Business Process Management: Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen

Zusammenfassung

• Business Process Management (BPM) ist ein etabliertes und zentrales Instrument zur systematischen Analyse von Prozessen und Ableitung von Optimierungsmaßnahmen.

• Die aktuelle Umfeld-Dynamik basierend auf Digitalisierung, neuen Geschäftsmodellen und disruptiven Veränderungen im Umfeld, aber auch bspw. die Einführung neuer ERP-Systeme macht eine eingehende Auseinandersetzung mit Prozessen unumgänglich.
• Traditionelles Prozessmanagement fokussiert oftmals zu sehr auf die Beschreibung und Dokumentation von Prozessen und legt zu wenig Wert auf eine zielgerichtete Identifikation wesentlicher Optimierungshebel.
• Das Prozessmanagement hat hierbei die Rolle als "interner Berater" zu übernehmen, was aber in der Praxis oftmals nicht gelingt und die Schlagkraft stark einschränkt.
• Ein modernes BPM verfolgt einen konsequenten Top-down-Ansatz bei der Identifikation wesentlicher Optimierungshebel und sieht die rasche Realisierung von Verbesserungspotenzialen als wesentliche Zielsetzung an.

• Für die erfolgreiche Umsetzung in der Praxis empfiehlt sich die Organisation in einem Projekt, da weitreichende Veränderungen meist nicht aus der Linie heraus gestemmt werden können.

1 Aktuelle Herausforderungen

Business Process Management (BPM) ist seit vielen Jahren ein bekanntes und bewährtes Instrument zur Weiterentwicklung von Prozessen und Umsetzung nachhaltiger Optimierungen. Gerade die letzten Jahre haben jedoch gezeigt, dass die Rahmenbedingungen anspruchsvoller werden. Neben einer laufenden Weiterentwicklung und Umsetzung inkrementeller Optimierungsschritte ist die jüngere Vergangenheit von weitreichenderen Optimierungsbedarfen geprägt:

1. Viele Unternehmen mussten im Zuge der Entwicklung neuer, manchmal digitaler Geschäftsmodelle tiefgreifende Optimierungen in der Prozesslandschaft vornehmen, um deren Anforderungen sinnvoll abdecken zu können.
2. Die Digitalisierung hat zudem zahlreiche Potenziale aufgezeigt, um Prozesse teilweise völlig neu und innovativ zu denken. Hier sind Instrumente zur Automatisierung und Effizienzsteigerung (bspw. in Form von Robotic Process Automation (RPA)) nicht mehr aus dem Repertoire der Prozessoptimierung wegzudenken.
3. Ebenso hat COVID-19 Unternehmen dazu gezwungen, Prozesse nicht nur umfassend, sondern auch schnell und zielgerichtet auf neue Beine zu stellen, um auf disruptive Änderungen in der Wertschöpfungskette oder den Kundenbedürfnissen zu reagieren.
4. Und letztlich gilt auch eine Umstellung des ERP-Systems (für viele SAP-Nutzer gerade aus dem Umstieg auf SAP S/4HANA heraus mit hohem Handlungsdruck versehen) als wesentlicher Trigger für eine weitreichende Optimierung der Prozesse.

In all diesen Anwendungsfällen ist eine sinnvolle Auseinandersetzung mit Prozessen unumgänglich. Allerdings stellt sich auch die Frage, warum das Thema Prozesse bzw. Prozessmanagement in der Praxis oftmals in der Kritik steht und eine grundlegende Unzufriedenheit mit dem Instrument an sich festzustellen ist. Dies liegt sicherlich an der Tatsache, dass Prozessmanagement oft zu einem stark bürokratisierten Regelwerk geworden ist und sich mehr einer methodisch-korrekten, aber vielfach rein Bottom-up-orientierten "Prozessdokumentation" widmet.

Zwecksetzungen wie Dokumentation, Wissenstransfer, Schnittstellenmanagement oder Prozesse als Basis für die Einhaltung von Normen bzw. Zertifizierungen sind selbstverständlich wichtig und müssen sinnvoll und nutzenorientiert aufgegriffen werden. Wenn es aber dem Prozessmanagement nicht (mehr) gelingt, weitreichende Optimierungsimpulse zu setzen und die Top-down-Identifikation von Potenzialen zu gewährleisten, nimmt auch die Zuschreibung konkreten Nutzens durch das Management rasch ab.

Die Rolle als "interner Berater", der zielgerichtet Optimierungsimpulse setzt und diese dann in der Umsetzung begleitet, ist das optimale Zielrollenbild für ein zeitgemäßes und schlagkräftiges Prozessmanagement. Im Folgenden wird das Instrument des BPM beschrieben und anhand von Projektbeispielen konkrete Einsatzmöglichkeiten dargestellt sowie Handlungsempfehlungen gegeben. Die Ausarbeitung orientiert sich dabei an praktischen Erfahrungen und konkretem Nutzen für Unternehmen aus zahlreichen erfolgreich umgesetzten Beratungsprojekten.

2 Anforderungen an ein zeitgemäßes Business Process Management

Angesichts der oben beschriebenen Kritikpunkte am Prozessmanagement stellt sich die Frage nach prinzipiellen Gestaltungsempfehlungen für das BPM, um die Fallstricke einer bürokratisierten Dokumentationsmaschinerie zu umgehen. Für die erfolgreiche Umsetzung im Unternehmen lassen sich folgende Punkte ableiten und als erste universelle Handlungsempfehlungen abgeben:

• Effizientes Top-down Vorgehensmodell anstelle von überbordenden Detailanalysen und aufwendiger (Prozess-)Dokumentationen: Rasch "auf den Punkt" zu kommen ist entscheidend.
• Fokussierung auf zentrale Optimierungshebel in den Prozessen, Systemen und Rahmenbedingungen: Pareto-Prinzip bei der Auswahl der Optimierungspotenziale.
• Adressatengerechte Darstellungen: Die Anwendung managementtauglicher Visualisierungen (Process Heat Map, Roadmaps usw.) sichert die erfor...