Kostenmanagement: agile Organisation in unruhigen Zeiten / 3 Umsetzung mit Serviceware Performance

Serviceware Performance ist eine Planungsplattform, mit der unterschiedliche Planungskonzepte und Planungsprozesse umgesetzt werden können. Das Einsatzgebiet reicht von der klassischen integrierten Finanzplanung von GuV, Bilanz und Cashflow über Personalplanung, Investitionsplanung bis zu Projektkosten und Projektressourcenplanung. Als Werkzeug für integriertes Performance Management werden nicht nur die nötigen Funktionalitäten für Planung, Forecasting und Simulation, sondern auch für Reporting und Analyse auf einer zentralen, multidimensionalen Datenbasis bereitgestellt.

Wir nutzen dieses Werkzeug, um eine Umsetzung mit einer modernen Software zur Unternehmenssteuerung aufzuzeigen.

3.1 Plattform für agiles Kostenmanagement

Ein agiles Kostenmanagement erfordert eine Plattform, die jederzeit eine Transparenz über die Kosten und andere relevante Kennzahlen gibt. Abweichungen zwischen Ist, Plan, Forecast und Vorjahr müssen analysierbar sein, um daraus geeignete Maßnahmen zu definieren. Dabei ist es nicht sinnvoll, die unterschiedlichen Disziplinen isoliert voneinander zu planen und zu analysieren. Veränderungen der Umsatzgenerierung, der Supply Chain, des Personals und aller anderen Komponenten haben immer auch eine Auswirkung auf die Kostenstrukturen. Detailplanungen sind interdependent und daher iterativ zu planen (s. Abb. 6).

Abb. 6: Integration verschiedener Detailplanungen in einen Gesamtplan

In der Analyse und der Ausarbeitung von Handlungsempfehlungen dürfen daher nicht nur die Kosten isoliert betrachtet werden. Die Plattform muss es ermöglichen, Informationen aus verschiedenen Bereichen sinnvoll miteinander zu verknüpfen. Das klassische Berichtswesen ausschließlich aus Daten des SAP/CO greift daher zu kurz.

Der Gesamtplan entsteht aus den verschiedenen Detailplänen und sollte zusätzlich in zeitlicher Hinsicht integriert sein. Das bedeutet, dass der strategische Plan (5–10 Jahre), der mittelfristige Plan (3–5 Jahre) und der Jahresplan ebenfalls aufeinander abgestimmt sein sollten. Die längerfristigen Pläne sollen dem Jahresplan eine Richtung vorgeben. Insbesondere in der Krisensituation und auch in der Wachstumsphase dürfen sie die kurzfristigen Handlungsoptionen allerdings nicht limitieren. Dies würde statt zu einem agilen Kostenmanagement wieder zu einem starren Kostenmanagement führen.

3.2 Treiberbasierte Planung

Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Bereichen können in der Planung über Planungstreiber und entsprechende Kostensätze für diese Planungstreiber sehr effektiv umgesetzt werden. In der Analyse können entsprechende Kennzahlen den Planungsansatz verifizieren und im nächsten Zyklus für eine verbesserte Planungsqualität sorgen.

Ein klassisches Beispiel für eine treiberbasierte Planung ist die Ermittlung der Weiterbildungskosten basierend auf dem geplanten Personalbestand. Aus dem Verhältnis von Weiterbildungskosten zur Anzahl der Mitarbeiter der letzten Jahre, differenziert nach den Kostenstellen oder sinnvollen Gruppen von Kostenstellen, können Durchschnittskostensätze berechnet werden. Diese werden mit erwarteten Kostensteigerungen oder Kostensenkungen bewertet und bilden den Weiterbildungskostensatz pro Mitarbeiter. Die Kostensätze werden im Planungssystem hinterlegt.

Plant der Kostenverantwortliche seinen Personalbestand, wird automatisch im Hintergrund der Weiterbildungskostensatz für die Kostenstelle gezogen, mit der Anzahl geplanter Mitarbeiter pro Monat multipliziert und in die Kostenplanung eingestellt. Der Planer muss dann keine eigenen Aktivitäten mehr vornehmen und erhält automatisch ein Weiterbildungsbudget für seine Kostenstelle.

Typischerweise finden in einem Planungszyklus mehrere Iterationen statt. Nach einer ersten Bottom-up-Planung werden die Ergebnisse konsolidiert und das Management entscheidet über Korrekturen. Der wichtigste Vorteil dieser Methode liegt in der automatischen Anpassung in diesen Iterationen. Wird der Personalbestand in der Planung verändert, verändern sich die Weiterbildungskosten automatisch mit.

In manchen Kostenarten finden wir eine Mischung zwischen fixen und treiberabhängigen Kosten. Ein gutes Beispiel sind IT-Kosten. Der Betrieb von IT-Applikationen einer Kostenstelle ist vermutlich eher ein konstanter Wert in einer Jahresplanung, während die IT-Kosten für den Arbeitsplatz wiederum abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter sind. In einem solchen Fall ist es sinnvoll, den fixen Teil der Kosten vom Verantwortlichen planen zu lassen und den variablen Teil treiberbasiert zu berechnen.

Abb. 7: Treiberbasierte Planung

Umsätze, Absatzmengen oder auch die Anzahl der Firmenfahrzeuge könnten weitere Treiber sein (s. Abb. 7). Jedes Geschäftsmodell hat eigene Kostentreiber. Um sie zu identifizieren und die richtigen Kostensätze zu definieren, benötigt man eine gute Kenntnis des Geschäftsmodells und eine Analyse der historischen Daten vergangener Geschäftsjahre.

Der Einsatz einer treiberbasierten Planung führt zu deutlich mehr Effizienz in der Planung und, insbesondere bei einer hohen Anzahl an Iterationen, auch zu einer Verbesserung der Planungs...