Die App PAUL soll die Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant erleichtern. Peter Kusel hat sie miterschaffen und erzählt im Interview, wieso auch ein Steuerberater zum App-Entwickler werden kann.
Herr Kusel, viele Geschichten über innovative Start-ups und Gründungen beginnen mit einem gescheiterten Vorhaben, so auch bei Ihnen?
Peter Kusel: Ja, so eine Geschichte können wir auch erzählen. 2010 oder 2012 hatte mein Partner, Herbert Birkenmaier, die Idee, eine eigene App zu entwickeln. Unser Wunsch war es, digitaler mit den Mandanten zu kommunizieren. Die Anwendung, die aus dieser Idee entstanden ist, war für damalige Maßstäbe schon sehr toll und sie hat auch eine gewisse Summe gekostet. – Sie ist aber, ganz ehrlich gesagt, krachend gescheitert. Die Mandanten haben sie nicht angenommen. Wir haben das Projekt auslaufen lassen.
Trotzdem ist die Idee geblieben?
Vor zirka drei Jahren habe ich mit einem befreundeten Mandanten über die App gesprochen. Er hatte dann genau die richtige Idee, wie wir die App weiterentwickeln könnten. Wir haben zuerst im stillen Kämmerchen weitergesponnen. Schließlich haben mein Partner und ich uns entschieden, diesen risikoreichen Schritt zu gehen.
Im Endeffekt wird die komplette Zusammenarbeit digitalisiert abgebildet.
Dabei ist die App PAUL entstanden. Was kann sie denn?
Die App leistet sowohl für die Mandanten als auch für die Kanzlei einen Mehrwert. Sie erleichtert die Kommunikation und vermittelt Wissen. Kernfunktionalitäten sind das Chat-System, die Terminverwaltung und die Aufgabenverwaltung. Es gibt eine Cloud, in der alle Dokumente des Mandanten hochgeladen werden können. Im Endeffekt wird die komplette Zusammenarbeit digitalisiert abgebildet. Wir bieten außerdem einen Newsletter an, damit die Nutzer auf passgenaues Fachwissen zurückgreifen können.
Wo entsteht der Mehrwert für die Kanzlei?
Auf Kanzleiebene bekommen wir eine unglaubliche Arbeitseffizienz hin, weil der Mitarbeiter nicht immer wieder alles zwei- oder dreimal in die Hand nehmen muss. Wenn er eine Aufgabe erledigt hat, kommuniziert er das über PAUL an den Mandanten und dann ist der dran. Früher mussten wir, um beispielsweise an ein Dokument zu kommen, dem Mandanten hinterhertelefonieren. In PAUL kann der Mitarbeiter eine Aufgabe einstellen. Der Mandant sieht, ob die Kanzlei eine Ja-Nein-Antwort, ein Dokument oder einen Freitext braucht, und er bekommt die Aufgabe per Push-Mitteilung angezeigt. Wir nehmen den Mandanten stärker in die Pflicht.
Wie kommt PAUL bei Ihren Mandanten an?
Natürlich gab es bei einigen Vorbehalte. Ich glaube, es ist generell so, dass manche Menschen neuen Lösungen offen gegenüberstehen und andere eine gewisse Scheu davor haben. Diejenigen, die PAUL nutzen, sind in relativ kurzer Zeit komplett davon überzeugt. Weil PAUL eben Probleme löst. Das war auch das Problem unserer ersten App, die damals gescheitert ist. Wir haben damit keine Probleme gelöst, sondern nur Informationen bereitgestellt. Dazu kommt, dass die App auf Mandantenebene komplett selbsterklärend ist.
Sie und Ihr Partner sind Steuerberater, keine Entwickler. Wer hat Ihnen geholfen, die App zu entwickeln?
Unsere Kerntätigkeit wird immer die Steuerberatung sein. Wir haben uns externe Hilfe geholt und eine befreundete Software-Agentur beauftragt. Wir haben vorgegeben, wie Handling und Design sein sollen und natürlich, welche Funktionalitäten wir brauchen. Dabei sind wir sehr lösungsorientiert vorgegangen und haben uns Probleme angeschaut, mit denen wir in der Praxis immer wieder konfrontiert sind. Wir haben unsere Mitarbeiter und befreundete Mandanten mit ins Boot geholt und sie gefragt, was sie in der Kommunikation zwischen Mandant und Kanzlei stört. So entstanden unglaublich viele tolle Ideen.
Können Sie ein Beispiel dafür geben?
Wie oft ist es uns in der Kanzlei schon passiert, dass ein Mandant anruft, der gerade bei der Bank sitzt und dringend den Jahresabschluss braucht. Den hat er mit Sicherheit schon einmal in Papierform erhalten, vielleicht sogar schon mal per Mail, aber er hat ihn einfach nicht zur Hand. Der Sachbearbeiter, der ihm die notwendigen Papiere dann rüberschickt, wird aus seiner Arbeit herausgerissen. Wenn unsere Mandanten PAUL nutzen, kann so etwas nicht passieren. Alle Unterlagen, die wir in unserem System über den Mandanten haben, bilden wir ein zu eins in PAUL ab. Der Mandant kann jederzeit drauf zugreifen.
PAUL war ursprünglich nur für uns gedacht. Mittlerweile haben wir aber sehr viel positive Resonanz von unseren Kollegen bekommen.
Wir haben außerdem Mandanten, klassische Handwerksbetriebe, die ihre Büroarbeit meist abends erledigen. In der Kanzlei ist zu dieser Zeit aber niemand mehr zu erreichen. Mit der App können die Mandanten trotzdem noch niedrigschwellig Anfragen schicken, die dann so schnell wie möglich beantwortet werden.
Sind dieser Datenaustausch und die Chat-Kommunikation sicher?
Datensicherheit war uns von Anfang an sehr wichtig. Vor eineinhalb Jahren sind wir von der Telekom in das Software-Boost-Programm aufgenommen worden. Darauf sind wir sehr stolz. Jetzt können wir sowohl die Speicherung als auch die Server-Leistung über die Telekom-Cloud anbieten. Dieses Projekt hat mir noch einmal gezeigt, dass man heutzutage so viele Möglichkeiten hat, wenn man nur eine gewisse Offenheit mitbringt.
Wie soll es mit PAUL weitergehen?
PAUL war ursprünglich nur für uns gedacht. Mittlerweile haben wir aber sehr viel positive Resonanz von unseren Kollegen bekommen. Deshalb haben wir PAUL weiterentwickelt, damit auch andere Kanzleien die App nutzen können. Wir erhalten dadurch wichtigen Input. Ich finde es gut, dass wir wegkommen von diesem Inseldenken. Denn irgendwann ist man natürlich betriebsblind. Deswegen achten wir darauf, dass wir wirklich sehr kundenorientiert programmieren und viele Fragen und Wünsche von den nutzenden Kanzleien umsetzen.
Einfach mal machen, das ist unsere Strategie.
Grundsätzlich ist es ja so, dass man eine Software immer weiterentwickeln muss, sonst wird man schnell überholt. Wir verbessern also kontinuierlich, wollen aber auch noch mehr Funktionalitäten einbauen. Das Thema Künstliche Intelligenz wird in manchen Anwendungsbereichen interessant. Wir sind noch lange nicht fertig und durch das Projekt sind wir auf einmal zu einem kleinen Software-Unternehmen geworden.
War die App immer auch ein Teil Ihrer Kanzleistrategie?
Mittlerweile ist PAUL eines unserer Leuchtturmprojekte. Eine einheitliche Strategie, in Form eines Fünf- bis Zehn-Jahres-Plan, haben wir aber nicht. Einfach mal machen, das ist unsere Strategie. Wir denken lieber in konkreten Maßnahmen und haben dabei immer die Frage im Kopf: Was können wir unseren Mitarbeitern und Mandanten mit den neuen Möglichkeiten der Digitalisierung bieten oder zur Verfügung stellen, um in einzelnen Bereichen besser zu werden.
Zur Person
Peter Kusel ist Steuerberater und Partner der Kanzlei Birkenmaier & Kusel eine Steuerberatung in Lauben im Allgäu mit 60 Mitarbeitern. Die Kanzlei sieht sich selbst als mittelständische Steuerkanzlei, die auf Land- und Forstwirtschaft sowie Vereinsbesteuerung spezialisiert ist und ihre Mandanten ganzheitlich denkend und handelnd begleitet.