Zeugnis Manager Studie 2023

Die aktuelle studie:

Positive Entwicklungen seit 2015, aber noch Luft nach oben

Arbeitszeugnisse sind gefragter denn je und haben keinesfalls an Bedeutung verloren. Trotz fortschreitender Digitalisierung im HR Bereich schlummert hier noch enormes Potenzial an Effizienzsteigerung. Am Zeugniserstellungsprozess wirken verschiedene Beteiligte mit und für alle gilt: Beachtung der rechtlichen Vorgaben was Aufbau und Inhalt betrifft. Denn nur so hat das Arbeitszeugnis im Zweifel auch vor dem Arbeitsgericht Bestand.

Da wir diese Studie bereits 2015 fast identisch durchgeführt haben, haben wir eine direkte Vergleichbarkeit und erkennen spannende Entwicklungen.

IM DETAIL

Management
summary

In der aktuellen Studie rund um das Thema digitale Zeugniserstellung hat uns besonders interessiert:

Wie werden Arbeitszeugnisse heute in deutschen Unternehmen erstellt?
Wie lange dauert die durchschnittliche Bearbeitung eines Zeugnisses?
Gibt es einen Prozess zur Erstellung von Arbeitszeugnissen und wer ist daran beteiligt?
Kam es bei den Teilnehmenden wegen Zeugnissen bereits zu Auseinandersetzungen vor Gericht?

Unsere Fragen haben circa 410 Personen im Oktober 2023 beantwortet, davon HR-Verantwortliche für die Zeugniserstellung, Führungskräfte sowie Mitarbeitende, die in den letzten 2 Jahren ein Zeugnis erhalten haben. Alle Befragten arbeiten in Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden, die ihren Firmensitz in Deutschland haben.

Jetzt Studie downloaden

Ausschnitte aus der aktuellen Zeugnis Studie

Positive Entwicklung in den letzten Jahren

Durch die Pandemie verstärkt vorangetrieben, gab es viele positive Entwicklungen hinsichtlich der Digitalisierung von HR-Prozessen. Durch eine stärkere virtuelle und hybride Arbeitswelt sind Unternehmen dazu gezwungen, ihren Mitarbeitenden entsprechende Rahmenbedingungen zur Verfügung zu stellen. So lässt sich eine positive Entwicklung beim Einsatz spezieller Software erkennen: mittlerweile arbeiten immerhin 30% der Befragten mit einer speziellen Zeugnismanagement-Software, 2015 waren es halb so viele (15%). Jedoch stehen dem ganze 70% der Befragten gegenüber, die immer noch mit einer Standard-Software arbeiten (2015: 85%). Dies bedeutet, dass hier noch Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme, wie MS Word oder MS Excel, im Einsatz sind.

Das führt dazu, dass sich Führungskräfte und HR sich am häufigsten über E-Mail oder spezielle Kommunikations-Programme abstimmen. Dies ist über alle Unternehmensgrößen hinweg zu beobachten. Die Hauspost verliert im Vergleich zu 2015 immer mehr an Bedeutung.

Trotz dieser positiven Entwicklungen existieren immer noch Unzufriedenheiten bei den am Prozess beteiligten Personen.

Gründe für die Unzufriedenheit

HR-Verantwortliche bemängeln überwiegend eine fehlende Software zur Erstellung der Arbeitszeugnisse, umständliche und langwierige Abstimmungsprozesse mit den Führungskräften, eine zu lange Verweildauer im HR-Bereich sowie unklare Prozessschritte.

Führungskräften fehlt häufig der Überblick über den aktuellen Stand der Zeugnisse, die oftmals zu lange im HR-Bereich liegen. Die Abstimmung mit dem HR-Bereich sowie dem Mitarbeitenden sind langwierig, zudem ist die Anzahl der zu erstellenden Zeugnisse zu groß.

Uneinigkeit über einen Prozess

Es ist spannend zu beobachten, dass HR-Verantwortliche und Führungskräfte sich ziemlich uneinig über die Existenz eines Prozesses zur Zeugniserstellung sind.
72% der HR-Mitarbeitenden zufolge ist ein entsprechender Prozess vorhanden, Führungskräfte stimmen dem zu 54% nicht zu.

Haufe Zeugnis Studie

Die neue Haufe Zeugnis Studie 2023