Was ist der Unterschied zwischen guten und mittelmäßigen Steuerberaterkanzleien? Die Guten begeistern ihre Mandanten. Und das ist gar nicht so schwer, wie es scheint.
Was eine gute Steuerkanzlei ausmacht
Begeisterungsfaktor Nr. 1: Persönliche Beziehung
Im Büro eines Steuerberaters hing, gut sichtbar für jeden Besucher, das Schild: „Solange Sie hier sitzen, kann ich nichts für Sie tun.“ Ausführliche Mandantengespräche waren für den Kollegen ein rotes Tuch und Zeitfresser. Irgendwie auch verständlich, denn Zeit ist ohnehin ein knapp bemessenes Gut in Kanzleien. Erst recht seit der Corona-Pandemie, die den Beraterinnen und Beratern eine neue Anforderung nach der anderen beschert, so zum Beispiel im Bereich der Mehrwertsteuer und beim Kurzarbeitergeld. War die Arbeitsbelastung bereits früher hoch, ist sie jetzt in vielen Kanzleien kaum mehr zu bewältigen.
Keine Zeit?
Für ausführliche persönliche Gespräche mit den Mandantinnen und Mandanten bleibt angesichts des üppigen Tagesgeschäfts keine Zeit mehr. Doch genau das wünschen sich die Klienten: Zeit für eine umfassende Beratung – Zeit, um eine persönliche Beziehung und Vertrauen aufzubauen – Zeit, um gemeinsam in Ruhe Antworten auf drängende Fragen zu finden.
Es dem eingangs erwähnten Kollegen mit seinem Hinweisschild gleichzutun, ist also sicherlich der falsche Weg. Wenn ein Mandant das Gefühl hat, nur eine (Steuer)Nummer oder gar Hindernis zu sein, ist er bei nächster Gelegenheit weg. Eine gute persönliche Beziehung ist eine der wichtigsten Grundlagen für eine erfolgreiche, nachhaltige Geschäftsbeziehung. Das geht aus Studien zur Mandantenzufriedenheit hervor, zeigt sich aber auch in nahezu jedem Klienten-Kommentar in Bewertungsportalen wie beispielsweise steuerfinder.com.
Doch wie gelingt es, den Spagat zwischen Berater- und Mandanteninteressen zu bewältigen? Den 12-Stunden-Tag auf 18-Stunden-Schichten erweitern? Nicht sehr verlockend. Meist auch keine Lösung: neue Mitarbeiter. Gutes Personal ist angesichts des seit Jahren immer brisanter werdenden Fachkräftemangels knapp. Daher müssen viele Kanzleien, besonders an wenig attraktiven Arbeitsstandorten, mit den gegenwärtigen Ressourcen auskommen.
Mehr Zeit mit digitalem Outsourcing
Was also tun, um den Bedürfnissen der Mandanten nach intensivem Kontakt trotz Zeitmangels gerecht zu werden? Es gibt einen guten Stellhebel, den Sie hier ziehen können: digitales Outsourcing. Delegieren Sie Standardprozesse so weit wie möglich an Software-Programme, um Zeit für das zu haben, was digitale Lösungen nie zu ersetzen vermögen: die persönliche, individuelle Beratung Ihrer Mandanten.
Die Software-Landschaft für beratende Berufe ist mittlerweile bunt und vielfältig: Komplettes ERP-System, intelligente Fibu- oder Honorarabrechnungssoftware und vieles mehr – die digitalen Angebote entlasten Sie von Routineprozessen und erlauben Ihnen, sich auf Ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.
Die Fokussierung auf die persönliche Beratung hat auch einen nicht zu unterschätzenden langfristigen Vorteil: Sie sichert den Bestand Ihrer Kanzlei. Heute schon prognostiziert man immer wieder, dass Künstliche Intelligenz früher oder später ganze Berufsfelder eliminieren wird. Diese Folge tangiert sicherlich auch die beratenden Berufe, allerdings nur beschränkt auf Bereiche, in denen es um Beratungsroutinen geht. Individuelle, persönliche Mandantenbetreuung lässt sich jedoch auch langfristig nicht durch Algorithmen ersetzen. Steht Ihre Kanzlei für dieses Qualitätsmerkmal, ist sie auf Dauer zukunftsfähig.
Begeisterungsfaktor Nr. 2: 360-Grad-Perspektive
Eng verknüpft mit dem ersten Erfolgsfaktor ist ein weiteres Merkmal, das gute Steuerberater auszeichnet: der Blick weit über den Tellerrand hinaus. Was braucht Ihr Mandant, Ihre Mandantin an Strategietipps, Ratschlägen und Infos? Oft wissen es die Klienten selbst nicht so genau. Gute Steuerberater begeistern ihre Mandantschaft vor allem mit einer Weitwinkelperspektive, aus der heraus sie die Interessen und Beratungsbedürfnisse ergründen. Was sind die Ziele Ihres Mandanten – kurz-, mittel- und langfristig? Was ist sein „Warum“ im Privat- und Geschäftsleben? In welcher Lebenssituation befindet er sich? Welche Erwartungen hat er an seine Zukunft? Vor allem der Blick in die Zukunft gerät, angesichts des Denkens in aktuellen Steuerjahren, allzu häufig aus dem Fokus.
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Die 360-Grad-Perspektive eröffnet sich nicht allein über Standard-Fragebögen oder Checklisten. Darüber hinaus braucht es Zweierlei: intensives, aufmerksames Zuhören und gezieltes Nachfragen. Und hier schlägt sich fast automatisch wieder die Brücke zu Begeisterungsfaktor Nr. 1: Beides gelingt nur, wenn Sie sich Zeit nehmen und eine persönliche Beziehung aufbauen.
Begeisterungsfaktor Nr. 3: proaktive Rundumberatung
Standard-Beratung kann jeder, eine proaktive ganzheitliche Beratung, die auf den Gesamterfolg des Mandanten-Unternehmens einzahlt, bieten bisher nur wenige. Schade, denn kaum jemand kennt die aktuellen Finanzen und die wirtschaftliche Historie und Perspektive von Unternehmen so gut wie die beratende Steuerkanzlei. Dass eine solche Rundumberatung immer mehr in den Fokus rücken wird, zeichnet sich jetzt schon ab, wie eine aktuelle Umfrage im Rahmen der Initiative „Kanzlei der Zukunft“ zeigt. In der Corona-Krise hat sich bei über 60 % der befragten Kanzleien das klassische Beratungsspektrum um neue Felder erweitert. So zählt bei einer zunehmenden Anzahl der Befragten jetzt auch die betriebswirtschaftliche Unternehmensberatung oder das Fördermittel- oder Finanzierungs-Consulting zum Leistungsportfolio. Auch dieses Plus kostet Zeit und sicherlich die eine oder andere intensive Fortbildung. Die Investitionen lohnen sich jedoch allemal, denn sie zahlen gleichzeitig auch auf die Zukunftssicherung ein. Zu diesem Ergebnis kommt auch die Bundessteuerberaterkammer in ihren Empfehlungen.
Noch mehr Begeisterung seitens Ihrer Klienten erzielen Sie, wenn Sie die zusätzlichen Beratungsleistungen obendrein auch noch proaktiv anbieten – ohne Nachfrage oder Aufforderung. Effiziente Helfer hierbei sind wiederum digitale Lösungen. Ob betriebswirtschaftliche Auswertung oder Fördermittel-Berechnung – für (fast) alle Bereiche gibt es mittlerweile ausgereifte Software, die zeit- und personalsparende, qualifizierte Beratungsunterstützung liefert.