Die Verwaltungen müssen für die grundsätzlich anzustrebende Verdinglichung zunächst klären, ob es in der von ihnen verwalteten Wohnungseigentumsanlage eine Gemeinschaftsordnung gibt (so wird es fast immer sein) und ob diese eine oder mehrere Öffnungsklauseln enthält (das kann, muss aber nicht so sein).
Öffnungsklauseln
Die Wohnungseigentümer haben eine Kompetenz, einen Beschluss zu fassen, wenn ihnen das WEG für seinen Gegenstand eine Beschlusskompetenz einräumt (§ 23 Abs. 1 Satz 1 Fall 1 WEG).
Zum anderen kann eine Beschlusskompetenz aus einer Vereinbarung folgen (§ 23 Abs. 1 Satz 1 Fall 2 WEG). Eine solche Vereinbarung, die den Wohnungseigentümern eine Beschlusskompetenz für einen Gegenstand gibt, ist im allgemeinen Sprachgebrauch eine "Öffnungsklausel".
Die Frage, ob es eine Öffnungsklausel gibt, kann eine Verwaltung in der Regel selbst beantworten. Muss für die Überprüfung dennoch namens der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) ein Rechtsanwalt beauftragt werden, besteht für den Vertragsschluss nach § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG eine Vertretungsmacht. Ob der Vertrag im Innenverhältnis geschlossen werden darf, bemisst sich an § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG oder einem Beschluss nach § 27 Abs. 2 WEG. In der Regel, aber nicht immer, dürfte der Vertragsschluss eine untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen.
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