Privateinlagen / 3 Private Einlagen buchen – Eigenbeleg zur Sicherheit

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoB) erfordern in der Regel die Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls – also auch jeder Einlage – in einem Umfang, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht.^[1]

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und der darin verankerten Änderung des § 146 AO wurde die Einzelaufzeichnungspflicht im Gesetz normiert.^[2]

Die Privatentnahmen und Privateinlagen bei Kassen sind ggf. durch sog. Eigenbelege zu dokumentieren.^[3] Nur ein in solcher Weise (retrograde Methode) erstellter Kassenbericht dokumentiert diese Rechenschritte hinreichend, schreibt sie unveränderbar fest und macht sie damit nachprüfbar.^[4]

Ist nicht feststellbar, woher die Mittel für bare Einlagen in das Betriebsvermögen stammen, so kann der Schluss gerechtfertigt sein, dass diese aus unversteuerten Einnahmen stammen. Einer Vermögenszuwachs- oder Geldverkehrsrechnung bedarf es dafür nicht.^[5]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001, Rz. 37, BStBl I 2019 S. 1269.

[2] BMF, Schreiben v. 17.6.2019, IV A 4 – S 0316-a/18/10001, BStBl I 2019 S. 518; FG Hamburg, Beschluss v. 28.2.2020, 2 V 129/19, EFG 2020 S. 891; FG Münster, Beschluss v. 20.4.2023, 9 V 168/23 E.

[3] FG Hamburg, Beschluss v. 28.2.2020, 2 V 129/19, EFG 2020 S. 891.

[4] Landesamt für Steuern Niedersachsen, Merkblatt zu den steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit Bargeschäften v. 11.12.2019, Tz. 5.2; https://lstn.niedersachsen.de/download/150368/Merkblatt_Kassenfuehrung.pdf; OFD Karlsruhe, Verfügung v. 30.12.2024, S 0315-St 42, betr. Informationen zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung; OFD Frankfurt/M., Verfüg...