend um eine Konzernbuchführung zu erweitern ist. Nach Ruhnke umfasst die Konzernbuchführung alle "Vorkehrungen, die für... mehr

Rn. 19 Stand: EL 42 – ET: 05/2024 Die systemseitigen Anforderungen (einfache, doppelte oder kameralistische Buchführung) und Fragen der äußeren Aufmachung der Buchführungspflicht werden im AktG nicht geregelt. Eine bestimmte Form der Buchführung wird nicht verpflichtend vorgeschrieben (vgl. Godin/Wilhelmi (1971), § 91 AktG, Rn. 1). Hierzu sind v.a. die Vorschriften der §§ 23... mehr

a) Allgemeines Rn. 7 Stand: EL 42 – ET: 05/2024 Im Vergleich zu § 91 Abs. 1 AktG spricht § 41 GmbHG von einer ordnungsmäßigen Buchführung, deren Führung Aufgabe der Geschäftsführer ist. Ein inhaltlicher Unterschied kann hieraus nicht gefolgert werden, weshalb zur Auslegung des § 91 AktG auch auf die einschlägige Kommentarliteratur zu § 41 GmbHG in diesem Bereich verwiesen werd... mehr

Rn. 31 Stand: EL 42 – ET: 05/2024 Die Auswahl- und Überwachungspflicht gilt auch für den Fall, dass der Vorstand beschließt, UN-Externe mit der technischen Durchführung der Buchführung zu beauftragen (Outsourcing). Zu jedem Zeitpunkt ist sicherzustellen, dass bei auftretenden Mängeln korrigierend eingegriffen werden kann. In der UN-Praxis werden hierzu regelmäßig sog. Service... mehr

Rn. 1 Stand: EL 42 – ET: 05/2024 Seit dem Inkrafttreten des Bilanzrichtlinien-Gesetzes (BiRiLiG) vom 19.12.1985 (BGBl. I 1985, S. 2355ff.) gelten für die AG und die GmbH weitgehend einheitliche Regeln für den JA. Sie sind derweil in den §§ 238 bis 335c niedergelegt. Daneben sind für die GmbH wenige Einzelvorschriften zu beachten, nämlich die §§ 5a, 29, 41 bis 42a, 46, 71 GmbH... mehr

Rn. 62 Stand: EL 42 – ET: 05/2024 Die Norm gibt ein Organisationsziel vor und verpflichtet den Gesamtvorstand aller AG zu geeigneten Maßnahmen. Wie in § 91 Abs. 1 AktG für die Buchführung wird ein Einzelaspekt der in § 76 Abs. 1 AktG kodifizierten Leitungsverantwortung konkretisiert: Dem gesamten Vorstand wird die Schaffung eines Organisationsstandards auferlegt, der die Früh... mehr

Rz. 40 Stand: EL 138 – ET: 6/2024 Beim Abzug der Tagespauschale bestehen die besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 4 Absatz 7 EStG nicht. mehr

Rz. 25 Stand: EL 138 – ET: 6/2024 Nach § 4 Absatz 7 EStG dürfen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn sie besonders aufgezeichnet werden. Es bestehen keine Bedenken, wenn die auf das häusliche Arbeitszimmer anteilig entfallenden Finanzierungsaufwendungen im Wege der Schätzung ermittelt werden und nach Ablauf des... mehr

Rz. 46 Stand: EL 138 – ET: 06/2024 Sowohl die stpfl, als auch die steuerfreien Zuwendungen im Zusammenhang mit Job-Tickets sind im > Lohnkonto aufzuzeichnen (vgl § 4 Abs 2 LStDV). Soweit Zuwendungen des ArbG auf die > Entfernungspauschale anzurechnen sind (> Rz 19 ff und Rz 30ff), sind sie in der > Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen (vgl § 41b Abs 1 Satz 2 Nr 6 EStG). Rz. 47... mehr

Rz. 1 Stand: EL 138 – ET: 06/2024 Die früher als Staatsbahn organisierte Bahn ist zum Jahr 1994 privatisiert worden. Dazu wurden die Sondervermögen "Deutsche Bundesbahn" des Bundes und "Deutsche Reichsbahn" der früheren DDR im Sondervermögen "Bundeseisenbahnvermögen" zusammengefasst (vgl Art 87 GG sowie das Gesetz zur Neuordnung des Eisenbahnwesens vom 27.12.1993, BStBl 1993 ... mehr

Die Nebenbetroffene – eine Verwaltungs-GmbH & Co. KG – adressierte von 2010 bis Juli 2014 in über 1.000 Fällen Rechnungen an eine nicht existente Scheinfirma. Deshalb wurde gegen den Betroffenen – den Geschäftsführer der Komplementärin der Nebenbetroffenen – im Juli 2015 ein rechtskräftiger Bußgeldbescheid erlassen, mit dem dieser wegen Steuergefährdung zu Geldbußen verurtei... mehr