Alles im Blick: Kanzleimanagement für Steuerberater

Trendbericht 26.06.2019 New Work & Leadership

Inhaber einer Kanzlei sind nicht allein Steuerexperten mit umfangreichem Fachwissen, sondern in der Regel auch für das gesamte Kanzleimanagement verantwortlich. Eine Herausforderung, die im Arbeitsalltag gut organisiert sein sollte. Denn die effiziente Planung und Organisation von Kanzleiprozessen trägt letztlich auch zum Kanzleierfolg bei.

Kanzleimanagement für Steuerberater

Kriterien für ein professionelles Kanzleimanagement

Wie führe und organisiere ich als Kanzleiinhaber erfolgreich meine eigene Steuerkanzlei? Die Antwort lautet Effizienz. Wer die wichtigsten Abläufe in der Steuerkanzlei effizient angeht und beispielsweise zeitraubende Prozesse digitalisiert, spart Zeit und Kosten. Zugleich kann ein durchdachtes Kanzleimanagement in der Praxis die Mitarbeiterbindung sichern und neue Mandanten hinzugewinnen. Ganzheitliche Ansätze erfordern sowohl auf strategischer wie operativer Ebene effiziente Arbeitsweisen und Methoden.

Kanzleimanagement auf operativer Ebene

Prozesse und Organisation: Für klare Abläufe in der Steuerkanzlei sorgen

Wie und mit welchen Methoden Mitarbeiter in der Steuerkanzlei zusammenarbeiten, ist ein nicht zu unterschätzender Faktor für den Kanzleierfolg. Sind alltägliche Prozesse bereits vollständig automatisiert oder werden sie größtenteils händisch erledigt? Weiß jeder der Mitarbeiter, wie einzelne Prozesse ablaufen sollten und haben alle Projektbeteiligten Zugriff auf dieselbe Datenbasis?

Wer für klare und transparente Prozesse im Unternehmen sorgt, steigert die Geschwindigkeit und Nachhaltigkeit von Kanzleiabläufen. Denn einheitliche Abläufe vermeiden nicht nur unnötige Schleifen, sondern bringen auch hochwertige Leistungen in vergleichbarer Qualität hervor. Zudem sorgen sie für Sicherheit bei den Mitarbeitern und legen den Rahmen für eigenverantwortliches Arbeiten fest. So können Arbeiten im Bedarfsfall auch von anderen Mitarbeitern zu Ende gebracht werden, sofern Projektstände zugänglich sind.

Arbeitsinstrumente: Geeignete IT-Technik und Kanzleisoftware auswählen

IT-Technik und die passende Kanzleimanagement-Software spielen in der Steuerkanzlei eine große Rolle – nicht zuletzt aufgrund der zunehmenden Digitalisierung. Entsprechende Kanzlei-IT erweitert nicht nur den Handlungsspielraum, sondern eröffnet auch neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Eine gute Steuerberatersoftware verfügt in der Regel über vielfältige Funktionen. Generell sind die Lohnbuchhaltung, das Buchhaltungswesen wie auch die Mandantenverwaltung unverzichtbare Bestandteile. Ebenso wichtig und hilfreich sind Funktionen, die Rechnungseingänge und -ausgänge dokumentieren und ein betriebswirtschaftliches Controlling ermöglichen. Im Kanzleialltag bieten sie den nötigen Überblick über innerbetriebliche Abläufe. Schnittstellen für den Austausch mit Behörden erleichtern und vereinfachen zudem die Zusammenarbeit, während die Möglichkeit zur mobilen Nutzung auch von unterwegs und im Homeoffice den Zugriff auf relevante Falldaten ermöglicht.

Damit IT-Lösungen jederzeit einwandfrei funktionieren, ist es sinnvoll, Software-Aktualisierungen, IT-Wartung wie auch regelmäßigen Hardwareaustausch bereits im Kanzleimanagement zu berücksichtigen. So können teure Unterbrechungen im Arbeitsalltag vermieden werden. Ob sich allerdings der Chef persönlich um die IT kümmert oder ob er den Prozess auslagert: IT und Kanzleisoftware müssen einen sicheren Datenaustausch garantieren. Insofern kann es sich auch finanziell rentieren, dem vermeintlich teuren IT-Experten die Arbeit zu überlassen.

Personalführung: Verantwortung abgeben und Mitarbeiter stärken

Personalführung ist ein wichtiges Element des Kanzleimanagements, der auf keinen Fall vernachlässigt werden sollte. Denn die Mitarbeiter sind das Wertvollste, was Ihre Steuerkanzlei zu bieten hat. Als Verantwortlicher müssen Sie verstehen, was ihre Mitarbeiter motiviert und langfristig nach vorne bringt, damit diese zufrieden ihrer Arbeit nachgehen und sich für die Kanzlei einsetzen. Ein hohes Gehalt allein reicht dafür in der Regel dauerhaft nicht aus.

In der digitalisierten Arbeitswelt können hierarchische Strukturen langfristig nicht erfolgreich sein. Es gilt daher, das klassische Top-Down-Management so weit wie möglich abzubauen. Für die Kanzleiführung erfordert dies einen grundlegenden Paradigmenwechsel. Statt reinem Deligieren und Kontrollieren ist Verantwortungsabgabe und die Stärkung der Kompetenz der Mitarbeiter gefragt. Die Personalführung nimmt verstärkt die Rolle als Coach ein, der Prozesse begleitet und bei Bedarf beratend zur Seite steht. Dadurch wird der Mitarbeiter befähigt, neue Kompetenzen aufzubauen. Um das Leistungsniveau anzuheben, sind regelmäßige und wertschätzende Feedbackgespräche wichtig, in denen erreichte Schritte besprochen und zukünftige abgestimmt werden.

Rechnungswesen: Leistungen nachvollziehbar dokumentieren

In Sachen Finanzbuchhaltung sind Steuerberater beruflich bedingt bereits gut aufgestellt. Ist ihnen die betriebswirtschaftliche Beratung zudem nicht fremd, können sie auch bei Planung und Controlling auf Vorerfahrungen zurückgreifen. Schwieriger kann hingegen die Leistungserfassung und die detaillierte Auflistung für den Mandaten sein, wenn keine festen Regeln dafür vorgegeben sind. Wer konsequent erbrachte Leistungen dokumentiert, gerät später nicht in Erklärungsnot. Für den Mandanten sind Honorare dadurch leichter nachvollziehbar und können besser akzeptiert werden.

Aussagekräftige Controllings leben von Zahlen, Daten und Fakten. Die Dokumentation von Zeiten hat somit weitere wichtige Vorteile. So können Sie genau nachvollziehen, welche Kosten für eine Leistung anfallen und entsprechend besser für die Zukunft planen. Wichtig ist allerdings, dass die Leistungsplanung mit der Mitarbeiterverfügbarkeit übereinstimmt und entsprechend Puffer für Urlaub oder unvorhersehbare Ereignisse berücksichtigt.

Kanzleimanagement auf strategischer Ebene

Geschäftsentwicklung: Wie ist die Steuerkanzlei aufgestellt?

Zeiten ändern sich, so auch die Anforderungen an Steuerkanzleien. Um langfristig auf dem Markt bestehen zu können, sind zukunftsfähige Geschäftsfelder wie ganzheitliche Beratungsangebote sowie eine strategische Neuausrichtung der Steuerkanzlei notwendig, die sowohl mittel- als auch langfristige Ziele berücksichtigt. So schärfen Sie das Kanzleiprofil und sichern deren Konkurrenzfähigkeit.

Die Kanzleiausrichtung ist allerdings auch im Hinblick auf die Nachwuchsgewinnung entscheidend. Wer bei der jüngeren Generation punkten möchte, muss sich auch auf deren Anforderungen einlassen. Mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeitgestaltung wird zunehmend wichtiger, um auch junge Talente für die Kanzlei zu gewinnen.

Mandanten gewinnen und halten

Auch wenn nach wie vor klassische Mund-zu-Mund-Propaganda der Steuerkanzlei neue Mandanten beschert, konzentriert sich das Empfehlungsmarketing mehr und mehr auf das Internet. Besonders gefragt: Bewertungen auf Vergleichsportalen nehmen bereits heute einen großen Stellenwert bei der Suche nach einem Steuerberater ein. Auch Social Media-Aktivitäten können insbesondere beim jüngeren Klientel Einfluss auf die Kanzleiwahl nehmen.

Wer eine gute Kanzleiorganisation betreibt und dies aktiv kommuniziert, kann sich außerdem über positive Effekte bei der Mandantenakquise freuen. Denn dies wertet die Kanzlei für potenzielle Mandanten auf. So versetzt beispielsweise ein gut strukturiertes Dateimanagement den Steuerberater in die Lage, kurzfristig fallbezogene Auskünfte zu erteilen. Aber auch Kommunikationsregeln für den Erstkontakt mit Mandanten können eine wichtige Maßnahme sein, um von der Kanzlei zu überzeugen.

Mindestens ebenso wichtig: Nach dem Mandat ist vor dem Mandat! Wer den Kontakt zu Mandanten nach einem erfolgreichen Mandat nicht pflegt, vergibt die Chance auf eine langfristige Kundenbindung. Serviceorientierte Nachfragen oder ein regelmäßiger Newsletter sorgen hingegen dafür, dass Sie im Gedächtnis bleiben und sichern Ihnen wertvolle Bestandskunden.

Kanzleimarketing: proaktiv und online

Während in puncto Marketing die Steuerkanzlei lange Zeit selbst bestimmte, welche Inhalte zu Werbezwecken kommuniziert werden, steht heute der potenzielle Mandant im Fokus moderner Marketingmaßnahmen. Und dies nicht ohne Grund: Denn der Konkurrenzdruck um die Gunst der Mandanten nimmt zu. Zudem verändert die Digitalisierung die Art der Mandantengewinnung. Es geht im wahrsten Sinne des Wortes somit darum, aktiv für sich als Kanzlei zu werben. Daher ist es essentieller denn je, Inhalte zu bieten, die Suchbedürfnisse der Kunden bedienen und mit relevanten Inhalten von der Kanzlei zu überzeugen.

Warum sollten potenzielle Mandanten ausgerechnet Ihr Angebot in Anspruch nehmen? Was machen Sie anders oder besser als die Konkurrenz? Aufgabe des Kanzleimarketings ist es, genau diese Fragen zu beantworten und das Kanzleiprofil entsprechend zu schärfen. Sie müssen nicht zwingend einzigartige Leistungen anbieten, aber es muss klar werden, was Sie als Steuerbüro interessant macht. Dies kann nur dort gelingen, wo sich die potenziellen Mandanten aufhalten: vor allem online. Onlinemarketing ist heutzutage daher ein wesentlicher Bestandteil des Kanzleimanagements. Dies reicht von der firmeneigenen Website über Präsenzen in Bewertungsportalen und Social Media – immer mit den Bedürfnissen der Zielgruppe im Fokus.

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