Software, Anschaffung und Abschreibung / 3.3.13 Aufwendungen für Updates und Releasewechsel

Die Aktualisierung von Software erfolgt durch Updates, Upgrades oder Releasewechsel. Diese warten und aktualisieren die vorhandene Software, verbessern die Gebrauchsfähigkeit oder schaffen ggf. neue Funktionen.

Hinsichtlich der buchhalterischen Behandlung sind nach IDW RS HFA 11.21 daher folgende Fälle zu unterscheiden:

• Wartung bzw. Modernisierung: Die Software-Aktualisierungsmaßnahme dient in erster Linie der Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit der Software durch notwendige Aktualisierungen, Fehlerbehebungen oder unwesentliche Verbesserungen des Handlings bzw. der Modernisierung von Funktionen. Die dafür anfallenden Ausgaben sind als Wartungsaufwand zu verbuchen.

  Praxis-Beispiel

  Jährliche Softwareupdates werden als Wartungsaufwand erfasst

  Unternehmer Huber erhält ein jährliches Softwareupdate für eine Büro-Workflow-Software, die er im Vorjahr für 5.000 EUR netto erworben hatte. Die jährlichen Updates kosten jeweils 500 EUR netto und dienen der Pflege der Software und dem Erhalt der Lauffähigkeit. Die Funktionalität der Software wird nicht beeinflusst.

  Buchungsvorschlag:

  Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
  4806/6495	Wartungskosten für Hard- und Software	500	1200/1800	Bank	595
  1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	95

• Modifikation: Durch Software-Aktualisierungsmaßnahmen werden neue, bisher nicht vorhandene Funktionen bereitgestellt. In diesem Fall ist zu prüfen, ob die Erweiterungen eine Modifikation der Software darstellen. Sind die Erweiterungen z. B. durch ein Upgrade oder Release-Wechsel so weitgehend, dass sie zu einer Erweiterung und wesentlichen Verbesserung der Software führen, sind die Ausgaben – wie oben dargestellt – als nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu aktivieren, sofern die ursp...