Privateinlagen / 3 Private Einlagen buchen – Eigenbeleg zur Sicherheit

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoB) erfordern in der Regel die Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls – also auch jeder Einlage – in einem Umfang, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht.[1]

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und der darin verankerten Änderung des § 146 AO wurde die Einzelaufzeichnungspflicht im Gesetz normiert.[2]

Die Privatentnahmen und Privateinlagen bei Kassen sind ggf. durch sog. Eigenbelege zu dokumentieren. Nur ein in solcher Weise (retrograde Methode) erstellter Kassenbericht dokumentiert diese Rechenschritte hinreichend, schreibt sie unveränderbar fest und macht sie damit nachprüfbar.[3]

[3] Landesamt für Steuern Niedersachsen, Merkblatt zu den steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit Bargeschäften v. 11.12.2019, Tz. 5.2.

3.1 Bareinlagen: Wenn Betriebsausgaben privat gezahlt werden

Für den buchführungspflichtigen Kaufmann ist die Geldeinlage mit dem Teilwert zu buchen. Der Teilwert entspricht grundsätzlich dem Nennwert.

 
Praxis-Beispiel

Tilgung betrieblicher Schulden über Privatkonto

Die betriebliche Kfz-Steuer (Lkw) i. H. v. 350 EUR wurde am 31.10.01 vom Privatkonto der Ehefrau überwiesen, da der betriebliche Kontokorrentkredit bereits voll ausgeschöpft war.

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
4510 Kfz-Steuer 350 1890 Privateinlagen 350
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
6570 Kfz-Steuer 350 2180 Privateinlagen 350

Hinweis zur Umsatzsteuer: In dieser Buchung ist keine Umsatzsteuer enthalten.

Bareinlage bei Verzicht auf Darlehensrückführung

Eine Bareinlage liegt auch vor, wenn ein Gläubiger aus außerbetrieblichen Gründen auf die Rückzahlung einer Darlehensforderung verzichtet, die zum Betriebsvermögen gehört. Ebenfalls dann, wenn ein Darlehensschuldner den Darlehensgeber beerbt.

 
Praxis-Beispiel

Darlehensschuld erlischt aufgrund des Todes des Erblassers

Zur Finanzierung betrieblicher Investitionen erhielt der Sohn vom Vater ein verzinsliches Darlehen, dessen Restschuld am 1.7.01 noch 75.000 EUR betrug. Der Vater stirbt am 1.4.01, der Sohn ist der Alleinerbe. Die Zinsverpflichtung für das erste Quartal 01 beträgt 1.500 EUR.

Durch den Erbfall fallen Forderung und Schuld in einer Person (Sohn) zusammen. Der Erbfall ist dem privaten Bereich zuzurechnen.

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
0550 Darlehen 75.000 1890 Privateinlagen 76.500
1700 Sonstige Verbindlichkeiten 1.500      
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
0940 Darlehen 75.000 2180 Privateinlagen 76.500
3500 Sonstige Verbindlichkeiten 1.500      

Hinweis zur Umsatzsteuer: In dieser Buchung ist keine Umsatzsteuer enthalten.

Nachweis der Herkunft bei Einzahlungen vom Privat- auf Geschäftskonto des Unternehmers

Bei diversen Einzahlungen vom Privatkonto auf das Geschäftskonto reicht es nicht, diese als Privateinlagen zu verbuchen. Mangels Vorlage der kompletten Kontoauszüge des Unternehmers und fehlender Feststellbarkeit, ob es sich um Privateinlagen oder weitergeleitete Betriebseinnahmen gehandelt hat, kann das Finanzamt Zuschätzungen bei den Betriebseinnahmen vornehmen.[1]

Ungeklärte Einlagen in das Betriebsvermögen rechtfertigen unter Umständen auch bei einer formell ordnungsmäßigen Buchführung die Annahme, dass höhere Betriebseinnahmen erzielt und höhere Privatentnahmen getätigt als gebucht wurden. Vor allem bare Einzahlungen auf betriebliche Bankkonten aus dem Privatvermögen, die als Einlagen verbucht werden, machen Finanzbeamte misstrauisch. Wird der Geldbetrag durch Buchung in der Kasse aus dem Privatvermögen in das Betriebsvermögen eingelegt, so geht der BFH in ständiger Rechtsprechung davon aus, dass den Steuerpflichtigen eine Mitwirkungspflicht zur Aufklärung trifft. Gelingt ihm die Aufklärung nicht, so darf dies dahin gewürdigt werden, dass die ungeklärten Kapitalzuführungen auf nicht versteuerten Einnahmen beruhen.[2]

Leistet der Steuerpflichtige Bareinzahlungen auf sein betriebliches Bankkonto, ist er bei der Prüfung, ob Einlagen gegeben sind bzw. wo die Mittel herkommen, nach § 90 Abs. 1 Satz 1 AO verstärkt zur Mitwirkung verpflichtet. Bei Verletzung dieser Pflicht kann das Finanzgericht von weiterer Sachaufklärung absehen und den Sachverhalt dahin würdigen, dass unaufgeklärte Kapitalzuführungen auf nicht versteuerten Einnahmen beruhen.[3]

 
Achtung

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