Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 4.3 Datenüberlassung (Z3-Zugriff) in der Praxis

Rz. 59

Bei der Prüfung von kleineren und mittleren Unternehmen spielt in der Prüfungspraxis die Datenträgerüberlassung eine überragende Rolle. Soweit bei der Prüfung von kleineren und mittleren Unternehmen von den Möglichkeiten des Datenzugriffs Gebrauch gemacht wird, wird in über 90 % aller Fälle der Z3-Zugriff angewendet.

Rz. 60

Im Rahmen der Datenüberlassung kann die Finanzbehörde verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie elektronische Dokumente und Unterlagen in einem maschinell auswertbaren Format, beispielsweiseeiner DVD, einem USB-Stick oder durch eine von der Finanzverwaltung bereit gestellte Datenaustauschplattform (Cloud), zur Verfügung gestellt werden. Mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen sind der Finanzbehörde auch die zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen (z. B. über die Dateiherkunft bzw. das eingesetzte System, die Dateistruktur, die Datenfelder, verwendete Zeichenabsatztabellen) sowie interne und externe Verknüpfungen in maschinell auswertbarer Form zu übergeben.^[1] Die Überlassung dieser Informationen in maschinell auswertbarer Form ist erforderlich, damit die Finanzbehörde sie mittels des Einsatzes des Analyseprogramms IDEA auswerten kann.

Rz. 61

Hinweis

Die Verpflichtung zur Datenüberlassung erstreckt sich auf die zugehörigen Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, in strukturiert auswertbarer Form und auf begleitende Unterlagen mit den für die Auswertungen notwendigen Strukturinformationen. Abweichend von den Vorgaben der Finanzverwaltung (vgl. dazu Rz. 72 ff.)^[2] müssen diese Strukturinformationen nicht zwingend in maschinell auswertbarer Form z. B. als XML-Datei zur Verfügung stehen.

Sind die technischen ...