Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Jahresabschluss-Checklisten 2023 Stellen Sie sich aus diesen Jahresabschluss-Checklisten Ihre eigene individu...mehr

Mit dem am 13.3.2024 vom Bundeskabinett beschlossenen Entwurf für ein Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV)[21] soll auch im Umsatzsteuerrecht für Erleichterung gesorgt werden. Im Zuge der Absenkung der Aufbewahrungsfristen u.a. für Buchführungsunterlagen i.S.d. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO von zehn auf acht Jahre sollen Rechnungen ebenfalls nur noch acht Jahre aufbewahrt und § 1...mehr

Rz. 56 Der nicht besteuerte Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten Übertragung der Vermögensbeteiligung und die übrigen Angaben der aufgeschobenen Besteuerung sind vom Arbeitgeber im Lohnkonto aufzuzeichnen (§ 41, § 19a Abs. 6 S. 1 EStG). Die im LSt-Abzugsverfahren maßgebliche sechsjährige Aufbewahrungsfrist verlängert sich; sie endet hier nicht vor Ablauf von 6 J...mehr

Rn. 131 Stand: EL 159 – ET: 08/2022 Wie bisher kann ein zur Durchschnittssatzgewinnermittlung verpflichteter LuF auf Antrag seinen Gewinn für den gesamten luf Betrieb freiwillig nach § 4 Abs 1 bzw Abs 3 EStG ermitteln; an diesen Antrag ist er für vier Wj gebunden. Nach deren Ablauf verlängert sich der Vierjahreszeitraum nicht automatisch, sondern nur aufgrund eines erneuten A...mehr

Rn. 165 Stand: EL 66 – ET: 05/2005 Im Bereich des EStG erfolgt durch dieses Gesetz die Umsetzung der Änderungen der Mutter-/Tochterrichtlinie (Änderung v 22.12.2003, ABIEU Nr L 7, 41) in nationales Recht. Das Gesetz ist darüber hinaus ein "Omnibusgesetz" u dadurch zum "SteueränderungsG 2004" mutiert: s Stellungnahme des FinMin NRW in DB 2004, 2660ff. Im Einzelnen: § 11 Abs 1 S...mehr

Rn. 295 Stand: EL 159 – ET: 08/2022 Für Betriebsvorgänge, die in den Grundbetragsbereich fallen, bestehen grds weder (ertragsteuerliche) Aufzeichnungs- noch Aufbewahrungspflichten; (nachprüfbar) festzuhalten hat der LuF aber seinen Viehbestand. Soweit der Gewinn in bestimmten Teilbereichen durch EÜR zu ermitteln ist, gelten hinsichtlich der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfris...mehr

Rn. 210 Stand: EL 102 – ET: 11/2013 Vorab s Rn 206 wegen des als Vorläufer gescheiterten JStG 2013. Der Deutsche Bundestag hat am 06.06.2013 die Beschlussempfehlung des Vermittlungsausschusses (BT-Drucks 17/13 722) angenommen (BR-Drucks 477/13). Zum vorhergehenden langwierigen u konfusen Gesetzgebungsverfahren im Einzelnen s Ortmann-Babel/Bolik/Griesfeller, DB 2013, 1319. Dami...mehr

Aufbewahrt werden muss das Lohnkonto bis zum Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die letzte Eintragung folgt. Wenn der Arbeitgeber das Lohnkonto 2024 erst Anfang 2025 abgeschlossen hat, hat er das Lohnkonto bis Ende des Jahres 2031 aufzubewahren. Praxis-Tipp Ende der Aufbewahrungsfrist für Lohnkonten 2017 und früher In den o. g. Fällen können Lohnkonten der Jahre 2016 und fr...mehr

Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung des Rentenversicherungsträgers folgenden Kalenderjahres[1] geordnet aufzubewahren.[2] Wichtig Auskunftspflichten gegenüber den Krankenkassen Die Arbeitgeber haben der Einzugsstelle über alle Tatsachen Auskunft zu geben, die für die Erhebung der Beiträge notwendig sind.[3] Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die ...mehr

Das Lohnkonto ist bei Ausscheiden des Arbeitnehmers, spätestens aber am Ende des Kalenderjahres, abzurechnen und zu schließen. Nachträgliche Änderungen im Konto sind nicht zulässig. 6-jährige Aufbewahrungsfrist Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des 6. auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.[1] Hierunter ist nicht das Jahr der letzten Ein...mehr

Die Daten der Entgeltunterlagen und die der Beitragsabrechnung sind in der Aufbewahrungsfrist[1] jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. Besonderheiten gelten für Unterlagen, für die eine Schriftform verlangt wird. Es handelt sich dabei um Erklärungen des Altersvollrentners über den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 SGB VI, Er...mehr

Für jeden Beschäftigten sind Entgeltunterlagen zu führen, unabhängig davon, ob er versicherungspflichtig ist. Die Führung der Entgeltunterlagen betrifft also auch versicherungsfreie Beschäftigte (u. a. Minijobber). Die Entgeltunterlagen sind in deutscher Sprache zu führen. Alle Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen. Die Entgeltunterl...mehr

Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit den folgenden Angaben und nach Einzugsstellen (= Krankenkassen) getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen; für die Beitragsgrundlage der Unfallversicherung erfolgt...mehr

Steuerpflichtige, die Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr erzielen, haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zu Grunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten 6 Jahre aufzubewahren. Diese Betragsgrenze wird auf 750.000 EUR erhöht. Gilt ab VZ 2027. Darüber hinaus wird klargestellt, dass bestehende Aufbewahrungsfristen, di...mehr

Unklar ist, wie lange der Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren darf bzw. wann er die Daten spätestens zu löschen hat. Hierzu werden verschiedene Ansichten vertreten. Ausgangsüberlegung ist dabei, dass es dem Arbeitgeber zu gestatten ist, Unterlagen des Arbeitnehmers so lange aufzubewahren, bis er nicht mehr mit der Geltendmachung von Ansprüchen des Arbeitnehmers oder Dritt...mehr

3.2.1 Aufbewahrung bei schutzwürdigen Interessen des Arbeitgebers Neben den gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten bestehen weitere Fälle, in denen Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran haben könnten, Daten und Unterlagen ihrer Arbeitnehmer aufzubewahren. So kann eine Löschung unterbleiben, wenn dadurch schutzwürdige Interessen des Betroffenen – sprich des Arbeit...mehr

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, ist die Speicherung der Arbeitnehmerdaten durch § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG legitimiert.[1] Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen auch nach der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Kollektivvere...mehr

In der Eisen- und Stahlindustrie muss ein Verzeichnis über die an arbeitsfreien Sonn- und Feiertagen eingesetzten Arbeitnehmer geführt und für 2 Jahre aufbewahrt werden.[1] Gleiches gilt für die Papierindustrie.[2] Besondere Aufbewahrungsfristen gibt es bei arbeitsmedizinischen Aufzeichnungen oder Unterlagen über Untersuchungen nach der Strahlenschutzverordnung und Röntgenver...mehr

Neben den gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten bestehen weitere Fälle, in denen Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran haben könnten, Daten und Unterlagen ihrer Arbeitnehmer aufzubewahren. So kann eine Löschung unterbleiben, wenn dadurch schutzwürdige Interessen des Betroffenen – sprich des Arbeitgebers – beeinträchtigt werden würden.[1] Besonders relevant ist d...mehr

Weitgehend Klarheit hinsichtlich der Löschpflichten besteht, soweit klare gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen muss (und darf) der Arbeitgeber die Daten nicht löschen. Im Übrigen ist eine sofortige Löschung dann nicht notwendig, wenn ein berechtigtes Interesse an der weiteren Datenverarbeitung besteht, beispielsw...mehr

Die Rechnungen sind innerhalb des Gebietes der Europäischen Gemeinschaft aufzubewahren. Jeder Steuerpflichtige muss Auskunft geben darüber, wo genau er seine Rechnungen (und sonstigen Dokumente) aufbewahrt. Diese Vorschrift ist immer anzuwenden (für elektronische Rechnungen und solche in Papierform gleichermaßen, ob sie im Inland oder einem anderen Mitgliedstaat aufbewahrt w...mehr

Nach bislang geltendem Recht sind Buchungsbelege grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren. Der Entwurf sieht vor, die Aufbewahrungsfrist für diese Belege auf 8 Jahre zu verkürzen (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Erleichterung soll für alle Unterlagen gelten, deren Aufbewahrungsfrist am Tag nach der Verkündung des BEG IV noch nicht abgelaufen ist. Bei den Buchungsbelegen ...mehr

In anderen Fällen ist die Einhaltung der Anforderungen auf Grundlage von Berechnungen nach der DIN V 18599: 2018-09 durch eine nach § 88 GEG berechtigte Person nachzuweisen. § 88 GEG regelt die zur Ausstellung von Energieausweisen berechtigten Personen. Hierzu sind u. a. insbesondere Architekten, Ingenieure, aber auch qualifizierte Schornsteinfeger berechtigt (siehe hierzu a...mehr

Das Bundeskabinett hat am 13.3.2024 den Regierungsentwurf für ein Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) beschlossen, mit dem u. a. Aufbewahrungsfristen verkürzt und umsatzsteuerliche Pflichten erleichtert werden sollen.mehr

Die Unternehmererklärung des § 96 GEG bietet die Möglichkeit des privaten Nachweises. Sie findet lediglich Anwendung bei bestehenden und nicht bei neu errichteten Gebäuden. Unerheblich ist dabei, ob es sich um ein Wohngebäude oder ein Nichtwohngebäude handelt. Das Unternehmen, das an oder in einem bestehenden Gebäude Arbeiten durchführt, hat dem Eigentümer nach § 96 Abs. 1 S...mehr

Das BEG IV bündelt eine Reihe von Einzelmaßnahmen, die sich folgenden Schwerpunkten zuordnen lassen: Verkürzung von Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege im Handels- und Steuerrecht, Maßnahmen zur Förderung der Digitalisierung, Abbau von Melde- und Informationspflichten, Projekte zur Verwaltungsvereinfachung und -beschleunigung sowie weitere Erleichterungen, insbesondere Streic...mehr

Aktuell wird im Kontext des Umwelt- und Klimaschutzes das Thema Digitalisierung vielfach diskutiert. Immer mehr Unternehmen führen digitale Lösungen ein, um ein effizienteres und vernetzteres Arbeiten zu ermöglichen. Die Corona-Zeit und die daraus resultierenden vielfältigen mobilen Arbeitsmodelle haben und werden diesen Trend noch weiter verstärken. Zudem spart dieser Trend...mehr

Tz. 189 Stand: EL 101 – ET: 03/2021 Nach § 50 Abs 7 EStDV ist ein Doppel der Zuwendungsbestätigung von der st-begünstigten Kö aufzubewahren. Es ist auch zulässig, das Doppel in elektronischer Form zu speichern. Die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme gelten entspr (s Schr des BMF v 07.11.2013, BStBl I 2013, 1333 Rn 11). Zu dieser Regelung s auch BR-Dr...mehr

Tz. 183 Stand: EL 101 – ET: 03/2021 Nach § 50 Abs 2 EStDV besteht für den Zuwendungsempfänger die Möglichkeit, die Zuwendungsbestätigung der für seine Besteuerung nach dem Einkommen zuständigen Fin-Beh nach amtl vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung nach Maßgabe des § 93c AO zu übermitteln. Eine elektronische Übermittlung ist jedoch nur zulässig, wenn der Zuwe...mehr

In Art. 17 DSGVO ist das sog. "Recht auf Vergessenwerden", also das Recht, Löschung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, geregelt.[1] Im Zuge der Umsetzung der DSGVO wurde das "Recht auf Vergessenwerden" breit diskutiert und befürchtet. In der Praxis zeigt sich, dass es zumindest im Beschäftigtenverhältnis keine neuen Herausforderungen an die Unternehmen stellt. Unte...mehr

Ab 1.1.2017 müssen Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 2 AO, die durch elektronische Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern usw. erstellt worden sind, nach bestimmten Regeln aufbewahrt werden, Diese Aufzeichnungen sind für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar archiviert werd...mehr

Rn. 383 Stand: EL 160 – ET: 10/2022 Der GoB-Begriff ist ein unbestimmter Rechtsbegriff (vgl Döllerer BB 1959, 1217; BFH v 12.05.1966, IV 472/60, BStBl III 1966, 371; BMF v 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269 Tz 17). Mit dessen Abgrenzung ist zugleich die Reichweite des Maßgeblichkeitsgrundsatzes wesentlich abgesteckt. Gesetzliche GoB-Inbezugnahme: Die handelsrechtlichen GoB werden ...mehr

I. Die am 3.5.2021 verstorbene Erblasserin hat unter dem 26.11.2020 ein eigenhändig geschriebenes und unterschriebenes Testament verfasst, in dem es u.a. heißt: Zitat "Zu meinen Erben mache ich die Enkel meines verstorbenen Mannes …" Das Erbe soll ihnen jeweils am 27. Geburtstag übergeben werden. Meine Firmenanteile an der … GmbH erhält … . Er soll auch Testamentsvollstrecker sein...mehr

Rz. 124 Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt 10 Jahre, § 14 b Abs. 1 Satz 1 UStG. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird, § 14 Abs. 1 Satz 3 1. Halbsatz UStG. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche ...mehr

Rz. 100 Der Aufbau und der Ablauf des bei der elektronischen Übermittlung einer Rechnung angewandten Verfahrens müssen für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Frist nachvollziehbar und nachprüfbar sein, § 145 AO. Um die Überprüfbarkeit elektronischer Abrechnungen zu gewährleisten, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:[1] Eingehende elektronische Rechnungen müssen in d...mehr

Grundsätzlich muss jeder Arbeitnehmer, der in Italien vorübergehend beschäftigt ist, über das Portal "cliclavoro" online gemeldet werden. Die Meldung muss spätestens am Tag vor der Einreise übermittelt werden. Hierbei handelt es sich um die Seite des italienischen Arbeits- und Sozialministeriums. Im Rahmen der Meldung müssen unter anderem Angaben zum Arbeitgeber, Arbeitnehmer ...mehr

Rz. 119 Nach § 14 b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer aufzubewahren: ein Doppel der (Ausgangs-)Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, alle (Eingangs-)Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat. Rz. 120 Die zuvor genannten Aufbewahrung...mehr

Grundsätzlich ist ein Unternehmer berechtigt Rechnungen über seine Leistungen zu stellen. Soweit der Unternehmer an einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person leistet, ist er jedoch zur Rechnungsstellung verpflichtet[1]; das gilt auch bei steuerfreien Leistungen.[2] Eine Rechnung muss binnen 6 Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden, bei vorheriger...mehr

Rz. 1 Damit die Aufsichtsbehörde Maßnahmen zur Umsetzung des MuSchG ergreifen kann, muss sie über mutterschutzrechtlich relevante Sachverhalte informiert werden. § 27 Abs. 1 begründet daher zunächst die Verpflichtung des Arbeitsgebers, die Aufsichtsbehörde darüber zu unterrichten, dass – und ggf. zu welchen Zeiten – er eine schwangere oder stillende Frau beschäftigt. Ausgehe...mehr

Rz. 25 Der Arbeitgeber muss die in § 27 Abs. 3 genannten Unterlagen gem. § 27 Abs. 4 mindestens bis zum Ablauf von 2 Jahren nach der letzten Eintragung aufbewahren. Diese Aufbewahrungspflicht versetzt die Aufsichtsbehörde in die Lage, die Einhaltung der Vorgaben des MuSchG auch noch im Nachhinein prüfen zu können. Rz. 26 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit der letzten i. S. d....mehr

Aufzeichnungen der Arbeitszeit fallen unter den Begriff der personenbezogenen Daten i. S. d. Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Darunter sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, was bei Arbeitszeiten, die einem konkreten Arbeitnehmer zugeordnet sind, der Fall ist. Datenschutzrechtlicher Erlaubnistatbestand für d...mehr

Rz. 3 Abs. 1 erlegt Arbeitgebern umfassende Pflichten im Zusammenhang mit Kug und Wintergeld auf. Dies überrascht, soweit das aus Beitragsmitteln finanzierte Kug betroffen ist, und leuchtet beim Wintergeld ein, das durch eine Umlage der Arbeitgeber aufgebracht wird (vgl. Komm. zu § 102 (ab 1.4.2012), §§ 354 ff.). Die Regelung gilt auch für das Saison-Kug. Für das Transfer-Ku...mehr

Rz. 37 Die Arbeitszeitaufzeichnungen sind mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren, d. h. die 2-Jahres-Pflicht läuft ab dem 7. Tag nach der Arbeitsleistung, dem Tag bis zu dem die Arbeitszeit aufgezeichnet sein muss. Die Berechnung der Aufbewahrungsfrist richtet sich nach den §§ 186 ff. BGB. Für den Beginn der Aufbewahrung...mehr

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Soweit Lohnunterlagen auch für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre.[1] Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen, Jahresabschlüsse und Jahresabschlusserläuterungen, Buchungsbelege und Buchführungsunterlagen, Inventarlisten und Inventurunterlagen.mehr

5.1 Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagenmehr

Rz. 4 Die Vorschrift entspricht § 83 Abs. 3 S. 1 und 2 GBV. Die Protokolldaten sind nach Ablauf des folgenden Kalenderjahres zu löschen. Besonderheiten bestehen bei Auskunft nach Abs. 3 an Strafverfolgungsbehörden.mehr

1.1 Lohnkonten Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhal...mehr

Der Arbeitgeber hat im Lohnkonto des Arbeitnehmers folgende Aufzeichnungen zu führen[1]: die Höhe der steuerfreien Beiträge zur bAV, die Höhe der pauschalierten Beiträge zur bAV sowie die darauf entfallende Lohnsteuer, bei Direktversicherungen und kapitalgedeckten Pensionskassen den Nachweis, dass vor dem 1.1.2018 mindestens ein Beitrag nach § 40b EStG a. F. pauschal besteuert ...mehr