Dauerrechnung

Zusammenfassung

 
Begriff

Als Dauerrechnungen werden Rechnungen bezeichnet, die regelmäßig über einen festgelegten Zeitabschnitt (z. B. Kalenderjahr) ausgestellt werden. Mit einer Dauerrechnung kann sowohl der leistende Unternehmer seine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung erfüllen, als auch der Leistungsempfänger aufgrund einer vorliegenden Rechnung den Vorsteuerabzug geltend machen. Dauerrechnungen werden typischerweise bei Vermietungsleistungen verwendet.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Für Dauerrechnungen liegen keine speziellen gesetzlichen Regelungen vor. Die Anforderungen an Dauerrechnungen richten sich nach den allgemeinen Grundregelungen für Rechnungen und ergeben sich aus § 14 UStG. Insbesondere sind die inhaltlichen Anforderungen an Rechnungen nach § 14 Abs. 4 UStG zu beachten.

1 Grundsätze für die Ausstellung von Dauerrechnungen

Führt ein Unternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung aus, ist er grundsätzlich berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Unter den folgenden Voraussetzungen ist der Unternehmer darüber hinaus verpflichtet, eine Rechnung auszustellen:

  • Der Unternehmer führt eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aus.[1]
  • Der Unternehmer führt eine Lieferung oder sonstige Leistung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, aus.[2]
 
Wichtig

Frist zur Rechnungsausstellung beachten

Besteht für den leistenden Unternehmer eine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung, muss die Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung ausgestellt werden.

Führt ein Unternehmer Dauerleistungen aus, die gegenüber demselben Leistungsempfänger in gleicher Weise und auch zu einem gleichen Entgelt pro Zeitabschnitt ausgeführt werden, stellt sich für den Unternehmer die Frage, ob er pro Zeitabschnitt eine Rechnung ausstellen muss, um seiner Verpflichtung nachzukommen. Insbesondere betrifft dies Vermietungs- oder Leasingleistungen. Dabei ergibt sich für den leistenden Unternehmer das Problem, dass solche Leistungen zeitabschnittsweise als sog. Teilleistungen ausgeführt werden, sodass die Umsatzsteuer grundsätzlich mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums entsteht, in dem die Teilleistung ausgeführt worden ist.[3]

 
Praxis-Beispiel

Leasing als Dauerleistung

Leasinggeber L vermietet für 3 Jahre ein Fahrzeug an Unternehmer U. U zahlt monatlich 200 EUR zzgl. 38 EUR USt. Die Leistung des L ist mit Ablauf der 3-jährigen Leasinglaufzeit ausgeführt. Die Leasingleistung wird aber in monatlichen Teilleistungen ausgeführt, sodass für L unabhängig vom Zahlungszufluss monatlich eine USt von 38 EUR entsteht.[4] Damit U monatlich die Vorsteuer aus der Leasingleistung abziehen kann, kann L entweder monatlich eine Rechnung erstellen oder dem U eine Dauerrechnung erteilen.

 
Wichtig

Verstoß gegen Rechnungsausstellungspflicht führt zu einer Ordnungswidrigkeit

Ist der Unternehmer verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, begeht er eine Ordnungswidrigkeit, wenn er gegen diese Verpflichtung verstößt bzw. wenn er die Rechnung verspätet ausstellt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 EUR geahndet werden.[5]

[2] § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG; ausgenommen davon sind lediglich die steuerfreien Umsätze nach § 4 Nr. 8-27 UStG.
[3] § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 2 UStG; lediglich bei der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (Istversteuerung) entsteht auch in diesen Fällen die Umsatzsteuer erst mit Zahlungszufluss.

2 Inhalte einer Dauerrechnung

Für Dauerrechnungen bestehen keine besonderen gesetzlichen Anforderungen. Eine Dauerrechnung muss deshalb dieselben Angaben enthalten wie eine Einzelrechnung. Damit muss der leistende Unternehmer die folgenden Punkte in der Rechnung aufnehmen:

 
Rechtsnorm Inhalt Hinweise
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

Die Richtigkeit der Angaben ist vom Leistungsempfänger zu prüfen. Zumindest zum Zeitpunkt der Ausstellung der Rechnung müssen die Daten für den leistenden Unternehmer zutreffend sein.

Die Angaben müssen vollständig sein, um die Identität der Beteiligten eindeutig feststellen zu können. Teilangaben reichen nicht aus. Bei der Anschrift reicht es aus, wenn der Unternehmer unter dieser  postalisch erreichbar ist.
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IdNr. Die Richtigkeit der Steuernummer kann vom Leistungsempfänger nicht überprüft werden. Bei Änderung der Steuernummer muss eine neue Dauerrechnung ausgestellt werden.
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 UStG Das Ausstellungsdatum der Rechnung. Das Ausstellungsdatum ist nicht identisch mit dem Leistungsdatum; das Leistungsdatum bzw. der Leistungszeitraum muss separat angegeben werden.
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der R...

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