Beamtengesetz Hessen / § 86 Personaldatenverarbeitung, Inhalt und Führung der Personalakte sowie Zugang zur Personalakte

(1) ¹Nicht Bestandteil der Personalakte nach § 50 Satz 2 des Beamtenstatusgesetzes sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. ²Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden.

(2) ¹Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. ²Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden. ³Nebenakten (Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden) dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für die Beamtin oder den Beamten zuständig sind; sie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist. ⁴In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen.

(3) ¹Die Verarbeitung von Personalaktendaten erfolgt ausschließlich durch Beschäftigte, die im Rahmen der Personalverwaltung oder Personal Wirtschaft mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit es zu diesen Zwecken erforderlich ist. ²In einem automatisierten Personalverwaltungssystem ist neben den in Satz 1 genannten Zwecken auch zur Ausübung von Aufsichts- und Kontrollbefugnissen oder zur Erstellung von Auswertungen im Bereich der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft Beschäftigten übergeordneter Dienstbehörden die Verarbeitung von Persona...