Diese Beleggruppe gelangt von außerhalb in das Unternehmen. Als Fremdbeleg wird jeder Beleg bezeichnet, der nicht vom Unternehmer oder einem seiner Mitarbeiter selbst erstellt wurde, sondern von einem Unternehmensfremden, z. B. einem anderen Unternehmer. I. d. R. handelt es sich um Originalbelege. Bei Fremdbelegen hat der Unternehmer im Allgemeinen keinen Einfluss auf die Gestaltung der ihm zugesandten Handels- und Geschäftsbriefe (z. B. Eingangsrechnungen).
Dazu gehören u. a.:
- Kontoauszüge
- Eingangsrechnungen
- Frachtbriefe
- Lieferscheine
- Wechsel
- Schecks
- Barzahlungsquittungen/Kassenzettel
- Eingegangener Schriftverkehr
- Belege via E-Mail oder aus dem Internet
Gewerbetreibende müssen Belege sammeln. Dadurch wird z. B. sichergestellt, dass das Finanzamt die geltend gemachten Betriebsausgaben nachprüfen kann. Fremdbelege erkennt das Finanzamt i. d. R. vorbehaltlos an, es sei denn, es handelt sich offensichtlich um Scheinrechnungen.
Belege zeitnah sichern
Belege in Papierform oder in elektronischer Form müssen zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust gesichert werden.
Fehlt eine entsprechende Belegsammlung oder legt der Unternehmer für bestimmte Betriebsausgaben keine Belege vor, darf und muss das Finanzamt diese Betriebsausgaben schätzen. Hierbei kann es aber einen angemessenen und vertretbaren Sicherheitsabschlag berücksichtigen.[1]
Nachträglich Kopien anfordern
Kann anhand anderer Belege (z. B. der Kontoauszüge) noch nachvollzogen werden, um welchen Beleg es sich handelt? Fordern Sie vom Geschäftspartner eine Kopie oder eine neue Ausfertigung des Belegs an. In diesem Fall geht der Vorsteuerabzug nicht verloren.
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