Buchführung: Rechtsgrundlagen und Aufbau

1 Grundlagen

1.1 Begriff und Arten

Rz. 1

Unter dem Begriff Buchführung versteht man die in Zahlenwerten vorgenommene planmäßige, lückenlose, zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge aufgrund von Belegen. Sie ist das zahlenmäßige Spiegelbild eines Unternehmens.

Rz. 2

Je nach Zweckbestimmung und Grundlage des Rechenwerkes haben sich verschiedene Buchführungsarten herausgebildet: z. B. Finanz- und Betriebsbuchführung (Rz. 3 ff.), Haupt- und Nebenbuchführung, Zentral- und Filialbuchführung, Debitoren- und Kreditorenbuchführung oder auch Anlagenbuchführung.

1.2 Aufgaben der Finanzbuchführung

Rz. 3

Die Finanzbuchführung (auch: Geschäftsbuchführung, externes Rechnungswesen) ist neben der Betriebsbuchführung (auch: Kosten- und Leistungsrechnung, internes Rechnungswesen) der wichtigste Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Sie erfüllt in erster Linie eine Dokumentations- und Informationsfunktion. Dieser Beitrag bezieht sich auf die Finanzbuchführung, da die Betriebsbuchführung ausschließlich innerbetrieblichen Planungs- und Steuerungszwecken dient und keinen gesetzlichen Vorschriften unterliegt.

Rz. 4

Die Dokumentationsfunktion erfüllt die Finanzbuchführung durch Sammlung, Aufbereitung, systematische Aufzeichnung und Archivierung des Datenmaterials aus dem täglichen Geschäftsgeschehen.

Rz. 5

Diese Dokumentationsfunktion ist Voraussetzung für die Informationsfunktion: Zum Zwecke der Rechenschaftslegung gegenüber internen und externen Interessensgruppen wird aus den durch die Buchführung bereitgestellten Daten der Jahresabschluss oder Abschlüsse kürzerer Perioden^[1] entwickelt. Diese haben die Aufgabe, sowohl den Eigentümern des Unternehmens, interessierten Anlegern und Mitarbeitern als auch dem Fiskus, Gerichten und Aufsichtsbehörden, Kreditinstituten und anderen Gläubigern verlässliche Informationen über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens darzulegen. Durch diese Abbildung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens wird die Ausschüttungs- und Steuerbemessungsfunktion sowie Gläubigerschutzfunktion erfüllt.

[1] Z. B. Quartalsabschlüsse. Betriebswirtschaftliche Auswertungen und kurzfristige Erfolgsrechnungen werden ohne die in Rz. 72 ff. erläuterten Buchungen direkt aus der Buchführung entnommen.

1.3 Systeme

Rz. 6

Als Buchführungssystem wird das formale System von Regelungen bezeichnet, das die Ordnung, Verknüpfung und Verdichtung der aufzeichnungspflichtigen Vorgänge festlegt.^[1] Grundsätzlich lassen sich die kaufmännische Buchführung und die im Bereich der öffentlichen Hand verbreitete kameralistische Buchführung unterscheiden. Nach herrschender Meinung ist für alle buchführenden Kaufleute das System der doppelten Buchführung verpflichtend. Daneben existiert das System der einfachen Buchführung, dessen Anwendbarkeit allerdings weitgehend abgelehnt wird.^[2]

Rz. 7

Historisch bedingt besteht die doppelte Buchführung aus verschiedenen Arten von Büchern: Grund- und Hauptbuch sowie Nebenbüchern. Im Grundbuch werden die einzelnen Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst. Zusätzlich werden alle Geschäftsvorgänge sachlich geordnet im Hauptbuch erfasst.^[3] Dies geschieht durch Verbuchung auf verschiedenen (Sach-)Konten (Rz. 61).

In der heute vorherrschenden EDV-Buchführung werden die Geschäftsvorfälle tatsächlich nur einmal erfasst und von der Buchführungssoftware automatisch in die verschiedenen "Bücher geschrieben", für die dann einzelne Auswertungen abrufbar sind.^[4] Für diese sog. Journal- und Kontenfunktion ist es notwendig, dass bereits bei der erstmaligen Eingabe des Buchungssatzes (Rz. 67 ff.) alle für die sachliche Zuordnung notwendigen Angaben erfasst werden.

Als sog. Nebenbücher kommen je nach unternehmensindividuellen Erfordernissen z. B. die Offene-Posten-Buchführung (auch: Debitoren- und Kreditorenbuchführung oder Kontokorrentbuchführung), die Anlagenbuchführung, Lohn- und Gehaltsbücher und Lagerbücher in Betracht.

Rz. 8

Der Begriff der doppelten Buchführung kommt jedoch nicht nur von der eben beschriebenen doppelten Erfassung der Geschäftsvorfälle in Grund- und Hauptbuch, sondern auch von der Technik der doppelten Ergebnisermittlung – einerseits durch Bestandsvergleich,^[5] andererseits durch Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).^[6]

Es gilt:

Eigenkapital (0)
+ Erträge der Periode
./. Aufwendungen der Periode	(= erfolgswirksame Transaktionen)
+ Einlagen/Kapitalerhöhungen
./. Entnahmen/Kapitalherabsetzungen	(= erfolgsunwirksame Transaktionen)
= Eigenkapital (1)

Das bedeutet im Umkehrschluss:

Ergebnisermittlung durch Betriebsvermögensvergleich:

Eigenkapital (1)
./. Eigenkapital (0)
./. Einlagen/Kapitalerhöhungen
+ Entnahmen/Kapitalherabsetzungen
= Erfolg des Abrechnungszeitraumes

Ergebnisermittlung durch Gewinn- und Verlustrechnung:

Erträge der Periode
./. Aufwendungen der Periode
= Erfolg des Abrechnungszeitraumes

Rz. 9

Dieser Mechanismus der doppelten Ergebnisermittlung rührt daher, dass bei jeder Buchung mindestens 2 Konten angesprochen werden (Rz. 67 ff.). Bei einer erfo...