Digitalisierung im Rechnungswesen: Hohe Datenqualität – ein Umsetzungsbeispiel aus der Praxis

Zusammenfassung

Überblick

Die unaufhaltsam fortschreitende Digitalisierung hat Daten zum neuen Gold werden lassen. Unternehmen werden in allen Bereichen immer abhängiger von Daten und deren Qualität. Wer keine hohen Ansprüche an die Qualität seiner Daten stellt und deren Zustand nicht kontinuierlich überwacht, wird ähnlich negative Erfahrungen machen wie Unternehmen, die ihre Produktqualität vernachlässigen. Analog zum Qualitätswesen machen sich schleichende Verschlechterungen der (Daten-)Qualität spät bemerkbar – für betroffene Unternehmen meist mit einem lauten und teuren Knall. Dieser Beitrag widmet sich der Definition und Messbarkeit von Datenqualität im Rechnungswesen sowie verschiedener Methoden zu ihrer Aufrechterhaltung. Ein abschließendes Praxisbeispiel stellt eine exemplarische Vorgehensweise für die Durchführung eines Projekts zur Verbesserung der Datenqualität im Rechnungswesen vor.

1 Warum ist Datenqualität im Rechnungswesen bedeutsam?

Die Digitalisierung macht auch vor dem altbewährten Rechnungswesen nicht halt. Vor einigen Jahr(zehnt)en war es noch üblich,

• Papierbelege zu bearbeiten,
• sie von Hand A zu Hand B zu übergeben,
• Fotokopien davon zu erstellen,
• Freigaben kugelschreibend zu zeichnen,
• Stempel mit Kontierungsangaben und
• Buchungs- und Zahldaten für die Ewigkeit zu hinterlassen.

Inzwischen hat sich die elektronische Verarbeitung im Rechnungswesen fest etabliert. Kreditoren- und Debitorenstammdaten werden digital erfasst und verwaltet, Kontenpläne und -bezeichnungen existieren nur noch in den Verarbeitungssystemen und Buchungen mit den jeweiligen Zusatzangaben wie Kostenstellen oder Beleglinks und Buchungsinformationen werden in einem Rutsch mit dem jeweiligen Buchhaltungssystem erfasst.

Unabhängig, ob außerhalb oder innerhalb des Digitalisierungszeitalters, die Qualität der Eingaben in die analogen oder digitalen Systeme ist ...