Die Klier Hair Group ist mit über 800 Salons und Shops der größte Friseur-Filialist Europas und zählt 5.500 Mitarbeitende aus 66 Ländern. Diese sind in unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen tätig, manche auch mobil oder im Homeoffice. Eine Herausforderung für das Workforce Management.
Zwischen Shampoo, Haarkur, Fön und dem durchaus hektischen Treiben des Einzelhandels dreht sich nicht nur alles um Service, Beauty und Wellness, sondern vor allem um die Menschen, die diese Dienstleistungen erbringen. Die Klier Hair Group stand in ihren Filialen in Deutschland vor diesen Fragen: Wie schaffen wir es, die Bedürfnisse unserer Mitarbeitenden zu erfüllen und gleichzeitig den täglichen Betrieb reibungslos zu gestalten? Wie lassen sich flexible Dienstzeiten, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, die Besetzung externer Events oder das „Verleihen” von Mitarbeitenden in andere Filialen vereinen? Als Antwort hat die Friseurgruppe sich im Frühjahr 2023 dazu entschieden, die Workforce-Management(WFM)-Software von Quinyx zu implementieren. Diese wurde bereits zwei Monate nach Einführung in 75 Prozent der bundesweit 800 Friseursalons und Friseurfachhandels-Shops eingesetzt und unterstützt seitdem das Vorhaben, Mitarbeitende in den Mittelpunkt zu rücken und ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern.
Flexibel arbeiten und Schichten tauschen
Die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle, die innerhalb der Unternehmensgruppe angeboten werden – je nach Aufgabengebiet von Vollzeit über Teilzeit bis hin zu Homeoffice und mobilem Arbeiten – werden allesamt in der Software berücksichtigt. Entsprechend flexibel muss die WFM-Software die Arbeitszeiten abbilden und dokumentieren können.
Die Arbeitsstrukturen sind bei der Klier Hair Group auf Salonebene organisiert. So erfolgt die Arbeitszeitplanung durch die jeweilige Salonleitung, basierend auf Erfahrung, Marktdaten und Analysen der WFM-App. Ebenfalls berücksichtigt werden hierbei die Bedürfnisse der Kundinnen und Kunden und der Angestellten. Schichten werden direkt zwischen Mitarbeitenden und Salonleitung sowie digital über die Software abgestimmt.
Für die Mitarbeitenden bietet die Software viele Vorteile: Sie können beispielsweise Arbeitseinsätze für die kommenden Wochen, Änderungen im Dienstplan und die neuesten Unternehmensinformationen direkt über das Smartphone einsehen. Zudem haben sie ein Mitspracherecht in Bezug auf Dienstwünsche und können Schichten eigenständig tauschen. Das ermöglicht es ihnen, ihr Privat- und Arbeitsleben besser zu vereinbaren. Planungssicherheit bietet ihnen auch die Tatsache, dass der Dienstplan schon etwa drei Monate im Voraus feststeht und ihnen bekannt ist.
Interne Kommunikation über die App
Alle Belange rund um die Dienst- und Urlaubsplanung lassen sich nun direkt über die App klären. Das erleichtert nicht nur die Kommunikation, sondern verhindert auch Informationsverluste. So gehören beispielsweise Notizzettel, auf denen Dienstwünsche notiert wurden, der Vergangenheit an – und können auch nicht versehentlich übersehen werden. Auch die Absprache mit Vorgesetzten ist durch das Kommunikationssystem Qmail deutlich unkomplizierter. Dieses ersetzt gleichzeitig die Kommunikation über Whatsapp oder andere Fremd-Tools, was unter anderem datenschutzrechtliche Vorteile für das Unternehmen und die Angestellten bringt.
Durch die Nutzung der Software können zeitintensive administrative Tätigkeiten außerdem deutlich schneller erledigt werden: Zum Beispiel dauern die tägliche Zeiterfassung und das Prüfen der Zeiten seitens der Salonleitung nur noch wenige Minuten.
„Für meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat sich viel zum Positiven verändert, zum Beispiel weil sie nun immer mehrere Monate im Voraus wissen, wann sie arbeiten müssen”, berichtet Salonleiterin Franziska Reuthe-Deutsch. „Wenn sie zum Beispiel einen Arzttermin ausmachen wollen, können sie einfach in ihrem Handy nachschauen, wie ihre Arbeitszeiten an dem Tag sind." Auch für sie selbst bringt die App einiges an Erleichterung. „Ab und zu haben meine Mitarbeitenden sonntagabends angerufen, um zu fragen, wie sie in der folgenden Woche arbeiten müssen“, sagt sie. Jetzt könnten die Mitarbeitenden ihre geplanten Arbeitszeiten selbst auf dem Smartphone einsehen.
Filialübergreifend arbeiten ohne Verwaltungschaos
Ein weiterer, für die Branche typischer Aspekt ist das Aushelfen in anderen Salons – etwa, wenn Personal aus Krankheitsgründen fehlt oder wenn Events anstehen. Eine weitere Anforderung an die Software war daher, dass auch Mitarbeitende aus anderen Salons und Shops in den Dienstplan aufgenommen werden können. Dies gelingt heute gut, denn der Dienstplan wird innerhalb weniger Minuten erstellt und die Mitarbeitenden über die App direkt informiert, an welchem Standort sie eingesetzt werden. Es müssen keine Rundmails oder Nachrichten per Messenger verschickt werden, um diese Infos weiterzugeben.
Darüber hinaus können mit der Software auch externe Events leicht geplant werden. Für das Rockharz Open Air Festival 2023 beispielsweise wurde ein Event in der App erstellt und die ausgewählten Mitarbeitenden automatisch aus der regulären Dienstplanung herausgenommen. Der administrative Aufwand wird dadurch, verglichen mit vorherigen Prozessen, stark reduziert.
Mehr Freiheit für die Mitarbeitenden
Die Einführung der Software hat verschiedene Vorteile gebracht, vor allem aber wurden mehr Flexibilität und Freiheit für die Mitarbeitenden erreicht, was das Hauptziel der Klier Hair Group war. Auch die Bearbeitung administrativer Vorgänge, wie zum Beispiel Urlaubsanträge, wurde beschleunigt. Zudem ist die Zeiterfassung effizienter geworden, weil das Ein- und Ausstempeln digital durchgeführt wird.
Die Prozesse und die Dienstplanung sind für alle transparent: Dadurch, dass alle Filialen und Shops mit nur einer Datenquelle anstelle von vielen verschiedenen Dokumenten, Tools und Abstimmungspunkten arbeiten, gehen keine Informationen verloren. Das bietet den Mitarbeitenden mehr Planungssicherheit, steigert die Zufriedenheit und kann so für eine verbesserte Bindung an das Unternehmen sorgen.
Auch die Effizienz kann durch die WFM-Software gesteigert werden: Die Unternehmenszentrale hat alles im Blick, kann die Planung nachvollziehen und gegebenenfalls überprüfen. Nur wenn grobe Abweichungen auftauchen, ist es notwendig, dass die Zentrale mit der Salonleitung spricht.
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