Eigenbelege: Der richtige Umgang mit Eigenbelegen und Er ... / 3 Fremdbelege kommen von Geschäftspartnern

Diese Beleggruppe gelangt von außerhalb in das Unternehmen. Als Fremdbeleg wird jeder Beleg bezeichnet, der nicht vom Unternehmer oder einem seiner Mitarbeiter selbst erstellt wurde, sondern von einem Unternehmensfremden, z. B. einem anderen Unternehmer. I. d. R. handelt es sich um Originalbelege. Bei Fremdbelegen hat der Unternehmer im Allgemeinen keinen Einfluss auf die Gestaltung der ihm zugesandten Handels- und Geschäftsbriefe (z. B. Eingangsrechnungen).

Dazu gehören u. a.:

• Kontoauszüge
• Eingangsrechnungen
• Frachtbriefe
• Lieferscheine
• Wechsel
• Schecks
• Barzahlungsquittungen/Kassenzettel
• Eingegangener Schriftverkehr
• Belege via E-Mail oder aus dem Internet

Gewerbetreibende müssen Belege sammeln. Dadurch wird z. B. sichergestellt, dass das Finanzamt die geltend gemachten Betriebsausgaben nachprüfen kann.

Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Zweck der Belege ist es, den sicheren und klaren Nachweis über den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität einerseits und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung andererseits zu erbringen (Belegfunktion). Auf die Bezeichnung als "Beleg" kommt es nicht an. Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen. Sie gilt auch bei Einsatz eines DV-Systems. Fremdbelege erkennt das Finanzamt i. d. R. vorbehaltlos an, es sei denn, es handelt sich offensichtlich um Scheinrechnungen.

Wichtig

Belege zeitnah sichern

Belege in Papierform oder in elektronischer Form müssen zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust gesichert werden.

Fehlt eine entsprechend...