Zusammenfassung

 
Überblick

Insbesondere bei größeren Unternehmen werden neben der Hauptbuchhaltung Kontokorrentbücher als Nebenbücher geführt. In der Kontokorrentbuchhaltung werden Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf einzelnen Kreditoren- und Debitorenkonten (Personenkonten) gebucht. Ohne Kontokorrentbücher würden Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen unstrukturiert auf den Forderungs- und Verbindlichkeitssachkonten gebucht werden, was bei einer Vielzahl an Buchungsvorgängen schnell zum Chaos führen würde. Um den Überblick und die Ordnung zu wahren, sind die Kontokorrentbücher abzustimmen. Erfolgt die Abstimmung erst im Zuge der Jahresabschlusserstellung, muss je nach Qualität der Buchführung viel Zeit aufgewendet werden. Daher empfiehlt es sich, die Abstimmung bereits unterjährig durchzuführen – optimalerweise jeweils zum Monatsende. Die Besonderheit bei Kontokorrentkonten besteht darin, dass standardmäßig keine griffbereiten Abstimmwerte von Dritten vorliegen- wie beispielsweise bei Finanz- oder Darlehenskonten. Dadurch ist der Aufwand zur Abstimmung und folglich die Gefahr von unentdeckten Fehlbuchungen grundsätzlich größer.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Nach § 242 HGB hat der Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen. Die §§ 140, 141 AO nehmen über § 4 Abs. 1 EStG Unternehmer auch steuerlich in die Pflicht, Bilanzen aufzustellen. § 246 HGB regelt die Vollständigkeit sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden, §§ 247 ff. HGB den Inhalt und einzelne Posten der Bilanz. § 5 EStG bildet dazu das steuerliche Gegenstück. Bilanzansätze und Bewertungsvorschriften sind in den Einkommensteuerrichtlinien nachzulesen.

1 Überblick verschaffen

Bevor Sie mit den Abstimmarbeiten beginnen, sollten Sie sich einen Überblick über die vorhandenen Debitoren- und Kreditorenkonten verschaffen.

 
Arbeitsschritte erledigt
Stimmen die Salden der Forderungs- und Verbindlichkeitskonten des Vorjahres mit der Eröffnungsbilanz überein?  
Liegen Summen- und Saldenliste der Personenkonten vor?  
Grober Abgleich der Salden mit den Vorjahreswerten und erste Suche nach Auffälligkeiten.  
Gibt es Konten mit positiven oder negativen Salden von wenigen Cent (Kleindifferenzen)?  
Existieren Personenkonten ohne Namensangabe (dies kann z. B. durch manuelle Eingabe- oder Schnittstellenfehler entstehen)?  
Filtern Sie Personenkonten, die Null-Salden und solche, die Salden abweichend von Null aufweisen und suchen Sie nach Auffälligkeiten. In der Regel bietet die Finanzbuchhaltungssoftware diese Filter-Funktion im Standard an, andernfalls kann die Filterung durch einen Export in ein Tabellenkalkulationsprogramm erfolgen.  
Existieren debitorische Kreditoren (Kreditoren mit Soll-Salden) oder kreditorische Debitoren (Debitoren mit Haben-Salden)?  
Bestehen uneinbringliche oder gar ausgefallene Forderungen?  
Bestehen Forderungen oder Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen oder Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht, die gesondert auszuweisen sind?  
Gibt es Forderungen oder Verbindlichkeiten in Fremdwährungen?  

Tab. 1: Überblick über die Personenkonten

 
Hinweis

Unterschiedliche Umsatzsteuersätze im Jahr 2020

Im Zuge der Maßnahmen zur Unterstützung der Wirtschaft, die durch die Corona-Pandemie und die Lockdown-Zeiträume erheblich belastet war, wurden im zweiten Halbjahr 2020 die gültigen Umsatzsteuersätze gesenkt. Der verminderte Steuersatz wurde vom 1.7.2020 bis 31.12.2020 von 7 % auf 5 % gesenkt, der Regelsteuersatz von 19 % auf 16 %.

Daher ist es unter Umständen nicht mehr einfach möglich, den Saldo auf Personenkonten durch eine Division mit dem Wert 1,19 oder 1,07 auf den Netto-Betrag umzurechnen. Je nach Laufzeit der Posten enthalten die Salden noch Buchungen mit den verminderten Steuersätzen.

Für die nachfolgenden Abstimmarbeiten sollte sichergestellt sein, dass alle erforderlichen Unterlagen und Ansprechpartner zur Verfügung stehen.

Personen und Abteilungen, die gegebenenfalls benötigt werden:

  • Geschäftsleitung
  • (Finanz-) Buchhaltung
  • Vertrieb
  • Einkauf
  • Steuer- und Rechtsberater
  • QS-Abteilung (Qualitätssicherung)
  • IT-Abteilung

Unterlagen, die gegebenenfalls benötigt werden:

  • (Offene) Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Summen- und Saldenlisten
  • Saldenbestätigungen von Debitoren und Kreditoren
  • Bankkontoauszüge
  • Retoure- und Reklamationslisten
  • Gutschriftslisten

2 Ausgleich offener Posten im Folgejahr

Insbesondere bei einer Vielzahl an Forderungen und Verbindlichkeiten empfiehlt es sich, im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten zu prüfen, welche Vorgänge im Folgejahr nicht durch Zahlung oder Ausbuchung ausgeglichen wurden. Dies kann manuell durch Abhaken einer Einzelaufstellung von offenen Posten der Personenkonten zum Stichtag erfolgen. Alternativ kann es – sofern das Buchführungssystem dies technisch ermöglicht – über eine automatisierte Abfrage erfolgen. Lassen Sie sich hierfür im Folgejahr vom System die offenen...

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