XRechnung: So stellen Sie erfolgreich um / 5 Fazit und Ausblick zur XRechnung

Die Digitalisierung hält seit Längerem Einzug in die Unternehmen und betrifft auch das Rechnungswesen. Ein zentraler Aspekt ist die Umstellung auf die XRechnung. Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbstständige müssen das Thema kurzfristig angehen und umsetzen, da ab 2025 alle Unternehmen und Selbstständige echte E-Rechnungen zumindest empfangen können müssen. Wer nicht handelt, riskiert die Geschäftsbeziehung mit Umsatzverlusten, Gewinnrückgängen, den Vorsteuerabzug und Liquiditätsproblemen.

Und auch der Gesetzgeber erhöht den Druck: Ab 2025 gilt nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht, und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU entspricht, als elektronische Rechnung. Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, sollen unter dem neuen Begriff "sonstige Rechnung" zusammengefasst werden. Zwar gibt es Übergangsfristen bis Anfang 2027, und in einigen Fällen sogar bis 2028, aber es steht zu erwarten, dass die Umstellung auch durch die Anforderungen größerer Partner häufig doch schneller erfolgen muss.

Und meist ist es nicht möglich, "mal eben" umzustellen und die Anforderungen kurzfristig zu erfüllen, sondern es dauert schnell mehrere Monate, in Einzelfällen länger, bis zumindest alles im Groben funktioniert.

Besonders wichtig: Reine PDF-Rechnungen, die von vielen Unternehmern als elektronische Rechnungen angesehen werden, erfüllen die Anforderungen echter XRechnungen ausdrücklich nicht. Die Behörden setzen auf die EU-konforme XRechnung, auch wenn sie in Einzelfällen andere Formate akzeptieren können, es aber nicht müssen. Es steht zu erwarten, dass die Behörden keinen Formatwildwuchs zulassen werden. In ...