Alle reden von der Digitalisierung, dabei ist der erste Schritt zur Transformation einer Steuerkanzlei die Professionalisierung. Das sollten Steuerberater dabei beachten.
In der Steuerberatung gilt Professionalisierung first – Digitalisierung second
Digitalisierung bietet - richtig auf- und eingesetzt - vielfältige Chancen und Möglichkeiten. Häufig wird jedoch der zweite Schritt vor dem ersten gemacht. Digitalisierung kann nicht funktionieren, wenn die Grundlagen nicht stimmen. Zuerst sollten Steuerkanzleien ihre Ziele klären, dann können sie den Weg festlegen. Dabei kann Digitalisierung ein Hebel von vielen und manchmal auch nur der Punkt auf dem i sein.
Professionalität über den steuerfachlichen Anspruch hinaus
In Kanzleien arbeiten Menschen, die fachlich exzellent sind und die ihre inhaltlichen Themen als Berufsträger beherrschen. Fachliche Ausbildung und Erfahrung stellen sicher, dass die Expertise und die Arbeitsergebnisse stimmen. In vielen mittelständischen Kanzleien gibt es jedoch einen großen Optimierungsbedarf in den Bereichen Kanzleimanagement bzw. -organisation. Hier liegen häufig Potentiale brach. Digitalisierung wird als der Schlüssel zur Effizienzsteigerung gesehen. Das ist meiner Erfahrung nach allerdings ein Denkfehler. Digitalisierung alleine führt nicht automatisch zu mehr Professionalität in den internen Abläufen. Jeder weiß: ein Prozess wird nicht dadurch besser, dass ich ihn digitalisiere. Daher sollte es zunächst darum gehen, genauer hinzuschauen, wo die Potentiale für die Professionalisierung der Kanzlei liegen und wie diese angepackt werden.
Digitalisierungsstrategie: Wohlüberlegt statt ad hoc getrieben
Bevor eine wie auch immer geartete Aktivität zur Digitalisierung losgetreten wird, müssen grundlegende Fragen beantwortet werden: Was soll konkret mit welchen Mitteln erreicht werden? Wo sind die größten Schmerzen oder Potentiale. Zu den Überlegungen gehört auch die Frage, wie Projekte auf die Strategie der Kanzlei einzahlen. Wenn das nicht beantwortet werden kann, ist die Gefahr groß, dass gewünschte Effekte nicht eintreten oder Initiativen ins Leere laufen.
Im Kern soll Digitalisierung zu mehr Effizienz führen – sowohl in den unterstützenden Prozessen wie Rechnungswesen oder Personal als auch in der eigentlichen Leistungserbringung. Darüber hinaus geht es um die Frage, wie Digitalisierung Geschäftsmodelle grundsätzlich verändern kann bzw. neue Dienstleistungsangebote entstehen können. Spätestens an dieser Stelle kommen grundlegende strategische Fragestellungen ins Spiel, die geklärt werden müssen. Bevor Projekte aufgesetzt werden, sollte Klarheit darüber herrschen, welche Ziele man wie erreichen will. Dezidierte Überlegungen zum Start sind auch deshalb wichtig, weil es in partnerschaftlich geführten Einheiten immer darum gehen muss, alle „mitzunehmen“. So lassen sich auch die Anforderungen und Erwartungen der Beteiligten besser managen.
Kanzleistrategie: Ziele konkret festlegen
Zuerst sollte es um die Ziele gehen und erst im zweiten Schritt um die Mittel und Wege. Wenn das Ziel zum Beispiel eine Verbesserung der Mandantenzufriedenheit ist, müssen die entsprechenden Stellhebel identifiziert werden. Und erst daraus ergibt sich, welche Maßnahmen analog (z.B. Definition von Prozessen, Schulung der Mitarbeiter) und welche auf digitalem Weg umgesetzt werden (z.B. die Einführung eines CRM-Systems). Ein anderes Beispiel ist das Thema Recruiting, das viele Kanzleien bewegt. Statt hier direkt auf die digitale Karte zu setzen (Social Media, Recruiting-Tools), sollte überlegt werden, welche Maßnahmen insgesamt auf dieses Ziel einzahlen und wie diese in eine Gesamtstrategie einbettet werden können.
Projektmanagement: Umsetzung im Detail planen
Es mangelt meist nicht an Ideen, was zu tun wäre. Projekte sind schnell ins Leben gerufen. Aber das Tagesgeschäft lässt meist wenig Freiraum für eine konsequente Umsetzung. Daher kommt es schon in der Planung darauf an, realistische Ziele zu definieren, die Rahmenbedingungen ehrlich einzuordnen und die Umsetzung der Maßnahmen durch ein stringentes Projektmanagement abzusichern. Zur Planung gehört auch eine Einschätzung der vorhandenen Fähigkeiten und Ressourcen. Denn anspruchsvollere Projekte lassen sich nicht „nebenher“ erledigen und erfordern auch spezielle Skills und Erfahrung. Entsprechend muss geklärt werden, wo gegebenenfalls gezielt externe Ressourcen eingebunden werden.
Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Holen Sie sich Inspiration!
Vor der Digitalisierung kommen also die Konkretisierung und die Professionalisierung. Beides geschieht nicht im luftleeren Raum, sondern zum einen während des Tageschgeschäfts und gemeinsam im Team, aber zum anderen auch innerhalb einer Branche, in der sich viele Menschen auf diesen Weg machen oder bereits gemacht haben. Es gibt da draußen genug Best-Practice-Beispiele. Kanzleien, die sich Ziele gesetzt haben und die ihr Wissen und ihre Erfahrung gerne mit anderen teilen. Das hilft vor allem den Kanzleien, die im eigenen Saft schmoren, weil die Partner zumeist noch nie einen echten Blick über den Tellerrand des eigenen Unternehmens bekommen haben. Die Bereitschaft zum Austausch in der Branche ist größer als man denkt. Denn alle müssen mit den gleichen Herausforderungen umgehen. Ein gutes Netzwerk kann wertvolle Beiträge zur Professionalisierung liefern. Allerdings: Auch der Aufbau eines solches Netzwerkes braucht Zeit und Aufmerksamkeit. Aber es lohnt sich.
Über den Autor:
Alex Sieben berät seit 10 Jahren Kanzleien zu Themen der Kanzleientwicklung und unterstützt zusammen mit dem Team von SIEBEN&PARTNER in der Umsetzung. Nach Banklehre und Ökonomiestudium war Alex Sieben zunächst einige Jahre im Bankensektor und danach acht Jahre in einer internationalen Unternehmensberatung tätig. 2009 hat er zusammen mit zwei Partnern SIEBEN&PARTNER gegründet und sich von Beginn an auf die Beratung von Rechtsanwalts-, Steuerberatungs- und WP-Gesellschaften spezialisiert.