Hilbert/Wolf, ABC-Führer LSt, Lohnkonto / B. Form und Inhalt des Lohnkontos

I. Formale Ausgestaltung

Rz. 10

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Zu Jahresbeginn oder bei Antritt des Dienstverhältnisses im Laufe des Kalenderjahres ist für jeden ArbN ein neues Lohnkonto anzulegen. Die formale Ausgestaltung steht in dem sich aus den betrieblichen und lohnsteuerlichen Erfordernissen ergebenden Ermessen des ArbG (vgl AEAO zu § 146); der Zweck des Lohnkontos ist zu wahren (vgl § 146 Abs 5 AO); dazu gehört es, dass die mit der > Lohnsteuerbescheinigung an das FA zu übermittelnden Daten aus dem Lohnkonto entnommen werden können (> Rz 4). Das gilt auch für die > Maschinelle Lohnabrechnung via EDV, die heutzutage den absoluten Regelfall darstellt; Ausnahmen von den Anordnungen in § 4 Abs 1, 2 LStDV kann das > Betriebsstätten-Finanzamt zulassen, wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist (§ 4 Abs 3 Satz 1 LStDV). UE kann auf die turnusmäßige Fertigung von Ausdrucken eventuell verzichtet werden, wenn die jederzeitige und unverzügliche Wiedergabe der Daten auf andere Weise sichergestellt ist. Zur Datenspeicherung generell vgl § 147 Abs 2 AO, der uE entsprechend anwendbar ist.

Rz. 11

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Bei einer in Papierform als Kartei geführten Sammlung der Lohnkonten sind bestimmte Anlagen zum Lohnkonto zu nehmen. Bei einer anderen Organisation der Lohnkontenführung ist der Zugriff auf die zB gescannten oder digital geführten Anlagen durch Hinweise auf den Zugriffsort sicherzustellen. Solche Anlagen sind ua:

• Die schriftliche Erklärung des ArbN über seine (Nicht-) Zugehörigkeit zu einer zur Erhebung der > Kirchensteuer berechtigten Religionsgemeinschaft;
• eine etwaige > Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (> Rz 17);
• der vom ArbN zu erbringende Nachweis, dass er die > Identifikationsnummer (und sein Geburtsdatum) als Voraussetzung für den Abruf der > Lohnst...