KI-Einführung: Tipps für Immobilienverwaltungen

Künstliche Intelligenz (KI) beschäftigt alle Branchen. Auch in Immobilienverwaltungen ist sie zunehmend ein Thema. 45 Prozent wollen in den nächsten Jahren KI-Tools nutzen, wie eine Umfrage des VDIV unter 400 Unternehmen zeigt. Bei mehr als 20 Prozent ist das demnach bereits geschehen. Die Herausforderungen, denen Immobilienverwaltungen dabei begegnen, erinnern mich an den Beginn der Digitalisierung.

Künstliche Intelligenz: Unheimliche Hilfe oder nur unheimlich?

Damals wie heute stehen Führungskräfte vor Fragen wie diesen: Welche Schritte muss ich gehen? Wo und wie genau fange ich an? Welches Tool ist das richtige? Reicht das Know-how im Unternehmen oder brauche ich Hilfe von externen Expertinnen und Experten?

Auch die Probleme und Sorgen der Mitarbeitenden sind ähnlich wie ein Jahrzehnt zuvor: Sie haben die Befürchtung, dass KI ihren Job übernimmt. Hinzu kommt die Angst vor dem Unbekannten. Künstliche Intelligenz ist für viele Menschen immer noch eine Blackbox. Für manche sind Tools wie der Chatbot ChatGPT, der sofort zu jedem Problem eine Lösung parat hat, sogar ein bisschen unheimlich. Förderlich sind solche Gedanken und Emotionen natürlich nicht. Im Gegenteil: Sie können dazu führen, dass die Beteiligten die Arbeit mit dem Tool vermeiden oder nur widerwillig damit umgehen.

Tipp 1: Mitarbeitende zu KI-Fans machen

Ein KI-Tool kann noch so genial sein, Mehrwerte lassen sich damit erst erzielen, wenn die Mitarbeitenden mitmachen. Doch wie gewinnen Sie Ihr Team dafür, wie nehmen Sie ihm die Ängste oder Befürchtungen? Wie machen Sie aus Betroffenen vielleicht sogar Begeisterte? Wenig zielführend wäre es, ihnen einfach ein Tool vorzusetzen und dessen Nutzung anzuordnen. Besser führen Sie Ihre Mitarbeitenden behutsam an die neue Technologie heran.

• Ein guter Einstieg sind Vorträge von Expertinnen und Experten, in denen Ihre Mitarbeitenden die Vorteile von KI-Tools kennenlernen. Am besten anhand konkreter Anwendungsbeispiele, die speziell auf die Arbeit in der Verwaltung zugeschnitten sind. In meinen Impulsvorträgen erfährt das Publikum zum Beispiel, welche große Hilfe ChatGPT bei der Recherche, aber vor allem auch in der Kundenkommunikation sein kann. So lässt sich mit dem Chatbot blitzschnell eine freundliche Mail an einen Mieter formulieren, obwohl man sich gerade über ihn geärgert hat.
• Eine weitere Möglichkeit, sich KI mit der erforderlichen Leichtigkeit zu nähern, sind unternehmensinterne Workshops, in denen die Mitarbeitenden ein paar Stunden sicher angeleitet mit KI-Tools experimentieren können – frei von Stress und Zeitdruck.
• Nicht ganz so individuell wie Vorträge und Workshops, aber bequem und schnell als Einführung zu organisieren, sind Webinare oder YouTube-Tutorials, die Mitarbeitende online mit den Möglichkeiten von KI-Tools vertraut machen.

Tipp 2: Mitarbeitende zu Mitentscheidern machen

Das Spektrum an verfügbaren KI-Tools ist groß. Es reicht von Chatbots über spezielle Erweiterungen für Immobilienverwaltungssysteme bis hin zur selbstlernenden Smart-Building-Technologie. Doch welche Anwendung ist wirklich sinnvoll für das eigene Unternehmen?

Vor allem in größeren Immobilienverwaltungen sind Mitarbeitende bisweilen näher dran an den operativen Abläufen als der Chef oder die Chefin. Sie wissen dann besonders gut, wo es noch zwackt und hakt, wo Workflows effizienter gestaltet werden könnten. Machen Sie sich dieses Wissen zunutze bei der Auswahl von Tools. Testen Sie gemeinsam, welches am besten für Ihre Zwecke passt und die Schmerzpunkte in Ihrer Immobilienverwaltung lindert. Die Einbeziehung Ihrer Mitarbeitenden in den Auswahlprozess hat gleich mehrere positive Effekte: Sie steigert die Akzeptanz für das Tool und die Motivation, es dann auch wirklich anzuwenden.

Tipp 3: Mitarbeitende zu KI-Experten machen

Künstliche Intelligenz ist in erster Linie vor allem eines: ein Hilfsmittel für den Menschen. Vergleichen lassen sich KI-Tools mit klassischen Handwerkszeugen. Je versierter wir damit umgehen können, desto bessere Arbeitsergebnisse erzielen wir. Machen Sie Ihre Mitarbeitenden also zu Experten im Umgang mit den Tools. Davon profitiert nicht nur Ihre Immobilienverwaltung, sondern auch die Mitarbeitenden selbst. Sie machen dann nämlich die Erfahrung, dass sie trotz KI wichtig sind und es auch in ein paar Jahren immer noch sein werden – als diejenigen, die die Tools steuern und das beste aus ihnen herausholen.

Um ein KI-Profi zu werden, ist Schulung nötig. Das gilt nicht nur in Bezug auf KI-basierte komplexe Anwendungen, sondern auch für ChatGPT oder Copilot von Microsoft. Diese Chatbots sind scheinbar kinderleicht zu bedienen. Professionell verwendbare Ergebnisse liefern sie jedoch nur, wenn man die richtigen Prompts, also Eingabeaufforderungen, beherrscht. Zugleich sollte man ihre Schwächen kennen. Zum Beispiel "halluzinieren" die Tools des Öfteren, weshalb ihre Antworten, so korrekt und perfekt sie auch anmuten, nie unbesehen weitergeleitet werden sollten.

Ebenso sollten sich die Anwenderinnen und Anwender über Risiken und Nebenwirkungen bewusst sein, insbesondere in datenschutzrechtlicher Hinsicht. Um all dies sicherzustellen, sind ausführliche Schulungen angebracht, ebenso klar kommunizierte Regelungen, die als Anker und Orientierung dienen. Schulung und Risikoaufklärung werden übrigens ohnehin bald Pflicht. Gerade wurde der KI-Act von der EU verabschiedet, dessen Regelungen bis spätestens 2026 auch in deutsche Gesetze einfließen werden.