Schlussrechnung: Was bei de... / 3 Auf die korrekte Rechnungsstellung muss geachtet werden

3.1 Abschlagsrechnung

Bei den Abschlagsrechnungen unterscheidet man

  • Einzelabschlagsrechnungen und
  • kumulative Abschlagsrechnungen.

Eine Einzelabschlagsrechnung enthält den Leistungsumfang vom Leistungsbeginn bis zur ersten Abschlagsrechnung bzw. zwischen 2 Abschlagsrechnungen. Bei einer kumulativen Abschlagsrechnung wird die Leistung bis zur Schlussrechnung fortgeschrieben. Dies hat den Vorteil, dass sowohl der Auftraggeber wie auch der Auftragnehmer aus der aktuellen Abschlagsrechnung den derzeitigen Leistungsstand ersehen können.

 
Praxis-Beispiel

Einzelabschlagsrechnungen

 

1. Abschlagsrechnung

Bauleistung Netto 30.000 EUR
+ USt 16 % 4.800 EUR
Rechnungsbetrag Brutto 34.800 EUR
 

2. Abschlagsrechnung

Bauleistung Netto 20.000 EUR
+ USt 16 % 3.200 EUR
Rechnungsbetrag Brutto 23.200 EUR
 
Praxis-Beispiel

Kumulative Abschlagsrechnung

(1. Abschlagsrechnung wie zuvor)

 

2. Abschlagsrechnung

  Netto 16 % USt. Brutto
Bauleistung kumulativ 50.000 EUR 8.000 EUR 58.000 EUR
./. 1. Abschlagzahlung 30.000 EUR 4.800 EUR 34.800 EUR
Rechnungssumme kumulativ 20.000 EUR 3.200 EUR 23.200 EUR

3.2 Rechnungsminderungen

Wesentliche Rechnungsminderungen sind in der Praxis Mängel, Skonto und der Sicherheitseinbehalt nach VOB[1] bei Bauleistungen. Nachfolgend ein Beispiel mit der Berücksichtigung eines 10 %igen Sicherheitseinbehalt und 2 % Skonto.

 
Praxis-Beispiel

Kumulative Abschlagsrechnung mit Sicherheitseinbehalt und Skonto

 

2. Abschlagsrechnung

  Netto 16 % USt. Brutto
Bauleistung kumulativ 100.000 EUR 16.000 EUR 116.000 EUR
./. 10 % Sicherheitsleistung 10.000 EUR 1.600 EUR 11.600 EUR
Abschlagsrechnungssumme kumulativ 90.000 EUR 14.400 EUR 104.400 EUR
./. 1. Abschlagszahlung 45.000 EUR 7.200 EUR 52.200 EUR
Abschlagsrechnungssumme zahlbar innerhalb 30 Tagen 45.000 EUR 7.200 EUR 52.200 EUR
bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen abzgl. 2 % Skonto 900 EUR 144 EUR 1.044 EUR
Überweisungsbetrag bei Inanspruchnahme von Skonto 44.100 EUR 7.056 EUR 51.156 EUR
 
Hinweis

Zahlungsfristen angeben

Im Beispiel wird auf das Datum verzichtet. In der Praxis sollten die Zahlungsfristen statt "innerhalb von x Tagen" kalendermäßig angegeben werden.

Nimmt der Auftraggeber Skonto fristgerecht in Anspruch, sind gleichwohl die Abschlagszahlung in Höhe der Abschlagsrechnungssumme und nicht mit dem Überweisungsbetrag anzusetzen, da der Skonto eine Vergütung für eine vorzeitige Zahlung darstellt.

3.3 Schlussrechnung

Grundsätzlich setzt die Stellung der Schlussrechnung voraus, dass die vereinbarte Leistung erbracht und gegebenenfalls die Abnahme durch den Leistungsempfänger erfolgt ist. Darüber hinaus müssen ggf. vereinbarte Unterlagen der Schlussrechnung beigefügt sein. Dies können z. B. Aufmaße, Untersuchungsberichte, Bedienungsanleitungen, etc. sein.

Es gibt mehrere zulässige Formen der korrekten Schlussrechnungsstellung.

Empfehlenswert sind jedoch folgende 2 Möglichkeiten:

  • Möglichkeit 1

Korrekte Schlussrechnung am 15.10.01:

 
Druckmaschine 120.000 EUR
+ 16 % USt 19.200 EUR
Bruttorechnungsbetrag 139.200 EUR

./. erhaltene Akontozahlungen

 
vom   Netto   16 % USt  
1.5.01   50.000 EUR   8.000 EUR 58.000 EUR
1.7.01   40.000 EUR   6.400 EUR 46.400 EUR
Forderungsbetrag 34.800 EUR
  • Möglichkeit 2

Korrekte Schlussrechnung am 15.10.01:

 
  Netto 16 % USt Brutto
Druckmaschine 120.000 EUR 19.200 EUR 139.200 EUR

abzüglich erhaltener Akontozahlung vom:

 
1.5.01 50.000 EUR 8.000 EUR 58.000 EUR
1.7.01 40.000 EUR 6.400 EUR 46.400 EUR
Forderungsbetrag 30.000 EUR 4.800 EUR 34.800 EUR

Ein Unternehmen stellte für seine erbrachten Leistungen mehrere ordnungsgemäße Abschlagsrechnungen (Teilrechnungen) aus, die vom Leistungsempfänger vereinbarungsgemäß bezahlt wurden. Evtl. noch zu erbringende Leistungen aus Nachträgen oder Zusatzleistungen fielen nicht mehr an, sodass die letzte Teilrechnung summenmäßig der Endabrechnung entspricht.

Werden Voraus- oder Abschlagszahlungen vereinbart, ergibt sich daraus die vertragliche Verpflichtung des leistenden Unternehmers, seine Leistungen endabzurechnen. Voraus- oder Abschlagszahlungen haben einen vorläufigen Charakter und ersetzen damit keine Schlussrechnung. Dies gilt sowohl für ein Vertragsverhältnis nach VOB wie auch für den BGB-Werkvertrag.[1]

Da die Abrechnungen über die Teilleistungen nur vorläufigen Charakter haben und nur der Steuerentstehung dienen,[2], hat das Unternehmen 2 Möglichkeiten:

  1. soweit die letzte Abschlagsrechnung dem Inhalt einer Schlussrechnung entspricht, könnte diese berichtigt und mit der Titulierung "Schlussrechnung" versehen werden oder
  2. es wird eine separate Schlussrechnung erstellt, die alle bisher erstellten Abschlagsrechnungen enthält und mit einem Rechnungsendbetrag über 0,00 EUR endet. (M. E. ist dieser Variante der Vorzug zu geben.)

3.4 Ausweis unbezahlter Abschlagsrechnungen in der Schlussrechnung

Es kann in der Praxis vorkommen, dass zum Zeitpunkt der abschließenden Rechnungsstellung nicht alle Abschlagsrechnungen bereits bezahlt worden sind. Rechtlich ist das unproblematisch, da der Rechnungsempfänger die Vorsteuer aus Abschlagsrechnungen gemäß § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG erst g...

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