Projektkalkulation: So führen Sie eine Projektkalkulation durch

Einführung

Der Anteil an Projekten, der sich im Rahmen der vorab geplanten Kosten hält, ist nach wie vor ausgesprochen niedrig. Er liegt, je nach Größe und Projekttyp, lediglich zwischen rund 10% und 30%. Diese insgesamt sehr niedrige Quote hat unmittelbare Konsequenzen für den Projekterfolg: Ein Unternehmen muss realistisch kalkulieren, um dem Kunden einen guten Preis machen zu können und so den Auftrag überhaupt zu erhalten. Zum anderen ist die Einhaltung der geplanten Budgets unabdingbar, um mit einem Projekt den geplanten Gewinn erzielen zu können.

In Anbetracht der ausgeprägten Wettbewerbssituation, in der sich die meisten Betriebe befinden, ist es notwendig, auch die eigene absolute Preisuntergrenze zu kennen. Man muss wissen, bis zu welcher Grenze man gehen kann, ohne Verluste zu erzielen. Dazu ist es erforderlich, eine spezifische Projektkalkulation vorzunehmen. Diese kann während der Projektlaufzeit auch dazu verwendet werden, um mögliche Abweichungen frühzeitig zu erkennen und umgehend Steuerungsmaßnahmen einleiten zu können.

Dieser Artikel verdeutlicht zunächst in komprimierter Form das Wesen von Projekten und zeigt typische Projektphasen auf. Entscheidend für die erfolgreiche Projektdurchführung ist eine umfassende Planung, die die Projektstrukturplanung, einen Ablauf- und Terminplan sowie einen Ressourcen- und Kapazitätsplan beinhaltet. Mit Hilfe einer EXCEL-Anwendung wird anhand eines Praxisbeispiels verdeutlicht, wie eine Projektkalkulation mit Umsatz- und Ressourcenplanung, Meilensteinen sowie der Erstellung einer Nachbetrachtung aussehen kann.

1 Was kennzeichnet ein Projekt?

Der Begriff Projekt stammt aus dem Lateinischen und bedeutet so viel wie Entwurf, Plan oder Vorhaben. In der Betriebswirtschaft bedeutet Projekt aber nicht nur die Planung eines Vorhabens, sondern es schließt dessen permanente Begleitung, Überwachung, Steuerung und Umsetzung mit ein. Der Begriff Projekt ist in der DIN-Norm 69901 festgehalten und hat hierdurch eine weitgehende Allgemeingültigkeit erhalten.

Nach DIN 69901 zeichnet sich ein Projekt aus durch:

• die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit,
• eine konkrete Zielvorgabe,
• eine konkrete zeitliche Begrenzung,
• Begrenzungen in den personellen, finanziellen und anderen Ressourcen,
• eine Abgrenzung gegenüber weiteren Vorhaben,
• eine entsprechende projektspezifische Organisation.

Die Internationale Projektmanagement-Vereinigung (International Project Management Association, IPMA) hat der Definition nach DIN in ihrer International Competence Baseline (ICB) noch zwei weitere Begriffsbestimmungen hinzugefügt:

• "Ein Projekt ist ein Vorhaben, in dem Personal-, Sach- und Finanzmittel in neuartiger Weise organisiert sind und ein einmaliger Leistungsumfang unter Zeit- und Kostenvorgaben durchgeführt wird, um nutzbringende, durch quantitative und qualitative Ziele beschriebene Änderungen herbeizuführen."
• "Ein Projekt ist eine einmalige Gesamtheit von koordinierten Aktivitäten mit bestimmten Anfangs- und Endpunkten, die von einer Person oder Organisation mit dem Ziel durchgeführt werden, bestimmte Termin-, Kosten- und Leistungsziele zu erreichen."

Ergänzend können weitere Projektmerkmale oder -kennzeichen genannt werden, die typisch für derartige Arbeiten sind. In Tab. 1 sind die wichtigsten ergänzenden Projektkennzeichen mit ihrem Ausprägungsgrad dargestellt.

Projektmerkmal	Ausprägungsgrad
	Gering	Normal	Hoch
Relative Neuartigkeit der Arbeiten			X
Bedeutung für das Unternehmen			X
Interdisziplinäre Aufgabenstellung			X
Komplexe Aufgabenstellung		X
Schwierigkeitsgrad		X
Unternehmens-/Erfolgsrisiko		X
Arbeits-/Aufgabenumfang	X
National/International	X

Tab. 1: Ergänzende wichtige Projektkennzeichen

Praxis-Tipp

Der Ausprägungsgrad einzelner Merkmale hat dabei u. a. Auswirkung auf die Auswahl der Projektmitglieder und die Qualifikation der Teams oder die Intensität der Planung bzw. des Projekt-Controlling. Beispielsweise eignen sich für die Projektarbeit bevorzugt Mitarbeiter, die neuen Dingen gegenüber aufgeschlossen und in ihrer Arbeitsweise flexibel sind. Auch die häufige interdisziplinäre Ausrichtung fordert Beschäftigte, die über "den eigenen Tellerrand hinausgucken" können.

Die Praxis unterscheidet zudem häufig zwischen externen und internen Projekten. Externe Projekte werden in den meisten Fällen durch konkrete Kundenaufträge ausgelöst. In diese Kategorie fallen beispielsweise der Bau von Großanlagen, die Implementierung individueller IT-Lösungen bei Kunden oder Beratungsleistungen, etwa bei Organisationsänderungen, Expansionsvorhaben und Unternehmenszusammenschlüssen, aber auch die Auswahl von Führungskräften. Interne Projekte hingegen löst das Unternehmen selbst aus. Typische Beispiele sind größere Investitionsvorhaben, Forschungsprojekte, die Einführung neuer EDV-Systeme, Organisationsänderungen, Expansionsvorhaben, Unternehmenskäufe oder einfach Arbeiten, deren Bedeutung für den Betrieb unterstrichen werden sollen und somit Projektcharakter erhalten.

Praxis-Tipp

Durch Ihren Beschluss, bestimmte...