Strategische Planung: Organisation einer Strategieklausur / 6.2.3 Mittagspause

Zeitersparnis durch Buffet-Essen oder Entscheidungsliste

Auch bei der Organisation der Mittagspausen lassen sich ablauftechnische Verbesserungen erzielen. Sowohl zeitsparend wie auch den individuellen Geschmack berücksichtigend sind Buffets. Mit Buffets lässt sich ein Mittagessen um 30 Minuten kürzer gestalten als mit Bedienungsservice. Doch bieten viele Hotels Buffets aus wirtschaftlichen Gründen erst bei einer größeren Teilnehmerzahl oder mehreren Gruppen an.

Gibt es Menüs á la carte, sollte eine Menüauswahlliste bereits bei der morgendlichen Kaffeepause ausgefüllt und auf die passende Teilnehmerzahl geprüft werden. Hotels fangen häufig mit dem Servieren einer Suppe erst dann an, wenn der letzte Teilnehmer am Tisch Platz genommen hat. Dieses Warten auf einzelne Teilnehmer kann schnell 15 Minuten Verzögerung erzeugen. Empfehlenswert ist es daher, mit dem Personal bereits einen festen Zeitpunkt festzulegen, an dem die Suppen auf den Tischen stehen, z. B. 12.30 Uhr. Schließt man die Vormittagsrunde pünktlich um 12.30 Uhr, kann man sich unmittelbar an die Tische mit den warmen Suppen setzen und hat unnötige Verzögerungen vermieden.

Abb. 1:Ablauf einer Strategieklausur im Überblick – Vorabend und 1. Tag

Die "gewonnenen" 15 Minuten können anschließend genutzt werden, um einen kleinen Spaziergang, allein oder in informellen kleineren Gruppen, um das Klausurhaus herum zu machen, etwas Ruhe auf dem Zimmer zu genießen, Telefonate zu führen oder E-Mails zu beantworten. Vor dem pünktlichen Start in die Nachmittagsrunde um 14.00 Uhr sollte für diejenigen Teilnehmer, die es möchten, noch ein Startkaffee eingeplant sein, um das Leistungstief nach dem Mittagessen leichter zu überwinden.