Toolgestützte Verfahrensdokumentation

Zusammenfassung

Die digitale Transformation schreitet rasant voran. Dokumente werden ebenso digitalisiert wie deren Management, inklusive Ablage und Aufbewahrung. Komplette Geschäftsprozesse stellen auf Digital um – auch die Buchhaltung ist in das technologische Zeitalter eingetreten. Mit den technischen Möglichkeiten gehen finanzrechtliche Anforderungen einher, deren Umsetzung herausfordernd sein kann. So regeln die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)", welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden. Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit soll eine sog. Verfahrensdokumentation sicherstellen.

Da sich die "Ordnungsmäßigkeit" auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche der Datenverarbeitungssysteme bezieht, muss dem Bundesfinanzministerium zufolge für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens "vollständig und schlüssig" ersichtlich sind. Eine solche Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Nicht zuletzt sollte sie verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

Softwarelösungen vereinfachen die Dokumentation

Dies alles ist allerdings nur ein kleiner Teil der Anforderungen. Die Liste des Bundesfinanzministeriums ist deutlich länger (siehe hier). Händisch ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD für Unternehmer ebenso eine Herkules-Aufgabe wie für Steuerber...