Toolgestützte Verfahrensdokumentation

Zusammenfassung

Beschleunigt durch die Corona-Pandemie schreitet die digitale Transformation rasant voran. Dokumente werden ebenso digitalisiert wie deren Management, inklusive Ablage und Aufbewahrung. Komplette Geschäftsprozesse stellen auf Digital um – auch die Buchhaltung ist in das technologische Zeitalter eingetreten. Mit den neuen, technischen Möglichkeiten gehen finanzrechtliche Anforderungen einher, deren Umsetzung herausfordernd sein kann. So regeln die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)", welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden. Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit soll eine so genannte Verfahrensdokumentation sicherstellen.

Da sich die "Ordnungsmäßigkeit" auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche der Datenverarbeitungssysteme bezieht, muss dem Bundesfinanzministerium zufolge für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens "vollständig und schlüssig" ersichtlich sind. Eine solche Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Nicht zuletzt sollte sie verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

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Die Übersicht (Excel) finden Sie hier.

Softwarelösungen vereinfachen die Dokumentation

Dies alles ist allerdings nur ein kleiner Teil der Anforderungen. Die Liste des Bundesfinanzministeriums ist deutlich länger (siehe hier). Händisch ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD für Unternehmer ebenso eine Herkules-Aufgabe wie für Steuerberater. Mittlerweile hat sich daher in Deutschland ein kleiner, aber feiner Markt von Softwarelösungen etabliert, die an genau diesem Schmerzpunkt ansetzen und die Verfahrensdokumentation deutlich erleichtern.

Die Software-Anbieter haben das Ziel, mit ihren Lösungen den Prozess der Dokumentation effizienter, transparenter und übersichtlicher zu gestalten. Zentraler Ort für alle Eingaben ist das Dashboard der Lösungen. Dort können Mandanten und neue Projekte für die Dokumentation angelegt und verwaltet werden. Über gezielte Abfragen führen die Tools die Nutzer anschließend Schritt für Schritt durch alle für die Dokumentation relevanten Aspekte. Das Erstellen einer Dokumentation kann beliebig unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt an der gleichen Stelle fortgesetzt werden. Eine Live-Vorschau ermöglicht es, jederzeit den aktuellen Stand der Dokumentation einzusehen.

Belegablage, Scannen und Kassenführung übersichtlich dokumentieren

Zu den Dokumentations-Basisfunktionen der Software-Lösungen zählen insbesondere die Belegablage, das Ersetzende Scannen und die Kassenführung: Die Dokumentation der Belegablage beinhaltet sowohl Belege in papier- als auch in elektronischer Form und umfasst alle eingehenden Belege – wie Lieferscheine oder Quittungen – sowie alle ausgehenden Belege wie Rechnungen oder Bankauszüge sowie die Ablage von Eigenbelegen. Die Softwaretools bieten sowohl die Möglichkeit, vorformulierte Textbausteine auszuwählen und per Mausklick in die Dokumentation zu übernehmen als auch individuelle Eingabemöglichkeiten. Ist eine Berichtsvorschau integriert, lässt sich jederzeit der aktuelle Stand der Dokumentation einsehen. Auch die Kassenführung kann mithilfe der Software GoBD-konform dokumentiert werden – ebenso wie die eingesetzten Hard- und Softwaresysteme sowie die Prozesse und Zuständigkeiten, die für die Digitalisierung und Aufbewahrung von Dokumenten im Rahmen des Ersetzenden Scannens zum Einsatz kommen.

Eine besondere Herausforderung für das Anlegen einer Verfahrensdokumentation ist es üblicherweise, die Informationen von den verschiedenen, involvierten Personen zusammenzutragen. Eine Software für die Verfahrensdokumentation erleichtert dies deutlich, indem sie eine digitale Zusammenarbeit zwischen Steuerberater, Mandant und bei Bedarf sogar mit Dienstleistern des Mandanten ermöglicht.

Digitale Zusammenarbeit erleichtert Dokumentation

Nahezu alle Tools sind für Steuerberater konzipiert und mandantenfähig. Indem Steuerberater ihren Mandanten Zugang zum Dokumentationstool gewähren, lassen sich diese aktiv in den Dokumentationsprozess einbinden. Mit ihren Zugangsdaten können sich die Mandanten über ihren eigenen Rechner in die cloudbasierten Lösungen einloggen und eigene Eingaben vornehmen oder bestimmte Fragen beantworten, die ihnen der Berater zugewiesen hat. Eine solche Aufgabenteilung ist vor allem für Steuerberater interessant, die sich – beispielsweise aus Kapazitätsgründen – nur mit begrenztem Aufwand bei der Beratung und Erstellung von Verfahrensdokumentationen engagieren möchten. Viele Lösungen können auf Wunsch auch von den Unternehmen selbst genutzt werden, um die Verfahrensdokumentationen in Eigenregie zu erstellen. Viele Facetten einer Zu...