Agiles Projektcontrolling mit Design Thinking: Das Toolset / 3 Mehrwerte der Integration von Design Thinking im Projektcontrolling

Die Mehrwerte der Nutzung von Design Thinking im Projektcontrolling lassen sich – wie in den folgenden Punkten komprimiert dargestellt – zusammenfassen:

• Stakeholder-Management: Mit Design Thinking gelingt es dem Projektcontrolling, die Stakeholder zu definieren, den Blick auf den Stakeholder zu schärfen sowie die Bedürfnisse der Stakeholder verstärkt in das Projektgeschehen zu integrieren, mit Frühwarnindikatoren gegenzusteuern sowie mit quantitativen und qualitativen Messgrößen die Zielerreichung zu messen.
• Gemeinsames Verständnis sowie Transparenz und Klarheit: Durch die aktive Einbindung und Integration der Projektteilnehmer mit unterschiedlichen Stärken und Eigenschaften, wird mit Design Thinking in Projekten durch die diversen (hybriden) Workshops mehr Klarheit und Transparenz zu den Inhalten (z. B. Projektzielen, Meilensteinen, Kennzahlen, Chancen und Risiken, Frühwarnindikatoren) bei allen Projektteilnehmern erreicht, was in der Praxis zu einer besseren Identifikation mit den Themen und zu besseren Projektergebnissen führt.
• Chancen- und Risikomanagement sowie Denken in Szenarien: Controlling ist es gewohnt in quantitativen Kennzahlen mit Chancen und Risiken sowie in Szenarien zu agieren – dagegen ist diese Fähigkeit nicht bei allen Projektteilnehmern so ausgeprägt (und muss es auch nicht). Durch die Integration der Teilnehmer, die Diversität im Team und den Workshop-Charakter bekommen die quantitativen Messgrößen einen breiteren Input, Risiken können vielfältiger erhoben werden und insgesamt wird das Denken in Alternativlösungen verstärkt. Die am Anfang definieren möglichen Szenarien sind den Teilnehmern transparent und Frühindikatoren können in einem früheren Stadium identifiziert werden. Durch die so zu erreichende Risikoreduktion wird ein wirkungsvolleres Risikomanagement in den Reports und Meetings erreicht, das der Geschäftsführung als bessere Entscheidungsbasis dient.
• Positive Lern- und Innovationskultur: Durch das Prototyping und Testen, was wesentlicher Inhalt von Design Thinking ist, werden Fehler schnell erkannt und können bereinigt werden. Projekte haben den Charakter der Einmaligkeit, daher muss nicht alles bzw. kann nicht alles auf Anhieb gelingen. Mit einem Blick auf die Psychologie ist erkennbar, dass Fehler häufig Ängste beim Menschen erzeugen und Ängste den Menschen lähmen. Um aber gute Projekterfolge zu generieren, ist eine positive Projekt-, Team-, Fehler- und Lernkultur zu erreichen. Gegenseitiges Verständnis, Wertschätzung, Ausräumen von Missverständnissen, Vertrauen sowie die kontinuierliche Verbesserung zur Steigerung der Effizienz im Projekt können mit Design Thinking sehr gut als Basis gelegt werden. Als weiterer positiver Nebeneffekt können so für das Projektcontrolling blinde Flecken entdeckt und neue Ansatzpunkte z. B. für ein stringentes Maßnahmenmanagement gefunden werden.
• Das (neue) Rollenverständnis des Projektcontrollers: Design Thinking ist ein ganzheitlicher Ansatz. Damit gelingt es dem Projektcontroller sehr leicht, den Blick auf das Big Picture zu schärfen, neue Informationen durch Co-Creation für das Controlling des Projekts zu generieren und in den Controlling-Kreislauf zu integrieren. Damit werden die analytischen Methoden des Controllers mit den intuitiven Methoden kombiniert. In der Folge kann der Projektcontroller so seine eher zahlengetriebene Funktion zu einer klaren Management- und Businesspartner-Funktion für das Projektmanagement und die Geschäftsführung erweitern.