Agiles Projektcontrolling mit Design Thinking: Das Toolset / 2.6.2 Der Ablauf (Nummerierung vgl. Template)

1.-4. Im ersten Schritt werden die Informationen zu den Teilprojekten, deren aktueller Stand und Status gesammelt sowie das Budget auf Post-ist gesammelt.

5. Das Projektteam und jeder Einzelne reflektiert den Meilenstein bzw. das Projekt anhand von Fragestellungen:

• Welches Projektziel, welche Meilensteine, welche Kennziffern sollten erreicht werden? Folgen wir noch der gemeinsamen Vision und Ziel (INSEL)?
• Was war gut? Welche Faktoren beschleunigten Das Projekt? Was gab Auftrieb (WIND)?
• Was ist weniger gut gelaufen? Welche Faktoren haben einen hemmenden Charakter? Was hat gebremst (ANKER)?
• Welche Gefahren und Risiken gab es bzw. gibt es in der Zukunft (KLIPPEN)?
• Wie ist der Trend insgesamt beim Projekt und sind wir noch innerhalb des Budgets? Wie ist die Ampelschaltung bei welchen Teilprojekten? Ist eine Ampel auf gelb oder rot umgesprungen und wenn ja, warum? Wie hätte es verhindert werden können? Gab es Frühindikatoren dafür?

Im nächsten Schritt werden die Post-ist zusammengetragen und in die entsprechenden Felder des Sailboat-Templates geklebt.

6. Danach werden die Erkenntnisse geclustert und priorisiert: Die wichtigsten Themen werden ausgewählt und vertieft, d. h. die Ursachen werden identifiziert. Dabei sollten auch die unangenehmen Themen angesprochen werden können. Im letzten Schritt werden daraus Maßnahmen abgeleitet, es wird explizit dokumentiert, was konkret geändert oder in einer nächsten Projektphase/im nächsten Projekt ausprobiert bzw. angepasst werden soll. Das Projektcontrolling kann sehr gut diese Retrospektiven initiieren und moderieren.