Talentknappheit begegnen: mitarbeiterzentrierte Personaleinsatzplanung

Keine Frage: Der Mangel an (qualifizierten) Arbeitskräften ist für Unternehmen in Deutschland herausfordernd. Laut ifo Institut sogar eine der größten Herausforderungen überhaupt. Das macht Druck. Zumal auch noch andere wirtschaftliche Faktoren wie Unterbrechungen der Lieferkette und eine begrenzte Produktverfügbarkeit hineinspielen. Besonders Branchen, in denen operative Mitarbeitende - sogenannte Frontline Workers - arbeiten, sind am meisten von den Entwicklungen und dem Arbeitskräftemangel betroffen.

Jede Herausforderung hat aber auch etwas Gutes: Sie zwingt dazu, Perspektiven zu wechseln und neue Wege zu gehen. Es findet Entwicklung statt. Und so wird in Deutschland bereits in fortschrittliche Planungs- und Dispositionsfunktionen investiert. Das zeigen zumindest renommierte Marktforschungsunternehmen auf. Die Lösungen reichen von New-Work-Konzepten, die mehr Flexibilität, Selbstbestimmung und Sinn in die Arbeit bringen, bis hin zu einem flexiblen Arbeitszeitmanagement, das für mehr Spaß und einen effizienten Einsatz der Mitarbeitenden sorgt. Unternehmen wie freenet, Assured Fleet Services oder die Klier Hair Group haben das bereits erkannt und mit einer modernen Workforce-Management-Software (WFM-Software) Zeichen gesetzt. Mit positiven Ergebnissen, wie die Praxisbeispiele im Folgenden belegen.

WFM – Wundermittel gegen Arbeitskräftemangel und Einstellungsstopps?

Ein digitales Tool für das Workforce Management ist natürlich kein Wundermittel, aber ein wichtiger Schlüssel, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Workforce-Management-Software (WFM-Software) von heute bietet die Möglichkeit, Mitarbeitende nicht ausschließlich zu managen, sondern sie tatkräftig zu unterstützen. Eine positive Mitarbeitererfahrung ist dabei kein Nebenprodukt der Talentstrategie mehr, sondern ein wichtiger Faktor, der diese untermauert und dafür sorgt, dass Mitarbeitende im Unternehmen bleiben.

Digitales Workforce Management hilft, Potenziale auszuschöpfen

Da Digitalisierung und Mitarbeiterzufriedenheit in einem unmittelbaren Zusammenhang stehen, haben Arbeitgebende signifikante Vorteile von einer Workforce-Management-Software: Die (digitale) Personaleinsatzplanung hilft lt. Gartner Market Guide for Workforce Management Applications dabei, Effizienzpotenziale auszuschöpfen, sprich: „mehr aus den vorhandenen Mitarbeitenden zu machen“. Das spiegelt sich insbesondere durch fortschrittlichere Formen der Planung wider, zu denen wahlweise eine bedarfsorientierte, budgetorientierte oder mitarbeiterzentrierte Planung gehören - je nach Unternehmensziel.

Darüber hinaus lassen sich die Planungsdaten ebenso wie Daten zu Anwesenheiten und Überstunden dafür nutzen, um bei einem Arbeitskräftemangel eine erfolgversprechende Personalstrategie zu implementieren. Eine Strategie, die es erlaubt, sowohl kurz- als auch langfristig Personaleinstellungen und weitere Änderungen im Personalbestand vornehmen zu können – und damit auch die vorhandenen Mitarbeitenden zu entlasten.

Konkrete Zahlen, Daten und Vorteile einer WFM-Software

Eine WFM-Software ist für ein Unternehmen logischerweise nur dann sinnvoll, wenn sie nicht nur einen hohen Nutzen bietet, sondern auch einen schnellen und messbaren Return on Investment (ROI). Das bekannte amerikanische Marktforschungsunternehmen Forrester Consulting hat 2022 im Auftrag von Quinyx eine entsprechende Studie zum Thema Total Economic Impact™ (TEI, gesamtwirtschaftliche Auswirkungen) durchgeführt. Es ging dabei unter anderem um die mögliche Kapitalrendite (ROI) der mitarbeiterzentrierten WFM-Software von Quinyx.  

Um Nutzen, Kosten und Risiken, die mit der Investition in eine WFM-Software verbunden sind, besser zu verstehen, befragte Forrester Führungskräfte aus 4 Unternehmen, die Quinyx schon mindestens 3 Jahre im Einsatz hatten. Um die zusammengefassten Erfahrungen der Führungskräfte als Ergebnisse messbar und vergleichbar zu machen, wurden sie anhand eines Modellunternehmens kombiniert: einem großen Einzelhändler mit 260 Geschäften, 3.900 Mitarbeitenden und einem Umsatz von 1 Milliarde US-Dollar pro Jahr.  

Das sind die wichtigsten Erkenntnisse aus der Studie:

1. Zeitersparnis für Frontline Workers durch Vereinfachung

Dreh- und Angelpunkt einer digitalen WFM-Software ist die Automatisierung. Sie erspart Führungskräften sowie Arbeitnehmenden die Erledigung planungsbezogener Verwaltungsaufgaben während ihrer Schichten, was sich bei einer großen Belegschaft zu einem relevanten Zeitkontingent summiert.  

Werden Schichten automatisch über eine App an die jeweiligen verfügbaren Mitarbeitenden zugewiesen, werden diese direkt über die Zuweisung informiert. Ein Schichttausch kann in Form einer Beantragung jederzeit selbsttätig durchgeführt werden.

2. Zeitersparnis bei Zeiterfassung und Entgeltabrechnung

Arbeitsstunden können über die integrierte Zeiterfassungs- und Gehaltsabrechnungsfunktion automatisch zusammengezählt und über eine Schnittstelle in das Gehaltssystem exportiert werden - so entfällt die manuelle und mühsame Erfassung. Die automatische Verknüpfung des Dienstplans mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie den Zeitkonten der Mitarbeitenden erspart insbesondere Frontline Workers zusätzlich eine halbe Stunde manuelle Dateneingabe pro Abrechnungszeitraum (Monat). Das sind wertvolle 30 Minuten, die sich positiv auf die Effizienz und den Workflow auswirken – und im oben genannten Modellunternehmen zu jährlichen Einsparungen von mehr als 600.000 US-Dollar geführt haben. Datengrundlage dafür waren die 3.600 Mitarbeitenden (von insgesamt 3.900), die auf Stundenbasis arbeiten.

3. Verbesserte Mitarbeitererfahrung

Wer seine Personalplanung von der manuellen Dateneingabe und papierbasierten Dienstplänen auf eine WFM-Software wie Quinyx inklusive benutzerfreundlicher mobiler App umstellt, verbessert laut Forrester-Studie auch die Mitarbeitererfahrung: Nebst einfachen und schnellen Schichttausch und der Beantragung von Urlaub, lassen sich individuelle Wünsche flexibel berücksichtigen. Die Kontrolle über die eigene Work-Life-Balance steigt.

Darüber hinaus sind die personenbezogenen Daten bestmöglich geschützt, da alle Dienstpläne nur von berechtigten Personen digital aufgerufen und eingesehen werden können. Die Zeiten, in denen ein Dienstplan für jeden sichtbar in einem Pausenraum hing, sind damit endgültig vorbei. Alle Faktoren zusammen verbessern jedoch nicht nur die Mitarbeitererfahrung. So kann sich durch die Einbindung der Angestellten sowie die höhere Flexibilität auch die Verweildauer der Mitarbeitenden in einem Unternehmen verlängern.

4. Optimierte Mitarbeiterkommunikation

Wenn es um das Thema Kommunikation mit Mitarbeitenden geht, haben WFM-Software-Lösungen wie Quinyx laut Forrester die Nase ganz weit vorn: Sie bieten die Möglichkeit, Kommunikationsübertragungen zu filtern, zu planen und alle Adressaten in Sekundenschnelle gleichzeitig zu erreichen. Das wirkt sich einerseits positiv auf die Beziehung zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden aus, andererseits aber auch auf den Faktor Fairness: Alle Mitarbeitenden können zeitgleich über (zusätzliche) Arbeitsschichten informiert werden und haben gleichberechtigt die Chance, sich dafür zu bewerben. Selbiges gilt auch für alle anderen Informationen, sei es eine Krankmeldung, ein Wasserschaden im Ladengeschäft oder eine kurzfristige Schließung aufgrund eines Notfalls.

Wer maximal smart und direkt mit seinen Mitarbeitenden in Kontakt sein will, achtet bei seiner WFM-Software darauf, dass sie ein integriertes Nachrichtensystem besitzt. Quinyx hat solch eine moderne Chatfunktion Anfang 2024 mit dem Messenger eingeführt. Dieser fügt sich intuitiv in die Quinyx App ein und ermöglicht die nahtlose Zwei-Wege-Kommunikation in Echtzeit.

Neben den funktionalen Vorteilen ergeben sich aber auch emotionale Vorteile für die Mitarbeitenden: Über Gruppenunterhaltungen wird das Gemeinschaftsgefühl gestärkt. Die Gewissheit, immer gut informiert zu sein, bringt Vertrauen und Sicherheit. Auch dem Unternehmen kommt das zugute: Niemand kann mehr behaupten, eine Information nicht erhalten und deshalb z. B. eine Schicht verpasst zu haben.

5. Erhebliche Zeitersparnis und Fehlervermeidung für Manager bei der Dienstplanerstellung

Quinyx reduziert nach der Forrester-Studie die reine administrative Arbeitszeit, die Filialleitungen für die Dienstplanerstellung benötigen, um 2 Stunden pro Woche. Über einen Zeitraum von 3 Jahren sparen allein diese Effizienzgewinne dem Modellunternehmen mehr als 1,5 Millionen US-Dollar sowie 1 bis 3 Mitarbeitende ein.

Nicht mit eingerechnet ist hier die Zeitersparnis durch die automatischen Anpassungen bei Schichtwechseln, Krankenstand und Urlaubsanträgen, bei der Mitarbeiterkommunikation und der Berichterstellung für die Entgeltabrechnung, womit die tatsächliche Einsparung sogar noch höher sein dürfte.

Automatisierung senkt in der PEP signifikant Fehlerquoten

Unternehmen, die auf Algorithmen setzen und die Automatisierung der Personaleinsatzplanung (PEP) stetig weiterentwickeln, sparen, wie eben schon gelesen, deutlich Zeit. Doch das ist nicht der einzige relevante Faktor. Auch die Fehlerquote sinkt. Und das aus einem einfachen Grund: Menschen machen bei der händischen Eingabe mehr Fehler als bei automatisierten Prozessen. Das macht sich insbesondere dann bemerkbar, wenn Stundenzettel nicht täglich eingegeben werden, sondern gebündelt am Ende der Lohnperiode der Mitarbeitenden. Für die Filialleitenden im Forrester-Modellunternehmen bedeutete das jedes Mal eine Marathoneingabe in kurzer Zeit. Die Konsequenz: Je mehr Daten eingegeben werden mussten, desto mehr Fehler, Korrekturrunden, Zeit- und Kostenaufwand traten auf. Mit dem einfachen Ein- und Ausstempeln über die mobile App von Quinyx dagegen, können die geleisteten Arbeitsstunden schnell, effektiv und fast von allein erfasst werden, so die Auswertung von Forrester.

Doch wie hoch ist die Quote der Unternehmen eigentlich, die schon auf den digitalen WFM-Zug aufgesprungen sind? Eine Quinyx-Umfrage unter 300 Führungskräften im Jahre 2021 ergab, dass 40 % der dort befragten Unternehmen noch nicht über eine adäquate Technologie verfügten. Ein hoher Prozentsatz, wenn man weiß, dass manuelle Workarounds und Legacy-Software (veraltete IT-Anwendungen) eine Planungsgenauigkeit von nur etwa 70 % liefern, während KI-gesteuerte Software eine nahezu 100%-ige Genauigkeit bietet. Insbesondere eine WFM-Software mit automatisierten Schichtzuweisungsfunktionen wie in Quinyx berücksichtigt selbsttätig alle Planungsvariablen bis hin zu arbeitsrechtlichen Belangen. Ein entscheidender Faktor für Unternehmen, die kostspielige Verstöße gegen geltende Arbeitsgesetze vermeiden möchten. 

Messbarer Return on Investment für Unternehmen

Die in den Bereichen Kosten und Nutzen berechneten finanziellen Ergebnisse durch den Einsatz von Quinyx wurden von Forrester deshalb zur Bestimmung der Kapitalrendite (Return on Investment, ROI), des Kapitalwerts (Net Present Value, NPV) und der Amortisationsdauer für die Investition des Modellunternehmens verwendet. Forrester ging bei dieser Analyse im Rahmen der Studie „The Total Economic Impact™ von Quinyx“ von einem jährlichen Abzinsungssatz von 10 % aus.  

Eine WFM-Software wie Quinyx kommt demnach im Modellunternehmen auf einen ROI von 376 % und einen Kapitalwert von 3,67 Millionen US-Dollar. Die Barwertvorteile summieren sich in den angenommenen 3 Jahren auf 4,65 Millionen US-Dollar. Überzeugende Zahlen, die eine gute Entscheidungsgrundlage zur Anschaffung entsprechender Technologien in Unternehmen liefern können. Die Methodik der „gesamtwirtschaftlichen Auswirkung“ (Total Economic Impact, TEI) wurde sogar eigens dafür von Forrester entwickelt. Sie hilft Anbietern, den greifbaren Wert von IT-Initiativen sowohl gegenüber der Geschäftsleitung als auch gegenüber anderen wichtigen Stakeholdern der Unternehmen zu demonstrieren und zu realisieren.

Die Zusammenstellung hat Quinyx in seinem Blogbeitrag 7 Gründe für Workforce Management ausführlich beschrieben.

Ausblick

Bis 2025 werden lt. Gartner Market Guide 2023 80 % der großen Unternehmen mit stundenweise beschäftigten Mitarbeitenden in WFM-Lösungen investiert haben, um das Mitarbeitererlebnis und/oder Initiativen für einen digitalen Arbeitsplatz zu unterstützen. Wer sich hier als Vorreiter hervortut, und vielleicht auch noch eine KI-gestützte Software einsetzt, hat in jedem Fall Effizienz-, Zeit- und Kostenvorteile. Unternehmen, die auf diesem Weg in ihre Mitarbeitenden investieren, werden zudem als moderne Arbeitgebende wahrgenommen – und stärken ihre Arbeitgebermarke, auch und gerade in mitarbeitertechnisch hart umkämpften Branchen. Wer nicht auf den Zug aufspringt, könnte am Ende das Nachsehen haben.

Mehr zu den 5 wichtigsten Fragen zu einer WFM-Software und ihrer Relevanz erhalten Sie im Quinyx Blogbeitrag „WFM-Einführung“.

Detaillierte Auskunft über die Vorteile und Funktionalitäten einer KI-gestützten, cloudbasierten Workforce-Management-Software für eine zukunftssichere, mitarbeiterzentrierte Personaleinsatzplanung erhalten Sie hier.