Die Gesamtkosten für den Ansatz des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode berechnen sich bei Unternehmen mit Vorsteuerabzug wie folgt:
| Summe der Nettoaufwendungen |
| + Absetzung für Abnutzung (AfA) |
| + Umsatzsteuer |
| = Kraftfahrzeuggesamtkosten |
Die Zurechnung von Mehrwertsteuer entfällt, wenn die Firma keinen Vorsteuerabzug hat, bzw. bei Umsätzen, die unter das Vorsteuerabzugsverbot fallen. Hier sind Netto- und Bruttoaufwendungen identisch.
Kein Ansatz durchschnittlicher Kfz-Gesamtkosten oder geschätzter Benzinkosten
Die Berechnung macht deutlich, dass die Kosten des Dienstwagens exakt festzuhalten sind. Nicht zulässig ist es, einen Durchschnittswert anzusetzen, der sich aus den betrieblichen Kosten aller Betriebsfahrzeuge ergibt, falls für Zwecke der betrieblichen Gewinnermittlung ein Fahrzeug-Sammelkonto geführt wird. Anzusetzen sind nur die vom Arbeitgeber getragenen Kosten. Soweit der Arbeitnehmer laufende Aufwendungen übernimmt, bleiben diese bei der Ermittlung der Gesamtkosten außer Ansatz. Eine Schätzung der Benzinkosten für das einzelne Fahrzeug anhand der Herstellerverbrauchsangaben ist selbst dann nicht zulässig, wenn die Gesamttreibstoffkosten des Betriebs belegt sind. Die Dienstwagenbesteuerung nach der Fahrtenbuchmethode verlangt den belegmäßigen Einzelnachweis der durch das überlassene Fahrzeug entstandenen Kosten. Eine Schätzung des Treibstoffverbrauchs schließt die Anwendung der Fahrtenbuchmethode aus.[1]
Getrennte Aufzeichnung der Fahrzeugkosten notwendig
Die Fahrtenbuchmethode verlangt keine getrennte Aufzeichnung der Fahrzeugkosten in einem gesonderten Konto.[2] Gleichwohl ist dem Arbeitgeber zu empfehlen, in der Buchführung Einzelsachkonten für jedes Fahrzeug anzulegen. Die Ermittlung der Gesamtkosten lässt sich dadurch wesentlich vereinfachen.
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