Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Fahrtkosten / 5 Fahrtkostenerstattung bei Arbeitnehmern

Daniela Karbe-Geßler, Dipl.-Finanzwirt Wilhelm Krudewig

Der Arbeitgeber kann die Fahrtkosten unmittelbar übernehmen oder aber dem Arbeitnehmer die Kosten erstatten, die diesem entstanden sind. Besonderheiten sind bei der Nutzung von Bahncards zu beachten.^{^[1]}

[1]

Siehe Abschnitt "Übernahme der Kosten für andere Beförderungsmittel".

5.1 Abrechnung der tatsächlichen Kosten: Der Arbeitnehmer verwendet einen Firmen-Pkw

Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug, dann sollte der Arbeitgeber alle Kosten, also auch die laufenden Kosten für das Fahrzeug übernehmen. Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die laufenden Kosten für den Firmenwagen, die dieser vorweg bezahlt hat, handelt es sich um die Erstattung von Auslagen, die lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind. Der Arbeitgeber bucht die Aufwendungen auf das Konto "laufende Kfz-Betriebskosten".

Firmen-Pkw an Arbeitnehmer überlassen: Buchung der laufenden Kosten des Firmen-Pkw

Ein Arbeitgeber hat seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen überlassen, den dieser auch für Privatfahrten verwenden darf. Er erstattet ihm die laufenden Kosten, also auch die Benzinkosten, die anlässlich einer Auswärtstätigkeit anfallen. Im Monat Mai hat der Arbeitnehmer für insgesamt 357 EUR getankt. Der Arbeitgeber überweist diesen Betrag auf das Konto seines Arbeitnehmers.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4530/6530	Laufende Kfz-Betriebskosten	300
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer	57	1200/1800	Bank	357

5.2 Der Arbeitnehmer verwendet seinen eigenen Pkw

Der Arbeitnehmer kann die tatsächlichen Kosten für seinen Pkw ermitteln und bei der Kilometerabrechnung zu Grunde legen. Das setzt voraus, dass er die Gesamtkosten für das Fahrzeug ermittelt und die beruflichen Fahrten sowie die Jahresfahrleistung aufzeichnet. Ein Fahrtenbuch ist somit nicht zwingend erforderlich.^{^[1]}

[1] Vgl. hierzu das Beispiel am Anfang dieses Beitrags.

5.3 Erstattung nach Kilometerpauschalen an Arbeitnehmer

Ohne Nachweis der tatsächlichen...

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